Introdução ao 5W2H
5W2H é uma ferramenta comumente utilizada por empresas que buscam obter uma vantagem competitiva.
Junto com outras estratégias, ela se torna um ótimo meio para promover a melhoria contínua e tomar decisões assertivas.
Referida como uma ferramenta de planejamento, o 5W2H compõe o processo de checklist de determinadas atividades a serem desenvolvidas de forma eficiente por todos os membros da equipe.
Diversas demandas podem ser solucionadas com essa ferramenta não apenas no ambiente corporativo como também na vida pessoal. Como isso é possível?
Essa metodologia contém sete questões bem simples e suas respostas é que torna capaz chegar ao plano de ação específico.
Ele estará alinhado aos objetivos do grupo, do indivíduo ou da organização.
É por esse motivo que essa metodologia está se tornando cada vez mais popular entre os empreendedores, gestores e administradores.
Vamos aprofundar nosso conhecimento quanto a essa metodologia?
Tabela de Conteúdo
- O que é o 5W2H?
- O Planejamento é importante?
- Qual o objetivo dessa metodologia?
- Como a ferramenta deve ser usada?
- Exemplo de Aplicação do 5W2H
- Ferramentas utilizadas para a resolução de problemas
- Conclusão do 5W2H
O que é o 5W2H?
A metodologia 5W2H se originou no Japão por profissionais que estavam realizando um estudo de qualidade.
A princípio, ela foi criada para projetos da área de gestão, mas atualmente ela pode ser empregada em diversos tipos de projetos empresariais. Um ótimo exemplo de sua aplicação é nos projetos Lean Six Sigma.
Mas, afinal, do que se trata essa metodologia? Na verdade, ela é composta por um conjunto de questões que são utilizadas para fazer a composição dos planos de ação de forma rápida e eficiente.
O principal objetivo que ela possui é definir as tarefas que são eficazes e acompanhá-las de forma ágil, simples e visual.
Seu nome, formado por letras e números, faz referência às iniciais das perguntas utilizadas para solucionar as demandas.
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Entretanto, essas letras são provenientes das perguntas em inglês que são:
- When – quando será feito?
- Who – quem terá de fazer?
- Where – onde a implementação irá ocorrer?
- Why – por que é preciso realizar?
- What – o que é preciso ser feito?
- How – como será sua condução?
- How much – qual o custo do projeto?
Importância das 7 perguntas
Se observar essas perguntas verá que as iniciais correspondem exatamente a 5W e 2H.
As respostas a essas perguntas devem ser feitas de forma realista, pois isso é o que vai permitir enxergar a necessidade existente de forma clara.
A partir daí um plano pode ser formulado com o intuito de alcançar o objetivo.
Geralmente seu desenvolvimento ocorre por meio de uma tabela que contém todas essas questões e um espaço destinado a cada uma delas. As respostas devem possuir frases curtas para facilitar o preenchimento.
Isso facilita fazer a verificação do andamento que cada projeto apresenta. O tempo também pode ser controlado, os desperdícios de recursos evitado e a execução das ações pode ser delegada e cobrada.
O Planejamento é importante?
O que realmente é o 5W2H? Esta sigla designa o nome de uma ferramenta de gestão que possui como foco o planejamento que é de enorme importância para qualquer empreendimento.
Compreender essa importância possui uma relevância tão grande quanto alcançar os objetivos pretendidos pela empresa.
Todo gestor que se preze sabe o quão fundamental é a fase do planejamento para a concretização de um projeto.
Se essa fase não for bem-feita, não receber a devida atenção, provavelmente o projeto não sairá conforme o esperado e ainda não alcançará os resultados desejados.
Sabe por que o planejamento é tão importante? Porque é nele que será feita a avaliação dos riscos, das oportunidades existentes no mercado, das opções que o projeto apresenta e o resultado esperado.
Mas engana-se que planejar se resume a definir as metas, objetivos e indicadores de desempenho.
Quando se tem um plano de ação é possível prever como que o trabalho será desenvolvido e isso é fundamental para conseguir alcançar as metas pretendidas.
Entretanto, vale reforçar que não é preciso ter um plano de ação complexo. Ele apenas deve refletir as informações que realmente são necessárias e que a equipe deve saber.
Assim, ela terá consciência de quando e como agir. Outro ponto fundamental é que o plano de ação precisa reunir todos os dados que são necessários para mostrar o rumo que o projeto deve seguir.
Para isso, uma ferramenta deve ser utilizada para definir tudo o que precisa ser analisado no processo.
Onde a metodologia 5W2H se encaixa?
É justamente nesse ponto que a metodologia 5W2H entra em ação, pois ela é perfeita para quem está em busca de um planejamento ágil.
Isso se deve ao seu alinhamento das expectativas que não geram dúvidas.
Em resumo, pode-se dizer que essa metodologia é uma técnica funcional, simples e que se mostra muito útil quando o assunto é organizar aquilo que será feito.
Com ela, é possível fazer a alocação estratégica dos recursos humanos, o controle do orçamento e dos prazos, o que torna o projeto mais bem detalhado.
Tudo isso sem que a visibilidade fácil das informações seja perdida. Realmente é ou não é uma ferramenta muito interessante para a gestão da rotina?
Qual o objetivo dessa metodologia?
O objetivo principal da metodologia 5W2H é permitir que a compreensão do problema ocorra de forma muito mais fácil.
Essa facilidade também é obtida com relação à importância de propor a solução ou melhoria necessária.
Com a perfeita compreensão do problema a partir de diversos pontos de vista, torna-se viável uma análise dos gestores com relação às decisões que se mostram mais rentáveis e que devem ser tomadas.
Por exemplo, a forma como a equipe técnica especializada deve receber essas decisões para que o resultado final seja coerente e o melhor possível.
