Conheça a metodologia OKR e como aplicá-la
Você já ouviu falar sobre os Objectives and Key Results de uma empresa?
Popularmente definido como OKR, o método se tornou uma febre após ter sido um dos suportes para que o Google conseguisse chegar nos resultados que possui hoje.
Essa metodologia é extremamente versátil, podendo ser aplicada no OKR financeiro, OKR de vendas, OKR de marketing e qualquer outra área dentro da organização.
Quer saber mais sobre o Objectives and Key Results? Então confira o texto a seguir.
Tabela de Conteúdo
- O que são OKRs?
- Estrutura OKRs
- Níveis dos OKRs
- Principais características dos Objectives and Key Results
- Quando e como utilizar o OKR?
- Diferença entre OKR e KPI
- Benefícios dos Objectives and Key Results
- Como implementar os Objectives and Key Results?
- Conclusão do OKR
O que são OKRs?
O método OKR é um modelo de gestão ágil que se baseia em dois simples componentes: um objetivo (o que você deseja alcançar na empresa) e um conjunto de resultados-chave (que são as metas baseadas em KPIs indicando o progresso desse objetivo).
Essa metodologia foi criada pelo ex-CEO da Intel, Andrew Grove (que ficou famoso por ser responsável pelo crescimento do Google).
O que tornou o método atraente foi a sua simplicidade aliada à eficiência, que permite a definição e gerenciamento de objetivos em qualquer cenário, fazendo com que eles se tornem facilmente alcançáveis.
Com o atual contexto de crescimento rápido e constantes mudanças, as metodologias tradicionais de gestão não garantem a produtividade que as empresas necessitam.
Os métodos tradicionais são complexos e burocráticos, com uma longa lista de objetivos, metas e ações separadas em curto, médio e longo prazo.
Toda essa definição pode ser algo bom, no entanto elas não deixam claro o que cada um deve fazer para alcançar os objetivos do negócio.
O OKR também pode ser definido como um processo de liderança popular que define, comunica e monitora metas e resultados trimestrais nas organizações.
Mas afinal, qual é o objetivo do OKR?
O objetivo principal é fazer a conexão da empresa, equipe e os objetivos pessoais de maneira hierárquica a resultados mensuráveis.
Deste modo, fazendo com que todos os colaboradores estejam trabalhando juntos em uma só direção (eles saberão o que exatamente é esperado deles e assim podem alinhar o seu trabalho aos objetivos de equipe, departamento e empresa).
Quando são configurados e utilizados de maneira regular, os OKR’s são realmente simples de utilizar e não demoram para serem implementados ou seguidos (foco e produtividade são os resultados de um bom processo OKR).
Dizem que quando há uma prática de liderança e gerenciamento de equipe, todo líder deve implementar a metodologia OKRs. É leve, não consome tempo ou recursos e oferece fortes benefícios para a produtividade, foco e cultura da empresa.
Atualmente os OKRs são utilizados por diversas equipes e empresas de PMEs à Fortune 500 (uma lista anual com as 500 maiores empresas dos Estados Unidos), como por exemplo: Intel, Google, LinkedIn, Zynga, Sears, Oracle e Twitter (são apenas alguns usuários bem conhecidos da OKR).
Objectives
Os objetivos (objectives) do OKR são apontar a direção que uma empresa deverá seguir. No entanto, não é suficiente que o objetivo seja somente claro.
Uma vez que, é necessário também que ele seja responsável pelo engajamento dos colaboradores, fazendo com que haja um comprometimento com a missão do negócio para que os objetivos possam ser alcançados.
Em casos específicos, os objetivos podem trazer números, mas sempre direcionados a um propósito mais amplo.
Exemplos de objetivos
- A criação de uma experiência que jamais será esquecida pelo cliente em todos os pontos;
- Alavancar as vendas para que seja possível superar o concorrente e conquistar uma boa fatia do mercado;
- Se tornar referência nacional e autoridade na área de marketing digital.
Qualquer iniciativa que seja possui um determinado objetivo. O intuito principal de estabelecer um objetivo é colocar no papel o que se espera realizar para depois saber se alcançou ou se tem um caminho definido para atingi-lo.
Para alcançar os objetivos é necessário que haja o estabelecimento de metas alcançáveis.
Escolher corretamente essas metas é uma das coisas mais difíceis a se fazer e requer uma grande quantidade de reflexão e coragem para ser bem realizada.
Key Results
Os resultados-chave (Key Results), também conhecidos por KRs, são as metas que determinam como será possível atingir o objetivo na metodologia OKR.
Logo, as metas devem ser quantitativas (devem incluir números para serem mensuráveis), devem ser baseadas em indicadores-chave de desempenho (métricas utilizadas como parâmetro para medir o desempenho e sucesso da tarefa) e devem ser SMART (específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporais).
