Compliance: O que é e seus pilares?
O compliance ajuda no processo de definição de regras e orientações comportamentais a serem aplicadas dentro de uma empresa para ajudar a instituição a desenvolver projetos em conformidade com a legislação.
Em processo de aplicação temos a melhoria contínua, o gerenciamento de riscos, o plano de ação, os pilares de cada tipo de projeto, o valor da liderança, a cultura organizacional e essa ferramenta aplicada como “compliance corporativo”.
Porém, em seu processo de aplicação, a corporação precisa orientar e conscientizar seus colaboradores a terem atenção com os objetivos ajudando a fiscalizar a obediência das normas estabelecidas.
Abrange também ações que podem incentivar melhorias em processos de negociação e de tomada de decisão de modo mais eficiente. Orienta toda a empresa a respeito das obrigações legais, fiscais e trabalhistas entre outros critérios para a competência da empresa e no mercado perante os concorrentes.
Essa ferramenta se tornou mais presente nas principais corporações do mundo ajudando a aperfeiçoar atividades corporações em diferentes segmentos de mercado, mais especificamente, no setor industrial como metalurgia, produção, reciclagem, entre outras.
O que é compliance?
Trata-se de uma metodologia a ser empregada dentro da empresa com o objetivo de definir normas, regras e diretrizes para melhorar a gestão e as atividades operacionais da empresa.
Na sua aplicação visa minimizar riscos e desvios, através de adição de práticas e ações necessárias para o cumprimento dos regulamentos exigidos na legislação e por organizações de regulamentação.
Através dessa metodologia temos um procedimento que auxilia as empresas a atuarem em obediência à lei e demais regulamentações em nível nacional e internacional.
O termo tem origem do verbo em inglês “to comply” que se refere a agir em obediência a uma regra ou comando.
Ao aplicar essa metodologia, os colaboradores compreendem como um conjunto de medidas que visam proteger a empresa com ética e integridade.
Temos dessa forma, o equilíbrio entre o cumprimento de normas internas e externas propiciando uma positiva produtividade com objetivos claros e dentro da lei.
Responsabilidade
A adição do compliance na empresa ajuda a conscientizar todos os colaboradores, as equipes de trabalho e a implementação de projetos de modo ético e orientado pelas normas internas e externas da instituição.
Esse nível de responsabilidade ajuda a todos a construírem uma cultura para evitar, analisar, investigar e antever qualquer tipo de problemas que possa criar inconformidades em processos e produtos.
O Compliance é um indicador?
Essa metodologia é muito mais do que um indicador ou análise de ouvidoria institucional. Pode ser considerado como uma auditoria completo que impacta na cultura organizacional e nas demais orientações produtivas para a empresa.
Por se tratar de uma auditoria gera profundos benefícios para a empresa considerando a percepção dos próprios colaboradores.
A cultura organizacional
Com o tempo, essa metodologia ajuda a melhorar a cultura organizacional definindo regras e diretrizes comportamentais que podem ser seguidas no ambiente interno da empresa, com o objetivo de manter a empresa obediente às leis.
Na vivência interna, a corporação precisa conscientizar os seus colaboradores e fiscalizar o cumprimento das normas. Quando consideramos uma empresa estruturada, é necessário obedecer as condutas na gestão e na operação como um todo.
Cada empresa pode, além de obedecer a legislação, desenvolver o seu próprio código de conduta e normas, podendo definir de forma clara os valores e missões.
Orientações a serem seguidas
Além de estabelecer diretrizes, é indicado também que a gestão e seus colaboradores sejam sempre bem direcionados podendo seguir um checklist de ações e tarefas necessárias.
Conduta
Quando falamos em conduta, devemos considerar que esta desenvolve um tipo de postura para que os membros da empresa saibam se relacionar com os demais colaboradores da empresa, ajudando a definir regras de convivência e de respeito.
Gestão e operação
Ao aplicar informações para gestão e operação na corporação, podemos abranger a inclusão de determinadas regras para melhoria das práticas, garantindo, por exemplo, a segurança da informação e da continuidade de tarefas estratégicas em determinados projetos.