Claro, tudo isso deve estar em conformidade com aquilo que se encontra no escopo do projeto. Isso somente é possível ao se ter uma perfeita compreensão do problema, ou seja, ele deve ser compreendido de forma eficiente.
Assim é que se torna possível atuar com relação a ele e solucionar as dúvidas que surgem na execução do processo.
Dessa forma, a consequência será um resultado muito eficaz. Tudo isso é realmente possível ao se utilizar essa metodologia.
Mas é preciso utilizá-la de forma correta e para isso é necessário saber como as respostas às perguntas podem ser utilizadas.
Como a ferramenta deve ser usada?
Uma forma bem simples e eficaz de utilizar o 5W2H é aplicando em uma planilha do excel.
Certamente isso vai ajudar a facilitar a compreensão de todos os envolvidos, afinal, é de grande importância que o problema seja compreendido de forma clara e precisa. Isso é o que vai fazer com que ele seja realmente solucionado.
Cada uma das perguntas possui um significado e é isso que vamos ver agora:
O quê? (What)
A resposta a essa pergunta deve conter a descrição daquilo que é o problema.
O projeto possui qual objetivo ou qual a meta de melhoria que pretende-se alcançar?
Onde? (Where)
Este é o espaço que precisa conter o registro da informação do local que o problema se encontra.
Pode ser um setor específico, por exemplo, mas também pode se tratar de uma operação ou alguma máquina que atua na produção.
Quando? (When)
Esse espaço é destinado ao tempo, ou seja, há quanto tempo o problema está presente e qual o prazo para a sua resolução?
Também deve conter as datas da entrega da solução e o cronograma que deve ser utilizado com o intuito de cumprir com o objetivo do projeto.
Por quê? (Why)
Aqui deve conter a informação do motivo de solucionar o problema ou de atingir a meta que foi proposta.
Deve-se levar em consideração os aspectos financeiros bem como os qualitativos que serão seguidos para chegar a solucionar o problema e/ou alcançar a meta estipulada.
Quem? (Who)
Esse espaço é destinado a apontar os responsáveis pela solução do problema ou pela melhoria.
A composição da equipe que irá solucioná-lo e os clientes externos ou internos também podem ser inseridos aqui.
Como? (How)
Nesse espaço deve conter a definição de como o processo funciona para aquele problema.
As etapas necessárias a isso, bem como as atividades e as variáveis que podem afetá-lo também podem se encontrar nesse campo.
Uma ótima dica é utilizar o fluxograma para conseguir ter uma melhor representação.
Quanto? (How much)
Esse tipo de informação pode ser com relação ao custo e a quantidade. Ou seja, quanto de gastos que o problema conseguiu gerar para determinada área ou toda a empresa.
Quanto é preciso investir para que se chegue a uma solução. Qual a quantidade de produtos e processos que esse problema conseguiu afetar. Tudo isso deve estar bem definido nesse campo.
Exemplo de Aplicação do 5W2H
Não há forma melhor de compreender como uma ferramenta funciona que através de exemplos. Por isso, vamos conferir alguns exemplos simples que tiveram a aplicação da metodologia 5W2H.
Para isso, o primeiro passo é organizar as perguntas que vimos anteriormente em uma tabela.
Para isso, pode-se utilizar uma planilha do Excel ou simplesmente pegar uma folha de papel e fazer uma divisão em colunas para cada pergunta.
Neste exemplo, imagine que um hospital está com problemas no tempo da triagem. E devemos desenvolver a possível solução para 3 causas raízes.
Ao preencher a tabela através dessa ferramenta há uma definição muito melhor dos processos. Isso faz com que as ações se tornem mais eficientes e que os problemas sejam mais bem identificados.
Tudo isso faz com que a produtividade tenha um impacto positivo e o planejamento estratégico seja mais bem auxiliado.
O planejamento estratégico e o 5W2H
Já deu para perceber que o 5W2H é uma metodologia que busca resolver problemas.
Mas ele também é uma ferramenta de grande importância para a criação do planejamento estratégico. Isso se deve ao fato dela definir aquilo que a empresa precisa fazer para conseguir alcançar as metas desejadas.
Como foi possível perceber, não basta saber o que se deseja alcançar, é preciso saber qual o caminho que deve ser seguido para conseguir atingi-lo. E é justamente isso que a metodologia 5W2H proporciona.
Por exemplo, o Lean Six Sigma possui como fundamentos tomar decisões de acordo com os fatos e os dados obtidos.
São eles que indicam com precisão e exatidão o melhor caminho que deve ser percorrido.
Para que o objetivo seja cumprido é essencial ter conhecimento bem detalhado das mais variadas perspectivas segundo o contexto que cada decisão envolve.
Não é incomum que problemas complexos e até de difíceis soluções surjam. Quando isso acontece eles precisam ser eliminados.
Mas para que isso seja possível é necessário investigar o que fez com que ele surgisse.
A partir dessa investigação a solução pode ser encontrada e isso vai fazer com que os processos voltem a ter um bom funcionamento.
Ferramentas utilizadas para a resolução de problemas
Engana-se quem acredita que o 5W2H é a única ferramenta que é utilizada para fazer a estruturação das ações e identificar os problemas.
Existem outras ferramentas que podem ser utilizadas com esse mesmo objetivo e que sempre vão colaborar para que os processos melhorem.
Algumas delas são:
- Brainstorming
- 5S
- Diagrama de Ishikawa ou Diagrama de Causa e Efeito
- Fluxograma
- Cartas de Controle
- Histograma
Conclusão do 5W2H
O 5W2H é uma das ferramentas da qualidade. Todas essas que foram enumeradas são de grande importância para a aplicação do gerenciamento de projetos.
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