Implantação de Melhoria Contínua e Gerenciamento de Projetos

Implantação de Melhoria Contínua na Gestão de Projetos

Introdução

A implantação de melhoria contínua e o gerenciamento de projetos tem auxiliado empresas nos mais diversos segmentos, e seus preceitos estão difundidos em muitos projetos de sucesso mundo a fora.

A meta de melhoria contínua é o uso de conceitos como Lean Six Sigma para melhorar processo eliminando desperdícios e reduzindo a variabilidade.

Para efeito de conhecimento o Lean prega a eliminação total de desperdícios num processo, e o Six Sigma trabalha na redução de variação de qualquer processo, sendo um processo Six Sigma, ou Seis Sigma, quando tem somente 3.4 defeitos em 1 milhão de produtos, ou serviços ou processos concluídos.

Mas a implantação de Lean Six Sigma é um desafio para qualquer organização, independentemente do seu porte, pois envolve mudança de cultura e um gerenciamento muito forte das atividades, tal qual o exigido em gerenciamento de projetos.

A partir deste momento será descrito como fazer este processo corretamente, e o mais importante, como gerenciar o que é crítico e ter sucesso.

A implantação de melhoria contínua através do Lean Six Sigma na empresa é um assunto que demanda liderança e gerenciamento, pois não acontece por acaso.

O planejamento da implantação é vital para o sucesso, e as empresas devem investir muito tempo neste item, e precisam investir o mesmo tempo que aplicam na produção, planejamento estratégico, e outros, ou seja, Lean Six Sigma demanda disciplina.

Muitas vezes profissionais como green e black belts são treinados para aplicar o Lean Six Sigma de maneira estruturada em projetos relevantes para o negócio, mas são arrastados para outros projetos não organizados e, muitas vezes para resolver “crise” e apagar incêndio.

Conhece as duas últimas palavras (crise e incêndio), eu tenho certeza de que você já ouviu certo!? O resultado deste tipo de “desvio” na implantação de melhoria contínua é catastrófico para a empresa no longo prazo, pois a empresa estará sendo sempre reativa ao invés de ser proativa.

Lean Six Sigma deve ser parte do planejamento da empresa, e não concorrer com o mesmo.

A seguir sugerimos alguns passos para ter sucesso na implantação de melhoria contínua, e também compartilhamos algumas sugestões para evitar que o projeto falhe:

Como implantar o Lean Six Sigma

Passo 1 – Defina quem será o responsável pela Implementação de melhoria contínua.

Importante esta pessoa ter influência, pois seu papel é de muita relevância como agende de mudança.

Há casos em que este papel fica sob um diretor, e casos em que um gerente é nomeado para tanto.

Passo 2 – Defina um Champion:

Escolha alguém que seja influente na organização. Normalmente é um diretor sênior.

Esta pessoa será um patrocinador da iniciativa e dos seus resultados positivos.

Também, em muitos casos, ajuda a remover barreiras naturais a tudo que é novo.

Passo 3 – Garanta que o Lean Six Sigma seja parte do plano da empresa:

O presidente ou o responsável maior precisa dar o sinal da importância do assunto, e do alinhamento com os objetivos do negócio, pois é um mudança de cultura, e esta deve ser refletida em todos os níveis para que a  implantação de melhoria contínua seja efetiva.

Passo 4 – Gerenciar as implementações:

A implementação de melhoria contínua e seu gerenciamento vai muito além da criação de cronograma factíveis com todas as tarefas e datas necessárias.

Faz parte também desta etapa avaliar os stakeholders, ou pessoas que podem influenciar positiva ou negativamente o projeto, e por isto é que se deve desenvolver planos efetivos para mitigar riscos ao projeto, pois em alguns casos o problema pode ser uma reação negativa por puro desconhecimento sobre o assunto.

Os conflitos devem ser administrados durante este processo, e para tanto, uma análise similar à de stakeholder deve ser feita para entender a causa raiz e endereçar uma ação apropriada.

Passo 5 – Defina metas e objetivos a atingir:

A maioria das empresas incorporam este item como parte da avaliação de desempenho do funcionário, seguindo um ciclo normal dentro do negócio, fazendo com que os funcionários sejam incentivados na direção destas metas.

Devem ser estabelecidos projetos para cobrir GAPs ligados aos objetivos, metas e KPIs do negócio.

