Mudança organizacional chegando. Deu frio na barriga?! Então saiba mais

O que é mudança organizacional?

Mudança organizacional à frente! Só de ouvir já te dá frio na barriga!? Conheço bem a sensação, pois trabalhando em empresa durante muito tempo já passei por várias mudanças organizacionais. Por isso pretendo trazer para você uma visão do que é, dos desafios e como um bom profissional deve se posicionar quando chegarem.

A Mudança Organizacional aparece tanto no processo em que uma empresa ou qualquer organização muda seus métodos operacionais, tecnologias, estrutura organizacional, estratégia inteira ou diferentes abordagens, bem como os impactos que essas mudanças têm sobre ela.

A mudança organizacional geralmente ocorre em resposta a – ou como resultado de – pressões internas ou externas.

Trata-se de rever e alterar estrutura, forma de gestão, estratégia e pessoas. Isso mesmo, mudança de pessoas também, que tem vários nomes dentro de empresas: jacaré, movimento tectônico, tsunami, etc.

Para evitar ficar para trás, ou permanecer um passo à frente de seus concorrentes, uma empresa deve buscar maneiras de operar melhor. Também deve tentar rodar de forma mais econômica.

Muitos homens e mulheres afirmam que as organizações estão mudando como nunca antes. Algumas dessas mudanças devem ser realizadas durante um período prolongado.

Mas, a mudança organizacional pode ser provocada por alguma força motriz importante, por exemplo, uma crise de relações públicas, uma mudança súbita nos mercados, uma redução drástica de lucros, não atingimento de metas, mudança de presidente, diretor, gerente, etc.

O assunto da mudança organizacional alcançou proporções grandes, e aparentemente, há uma explosão de literatura sobre o tema e também uma explosão de acompanhamento na quantidade de consultores que oferecem serviços nesta área.

Leia mais: Compliance: Entenda o que é, os benefícios e seus pilares

O que motiva realmente uma mudança organizacional?

Os drivers de mudança de uma organização incluem:

O clima econômico

• O termo “clima econômico” significa a condição do total da economia, ou seja, as condições econômicas.

• Quando há uma recessão, uma empresa pode ter que despedir trabalhadores e isso exige uma reestruturação.

• Queda em vendas por inúmeros motivos também é uma fonte de reestruturação. Nada mais agoniante do que ver a empresa onde você trabalha tendo quedas sucessivas no volume a ser produzido.

• Sugestão para o funcionário: seja o mais lean possível, ou seja, evite ao máximo os desperdícios, dê sugestões para redução de custo, traga soluções alternativas para redução de custo e apoie a liderança.

• Sugestão para o líder: entendar o que esta acontecendo, comunique claramente à equipe, convoque seu time para brainstorming de como reduzir custos, seja assertivo e firme.

Fusão

• Uma fusão ou aquisição também significa reorganização total e mudanças na cultura corporativa, nos cargos e nos setores.

• Fusão traz também uma mudança na cultura corporativa. Cultura corporativa ou cultura organizacional é um conjunto de valores e comportamentos internos dentro de uma empresa.

• A fusão é ainda pior, pois os funcionários da empresa que foi adquirida ficam sem o “chão” e ter um sentimento estranho (ou feliz porque a empresa será resgatada do precipício ou com medo por ter sido vendida, ou pior ainsa feliz e com medo).

• Sugestão para o funcionário: silêncio vale ouro, então não entre em conversas de corredores, entenda tudo sobre a empresa compradora, mantenha o ritmo e a qualidade do seu trabalho, caso tenha dúvidas pergunte diretamente ao seu chefe.

• Sugestão para o líder: estude a empresa compradora (valores, princípios, metas, etc), faça uma análise dos seus gaps, crie um plano para cobrir os gaps encontrados, mantenha sua equipe informada, motivada e na velocidade certa.

Exigência e comportamento do consumidor

• Estilos de vida das pessoas e como eles compram, trabalham e dedicam suas ocasiões de lazer estão mudando para sempre.

• Desde a chegada da Internet, essas mudanças vêm ocorrendo em velocidades significativamente mais rápidas.

• Se você administra um negócio agora e espera que o ritmo da mudança diminua, você terá uma enorme decepção. Sem mudanças, sua empresa perderá sua vantagem competitiva.

• Também não conseguirá satisfazer os requisitos do que muitos de nós esperamos que seja uma base crescente de clientes fiéis.

Novas tecnologias

• Os novos sistemas e dispositivos de alta tecnologia alteraram completamente o modo como as empresas comerciais fazem negócios, e interagem com outras coisas no mercado.

• Modelos de negócios como colaboração virtual e terceirização só são possíveis hoje em dia devido às comunicações de rede e de velocidade super-alta.

