Pessoa Chave – Como trabalhar com Stakeholder

Pessoa Chave (Stakeholder)

Pessoa chave ou stakeholder se refere ao indivíduo, empresa ou colaborador que esta de alguma forma envolvido com as atividades e os resultados de sua empresa e marca. Normalmente a pessoa chave é influenciadora e pode afetar positivamente ou negativamente o resultado de uma atividade ou projeto, dependendo de seus interesses.

Todo tipo de projeto cria necessidades e envolve interesses comuns ou não em relação ao que o responsável pelo projeto tem como meta e objetivos.

A partir dessa compreensão é importante que o conflito de interesses seja identificado e gerenciado como forma de aprimorar o desempenho e elaboração de novos projetos, implementando assim o que foi planejado anteriormente.

É fundamental saber identificar as pessoas ou organizações mais conectadas com os projetos de sua empresa, e como elas poderão influenciar os demais processos.

Essas pessoas envolvidas podem ser vitais na criação e concretização de projetos que vão beneficiar a empresa, a marca e todos os colaboradores internos e externos.

O que é uma pessoa chave?

A parte interessada ou stakeholder se refere às pessoas e as organizações que podem ser afetadas por um projeto ou empresa de maneira direta ou indireta a partir das ações e desempenhos da organização.

As conseqüências podem ser positivas ou negativas, mas por outro lado essas pessoas e instituições também podem atuar como colaboradores, e mais do que isto, podem atuar em benefício do projeto ou iniciativa em questão.

Nessa concepção, essas pessoas são parte da imprescindíveis da comunicação e para o bom andamento das atividades, podendo auxiliar em várias fases e gestão de um projeto em específico, mas isto não necessariamente é sinônimo de que uma pessoa chave é competente ou qualificada, mas sim que ela de alguma forma tem poder para influenciar o andamento do projeto.

O significado da palavra “stakeholder” pode ser entendido como um indivíduo ou entidade que apresenta algum interesse na atividade ou projeto que esta sendo trabalhado, sendo este interesse de diversas naturezas como conhecimento, medo, vontade de contribuir, desinformação, etc.

É bem comum funcionários de empresas saberem quem são as pessoas chave, pois a convivência diária cria esta informação, ajudando assim o líder quanto os membros de um projeto por exemplo.

Origem da palavra “stakeholder”

Essa palavra surge da união de duas outras palavras do Inglês:

– Stake: interesse

– Holder: aquele que segura ou detém

Portanto este profissional tem ligação direta com o sucesso de qualquer iniciativa que a empresa defina como importante, sendo imprescindível o tratamento adequado do mesmo.

Pessoa chave (Pessoa Importante)

A pessoa chave, seguindo o sinônimo do significado de stakeholder, refere-se também as pessoas que são primordiais para as estratégias, crescimento e experiências de mercado de uma organização ou marca.

Pessoas chaves apresentam alto grau de influência sobre as iniciativas da empresa, podendo envolver mais de uma pessoa, funcionário, empresas como fornecedores, concorrentes, governo, etc, que vão gerar um impacto em todas as etapas de qualquer atividade relacionada a empresa.

Os stakeholders podem ser, em geral, qualquer órgão ou pessoa como por exemplo investidores, sócios, funcionários influentes, concorrentes e até mesmo órgãos governamentais como mencionamos anteriormente, mas é uma falha muito grave de gestão a ideia de ignorar o potencial de interferência que podem causar.

Olhando pelo lado estratégico, o tratamento correto dos stakeholders certamente vai gerar contribuições positivas ao sucesso do que se espera concluir.

As iniciativas

Sabemos que toda iniciativa tem ao menos um stakeholder ou pessoa chave, e identificá-lo é essencial para que o projeto se desenvolva e possa entregar o que foi planejado.

As iniciativas podem começar a partir de um desdobramento de metas, voz do cliente, investimento ou até mesmo de uma reclamação seguida por um projeto para atendê-la.

Tipos de stakeholder

A seguir vamos apresentar os conceitos dos principais tipos de stakeholder para que você tenha um entendimento mais profundo e prático sobre cada um.

1 – Stakeholder interno

Referem-se aos stakeholders que estão dentro do ambiente da empresa, podemos citar como exemplos: gestores da empresa, colaboradores e acionistas, não importando a posição hierárquica.

2 – Stakeholder externo

Neste caso em particular, os stakeholders estão fora do ambiente da empresa, mas conseguem de alguma forma influenciar de modo significativo. Alguns exemplos são os fornecedores, concorrentes, clientes, familiares dos clientes, governo, ONG’s, mídia, sindicatos e ativistas do meio ambiente.