Melhoria continua não pode ser relegada a ter objetivos soltos ou não conectados com o negócio. Nesta etapa pode-se fazer uso de ferramentas como Avaliação de Performance de Funcionários (metas e pesos), Plano Estratégico Anual do negócio e Desdobramento de objetivos.

Passo 6 – Gestão de Pessoas:

Pessoas são parte fundamental deste processo, e como tal precisam ser motivadas a participar e se desenvolver.

Lean Six Sigma sendo um valor para a liderança, certamente já será um passo em direção ao sucesso.

Selecione os melhores para participar das primeiras turmas da implantação de melhoria contínua, e promova feedback do andamento dos projetos.

Passo 7 – Entregar RESULTADOS:

Selecione projetos ligados fortemente com o negócio.

Este programa deve entregar resultados positivos as empresas, e o Master Black Belt tem que divulga-los habilmente, e constantemente.

Passo 8 – Treinamento:

Crie um programa de treinamento com as metodologias e ferramentas necessárias para concluir com sucesso os projetos selecionados.

Treine arduamente os Black Belts iniciais.

Passo 9 – Reportar:

Crie um plano de comunicação para a implementação.

Passo 10 – Estrutura Formal:

Tenha uma estrutura formal com Master Black Belt e Black Belts.

Passo 11 – Financeiro:

Garanta que a aprovação e divulgação dos ganhos em projetos seja feito pelo financeiro.

Avalie também os itens abaixo:

• Uso de Consultoria que tenha realmente experiência Prática.
• Acompanhamento dos projetos em reuniões.
• Compra de software estatístico (Ex: i-Nexus).
• Benchmarking em outras empresas que implantaram.
• Implantação de software de gestão de projetos.
• Gestão de Mudanças.
• Liderança, comprometimento e envolvimento.

“Para responde com sucesso as várias demandas que abalam o mundo, transformação para um novo tipo de gerenciamento é requerido……”

Projetos: Entenda o que os leva a falhar

Entender os motivos pelos quais um projeto não vinga pode não ser uma tarefa tão simples. As causas de insucesso ou falha podem não estar claras justamente por conta da falta de clareza no que significa essa definição.

Tecnicamente, um projeto falha quando a entrega não acontece de acordo com as expectativas definidas no escopo. E isto não é diferente para a os projetos conduzidos durante  implantação de melhoria contínua, sendo assim, vamos entender melhor como tornar esse significado concreto.

Conceitos importantes e medidas prévias à realização de um projeto:

A implantação de melhoria contínua requer a definição de projetos críticos para a empresa. E diferente da realização de um trabalho, o projeto tem data de início e término definidas.

Os cronogramas que detalham as etapas podem e devem ser compartilhados, em tempo real, com todos os envolvidos. A atualização do status das tarefas deve seguir a mesma lógica.

As estimativas de tempo de realização de cada etapa precisam estar corretas e devem prever um tempo máximo gasto por cada atividade. Esse ponto é definido sempre pelos membros da equipe, em conjunto, e não deve ser negligenciado, já que pequenas alterações não deverão comprometer o andamento do projeto, justamente como o que será previsto.

As bases de dados também devem ser compartilhadas. Análises precisam ser feitas sob informações conhecidas por todos. Elas devem estar disponíveis para todos os níveis em momentos também definidos, a fim de que possam ser acessadas, no caso de necessitarem de consulta, no momento certo.

Metas, responsabilidade, objetivos claros e bem definidos são pré-requisito para a realização do projeto. O entendimento deles deve ser completo e precisa ser aferido, checando se todos membros da equipe estão alinhados quanto a eles.

O fluxograma de informações, comunicação e troca de mensagens deve ser desenhado e estabelecido, nomeando cada responsável e definindo ‘quem’ deverá receber ‘o que’ durante o processo.

Gerentes devem avaliar previamente as possibilidades de riscos, identificando esses itens e orientando de maneira antecipada sobre as ações que poderão ser tomadas, caso haja algum erro, assim como os procedimentos a serem acionados diante deles. Vale identificar as interfaces que devem ser procuradas.

Pausas de revisão ou reavaliação de metas ou processos também devem ser previstas, a fim de que, além do processo de monitoramento, esses ‘respiros’ possam evitar falhas maiores ou interrupção do projeto.