• Sem a mudança tecnológica, nossos líderes empresariais estariam, no entanto, ditando correspondências para os seres humanos, que então os separariam e ordenariam que eles fossem distribuídos para as pessoas relevantes – desperdiçando uma quantidade incrível de tempo e recursos.

O mercado competitivo

O mercado é agressivo e demanda mudanças rápidas para atendê-lo.

Quando as empresas enfrentam novas leis ou regras impostas pelas autoridades reguladoras relevantes, elas precisam fazer duas coisas diferentes:

1. Cumprir a lei

2. Adapte-se para que eles continuem a prosperar.

Tipos de mudança organizacional

A única certeza que que temos trabalhando em empresas é que uma mudança ocorrerá em breve. É, quando se esta em empresas nós adquirimos um relógio interno que capta tremores chegando, e que o cenário atual será mudado. Como disse antes, eu dava o nome de movimentos tectônicos, onde a cada 18 meses vinham mudanças.

Abaixo estão alguns dos tipos usuais de mudança organizacional. Tenha em mente que há poucas ou significativas sobreposições entre elas:

Mudança de Missão e Estratégia

• Isso é tudo sobre os objetivos e metas da organização e como ela pretende realizá-los. Dificilmente qualquer mudança em uma organização não está relacionada à sua missão e estratégia.

• Missão e estratégia afetam todas as facetas de um negócio. Portanto, qualquer alteração nesse campo tem um impacto em toda a empresa.

• Mudanças nas políticas e acordos legais podem ser tremendamente impopulares entre os clientes e a força de trabalho.

• Qualquer alteração nessa área, mesmo menor, pode ter um impacto substancial em uma organização.

Estrutura organizacional

• O termo denota a hierarquia dentro de uma empresa, que define cada trabalho e divisão e função.

• Quando dois empreendimentos comerciais se fundem, existem grandes alterações estruturais. Às vezes, a mudança pode ser menor, como se uma nova equipe fosse estabelecida.

Processos

• Este termo refere-se a uma coleção de tarefas vinculadas que encontram seu fim no envio de um produto ou serviço para um consumidor.

• Processos e tarefas são comumente alterados durante a mudança organizacional. Em algumas organizações, a alteração ou atualização de processos continua ou ocorre regularmente.

Pessoal

• Pessoal significa pessoal ou recursos humanos, ou seja, os trabalhadores.

• Cultura descreve as crenças, valores e atitudes que caracterizam uma empresa e orientam suas práticas.

• Qualquer alteração nessas áreas pode ter um impacto profundo em todas as partes da organização.

• Isso pode afetar, por exemplo, produtividade, conformidade, inovação e clima organizacional.

Tecnologia

• Hoje em dia, praticamente toda empresa usa e depende da tecnologia.

• Às vezes, uma empresa faz alterações em sua infraestrutura de tecnologia, automação, sistemas, hardware, aplicativos, etc, que impactam diretamente no negócio: por exemplo a implantação de Sistemas ERP.

• Quem nunca teve o prazer de trabalhar numa empresa que decidiu implantar nem queira, pois as implantações que presenciei foram catastróficas, incompetentes, dispendiosas e terrivelmente desgastante para os funcionários. Acha que fui duro?! Olha eu diria que fui até “soft” nos comentários.

Fracassos em Mudança Organizacional

A análise de vários fracassos constatou que, na maioria dos casos, a falha ocorre na fase de execução. Isso se deve principalmente à comunicação quebrada ou inadequada.

Um número expressivo dos entrevistados, 46%, afirmaram que muitos esforços de gerenciamento de mudanças geralmente falharam na execução.

Quando perguntados sobre o que era mais importante quando lideravam sua empresa através de uma grande mudança organizacional, os entrevistados disseram:

Comunicar de forma clara e frequente: 65%
Definindo com certeza as metas: 16%
Delegando eficientemente: 9%

O diretor executivo da Robert Half Management Resources, Tim Hird, explicou:

“Seja grande ou incremental, muitas empresas estão iniciando mudanças, desde transformar seus modelos de negócios até atualizar sistemas de negócios e buscar estratégias para melhorar a produtividade. Embora a mudança não seja fácil para uma empresa, é ainda mais difícil para os funcionários.”

Por que a mudança pode ser difícil de realizar?

A mudança pode ser difícil para você e seu cliente alcançarem por vários motivos.

• As pessoas têm medo do desconhecido. Eles transmitem sua ansiedade por caminhos diretos, como reclamar sobre os planos de mudança. Ou, eles transmitem seu medo indiretamente, como um exemplo, chegando às reuniões sem realizar ações acordadas.

• As pessoas acreditam que as coisas estão bem. Isso pode ocorrer se os executivos da empresa não tiverem comunicado adequadamente a necessidade da mudança. Esta situação ocorre frequentemente se os esforços anteriores de mudança não tiveram êxito e não foram admitidos aos funcionários.

