O que é um projeto?
Projeto é um conjunto planejado de atividades inter-relacionadas a serem executadas durante um período fixo, dentro de certas despesas e restrições, mas com objetivos muito bem definidos, tarefas interligadas e uma gestão efetiva, que é muito conhecida como gestão de projetos.
Um projeto pode ser também algo fora ou além das fronteiras da empresa, como por exemplo uma atualização de negócio, necessidade financeira ou o próprio cliente pode ser o catalisador para o início de um projeto dentro de suas instalações.
O projeto tem um objetivo claro para alcançar, por este motivo, projetos incluem uma data de início e fim , além de um resultado específico esperado.
Este compromisso de curto prazo tem um calendário definido, fronteiras claras, orçamento designado e recursos de capital e pessoas que incluem uma equipe de projeto e gerente.
O que é um gerente de projeto?
Um gerente de projeto é uma pessoa que dirige a equipe do projeto, para que juntos possam entregar os objetivos definidos e esperados.
Gerentes de projetos são representantes de mudança pois eles criam seus próprios objetivos de trabalho, e utilizam suas habilidades e conhecimentos para inspirar um senso de propósito compartilhado dentro da equipe do projeto.
Eles desfrutam da motivação dos novos desafios e da responsabilidade de gerar benefícios para os negócios.
A liderança de um projeto é temporária para alcançar um objetivo distinto, e normalmente o gerente de projeto é um funcionário que tem ou tinha outras atribuições antes de ser designado para este fim.
Sair da zona de conforto e encarar um novo desafio é bom?
Sempre há riscos em dizer sim ou não para esta função, então antes de aceitar o profissional deve pensar em todas as alternativas, nos ganhos e no que quer para o futuro, lembrando que ter experiência em gestão de projetos no currículo é sempre bom e bem visto pelos recrutadores.
Poucas empresas mantêm gerente de projeto em tempo integral, mas quando uma pessoa pode é chamada para um projeto exclusivo, como uma implantação de um sistema de gestão por exemplo, esta pessoa deve se preparar para assumir esse tipo de responsabilidade, e certamente estará mais visível para a organização.
A equipe que trabalhará no projeto pode conter colegas reunidos de departamentos diferentes, mas o controle do projeto será de uma única pessoa.
Esse tipo de desafio pode fortalecer a reputação da empresa mostrando que sempre há oportunidades, além de aumentar a probabilidade de aumentos, juntamente com o desenvolvimento pessoal e profissional que o gerente experimentá ao tentar algo novo.
Gerentes de projeto cultivam as habilidades de gestão de pessoas, necessárias para desenvolver a confiança e a comunicação entre todas as partes interessadas de um projeto: seus patrocinadores, aqueles que usarão os resultados do projeto, aqueles que controlam os recursos necessários e os membros da equipe do projeto.
Eles têm um conjunto de ferramentas amplo e flexível de processos, resolvendo ações complicadas e interdependentes em tarefas e sub-tarefas que são documentadas, monitoradas e controladas.
Eles adaptam sua estratégia ao contexto e às restrições de cada projeto, sabendo que nenhum “tamanho único” pode igualar toda a variedade de empreendimentos, ou seja, não há receita de bolo que seja 100%.
E eles estão sempre melhorando suas próprias habilidades e as de suas equipes através de revisões de lições aprendidas na conclusão do trabalho.
Os gerentes de projeto estão em todo tipo de organização – como trabalhadores, gerentes, contratados e consultores independentes.
Com experiência, eles podem se tornar gerentes de programas (responsáveis por vários projetos relacionados) ou gerentes de portfólio (responsáveis pela seleção, priorização e alinhamento de projetos e programas com a estratégia de uma organização).
E eles estão em crescente demanda globalmente. Durante décadas, desde que o ritmo das mudanças econômicas e tecnológicas se acelerou, as organizações vêm direcionando cada vez mais sua energia este tipo de profissional.
Hoje em dia, altos executivos e gerentes de RH reconhecem a gestão de projetos como uma competência estratégica que é crucial para o sucesso do negócio. Eles estão cientes de que os profissionais qualificados e credenciados estão entre seus recursos mais valiosos.
Leia mais: Prince2 – O que é e como usar essa metodologia?
Características importantes do Gerente de Projetos
Os gerentes de projeto agilizam os procedimentos, lidam com o trabalho de dezenas ou talvez centenas de pessoas, e mantêm tudo no prazo. O projeto requer que habilidades suaves extensas, incluindo comunicação e organização, triunfem.
