Fluxograma como ferramenta de melhoria
O fluxograma nada mais é do que a representação gráfica de um processo, seja ele qual for, e que foi criada em 1921. É uma das ferramentas da qualidade junto com outras ferramentas como Ishikawa, mas também é muito usado em outras áreas como Informática por exemplo, onde é fácil encontrar treinamento online de diversos temas fazendo uso do fluxograma.
O criador foi Frank Gilberth, que apresentou a ferramenta aos membros da “American Society of Mechanical Engineers”, sendo que depois desta apresentação a ferramenta tornou-se obrigatória na Engenharia Industria.
Em 1930, um engenheiro chamado Allan Mogensen, começou a treinar pessoas de negócios no uso de algumas das ferramentas de engenharia industrial em suas Conferências de Simplificação do Trabalho, em Lake Placid, Nova York.
Em 1944, um aluno de Alan Mogenses, Art Spinager levou esta ferramenta para a empresa Procter Gamble, divulgando seu uso em um dos seus programas de melhoria contínua da época.
Da mesma maneira, Bem Graham, diretor da Formcraft Engenharia, melhorou o fluxograma para que ele também informasse o fluxo de informação, desenvolvendo um fluxograma multi-fluxo, mostrando os vários documentos utilizados ao longo do processo e suas interações.
Goldstein e von Neumann, em 1947, utilizaram vários fluxograma de programação em seu trabalho “Planning and coding of problems for an electronic computing instrument, Part II, Volume 1”.
Foi no campo dos algoritmos de computadores que os fluxogramas atingiram seu apogeu, e ainda são largamente usados, quer seja em papel ou o que é mais comum, em aplicativos para desenhá-lo.
O que melhor descreve um Fluxograma?
A melhor definição de fluxograma é “um mapa gráfico rico em informações que descreve claramente as etapas do processo, suas tomadas de decisão, fornecendo documentação onde for necessário.”
Além da descrição que acabamos de fazer, é importante observar que há muitas razões para se usar o fluxograma, por exemplo:
- Melhorar o entendimento do processo através do apelo visual;
- Diagnosticar onde se necessita melhorias;
- Mostrar a sequência em que as etapas são executadas, permitindo identificar ações que possam ser eliminadas;
- Identificar melhorias que podem ser feitas imediatamente;
- Descreve qualquer tipo de processo, dos simples aos complexos;
- Detalha o funcionamento de todas as partes do processo;
- Fácil uso
- Fácil interpretação
Quais são os tipos de Fluxograma?
1 – Diagrama de Blocos
Composto por blocos e linhas de ligação, e muito usado em POP – Procedimento Operacional Padrão.
2 – Fluxograma de processos simples
É similar ao diagrama de blocos, mas inclui tomada de decisão.
3 – Fluxograma funcional
O fluxograma funcional mostra a sequência de atividades de um processo entre as áreas ou seções por onde ele ocorre. É um tipo de fluxograma muito utilizado para processos que não se restringem a uma única área, e como são identificados os responsáveis por cada fase, é possível identificar até certos gargalos de processo.
4 – Fluxograma vertical
Também conhecido como Diagrama de Processo, o fluxograma vertical é constituído de símbolos e padrões estabelecidos em colunas verticais, que facilita seu preenchimento. Esse tipo de diagrama traz rapidez de preenchimento, clareza na interpretação e facilidade de leitura, por isso é tão utilizado nos estudos de processos produtivos.
Quais são os símbolos usados?
Há uma série de símbolos que podem ser usados, sendo os mais comuns os abaixo descritos:
Quais são os benefícios do Fluxograma
Podemos listar como principais benefícios do fluxograma:
Apelo Visual
Um dos maiores benefícios de um fluxograma é a capacidade da ferramenta para possibilitar a visualização de várias etapas de um processo em um único documento. As pessoas da empresa podem entender facilmente o fluxo de trabalho ou process, e descobrir qual etapa é desnecessária e que progresso deve ser melhorado.
Comunicação direta
As equipes podem usar fluxogramas para substituir reuniões, ou possibilitar o ganho de horas, pois o fluxograma ajuda a organizar os passos de uma ação necessária por exemplo, ou a descrição de um processo existente ou a existir.
Planejamento eficaz
Para gerentes de projeto e planejadores de recursos, os benefícios de um fluxograma incluem a capacidade de sequenciar eventos e reduzir o potencial de sobrecarregar em membros da equipe, e também eliminar as etapas desnecessárias ajudando a economizar tempo e recursos.
Aumento de Eficiência
Aumento de eficiência é muito significativo quando se usa fluxogramas. O fluxograma lista cada etapa necessária para executar um processo ou atividade. O fluxograma ajuda remover etapas desnecessárias num processo, bem como erros. O fluxograma só deve incluir as etapas que realmente fazem parte do processo em questão.
Facilita a Análise
Com a ajuda do fluxograma, o problema pode ser analisado de forma mais eficaz. Ele mostra especificamente que tipo de ação cada etapa em um processo requer.
Geralmente, um retângulo com bordas arredondadas define o início ou fim do processo, uma forma de losango mostra o ponto no qual uma decisão é necessária e um bloco quadrado mostra uma ação tomada durante o processo.
Um fluxograma também pode incluir símbolos que mostram o tipo de mídia em que os dados são armazenados, como um retângulo com uma parte inferior curvada para mostrar um documento de papel ou um cilindro para simbolizar um disco rígido do computador.
Resolução de problemas
Fluxogramas permitem quebrar um problema em partes facilmente, o que facilita e muito a análise. Um fluxograma reduz a chance de que um passo necessário para resolver um problema seja deixado de fora porque parece óbvio. O óbvio precisa ser dito e registrado, pois o que é óbvio para uma pessoa não é para outra.
Possibilita a documentação
Fluxogramas digitais servem como uma boa documentação para se evitar o acúmulo de papéis que se tinha antigamente, mas quer seja em papel ou em arquivo, o fluxograma é excelente para se entender e melhorar processos.
Qual a importância desta ferramenta em Melhoria Contínua?
Nas empresas a busca por melhoramento de serviços, produtos e processos é diária, e normalmente os processos tem um leque muito grande de complexidade. Mas independentemente desta complexidade, o fluxograma se encaixa perfeitamente na missão de tornar “as coisas” claras.
Sim, esta é a expressão, pois em muitos lugares é necessária a eliminação de desperdícios e o aumento de produtividade, e como fazer isto se não tivermos como representar o processo atual? Ai que entra o fluxograma com sua vantagem de deixar muito mais “visível” algo que estava encoberto.
Apesar desta ferramenta ter nascido na área de informática, ela literalmente se espalhou para quase todas as áreas, da biologia à engenharia ela tem ajudado a descrever e melhorar processos. Não seria diferente para as áreas de qualidade e melhoria contínua, onde nesta última é muito usada no Lean Manufacturing com kaizens, no lean six sigma, na fase medir e melhorar dos projetos DMAIC, dentre outros usos.
É fato que para a área de melhoria contínua esta ferramenta é crítica, ajuda o time do projeto a entender o que esta acontecendo num determinado processo, facilitando e muito a definição de soluções para as causas raízes.
