Introdução aos Macroprocessos
Você sabe o que são macroprocessos? Sabe como aplicar este conceito à realidade da sua empresa?
Tem ideia de quais são os benefícios e resultados que eles podem gerar ao serem utilizados na tomada de decisões?
Os macroprocessos são meios que ajudam a enxergar a sua organização como um todo.
Ou seja, como ela funciona, qual é o ambiente em que ela está inserida e quais são os seus relacionamentos com clientes e fornecedores.
Por isso, esta é uma visão integrada que, quando seguida, pode sim trazer vantagens.
Porém, para isso, é preciso saber utilizá-la da forma correta. Leia e entenda mais!
Tabela de Conteúdo
O que são macroprocessos ?
Podemos definir os macroprocessos como um grupo de processos que são necessários para que se realiza uma atividade específica na empresa.
Dessa forma, pode estar relacionada a elementos do processo produtivo ou a questões mais amplas, tais como a missão e os valores da organização.
Portanto, perceba que quando falamos sobre o que são macroprocessos, nos referimos aos elementos essenciais da empresa.
Ou seja, a tudo aquilo que caracteriza a sua atuação, os seus objetivos estratégicos e a sua geração de valor interno e externo.
Sendo assim, a formação desses macroprocessos ocorre na integração dos diferentes setores e funções na companhia.
Isso pode ocorrer paralelamente ou de modo encadeado, dependendo das características da organização.
O que é essencial ressaltar é que essa ferramenta de gestão de processos permite gerar uma visão completa a respeito da empresa.
Com isso, é possível avaliar, de modo holístico, se a atuação prática é condizente à missão e aos objetivos estratégicos.
Em outras palavras, será que a sua empresa está atuando em conformidade com o que planeja? Será que está executando as funções que representam a sua razão de existência?
Nesse sentido, note também que é fundamental ter um conhecimento não apenas do conceito, mas também da sua organização.
Dessa forma, há de se cumprir etapas fundamentais, como você vai ver ao longo do texto.
Por ora, o fundamental é compreender que isso está ligado ao modelo geral da empresa.
E, como resultado, é necessária uma análise minuciosa para entender se está sendo seguido da melhor maneira.
Quais são os tipos existentes?
Pois bem, quando falamos sobre o que são macroprocessos, falamos da própria missão da organização, como falei acima.
Portanto, existe uma variabilidade relacionada a cada empresa, já que nem todas desejam utilizar o conceito da mesma maneira.
Ainda assim, existem alguns padrões que são mais facilmente identificáveis. Por isso, é possível elencar três tipos de macroprocessos mais comumente utilizados. Todos eles são complementares, podendo ser utilizados em conjunto ou não.
Primeiramente, temos o macroprocesso do negócio. Em síntese, ele se resume como a busca incessante por seguir apenas ações que estejam intrinsicamente ligadas aos valores da organização.
Em seguida, os macroprocessos de suporte também são relevantes. Ao contrário do anterior, eles não se vinculam tanto à missão e às atividades de finalidade da organização. Em vez disso, servem para dar apoio aos macroprocessos do negócio.
Por fim, o terceiro grupo é o dos macroprocessos gerenciais. Eles estão mais ligados ao planejamento estratégico da empresa.
Assim, se relacionam a aspectos como operações e finanças, por exemplo.
Então, perceba que não é tão simples assim definir quais são os macroprocessos da sua empresa.
Para começar, é necessário entender qual caminho você quer seguir e qual tipo de macroprocessos deseja identificar.
A partir disso, então, é que começa a análise. Ela deve ser feito de modo bastante intenso e esmiuçado, de forma que seja possível identificar tudo sem erros.
Pense, por exemplo, que você tem uma empresa de tecnologia da informação. Neste caso, seus macroprocessos do negócio devem estar todos ligados ao próprio setor da tecnologia.
Já os processos de apoio, podem ser de outras áreas. Por fim, os de gerenciamento devem estar ligado às projeções futuras da organização.
Benefícios dos macroprocessos na empresa
Até aqui, você já deve ter entendido bem o que são macroprocessos e quais são os principais tipos, não é verdade? Até dei um exemplo acima para facilitar a compreensão de um jeito mais prático.
Agora, porém, há uma outra questão importante que carece de resposta. Afinal de contas, por que devo adotar uma visão de macroprocessos na minha empresa? Como isso pode ajudar a melhorar meus resultados?
Antes de mais nada, entenda que aqui a visão sobre a empresa é holística. Desse modo, há uma grande diferenciação para quando falamos de uma metodologia de processos isolados.
Ter isso gravado em mente é um passo importante para melhorar o controle de processo e não errar.
A partir disso, existem algumas vantagens dos macroprocessos que são bastante evidentes. Veja as principais:
- Favorece a identificação de problemas e falhas, facilitando a melhoria de processos;
- Permite um gasto mais eficaz dos recursos, focando nas atividades que mais importam para o alcance dos objetivos estratégicos;
- Estimula a integração dos setores produtivos, além de gerar interação entre processos e setores;
- Diminui o desperdício e as chances de necessidade de retrabalho;
- Melhora o relacionamento entre fornecedor e cliente;
- Facilita a análise de desempenho de todas as etapas produtivas da organização;
- Tende a ser mais ágil na correção de erros;
- Pode ser integrada a outras metodologias, como a Lean Six Sigma e a ERP.
Vale ressaltar, também, que os macroprocessos oferecem uma boa oportunidade de gerar a padronização dos processos.
Dessa maneira, a estruturação dos projetos fica mais sólida, bem como a eficiência e a qualidade do trabalho e do produto ou serviço que está sendo entregue.
Como aplicar na rotina empresarial ?
Para finalizar, falta falar sobre como aplicar a visão de macroprocessos na empresa.
Para que isso aconteça, em primeiro lugar é necessário entender quais são os macroprocessos atuais para, depois, alterá-los caso seja necessário.
Portanto, antes de qualquer outra coisa, comece a tentar entender o ecossistema da sua organização. Entre as perguntas mais relevantes que devem ser realizadas, alguns exemplos são as abaixo:
- Quais são os valores e a missão da empresa?
- O que se espera entregar como resultado final?
- Quais são as etapas produtivas seguidas?
- Qual é a necessidade de integração entre os diferentes setores?
- Há padronização do trabalho? Essa é uma necessidade?
- Como cada atividade impacta no produto final ou serviço que está sendo entregue?
- Quais são as exigências dos acionistas e investidores?
Portanto, uma vez que você tiver todas essas respostas (e outras mais que julgar importante), será possível começar o mapeamento do estágio atual. Assim, será possível compreender onde a sua empresa está e para onde quer ir.
Com base nisso, será possível tomar decisões mais estruturadas e com fundamentos sólidos. Ainda assim, entender quando é necessário agir requer um pouco de experiência e entendimento.
Por exemplo, sempre que for tomar uma decisão sobre um setor, pense de que forma isso irá afetar nos outros. Lembre-se de que essa não é uma metodologia de processos isolados, mas sim de análise conjunta.
Além disso, é necessário cuidar para manter a visão abrangente, e não restrita a um ponto específico do planejamento.
Neste sentido, você pode utilizar indicadores de desempenho, como é o caso do KPI.
Outra ideia interessante é do uso de softwares de controle de qualidade e de gestão. Eles costumam auxiliar ao avaliar falhas e permitem automatizar atividades, gerando maior eficácia.
Entendeu o que são macroprocessos? Aprenda com mais conteúdos em nosso blog!