Aqui estão algumas das principais habilidades necessárias para ter sucesso na gestão de projetos:
Comunicação:
Os gerentes de projeto passam a maior parte do tempo em comunicação com os funcionários, relatando progresso ou problemas aos clientes ou negociando com fornecedores. Isto quer dizer que o acompanhamento de projetos é essencial para qualquer liderança.
Liderança:
A capacidade de dirigir e inspirar uma equipe é fundamental para progredir em quase todos os projetos.
Os gerentes de projetos precisam resolver conflitos de personalidade, e melhorar o espírito de equipe, protegendo, ao mesmo tempo, o trabalho a ser entregue. Como no controle de projetos, o líder precisa ter dedicação ao time do projeto.
Negociação:
Os gerentes de projeto precisam saber negociar com pessoas diferentes, com níveis diferentes, em momentos diversos.
Organização:
provavelmente não serão bem-sucedidos se forem confusos ou esquecidos. Porque os gerentes fazem malabarismos com tantos aspectos distintos, eles devem se organizar na vida profissional e pessoal.
Solução de problemas:
Questões que precisam de atenção freqüentemente surgem para os gerentes de projeto, e é sua obrigação prever problemas potenciais de antemão, e fazer brainstorming de soluções se esses problemas surgirem.
Ter planos de backup, e alternativas disponíveis pode evitar atrasos onerosos e manter o trabalho nos trilhos. A maioria dos riscos não é urgente se for esperada.
No entanto, nem todo problema pode ser previsto, por isso também é importante que os gerentes lidem com agilidade com problemas imprevistos.
Controle de Orçamento:
Faz parte do controle de projetos ter uma quantidade pré-determinada de recursos disponíveis. É responsabilidade do gerente do projeto fazer a previsão dos gastos e acompanhar de perto as despesas.
Gestão de Projeto (controle de projetos)
Gestão de projetos é um dos componentes mais importantes de uma empresa bem sucedida. Tem impactos diversos, e em última análise, interage com o cliente ou a satisfação do cliente e retenção do mesmo.
O PMI – Project Management Institute estimou que, durante todo o período 2010–2020, mais de 15 milhões de novos cargos para gestão de projetos foram criados globalmente. Importante ressaltar que o PMI tem um guia para gestão de projetos chamado de PMBOK.
O acompanhamento de projetos não é toda a operação de uma organização. É somente uma parte, um trabalho especificado com um plano detalhado sobre como atingir o objetivo específico do projeto.
É uma estratégia detalhada em uma série de passos, cada um deles tão importante quanto os outros.
Pense em gestão de projetos como uma escada que você tem que subir. Você não pode saltar para o último degrau de uma vez.
Você deve ir degrau por degrau até o topo. Sua equipe precisa usar as ferramentas que lhes são oferecidas, além de sua experiência e conhecimento para fazer cada etapa e continuar para a próxima.
Quais são as fases na Gestão de projetos?
Aqui estão cinco fases de gestão de projetos que você pode usar para entregar um resultado de projeto bem sucedido.
Fase de Iniciação ou Definição
Esta fase inclui o início formal do projeto e a explicação do escopo. A documentação irá incluir sua descrição bem como objetivos do projeto, além do resultado desejável em detalhe.
Assim que receber a aprovação, você irá elaborar a sua proposta, incluindo os cálculos de risco, finalizando tudo em uma apresentação.
Fase de planejamento de projeto
Um plano de controle de projeto é feito de forma abrangente considerando: – custo, escopo, duração, qualidade, comunicação, risco e ativos.
Algumas das atividades importantes que marcam este estágio são: criação do cronograma, gráficos de marcos, gráficos GANTT, estimativa e seleção de recursos, datas de planejamento, e plano de comunicação com os interessados nos marcos, prazos e entregas importantes.
Um plano para gerenciar riscos identificados, e não identificados é determinado, pois isso pode afetar aspectos de um projeto no futuro.
O planejamento de gestão de riscos compreende: identificação e análise de riscos, abordagens de mitigação de riscos e planejamento de respostas a riscos.
Fase de Execução do Projeto
Uma entrega do projeto esta atrelada a datas e resultados. Muitas tarefas nesse período capturam as métricas do projeto por meio de tarefas como reuniões de status e atualizações de status do projeto, outros relatórios de status, requisitos de recursos humanos e relatórios de desempenho.
Uma fase importante, pois ajudará você a saber se o seu trabalho será um sucesso ou um fracasso.