3 – Stakeholder de transição ou flexíveis

Esses se referem aos colaboradores que atuam tanto internamente quanto externamente, podendo ser por exemplo, uma transportadora que atua para realizar entregas e que, ao mesmo tempo, ajuda a implantar um sistema de logística da saída da produção até a chegada no cliente.

4 – Stakeholder chave

Refere-se ao conjunto de pessoas e instituições que demonstram grande interesse nos projetos e ações da empresa, e devem ser tratados com diferencial por apresentarem uma posição estratégica.

O ponto crucial aqui é que não devemos tratar todos os stakeholders identificados, mas sim trabalhar com a filosofia Lean Six Sigma que prega sempre a priorização para que ações efetivas possam ser focadas e gerar resultados.

Veremos nos itens a seguir como identificar e tratar estes profissionais.

Abrangência

O que queremos discutir aqui é até onde os impactos gerados por estas pessoas podem ir. Bem, diríamos que pode haver consequências a curto, médio e longo prazo, e com intensidades bem diferentes, variando de efeitos colaterais como comentários irrelevantes ou a criação de crises dentro da organização, gerando insegurança e incerteza em relação à iniciativa e/ou ao líder da mesma.

É comum que tais crises impactem no desenvolvimento profissional de colaboradores.

A importância dos colaboradores

A presença das pessoas chaves e stakeholders pode se fazer importante em diferentes departamentos, segmentos e etapas de produção de uma empresa.

É crítico que os stakeholders sejam identificados o quanto antes, pois eles influenciam nas restrições e nos requisitos a serem colocados em prática na gestão de projetos.

A identificação ajuda, inclusive, na avaliação dos riscos do projeto que deve ser feito na empresa.

Assim, quando os gestores não mapeiam corretamente os stakeholders, enxergando seus interesses e o seu grau de influência, podem antever os fracassos no processo.

Nunca subestime o impacto que eles podem causar!

Identificando os stakeholders

Geralmente, cada tipo de colaborador pode apresentar diferentes graus de influência, o que torna necessário reunir esforços para a classificação de cada um. Dessa forma, garante-se a devida atenção a eles conforme seu grau de importância para o assunto ou iniciativa em questão.

Vale ressaltar, que os grupos de pessoas e instituições interessadas mais importantes de um projeto são chamadas de stakeholders-chave.

Os stakeholders-chave são aqueles que sofrem algum tipo de interferência direta do projeto ou que apresentam um alto grau de influência sobre o mesmo.

Porém, como eles podem estar dentro da empresa ou fora, é fundamental manter sócios, investidores, colaboradores influentes, empresas concorrentes e órgãos governamentais como parte interessadas decisivas nos projetos.

Geralmente, todo tipo de projeto apresenta, no mínimo, um stakeholder-chave. Quando a empresa consegue identificá-lo já é um grande passo para que o projeto se desenvolva com a tranquilidade e segurança após a conclusão do plano de ação para convencê-lo a apoiar o projeto.

Mapeando os stakeholders

É crítico para a empresa identificar as pessoas chaves, definir a sua relevância e quais os benefícios/prejuízos que eles podem gerar. Para facilitar o entendimento vamos mostrar abaixo quais os passos recomendados:

1 – Descubra as partes interessadas

Lembrando que partes interessadas podem ser pessoas, organizações, fornecedores, etc que podem influênciar uma empresa ou iniciativa como um projeto.

• Faça uma sessão de brainstorming para listar todas as parte interessadas, independente do grau de interesse ou de impacto que cada um pode exercer.

• Vale lembrar que, além do brainstorming inicial, pesquisas de mercado, benchmarking com a concorrência e conversas com o cliente podem auxiliar a fazer um melhor levantamento do grupo a ser identificado.

2 – Compreenda o interesse de cada stakeholder-chave

• Depois da identificação, o líder do projeto e sua equipe precisam entender quais são os reais interesses de cada um deles.

• Os interesses podem ser por exemplo: pessoal (medo, superioridade, vontade de crescer, etc), cultural (não é assim que fazemos as coisas aqui, não funciona, etc) ou também por falta de envolvimento (ninguém veio me falar sobre este assunto, na minha área mando eu, etc).

3 – Estabelecimento de níveis de influências

• Qual o grau de influência que determinada pessoa chave ou grupo chave possui ou pode desenvolver? Nessa etapa o líder com a equipe deve definir o nível de influência de cada um.

• Podemos definir o nível de influência como a capacidade que a parte interessada tem de alavancar os resultados do projeto ou de paralisá-lo.

4 – Classifique os stakeholders

• Os stakeholders podem ser classificados por ordem de criticidade. Nessa etapa, deve-se identificar os stakeholders e classificá-los em ordem de importância, para depois desenvolver um plano de ação para cada um deles na empresa.

• Assim ficará mais fácil perceber as formas de interagir com os stakeholders, o tipo de comunicação empregado, a maneira de obter seu apoio e análise de riscos.