Legislação
Devemos lembrar que as atividades da empresa podem ser fiscalizadas por órgãos públicos, sendo uma das premissas do compliance antecipar as competências da empresa em relação às obrigações com o estado.
Como funciona o compliance dentro da empresa?
Geralmente, além de ser uma ferramenta dedicada para a gestão e organização da empresa, a corporação pode optar por abrir um departamento de compliance para aplicação do programa com todos os pontos específicos.
Esses pontos podem estar relacionados com as regras internas, legislação e órgãos de fiscalização, além de diretrizes internas e externas.
O passo a passo de como fazer o compliance
A seguir apresentamos mais detalhes do programa compliance, considerando ele como uma metodologia muito necessária, mas que exige o desenvolvimento e aplicação de etapas contínuas.
1 – Definição dos termos
Ao iniciar esse programa, é importante identificar na primeira etapa os termos que a empresa deseja fiscalizar, melhorar e reforçar para a rotina do trabalho.
Sendo importante contemplar os principais valores da empresa no contexto profissional e considerando fatores como a execução das demandas, o respeito à legislação do segmento e a preservação do ambiente corporativo.
2 – Regras
Na segunda etapa, temos a disseminação das regras, que precisam conscientizar sobre as normas da empresa e adição de positivas práticas.
Trata-se de uma tarefa que precisa sempre ser renovada e, em certos casos, destacada. Sabendo a empresa, relembrar os colaboradores sobre os pontos cruciais das diretrizes que a empresa e seus colaboradores precisam seguir.
Em pontos mais avançados, a corporação deve se dedicar para a divulgação de novos termos quando temos a atualização das normas.
3 – Fiscalização
No terceiro passo, é importante fiscalizar as práticas e condutas já existentes e as que estão sendo inseridas no ambiente corporativo.
Sabemos que a fiscalização é um dos passos mais importantes para manter a continuidade da cultura organizacional em obediência às normas, regras e legislação.
É importante conhecer os principais termos que foram anteriormente definidos, para manter o interesse da empresa e dos colaboradores. No ponto mais maduro dessa etapa, temos a fiscalização com a missão de identificar pontos que podem ser melhorados nos treinamentos das equipes.
4 – Correção de desvios
É fundamental que, ao aplicar o compliance, a empresa saiba corrigir possíveis inconformidades. Em certos momentos, os erros podem aparecer, mesmo quando não há intenção ou má conduta por parte dos colaboradores.
Porém, caso os erros tenham ocorridos em situações mais graves, é importante que a empresa atue de forma mais direta para corrigi-los. Ressaltamos que a correção de cada desvio deve ser realizada no menor tempo possível.
5 – A liderança
No processo de monitoramento e estruturação desse programa, a liderança tem um papel fundamental. Sabemos que, independente do cargo, a liderança é uma capacidade e um processo de confiança conquista por pessoas que possuem natural perfil de líderes.
Segundo o antigo mantra de que o verdadeiro líder é aquele que forma outros líderes, a liderança pode e deve ser compartilhada e, em determinados níveis, compreendida.
Na prática corporativa, os colaboradores costumam seguir as orientações de seus líderes por acreditarem em suas posturas e exemplos, principalmente, em situações mais desafiantes.
No programa do compliance, o líder atua para gerar exemplo de ética estimulando a todos o cumprimento das regras, normas e legislação vigente que impacta sobre as atividades da empresa
6 – Fortalecendo a equipe
Seja através de informações, treinamentos e relatórios, o programa deve focar no fortalecimento das equipes de trabalho. Lembramos que a convivência em grupos de trabalho costuma acontecer dentro das empresas, visando a boa convivência e o respeito ético.
7 – Implementação
Depois de ter desenvolvido o projeto inicial do sistema, identificando possíveis erros e colaboradores, temos a etapa de implementação que deve considerar a cultura tradicional da empresa e a possibilidade de inserir uma nova cultura produtiva que beneficie a todos na empresa.
Conhecimento prévio das leis
Considerando os principais passos e conceitos, a aplicação do programa de compliance deve conscientizar a empresa e seus responsáveis em relação a aplicação de regras e processos de organização, sempre procurando demonstrar a posição ética e social.
