Conheça os 5 Por quês
Você já ouviu falar a respeito dos 5 Por Quês? Pois bem, não estamos falando aqui das variações ortográficas do porquê na língua portuguesa, nada disso.
Para começo de conversa, nesse caso as variações seriam apenas quatro, não cinco, mas isso é outra história. Vamos ao que interessa.
Os 5 Por quês: excelente opção para achar causa raiz dos problemas
Quando falamos nesse assunto, na verdade estamos nos referindo a uma famosa metodologia que tem ajudado as empresas a se tornarem mais eficientes.
Trata-se de uma prática ligada à gestão, que permite às organizações uma rápida identificação de problema e sua causa raiz. Isso permite uma rápida resolução de situações e conflitos.
Na sequência nós não só falaremos a respeito dessa ferramenta, como também esclarecemos seu funcionamento por meio de exemplos práticos e seu uso em Melhoria Contínua.
Dito isso, não importa se você é um empreendedor buscando aumentar a eficácia de seu negócio ou um profissional querendo otimizar seu setor de atuação. A verdade é uma só: você está no lugar certo. Sigam-nos os bons.
O que é e como funciona a estratégia dos “5 Por Quês”?
Criado por Taiichi Ohno, que também atuou como arquiteto do sistema de produção da Toyota (site) nos anos 50, o método foi originalmente chamado de “5-Why”. Em tradução direta, portanto, chegou em terras tupiniquins como os “5 Por Quês”.
De maneira definitiva, podemos dizer que se trata de uma metodologia fundamental para uma gestão eficaz da qualidade de produção nas rotinas empresariais. Não obstante, ela também é indispensável na resolução de problemas, independente da natureza destes.
O motivo dessa eficácia está ligada ao fato de se dedicar a descobrir a causa do problema para cortar o mal pela raiz. O mais interessante, no entanto, é que ela se baseia em um conceito simples: repetir a pergunta “Por Que” por várias vezes.
O que faz toda a diferença na estratégia, contudo, não é a estrutura da estratégia, mas sim como ela é abordada. Em outras palavras, o que define o seu sucesso é o sentido em que os “Por Quês” são empregados.
Entendendo na prática
Para compreender a fundo o escopo e funcionamento do método, imagine uma criança que está sempre perguntando a razão das coisas. Isso acontece porque ela tem curiosidade por descobrir um novo mundo.
Essa mesma curiosidade, precisa ser estimulada sempre que há a necessidade de descobrir a causa de um conflito ou problema em geral.
É importante notar aqui que, embora o método estipule “5 Por Quês”, em alguns casos pode ser necessária uma repetição maior de perguntas. Tudo depende do grau de complexidade da questão que está sendo avaliada.
Dito isso, é hora de conferirmos na prática, um exemplo de como essa estratégia pode ser empregada na resolução de um problema empresarial.
Supomos, portanto, que uma loja virtual está sofrendo com a insatisfação de seus clientes em função de um sistemático atraso nas entregas. O problema, portanto, não é o cliente, obviamente, mas sim o objeto da insatisfação, ou seja, as entregas atrasadas.
Na busca por resolver essa situação, uma equipe foi designada a avaliar as possibilidades de resolução. Dentro desse contexto, decidiu-se empregar a estratégia dos “5 Por Quês” e o resultado foi:
- Por que os clientes estão recebendo suas compras com atraso constantemente? Porque os produtos são enviados com atraso.
- Então, por que os produtos são enviados com atraso? Porque os produtos não estavam em estoque.
- Por que os produtos não estavam em estoque? Porque não foram solicitados a tempo ao fornecedor.
- Por que não foram solicitados a tempo ao fornecedor? Porque o departamento de compras não finalizou o pedido a tempo.
- Por que o departamento de compras não finalizou o pedido a tempo? Porque o controle de estoque não soube avaliar o aumento na demanda pelo produto.
No final do ciclo de perguntas, observou-se que a raiz do problema havia sido a falta de proatividade de quem lida com a análise do estoque. Com base nessa informação, é possível tratar a causa.
As opções são oferecer preparo aos responsáveis pelo setor, implantar sistema automatizado ou contratar profissionais mais preparados ou até mesmo um gerente dedicado para a área.
Qual a utilidade deste método?
Esclarecidas a aplicação e funcionamento da estratégia dos 5 Por Quês, você provavelmente notou que se trata de um mecanismo centrado em eficiência, certo?
Diante disso, podemos dizer que a maior utilidade do método é ajudar as empresas a abandonarem o foco nos sintomas e se aprofundarem nas causas.
A partir daí é possível ganhar tempo na resolução de problemas e chegar a um resultado satisfatório mais facilmente.
O melhor de tudo é que, quando a raiz do problema é tratada, minimiza-se o risco dele reaparecer no futuro. O mesmo não acontece quando o foco é no sintoma e não na causa.
Não obstante, trabalhar efetivamente na análise dos problemas ajuda a equipe a se unir. Isso por si só já é uma prática que contribui com a saúde e sucesso da empresa.
Diante desse cenário, é possível até mesmo a organização de reuniões para brainstorming, onde é possível montar o escopo da solução das questões envolvidas.
Quando fazer uso dos “5 Por Quês”?
Considerando que os 5 Por Quês esta é uma ferramenta que soluciona questões que prejudicam a empresa, o melhor a fazer é utilizá-la quando o problema é percebido em um determinado grupo.
Isso porque os envolvidos no processo podem contribuir com ideias e respostas, o que pode gerar diferentes resultados.
Diante disso, a partir de reuniões e discussões em grupos, será possível encontrar um consenso sobre as causas do problema. O resultado é que a partir de uma visão mais clara e que incluiu todos os envolvidos, seja mais fácil implementar as medidas necessárias.
Este método também é muito usado em melhoria contínua, especialmente na Fase Analisar de projetos Lean Six Sigma, onde o objetivo é encontrar as causas raízes e priorizá-las. E independentemente se o projeto é White Belt, Green Belt ou Black Belt, ele ajuda e muito a buscar por reais causas dos problemas.
Vale notar, no entanto, que para o método dos “5 Por Quês” de fato ser eficiente, é importante que todos os envolvidos entreguem respostas honestas.
Além disso, é preciso ter em mente que a metodologia se torna mais eficaz quando combinada com outras mais complexas e estruturadas.
Exemplo disso são os conceitos aprendidos no treinamento White Belt e baseados em Pareto e Histogramas que são essenciais para otimização dos resultados de uma empresa ou projeto.