Em síntese, os Key Results servirão como referência para indicar o progresso em direção ao objetivo principal, são expressões numéricas de sucesso ou progresso em direção a um objetivo.
Estrutura OKRs
A estrutura da metodologia OKR é muito simplificada e não possui segredos.
Isso faz com que ela possa ser facilmente estruturada e implementada em uma empresa de qualquer tamanho e segmento no mercado.
Basicamente a estrutura do método OKR é definida em objetivos e resultados.
Objetivos
Começa definindo de 3 a 5 objetivos-chave nos níveis de empresa, equipe ou pessoal.
Dessa forma, os objetivos precisam ser ambiciosos, qualitativos, vinculados a tempo e acionáveis por uma pessoa ou equipe.
Resultados
Em cada objetivo é necessário definir de 3 a 4 resultados mensuráveis.
Os resultados principais devem ser quantificáveis, alcançáveis e devem ser baseados em crescimento, desempenho, receita ou engajamento.
Níveis dos OKRs
É extremamente natural, principalmente em empresas, que ao criarem metas estas sejam criadas apenas em um nível mais amplo, apontando assim de forma generalizada para onde toda a empresa deve caminhar.
No entanto, isso é um erro primário, pois também devemos apontar a direção de cada departamento e profissionais da empresa.
Dessa forma, entender os níveis OKRs da organização podem ser uma ótima forma de conseguir estreitar esse relacionamento e criar metas mais específicas de acordo com cada setor e colaborador.
Veja a seguir os 3 níveis OKR presentes em toda empresa.
Organizacional
Os OKRs de nível organizacional balizam toda a empresa sobre os objetivos a serem alcançados.
Devem ser motivadores e inspiradores, logo, toda a estratégia da empresa, assim como suas prioridades, deve constar nos OKRs organizacionais.
Departamental
Os OKRs departamentais são metas direcionais para a atuação de cada time.
Eles podem ter objetivos mais específicos, mas sempre alinhados ao propósito da organização.
Individual
Os OKRs individuais devem ser focados na performance e nas entregas esperadas de cada colaborador.
Principais características dos Objectives and Key Results
Assim como toda metodologia, o Objective and Key Results possui algumas características.
Veja a seguir as principais características presentes no OKR.
Comunicação
A comunicação é uma forte característica por conta da clareza e objetividade na elaboração dos objetivos, fazendo com que a empresa toda aja de acordo com determinados princípios e ocorra o alinhamento das expectativas da empresa com os profissionais.
Números
Todos os OKRs definidos, obrigatoriamente, devem ser definidos e monitorados de forma numérica.
Simplicidade
A simplicidade é uma característica forte na metodologia, pois ela deve possuir uma linguagem simples e de fácil compreensão para que todos consigam entender de fato a mensagem, tornando a comunicação muito mais clara e eficiente.
Para isso preferencialmente devem ser definidos OKRs curtos, pois isso facilita a memorização e o entendimento.
Limite
É recomendado que um colaborador possua entre 3 e 5 objetivos.
Bottom-Up e Top-Down
Os OKRs precisam ser alinhados entre gestão e nível operacional, onde no mínimo 60% dos objetivos precisam ser bottom-Up (definidos pelo colaborador que vai atuar naquele OKR definido).
Os outros 40% devem estar alinhados entre estratégia e objetivos macros da organização (Top-Down).
Ciclos curtos
Grande parte das organizações que atuam com o Objectives and Key Results utilizam ciclos trimestrais.
O recomendado é que empresas iniciantes usem ciclos de 30 até 45 dias, pois isso ajuda a facilitar o processo de aprendizagem e o feedback.
Há também os ciclos anuais, que são utilizados em poucos OKRs mais complexos e de alto nível.
Stretch Goals
Essas são as metas e elas devem ser metas SMART.
Elas devem fazer com que o colaborador saia da zona de conforto e devem ser alcançáveis para não gerar desmotivação.
Quando e como utilizar o OKR?
Quando a metodologia é utilizada, é necessário comunicar os objetivos e os principais resultados para todas as partes interessadas (certificando-se que ela seja de fato entendida).
Caso necessário, é preciso ajustar o texto para que possa ter um entendimento comum.
Para isso é necessário que haja uma linguagem clara e objetiva, de forma que qualquer um entenda e que não cause dúvidas no colaborador.
É necessário entender também que, à medida que as pessoas começam a trabalhar, é necessário atualizar seus indicadores de resultados regularmente.
Um objetivo é considerado feito quando mais de 60% dos resultados foram alcançados.
É importante também que o OKR seja flexível. Se a empresa, equipe ou objetivos pessoais mudarem, é preciso alterar os OKRs juntos também.