Recursos humanos
Quando abordamos esse programa no contexto do RH, devemos lembrar que a inclusão do compliance gera impactos nos processos pertencentes aos Recursos Humanos.
Lembrando que, nessa altura, o RH torna-se responsável para contratar profissionais que sejam mais éticos, promovidos e valorizados pela corporação.
Dessa forma, as normas levantadas pelo programa podem e devem nortear as atividades do RH no processo de contratação de novos colaboradores, possibilitando a admissão de pessoas mais éticas e capazes.
É importante focar nas habilidades profissionais a serem aperfeiçoadas por cada indivíduo e equipe de trabalho.
O código de ética
Cada empresa pode elaborar o seu código de ética e considerá-lo como uma diretriz e norma fundamental. Esse código ajuda a orientar os colaboradores a trabalharem e agirem em obediência às normas internas e externas.
Ajuda também para o desenvolvimento de cultura de valorização de atitudes éticas para a produção.
A comunicação
A comunicação interna pode ser uma aliada estratégica para a aplicação do programa compliance na empresa.
Depois de definir os principais pontos éticas e de cultura organizacional, é importante comunicar todos os pontos e novas premissas para os antigos e novos colaboradores.
A comunicação ajuda no reconhecimento das informações, orientações e desenvolvimento de habilidades.
Outro fator é a capacidade de respostas das equipes, através de feedbacks a respeito de ações presente na empresa, desenvolvendo maior conhecimento e percepção por parte dos colaboradores.
Na prática, ao receberem o feedback referente às ações da empresa, os colaboradores perceberão que as boas condutas são reconhecidas e servem como padrão na instituição.
Isso ajudará a criar uma cadeia de ações positivas e benéficas para a empresa.
Denúncias internas
Em muitos casos, o RH poderá também acolher possíveis denúncias internas sobre possíveis erros e eventuais más condutas, podendo aplicar penalidades ou demissão.
Benefícios
A seguir apresentamos os principais benefícios que a aplicação desse programa pode gerar para a empresa, desde que existam diretrizes bem definidas em favor do principal objetivo da empresa que é definir e aplicar novos valores éticos em seu ambiente produtivo.
Elevação da vantagem competitiva
Dentre os principais objetivos, temos o aumento da vantagem competitiva. As empresas que estão mais organizadas internamente costumam registrar menos erros.
Nesse caso, temos melhora na produtividade, melhores processos e projetos mais bem definidos. Outro fator é o aumento da satisfação dos colaboradores, e pleno conhecimento dos objetivos da empresa.
Melhora do ambiente corporativo
Temos também a melhoria no ambiente corporativo como um todo, sendo este um dos principais pilares do programa compliance. As práticas de melhora na convivência e no respeito de trabalho são fundamentais.
Mais sustentabilidade
O fator ético também pode envolver atividades que respeitam o meio ambiente e conscientizar todos na empresa e economizar recursos e a reduzir gastos com materiais ou energia.
Mais proteção para a empresa
A empresa, ao adotar esse programa com sucesso, também fica mais protegida de situações constrangedoras no mercado ou no seu relacionamento com o cliente interno, evitando perda de percepção positiva de sua marca e evita também que determinados erros possam gerar processos judiciais.
Outro tipo de proteção está ligado com a proteção de dados estratégicos e demais práticas que são de interesse da corporação.
Conclusão
Portanto, a aplicação dessa metodologia é importante desde que seja antecedida pela definição de regras e normas a serem respeitadas pela empresa.
Além do código de conduta, todos os esforços a favor da ética e da boa convivência devem gerar resultados humanos e financeiros para a corporação.
A inclusão do programa de compliance gera grandes ganhos para os colaboradores, para o ambiente produtivo e para a empresa em muitos setores.
É importante também organizar equipes de qualidade e bem formadas com valores éticos e de pleno respeito ao próximo, sendo estes valores que precisam estar presentes nas práticas dos gestores e dos líderes da empresa.
Vale a pena conhecer os principais passos desse programa e inserir a formação de conduta da melhor maneira possível.