Fase de Controle e Rastreamento do Projeto
Acontecendo ao mesmo tempo que o período de execução, este trata principalmente da medição do desempenho, e progressão do projeto em conformidade com o plano, e é também nesta fase que as ações corretivas são tomadas nos casos de desvios.
O cálculo dos principais indicadores de desempenho de custo e tempo é concluído para avaliar o nível de variação.
Fase de Encerramento do Projeto
É quando um projeto é formalmente fechado. Inclui uma série de tarefas importantes, como entregar o produto, liberar recursos, recompensa, reconhecimento para os membros do grupo, e o término formal dos terceiros, caso eles tenham participado no projeto.
Junto com as 5 fases, o processo de gestão de projetos inclui uma série de diferentes áreas do conhecimento, com a qual todo gerente de projeto tem que ser familiar.
É verdade que cada gerente precisa ter uma compreensão básica desses 10 temas:
Integração
Escopo
Tempo
Custo
Qualidade
Suprimentos
Recursos humanos
Comunicações
Riscos
Gerenciamento de partes interessadas
Um gerente de projeto deve gerenciar simultaneamente elementos básicos de um projeto como:
Integração (Acompanhamento de projetos)
O gerenciamento de integração é a área de conhecimento da gestão de projetos, que inclui procedimentos necessários para garantir que todos os elementos do projeto sejam coordenados corretamente para atingir os objetivos do projeto, e neste contexto o acompanhamento e controle de projetos é fundamental.
Escopo
Define o produto final a ser entregue ao seu cliente, quando ele deve ser entregue e a que preço.
Basicamente, define os limites do trabalho, para que todos os membros da equipe, juntamente com o cliente, entendam o que o trabalho envolve.
Os benefícios de ter um escopo bem definido:
- Um entendimento comum entre todos os envolvidos do objetivo, metas, qualidade e tempo do trabalho.
- Um meio de se comunicar com outras partes interessadas no projeto para obter seu apoio e participação.
- Uma ferramenta para concentrar os esforços da equipe no trabalho necessário para satisfazer as necessidades do cliente.
- Além disso, se forem sugeridas mudanças que estão além dos limites do escopo original, o escopo se torna a base para estimar e indicar alterações. Se as modificações forem aprovadas por todas as partes interessadas, o escopo é revisado.
- Um acompanhamento de projetos mais claro e direto.
Custo
Este elemento é muito importante pois o gerente deve entender os objetivos do projeto, fazer as cotações e estimativas de custo mais perfeitas possível e controlar de perto a evolução dos gastos, lembrando que esta é uma das atividades do controle de projetos.
Qualidade
Garantir que o PSR (produto / serviço / resultado) cumpra as expectativas dos clientes é o seu objetivo. Seu trabalho é eficiente se a sua entrega vem ao encontro do que o cliente espera. Isto determinará se a sua gestão de projetos foi boa ou precisa ser melhorada.
Suprimentos
É importante saber como planejar contingências para o caso da falta de suprimentos planejados, como por exemplo pelo encerramento de contrato de um fornecedor.
Recursos Humanos
Entender como coordenar e liderar uma equipe de forma eficiente, gerenciando conflitos e outros problemas como desvio no acompanhamento dos projetos.
Comunicação e Acompanhamento de Projetos
Comunicação não é apenas sobre a informação ideal, mas também saber como e quando para fornecer informações ao longo do caminho do projeto. A mensagem deve ser eficaz e controlada.
Saber reconhecer e avaliar os itens que podem inviabilizar o seu trabalho, para que através de planejamento de resposta e acompanhamento contínuo, você pode atenuar os atrasos e fonte sobre o custo.
Você deve saber a maneira de fazer noivado e gestão de abordagens para adicionar suas partes interessadas no resultado do projeto.
O controle de projetos não acontece sem uma excelente estruturação da comunicação.
Gerenciamento das Partes Interessadas
Ao administrar um projeto, por maior ou menor que seja, entre as partes mais indispensáveis do processo de planejamento, esta a identificação de quem pode contribuir positivamente ou negativamente no projeto, ou seja, os stakeholders.
De acordo com o PMI (Project Management Institute), a expressão se refere a “um indivíduo, equipe ou organização ativamente engajada ou qualquer pessoa que possa afetar, ser afetada por, ou se perceber influenciada por uma decisão, ação, mercadoria ou qualquer tipo de resultado do projeto”. Em palavras mais simples, qualquer um que tenha interesse no projeto ou seja influenciado por seus resultados ou cuja entrada possa afetar o resultado.