O que o líder precisa fazer?

As competências de comunicação e negociação serão sempre fundamentais no líder para assegurar que a ação correta esta sendo endereçada.

É fundamental cuidar para manter sempre atualizado o plano de gerenciamento das partes interessadas, ou simplificando, o plano de ação que fará com que uma determinada pessoa apoie o projeto.

É indicado se colocar à frente da equipe e evitar conflitos desnecessários, mantendo um diálogo aberto com todas as equipes. Este é um papel fundamental do líder, ou seja, manter o foco e equilíbrio da discussão.

Numa das etapas finais, é preciso saber que identificar os stakeholders-chave depende muito da complexidade de cada projeto. Quanto maior o projeto e equipe mais stakeholders estarão envolvidos e maiores deverão ser os esforços para identificá-los.

A importância das partes interessadas

A gestão das partes interessadas é uma área crucial na gestão de projetos ou de qualquer outra atividade/iniciativa, e deve ser monitorada e controlada.

Por exemplo: imagine que para 1 dos stakeholders foi definida uma ação com data, responsável, como, frequência e resultados esperados. Veja:

• Stakeholder: Maria Prado
• Interesse: Falta de Envolvimento
• Como: conversar com a Maria, explicar o projeto e seus benefícios e como ela pode ajudar.
• Data: dia 02-08-19
• Feedbacks: fechar com ela qual a frequência ela deseja para feedbacks do andamento do projeto.
• Resultado esperado: trazer a Maria como aliada no projeto
• Resultado obtido: avaliar semanalmente

Precisa haver uma gestão sobre todas as ações definidas para que as partes interessadas estejam sob controle.

O lado positivo de conhecer uma pessoa influenciadora

Ao conhecer os colaboradores certos, cada projeto permite que o líder identifique interesses, alinhe expectativas e descubra a melhor forma de lidar com eles, transformando-os em aliados e não em problemas.

Sabemos que quando a empresa identifica com exatidão quem são as partes interessadas em seu projeto, pode desenvolver uma comunicação clara e objetiva com cada uma delas a longo prazo.

Dessa forma, a empresa fica estabelecendo uma relação de confiança que levará ao engajamento desses públicos e à integração de esforços para o sucesso do projeto como um todo.

Benefícios

Dentre os benefícios que uma boa identificação pode gerar podemos reduzir tempo e desperdícios tanto no projeto atual quanto nos novos a serem desenvolvidos.

O fato de selecionar pessoas certas em qualquer iniciativa ajuda a agregar diferentes visões, o que pode se tornar um diferencial e tanto para o sucesso final do projeto.

Nas atividades ligadas as empresas há um fator crítico para o desenvolvimento de soluções e, principalmente, para a manutenção de todas as melhorias feitas, e este fator chama-se PESSOAS.

Melhorando a visão do projeto

Identificar os melhores colaboradores ajuda a ampliar sua visão sobre a extensão do projeto e explicitar quais serão suas consequências para os públicos envolvidos.

A empresa dessa maneira conquista defensores para sua iniciativa, eleva a credibilidade do projeto devido ao apoio aumentando as chances de obter sucesso e resultados.

Maturação da identificação

A identificação também pode ter um ciclo de maturação conforme avança o relacionamento da empresa com determinadas pessoas chaves ou grupos chaves de colaboradores.

A complexidade de projetos

Em projetos mais longos e mais demorados é importante identificar mais de um stakeholder-chave, lembrando que quanto mais complexo é o projeto, mais stakeholders estarão envolvidos e maior deve ser o cuidado ao classificá-los.

Num projeto mais abrangente há a necessidade de saber quem são os stakeholders e suas habilidades específicas. Ressaltando que os stakeholders-chave são aqueles impactados diretamente pelo projeto ou têm alto grau de influência.

Na prática

Além dos acionistas, investidores e funcionários, as pessoas chaves podem estar presentes em diferentes grupos de apoio interno e externo.

Os stakeholders como já dissemos, podem ser os fornecedores, clientes, defensores da marca, concorrentes, investidores, proprietários, fornecedores, etc.

Conclusão

Neste artigo apresentamos um conjunto de conceitos teóricos e práticos sobre a importância dos diferentes tipos de colaboradores para uma determinada empresa e projeto.

Aprofundamos ao máximo os conceitos mais relevantes e sobre os processos de identificação de colaboradores. Os envolvidos num determinado projeto podem revelar em seus grupos pessoas que possuam grandes habilidades e influências no processo de execução de tarefas.

É fundamental que a empresa identifique e analise o nível de participação de cada pessoa ou instituição envolvida com os projetos da empresa para garantir que haverá sucesso no que se propõe a fazer.

Portanto, é válido realizar o processo de identificação e orientação dos projetos junto com cada tipo de colaborador.