Você já ouviu falar sobre a definição do escopo de um projeto ou de um produto?
Este processo é muito importante quando falamos em planejamentos de projetos, uma vez que auxiliam a trazer mais estabilidade e previsibilidade ao que será feito.
Dessa maneira, já é uma expressão bastante presente em determinados ambientes. Ainda assim, porém, algumas dúvidas ainda pairam na cabeça de muitos sobre esse tema.
Portanto, o que é um escopo? Como definir? Leia para não errar mais!
Tabela de Conteúdo
- O que é escopo?
- Quais são os tipos de escopo?
- Como definir a finalidade do projeto ?
- Erros comuns para evitar durante o Escopo
O que é escopo?
A palavra “escopo” é muito conhecida de quem trabalha com ambientes corporativos. No entanto, nem todos têm ideia do seu significado geral e dos propósitos que mais comumente são empregados a partir dela.
Portanto, o primeiro passo que devemos tomar é entender exatamente o que isso significa e qual é a finalidade. Ou seja, por que estamos falando de escopo? Quando e onde ele é aplicado?
Para começar, entenda que quando definimos um escopo, significa que estamos determinando um objetivo que deve servir de guia às ações executadas.
Sendo assim, é em torno dele que tudo mais se organiza na empresa. Por exemplo, é com relação a ele que o planejamento é feito, definindo prioridades e tarefas necessárias.
Além disso, ele pode ser organizado também na forma de documento, o qual chamamos de declaração do escopo.
Nele, então, deverão ser informados todos os dados que facilitem a tomada de decisões com vistas a tornar aquele objetivo uma realidade.
Dessa forma, note também que a documentação é parte importante deste assunto.
Assim, fatores como custos e prazos, o alcance do projeto, os responsáveis por cada tarefa, entre outros elementos, devem ser documentados.
Quais são os tipos de escopo?
Ainda que, como você deve ter visto acima, o escopo seja algo de simples compreensão, saiba que existem dois tipos principais quando falamos em ambientes corporativos. São eles o escopo de produtos e o escopo de projetos.
Escopo do produto
Primeiramente, com relação ao escopo do produto, ele pode ser sintetizado como uma série de funções e de características que têm a finalidade de descrever este produto, serviço ou até mesmo resultado.
Desse modo, ele diz respeito fundamentalmente ao que deve ser feito, levando em considerações os requisitos que as partes interessadas possuem. Em geral, então, esses requisitos estão ligados às necessidades do cliente.
Em virtude disso, elementos como medidas, peso, dimensões, modelo, entre outros, são fundamentais para mercadorias.
No caso de serviços, outras informações importantes são a duração, a qualidade, o local, etc.
Sem essas informações, o cliente não poderá tomar uma decisão tão fundamentada de adquirir aquela mercadoria ou serviço.
Perceba, portanto, que o foco é quase total no resultado que será entregue ao seu consumidor.
Escopo do projeto
Já no caso do escopo do projeto, a definição é um pouco diferente. Este processo pode ser resumido como um conjunto de atividades o qual se realiza para alcançar um objetivo dentro de um prazo predeterminado.
Por isso, no escopo do projeto devem ser detalhadas todas as atividades consideradas essenciais para a conclusão do objetivo que se tem em mente.
É igualmente importante definir quem serão os responsáveis por cada uma das etapas.
Dessa maneira, a partir disso, temos alguns pontos importantes.
Primeiro, a execução desse projeto, em geral, ocorre só uma vez, e não repetidas vezes. Além disso, sua conclusão se dá apenas após sua finalidade ser cumprida.
Como definir a finalidade do projeto ?
Na linha do que estava sendo dito acima, o escopo do projeto tem uma função muito importante, que é a de guiar as tarefas a serem executadas tendo em vista um objetivo.
Para isso, muitas estratégias podem ser adotadas, como o guia Project Management Body of Knowledge (PMBOK), a Estrutura Analítica do Projeto (EAP), entre outros.
Porém, dito isso, o mais importante é entender que existem etapas que facilitam a definição do escopo.
Sendo assim, elas impactam diretamente na qualidade da execução do seu serviço. Como resultado, também afetam fatores como a qualidade, o custo-benefício e o prazo de entrega.
Tendo isso em mente, foque também nos requisitos finais do projeto como os mais importantes. Isto é, aqueles que irão trazer um impacto maior ao cliente.
Veja, em suma, as principais etapas para definir o escopo de um projeto abaixo:
1. Saiba quais são os requisitos do projeto
Primeiramente, é importante saber quais são as exigências que aquele produto ou serviço geram no seu cliente.
Ou seja, o que é mais importante para ele? Perceba, assim, que isso está em linha com o que vínhamos falando antes sobre as prioridades do escopo.
Para isso, podemos dividir essas informações entre requisitos funcionais e não-funcionais.
Com relação aos funcionais, estão mais relacionados às principais funcionalidades daquele produto como as características físicas. Por outro lado, os não-funcionais são condições indiretas, como a confiabilidade e a performance.
Lembre-se de que tudo deve ser muito bem documentado. Complementarmente, após finalizar essa etapa, você poderá fazer um Request for Proposal (RFP) ao cliente, um documento de proposta ao cliente.
2. Descrição detalhada do objetivo do projeto
Note que, na etapa anterior, sua empresa já coletou todos os dados mais importantes e necessários para descrever o projeto.
Portanto, agora é possível montar uma declaração detalhada do escopo, que é um documento que o descreve, deixando claro o que faz e o que não faz parte dos objetivos finais.
Muitas vezes, inclusive, essa descrição detalhada serve igualmente como base para a Estrutura Analítica do Projeto, sobre a qual falamos anteriormente. Sendo assim, este também é um possível seguimento desta segunda etapa.
3. Definindo o gerenciamento do escopo
Um terceiro momento deverá servir para definir elementos de gerenciamento. Entre eles, podemos destacar o desenvolvimento, o controle do que está sendo posto em prática e o monitoramento dessas atividades e dos seus resultados.
Desse modo, será possível ter mais certeza de que o projeto realmente anda conforme o esperado.
Assim, é importante saber como monitorar os resultados para atingirem a expectativa, e definir quem será responsável por cada tarefa é fundamental.
4. Validando o escopo do projeto
Para finalizar, a última etapa diz respeito à formalização da aceitação das entregas. A partir disso, tudo poderá ser iniciado.
Caso não haja aceitação, é recomendado tomar ações para corrigirem os possíveis erros, e então retornar a esta etapa.
Erros comuns para evitar durante o Escopo
Essas etapas dispostas acima nem sempre são realizadas da melhor forma. Por isso, muitas pessoas e empresas têm dificuldades na hora de colocar em prática a definição do escopo. Entre os principais erros, constam os seguintes:
- Erros no planejamento: coloque ênfase na etapa de planejamento, de modo que ele seja completo e preveja tudo que será executado. Esta é uma das etapas mais importantes e deve ser seguida à risca.
- Comunicação deficiente: tenha certeza de que todos os colaboradores entenderam exatamente o que devem fazer. Qualquer erro de comunicação pode levar a atrasos e custos mais elevados do que se previa, bem como a uma menor qualidade.
- Análise dos riscos do escopo: qualquer projeto tem os seus riscos, e eles devem constar também na definição do escopo. Por isso, leve-os em consideração, uma vez que os possíveis problemas podem impactar no andamento dos processos.
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