Introdução ao Método GTD
O método GTD possui essa sigla devido ao seu nome em inglês que é Getting Things Done. A gestão de tempo é um problema para praticamente todas as pessoas e essa ferramenta surge para tentar solucionar isso.
Esse método tem o intuito de permitir que as pessoas consigam aproveitar o tempo de forma muito mais eficiente.
Assim, elas passam a ter a oportunidade de resolver aquilo que realmente importa ou adiar as tarefas que não são urgentes.
O mais interessante é que essa ferramenta pode ser utilizada não apenas na vida profissional, mas também na pessoal.
Tanto em pequenas quanto em grandes empresas é normal que existam diversas tarefas que precisam ser resolvidas.
Mas qual deve ser priorizada e qual pode ser feita depois? Esse é o tipo de pergunta que quando a resposta não é obtida pode causar quedas na produtividade de forma muito significativa.
É nesse momento que a metodologia GTD se mostra como uma ferramenta excelente.
Esse método faz uso de 5 passos para a execução e seu objetivo é ensinar a diminuir o estresse e a ansiedade, organizar os pensamentos que muitas vezes é caótico e focar no presente com o estado de flow.
Viu como essa metodologia pode ser muito mais interessante do que se imagina? Quer saber um pouco mais sobre ela?
Então fique com a gente e aproveite para absorver mais conhecimentos.
Tabela de Conteúdo
- O que é Método GTD ?
- Etapas do Método GTD
- Principais tarefas do dia a dia
- Passos para a aplicação do método GTD e exemplo
- Vantagens de utilizar esse método
- Conclusão do Método GTD
O que é Método GTD ?
Quem nunca se viu tão cheio de tarefas para realizar que acabou se esquecendo de algo muito importante?
Isso não é incomum de acontecer e é até rotina para algumas pessoas tanto no ambiente profissional quanto no pessoal. A boa notícia é que isso pode ser deixado facilmente para trás.
O método GTD trata-se de uma ferramenta que tem por objetivo fazer com que o tempo seja aproveitado de forma mais eficiente pelas pessoas.
Cada segundo passa a ser aproveitado para atingir o objetivo que é resolver aquilo que realmente importa e delegar ou até mesmo adiar as tarefas que não possuem tanta urgência.
Quem criou essa metodologia?
Quem criou essa metodologia foi David Allen e é explicada detalhadamente no livro “A arte de fazer acontecer”.
Essa metodologia possui cinco etapas que devem ser executadas corretamente para que o gerenciamento das tarefas ocorra de forma bem mais eficiente.
Assim, ao utilizar esse método o colaborador consegue visualizar os compromissos e as atividades que serão feitas de forma muito mais completa.
O melhor de tudo é que eles serão realizados sem causar estresse nem sobrecarregar o profissional.
A sensação de que está sobrecarregado é deixada de lado, assim como o estresse causado por tantas tarefas para executar.
A procrastinação é minimizada e a organização se torna muito melhor. Tudo isso faz com que a pessoa consiga ter um rendimento cerca de 2 vezes maior, o que é algo muito bom.
Adotar o GTD resolve todos os problemas?
Quer dizer que adotando o método GTD na vida profissional e pessoal todos esses problemas deixarão de existir?
Na verdade, para que todas essas vantagens possam ser observadas não basta simplesmente conhecer esse método e adotá-lo.
É preciso ter disciplina, comprometimento e paciência de todos, pois somente assim esse método será aplicado de forma correta.
Também é necessário fazer um treinamento com a equipe para que haja mais motivação para conseguir seguir no método.
Etapas do Método GTD
O método GTD apresenta cinco etapas que precisam ser seguidas. São elas:
Coletar
Todas as ideias e as lembranças que ainda serão realizadas precisam ser registradas e é por esse motivo que tal ação consta na primeira etapa do método.
Esse registro pode ser feito em uma folha, planilha de ação ou até mesmo utilizando uma ferramenta mais sofisticada que seja confiável e concreta.
Esse é o momento perfeito para anotar aquilo que está na cabeça. Todas as ideias, tarefas e projetos devem estar listados na Caixa de Entrada.