Defina como o gerenciamento do projeto será feito, pois haverá a necessidade de melhoria contínua (Lean Six Sigma) durante o desenvolver do projeto.

Considerar esses conceitos já mostram o quanto o acompanhamento detalhado do projeto pelas lideranças é uma ferramenta vital para sua conclusão e sucesso. Erros não precisam ser entraves definitivos, na medida em que muitos podem ser mitigados. E a implementação apresentará desafios inesperados, o que pode, de fato, acabar atravancando naturalmente em algum ponto do projeto, o que é normal.

Pragmaticamente, o projeto precisa ser entregue no prazo estipulado, dentro do que foi orçado, com a qualidade exigida e a empresa deverá perceber o valor agregado a esse trabalho, que acaba por modificar e gerar cultura interna. Por isso, a análise integral dos requisitos de negócios é o pilar de sustentação da estratégia de um projeto.

Um projeto falha quando:

Não se pode atender os requisitos esperados – defina e identifique cada prerrogativa para a realização do seu projeto, inclusive atividades que dependam da sua entrega para acontecer. Atividades interdependentes também afetam o projeto, portanto, estude cada ponto incluído nos tópicos: subsídios (orçamento), recursos (pessoas, maquinário, tecnologia), prazos (tempo de realização de cada etapa) e qualidade.

O patrocinador não está engajado na iniciativa – a governança do projeto deve ser usada para garantir que o projeto está no escopo definido, prazos, qualidade e quanto o patrocinador do projeto apoia o projeto a fim de evitar que as equipes tenham qualquer frustração por falta de apoio. Ainda que a proposta seja mediana, a governança pode fazer com que, ao final, o resultado acabe por superar expectativas, garantir o comprometimento e resultados do projeto.

A implementação é falha – entenda que entregar resultados, com competência, não assegura que a implantação um sucesso. É vital gerenciar a comunicação, manter a interface constante com as equipes e minimizar riscos que podem afetar sua entrega, especialmente porque gerar mudanças traz sempre um contingente de fatores sob os quais não se pode ter total controle. Encaminhe a implementação com treinamentos eficazes e modelos técnicos que cumprem essa finalidade.

As pessoas não sabem claramente quais são os benefícios do projeto – as vantagens do projeto precisam ser o foco de todos, os que realizam e os que serão afetados por ele. Esses fatores devem ser conhecidos, esclarecidos e reforçados, assim como a mensuração que prova o quanto levarão a empresa de um ponto ‘A’ a um ponto ‘B’. Construa os caminhos que vão fazer a sua entrega ser percebida como a evolução para a qual foi planejada.

Mudanças pequenas ou bruscas alteram o ambiente de trabalho – se as necessidades do negócio mudarem ao longo do desenvolvimento do projeto, é preciso realizar tomadas de decisão que o coloquem na rota dessas transformações, realinhando-se à empresa e seus interesses. Revisar requisitos, adotar planos de contingencia pré-definidos, gerenciar riscos e assumir todas essas responsabilidades em tempo hábil, tender garantir que a conclusão do projeto aconteça.

Você não gerencia as expectativas de seus stakeholders – além de monitorar o ambiente, atente para os pontos-chave do projeto, que concentram os pilares estratégicos para a realização dele. Monitorar o comportamento de pessoas que podem influenciar positiva ou negativamente o projeto (stakeholders) é vital, pois são importantes pilares para atravessar obstáculos, já que são eles que determinam o sucesso de seus resultados, correto? Sendo assim, determine que são os principais stakeholders, avalie a atual posição deles em relação ao projeto, e tome ações para garantir que todos estejam onde o projeto precisa.

Importante observar que o gerenciamento de projetos tem sido muito difundido em cursos como Engenharia de Produção , e isto mostra a preocupação com este tema.

Conclusão:

A implantação de melhoria contínua usando o Lean Six Sigma, requer um apoio muito forte do topo da pirâmide organizacional, que deve enxergar esta metodologia como um agregador de valor à empresa, entregando resultados consistentes em áreas como financeira, qualidade, sáude e segurança, pessoas, cultura e ambiente de trabalho.

Lembrando que o gerenciamento do projeto, planejamento, a liderança e flexibilidade do responsável pela implantação são fundamentais para o sucesso.