Processo: como documentar corretamente e ser eficaz

Documentar processo é muito importante para não somente entender o seu funcionamento, mas também para propor melhorias futuras.

Esta atividade é muito comum em projetos de melhoria contínua, principalmente na fase Medir dos projetos DMAIC, mas também se faz uso em projetos puramente Lean.

O que é documentação de processo?

Normalmente, quando as pessoas ouvem “Documentação do processo”, pensam no tópico mais restrito de “Mapeamento do processo”.

Mas a documentação contém todos os arquivos que suportam um procedimento. Isso pode significar políticas, listas de verificação, tutoriais, formulários ou links para outros aplicativos.

A documentação de um procedimento é uma descrição abrangente de como o executar da melhor maneira possível.

O teste para qualquer documentação é pedir para alguém da empresa, com um conhecimento mínimo dela, encontrar, ler, e implementar ou executar o que esta descrito.

Caso esta pessoa tenha sucesso, então a documentação passou no teste. Você tem uma excelente documentação de processo.

Por que você precisa de documentação do processo

A documentação é um mapa para direcionar a organização, tornando possível determinar o estado atual de um processo para saber como é possível aprimorá-lo, sem mencionar o valor incalculável de ter todos os processos críticos mapeados e documentados.

Qualquer tarefa executada mais de uma vez ou feita por várias pessoas precisa ser documentada. Isso fornece consistência à sua empresa e permite monitorar e revisar os processos à medida que você avança.

Pense nisso dessa maneira: até pilotos altamente qualificados que passam milhares de horas voando e treinando confiam em listas de verificação pré-voo. Eles não dependem apenas da memória e nenhuma medida é considerada muito pequena.

A documentação do procedimento também permite que você saiba o que as pessoas estão fazendo e obtenha informações sobre o funcionamento interno da empresa.

Se você não documentar um procedimento, basicamente ele está sendo reprojetado por alguém toda vez que ele é repetido.

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