Essa lista deve ser preenchida com todas as obrigações, as atividades, os locais, as tarefas e qualquer outra coisa que necessite de atenção.
Mas por que é importante fazer essa listagem na Caixa de Entrada? Isso vai permitir que a mente fique mais livre e consequentemente terá mais tranquilidade.
Afinal, todas as obrigações podem ser vistas de forma muito simples e rápida.
Processar
Após fazer a coleta das tarefas, ideias e projetos em uma lista é preciso seguir para a próxima etapa que é: Processar.
Nela, é preciso pegar a lista que foi criada anteriormente para que os itens descritos sejam processados. Ou seja, cada item será analisado para decidir o que será feito em cada um deles.
Caso esses itens não exijam que seja feita uma ação imediatamente é preciso fazer o descarte daqueles que não foram feitos ou que somente foram anotados para que a ideia não fosse perdida.
Quando se tratar de ideias elas devem ser classificadas em talvez/algum dia, afinal, são planos distantes.
Quanto aos itens que necessitam de alguma ação é necessário fazer uma breve análise. Algumas das tarefas listadas podem ser feitas em menos de dois minutos?
Caso a resposta seja afirmativa ela deve ser executada naquele momento para que fique livre de uma vez por todas dela.
Mas o que fazer com aquelas tarefas que necessitam de mais de dois minutos para poderem ser realizadas?
Nesse caso, é preciso considerar se aquela tarefa pode ser delegada para quem é o responsável ou fazer o agendamento de data e hora específicas para sua realização. Caso seja algo grande, uma ótima ideia é transformá-la em um projeto.
Por exemplo, comprar um computador é algo mais simples que comprar um carro. Então o que deve ser feito para conseguir adquirir um veículo?
É preciso fazer uma pesquisa dos modelos de carros, fazer uma análise dos preços, negociar entre outras etapas.
Organizar
Tanto as tarefas quanto os projetos devem ser organizados em conformidade com a área que eles pertencem.
Caso seja necessário pode criar categorias específicas como viagens, trabalho, por exemplo. Mas por que é preciso ter esse tipo de organização?
Isso vai permitir que as tarefas sejam encontradas e visualizadas mais facilmente.
Revisar
Fez a anotação, separou as tarefas, mas não fez a revisão? Isso é um erro. Após organizar a lista de tarefas é preciso reservar um tempo para que seja feita, toda semana, uma boa revisão.
Esse momento também pode ser utilizado para fazer uma reavaliação daquilo que é mais urgente, revisar os itens que foram delegados e acrescentar obrigações que surgiram após a coleta dos dados.
Para que a revisão não seja esquecida crie um alarme na agenda do celular ou em algum outro item eletrônico que possibilite tal lembrança.
Executar
Após fazer as primeiras quatro etapas chegou o momento de realizar a última etapa do método GTD: executar.
Aqui, as tarefas devem ser realizadas de acordo com aquilo que foi planejado e seguindo as categorias pertencentes as próximas ações.
Conforme o tempo vai passando torna-se mais claro o pensamento desse método. Como consequência disso é possível observar que a produtividade passa a ter um aumento.
Principais tarefas do dia a dia
Basicamente, em nossa rotina do dia a dia nos deparamos com três tipos de tarefas que são classificadas como:
- Atividades pré-definidas;
- Atividades não planejadas;
- Atividades que serão definidas.
Atividades não planejadas
Esse tipo de atividade geralmente surge com critério de urgência, mas também pode ser aquela que de uma hora para outra surge na mente.
A pessoa apenas sente a necessidade de largar tudo o que está fazendo para poder colocá-la em prática.
No trabalho, quem nunca passou por uma situação que estava realizando sua atividade e de repente surge uma demanda que não estava esperando?
Até mesmo na faculdade não é incomum que esse tipo de situação aconteça.
Atividades pré-definidas
Nesse tipo de atividade encontram-se aquelas que já se sabe com clareza que devem ser feitas dentro de um prazo.
Sempre vai existir ao menos um projeto que se encaixe nessa classificação como um trabalho da faculdade, um relatório de trabalho entre outros.