Tipos de partes interessadas
Existem vários tipos de partes interessadas no projeto, e elas podem ser agrupadas em duas classes: Interna e Externa.
Os Stakeholders Internos são aqueles diretamente envolvidos com o trabalho do projeto, tais como:
- Um gerente de projeto – o indivíduo responsável pelo projeto
- Uma equipe de projeto – a equipe de pessoas que está realizando empreendimento. Eles geralmente funcionam sob a liderança do gerente de projeto
- Uma empresa – a empresa cujos funcionários estão diretamente envolvidos com projeto.
- Um patrocinador – o maior beneficiário, um executivo da empresa com autoridade para atribuir recursos, e impor decisões sobre o projeto e fornecer os recursos para a conclusão do projeto.
Os Stakeholders externos estão ligados indiretamente ao projeto, embora sua contribuição possa ser crucial para sua conclusão, por exemplo:
- Clientes / Usuários – inclui os indivíduos ou a empresa que fará uso do produto ou resultado do projeto
- Um provedor – uma pessoa ou instituição que oferece qualquer tipo de fornecimento necessário para a conclusão do projeto, por exemplo, equipamentos, mercadorias ou serviços necessários para a execução e sucesso deste trabalho
- Um subcontratado – uma entidade que presta serviços, ou fornece materiais necessários para a execução do projeto cuja afiliação ao trabalho é por meio de um contrato
- O governo – ou pode ser e consumidor final deste produto ou serviço
- Comunidade – as pessoas da comunidade onde o projeto esta sendo realizado
- Pessoas – que fazem uso do resultado ou produto do trabalho ou são afetados por ele
Para garantir o sucesso do projeto, você precisa identificar as partes interessadas do projeto na primeira fase do projeto, descobrindo seus requisitos e características, de modo a criar um plano e lidar com eles. A gestão de projetos esta correlacionada com a boa articulação com os stakeholders.
Benefícios do Acompanhamento de projetos
1 – Melhoria da satisfação do cliente: Uma vez que as metodologias de gestão de projetos garantem as entregas no prazo, e maiores taxas de conclusão, as empresas experimentam uma maior satisfação do cliente.
2 – A gestão de projetos permite uma comunicação mais eficaz entre os líderes, e outros trabalhadores envolvidos com o empreendimento. Eles funcionam como um grupo coeso, debatem idéias e obtêm feedback em tempo real.
3 – Mais experiência para a empresa, quer seja para o gerente de projeto e sua equipe, como para as pessoas que participaram direta ou indiretamente.
4 – Avaliação de Risco o controle de projetos permite que se assuma riscos calculados e aloque melhor os recursos. Você estará ciente de quais são os perigos antes de começar. Desta forma, você é capaz de resolver quaisquer problemas nas primeiras fases e tomar decisões mais inteligentes.
5 – Crescimento e Desenvolvimento da equipe são com certeza um dos benefícios trazidos pela gestão de projetos.
6 – Vantagem Competitiva através da entrega de projetos concluídos no ou antes do prazo trazem diferencial competitivo forte no mercado.
7 – Chances aumentadas de entregar o resultado desejado no projeto.
8 – Obter uma Nova visão de como o projeto, e como ele se ajusta à sua estratégia de negócios.
9 – Priorizar os recursos da sua empresa e garantir seu uso eficiente.
10 – Maior precisão na elaboração de cronograma e orçamento desde o início.
11 – Monitorar e Controlar com eficiência o projeto e manter os custos e recursos para orçamento.
12 – Melhorar a produtividade e a qualidade do trabalho.
13 – Encorajar comunicações consistentes e verdadeiras entre funcionários, fornecedores e clientes.
14 – Satisfazer as diversas necessidades das partes interessadas do projeto.
15 – Eliminar potenciais falhas e riscos para o projeto.
16 – Aumentar o moral dos funcionários da empresa com um projeto de sucesso.
17 – Evitar perdas catastróficas financeiras e impactos na imagem da empresa.
Resumo de Gestão de Projetos
Gestão de projetos é uma arte e também uma ciência, pois uma gestão de projetos bem sucedida requer prática e o uso correto dos conceitos e ferramentas de gestão e acompanhamento de projetos.
Materiais Extras para Acompanhamento de Projetos
Planilha de Gráfico de Gantt para projetos: https://www.laboneconsultoria.com.br/materiais/gerenciamento/
Software de Gestão de Projetos GanttProject: https://app.popt.in/landing/b57de5cd28a57
Visite a microsoft: https://www.microsoft.com/pt-br/
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