Por conta disso, caso necessário, é essencial que haja revisão da metodologia de forma regular.
Diferença entre OKR e KPI
Quando há a utilização da metodologia OKR, espera-se alinhar objetivos que levem aos resultados-chave definidos anteriormente.
Por outro lado, o KPI define números e a maneira como os processos foram desempenhados.
Ambas as siglas possuem um aspecto em comum: chave. Na administração, o termo chave está diretamente relacionado a algo importante, único e significativo.
No âmbito dessas duas metodologias, refere-se a resultados-chave e indicadores-chave. Mesmo não possuindo exatamente a mesma vertente, ambos caminham juntos.
É imprescindível ressaltar que o método OKR foca nas metas que devem ser de fato alcançadas (elas são definidas previamente e buscam ser o norte para cada setor e indivíduo).
Já o KPI é a forma de medir a performance de indicadores (esses indicadores não são a mesma coisa que os objetivos e resultados-chave da OKR).
É necessário compreender que essas diferenças ajudam a entender como reter os talentos da empresa (o desempenho é um fator levado em conta).
O OKR define os critérios mais amplos para que o negócio funcione e atinja suas metas, enquanto o KPI pode ser a maneira de medir o que deve ser melhorado, buscando manter um nível de eficácia dentro de cada área.
Ou seja, é possível definir metas para cada objetivo e resultado-chave e medir essas metas com o KPI.
De forma resumida, o OKR é o método geral que relaciona objetivos e metas, enquanto o KPI é o indicador de desempenho que permite medir e monitorar o sucesso das metas.
Benefícios dos Objectives and Key Results
O OKR é capaz de proporcionar diversos benefícios para a empresa, a começar pela definição da visão, metas e objetivos.
Isso faz com que os colaboradores saibam exatamente o que a empresa deseja dele, levando-o assim ao alinhamento com os objetivos da organização.
Além disso, o OKR é bem simples de usar e não consome muito tempo para ser implementado, seguido e nem revisado.
Alguns outros benefícios que podemos citar são:
- Move os colaboradores em direção às metas importantes;
- Aumenta o foco e produtividade;
- Proporciona uma gestão ágil;
- Melhora o trabalho em equipe;
- Gera maior autonomia e transparência para todos;
- Proporciona o monitoramento constante dos progressos;
- Promove o engajamento de toda a empresa;
- Proporciona maior adaptabilidade às mudanças.
Como implementar os Objectives and Key Results?
Implementar o OKR em uma empresa é uma tarefa simples e que não exige muito tempo em sua elaboração.
No entanto, para obter os melhores resultados é necessário que ele seja bem elaborado e revisado sempre que necessário.
Veja a seguir os passos para a elaboração e implementação do Objectives and Key Results em sua empresa.
Passo 1 – Objetivo e prazo
Defina qual é o objetivo para a empresa no período desejado.
Passo 2 – Objetivos mais relevantes
Defina os 3 objetivos mais relevantes dentro de um determinado período. Se o seu prazo for de 1 ano, por exemplo, defina os 3 objetivos mais importantes dentro dos 3 primeiros meses.
Passo 3 – Defina o Key results
Estabeleça de 3 a 5 resultados chaves para conseguir alcançar seus objetivos.
Passo 4 – Delegação de tarefas
Divida as tarefas entre as equipes segundo as capacidades técnicas de cada uma. Além disso, leve em consideração os 3 níveis que citamos anteriormente (organizacional, departamental e individual).
Passo 5 – Monitore e avalie
Faça uma monitoração e avaliação dos Key Results de forma regular para garantir que os objetivos possam ser alcançados e para realizar mudanças no OKR caso seja necessário.
Passo 6 – Refaça do passo 2 ao 6 a cada final de ciclo
É necessário refazer esses passos após a finalização de um ciclo, pois assim conseguimos identificar oportunidades de melhoria e conseguimos otimizar os nossos resultados.
Erros mais comuns na elaboração de OKRs
Ao elaborar o Objectives and Key Results da nossa empresa devemos nos atentar a pequenos erros que podem atrapalhar os nossos resultados.
Alguns desses erros mais comuns são:
- Criação de muitos OKRs;
- Falta de alinhamento com o time;
- Falta de acompanhamento;
- Notas muito altas durante a avaliação dos índices dos OKRs;
- Definição de metas muito fáceis de serem alcançadas.
Conclusão
A metodologia OKR é muito simples e fácil de ser aplicada, ideal para quem está buscando uma gestão ágil para que consiga planejar e atingir os objetivos de modo mais assertivo.
Então, se você busca um planejamento estratégico eficiente e de simples estruturação, essa metodologia pode te ajudar muito.