Atividades que serão definidas
Sabe aquela atividade que pretende fazer há algum tempo, mas que sequer começou? Ela se encaixa nessa classificação.
Ela existe porque todos, independentemente do que faz na vida, possui alguma atividade que nunca é dado o primeiro passo em direção a sua realização.
Esse tipo de atividade geralmente não é executada porque não se trata de algo urgente.
Aliás, existem outras atividades cuja importância é muito maior e elas são executadas primeiramente e acabam sufocando as que não são urgentes.
Com isso, pode-se concluir que as atividades urgentes acabam sufocando a motivação e afetando a produtividade pessoal.
Agora que se sabe quais as atividades que existem no cotidiano são possíveis fazer sua categorização e conhecer como o método GTD pode ser colocado em prática.
Passos para a aplicação do método GTD e exemplo
GTD é um método que possui cinco etapas que devem ser cumpridas para que sua execução possa ocorrer de forma correta.
Por isso, o primeiro passo para a sua aplicação é realizar a coleta de dados para em seguida definir quais atividades são prioridade e quais não são prioridade.
Vamos ver um exemplo para conseguir compreender claramente tudo isso?
Na Caixa de Entrada estão listadas as seguintes tarefas:
- Fazer o TCC
- Realizar a limpeza da casa
- Fazer a pintura na parede do quarto
- Redigir o relatório relativo a visita técnica
- Fazer um curso de White Belt
- Assistir a live
- Entrar no LinkedIn e editar o perfil pessoal
- Ler um livro
- Ir à praia
Separação das atividades
Tais atividades podem ser separadas de acordo com a prioridade. Assim, teremos as que não são prioridades e as que são prioridades e ficará dessa forma:
Tarefas classificadas como Não-prioridades:
- Ler o livro
- Ir à praia
- Editar o perfil do LinkedIn
- Realizar a pintura da parede do quarto
Quanto às tarefas que foram classificadas como Prioridades temos:
- Fazer o TCC
- Realizar a limpeza da casa
- Redigir o relatório relativo à visita técnica
- Assistir a live
- Fazer um curso de White Belt
Após realizar essa etapa é preciso fazer a categorização das atividades que se encontram nas listas secundárias.
É preciso refletir quanto a importância e a urgência que cada tarefa possui, pois cada uma delas possui suas particularidades. A Matriz de Eisenhower pode ser aplicada para ajudar nesse processo.
Após fazer isso é necessário atribuir uma tag a atividade de acordo com a área da vida. Para finalizar, as tarefas devem ser transformadas em metas SMART onde cada uma delas deve receber um valor maior.
Quando fizer isso chegou o momento de partir para a ação e executar.
Lembrando que as tarefas podem ser organizadas utilizando-se o Kanban, planilha ou um simples caderno.
O mais importante não é o suporte, mas realizar o planejamento e cumpri-lo.
Vantagens de utilizar esse método
O método GTD pode ser utilizado tanto na vida profissional quanto na vida pessoal.
Aliás, quando se olha para as empresas é possível observar que essa ferramenta é muito eficiente quando o assunto é ordenar as atividades que precisam ser cumpridas.
Principalmente porque não é necessário a utilização da tecnologia para que seja executado. Mas é preciso ter muita atenção quando as demandas forem separadas de acordo com os respectivos contextos.
A razão para isso é bem simples: é através dessa separação que a metodologia irá funcionar.
O método GTD é capaz de transformar a questão da gestão do tempo. Para isso, o ideal é que as ações sejam divididas de acordo com o prazo dado para que seja cumprida ou os setores.
Para isso, é fundamental começar com a Caixa de Entrada.
Mas e se a tarefa necessitar que outro colaborador atue? Nesse caso, será necessário criar uma nova categoria, mas ela deve ser específica como, por exemplo, Em Espera.
Conclusão do Método GTD
O método GTD foi criado com o intuito de melhorar a gestão do tempo, seja na vida profissional ou na pessoal.
Com tantas tarefas que devem ser cumpridas no dia a dia, o estresse, o cansaço e a falta de produtividade acabam afetando qualquer um.
Com esse método, o tempo passa a ser gerido da melhor forma e esses problemas passam a ser sanados.