• As pessoas duvidam que existam formas de fazer mudanças bem-sucedidas. Eles podem ter lido publicações nas quais os escritores afirmam que a maioria dos esforços de mudança organizacional falha.

• A mudança às vezes vai contra os valores mantidos pelo negócio, por exemplo, a empresa precisa maximizar ganhos em relação a contribuir para sua comunidade. Essa situação não é incomum, especialmente em organizações sem fins lucrativos.

• A mudança organizacional geralmente leva mais tempo para ser alcançada do que a maioria das pessoas esperavam.

• Os principais líderes partem da organização. Especialmente em organizações ou organizações com fundos muito limitados, os líderes podem não acreditar que estão recebendo valor suficiente pelo que estão investindo no negócio. Eles podem concluir que é melhor simplesmente sair. Ou, a mudança pode não estar indo como esperado, e também os líderes são convidados a sair.

• Os participantes não entendem a natureza da mudança proposta e reagem negativamente a ela.

Pré-requisitos para uma mudança organizacional bem-sucedida

Esse processo parece adequado para organizar e descrever diretrizes gerais sobre o gerenciamento de mudanças.

Seja qual for a versão escolhida para guiar a mudança organizacional, essa versão deve incluir os seguintes itens:

1.. Criação de um comitê para a mudança na organização, e o desenvolvimento de estratégias para superar a resistência à mudança. Use a curva de Kubler-Ross:

Fonte: Treinamento Gestão de Pessoas da Labone2.. Chame a liderança para assumir responsabilidade

• Converse com todos! – Comunique todos os níveis.
  Confie em seus funcionários – permita que eles detalhem metas de mudança de alto nível em suas perspectivas e necessidades.
  Deixe-os contribuir em ações, processos e procedimentos.
  Aloque recursos necessários.

3.. Tenha um cronograma realista:

• Não subestime o esforço:
• Não aceite direção forçada, pense antes!

4.. Ofereça sua assistência e orientação em qualquer nível

• Ajude com assistência e aconselhamento
  Explicar restrições que não podem ser negociadas
  Elimine impedimentos
  Não desperdice o tempo das pessoas!

5.. Crie visões comuns valorizando a opinião das pessoas:

• Respeite e valorize a visão pessoal de seu trabalhador: as Visões Pessoais definem identidade pessoal, atitudes, comportamentos, empatias e resistências.
• Use visões pessoais para criar visões compartilhadas.
• Visões compartilhadas criam identidade coletiva.
• Avalie os objetivos da mudança com as visões individuais do funcionário.
• Identifique resistência e bloqueadores o mais rápido possível.

6. Garanta que os funcionários confiem e se tornem confiáveis:

• Uma organização sempre deve ter a confiança de seus próprios funcionários. Porque os funcionários confiam neles!
• Envolva aqueles que têm necessidades.
• Mostre atividades de melhoria em todos os níveis operacionais de forma transparente.
• Alinhe e engaje a mudança com o negócio.
• Motive transmitindo confiança.
• Permita erros.

7.. Seja sempre transparente em todos os níveis:

• Comprove a transparência, tanto quanto possível
• Mostre o progresso / resultados da mudança.
• Comunique a vitória, problemas e falhas.
• Torne todos os dados altamente disponíveis (quadro branco em um local de destaque).
• Envolva funcionários de todos os níveis no detalhamento de metas de alto nível para a mudança.
• Estabeleça ciclos de feedback e fóruns de discussão.

8.. Esforce-se pelo Compromisso Mútuo:

• Você não consegue compromisso dando apenas com ordens de cima para baixo.
• É uma moeda de dois lados: caso você não esteja comprometido, não terá compromisso.
• Construa compromisso com:
  • Confiança e Transparência em ambos os lados de forma consistente.
  • Motivação (em nível individual, de equipe e de departamento / gerência).
  • Mostrando a todos benefícios e valores pessoais.

9. Comunique-se! Comunicar! Comunicar!

• Compartilhe:
  • … histórias de sucesso, além de contos sobre falhas.
    … restrições, objetivos, recursos e intenções.
    … motivação e vantagens.
    … linhas de tempo e horários.

10. Produza impacto em todos os níveis

• Espalhe pela organização que sua grama é mais verde – use o efeito dominó: “Permita que eu combine seu time!”
  Dê aos trabalhadores espaço para feedback.
  Deixe os trabalhadores experimentarem benefícios da melhoria pessoalmente – “Processo de Melhoria Contínua“.
  Elogie
  Recompense dando responsabilidades ou status – não recompense em dinheiro.

Considerações Finais

Tenha em mente que as mudanças nas empresas inevitavelmente ocorrerão, e você, independentemente de ser parte da liderança ou não, tem responsabilidades e ações que podem ajudar não somente a empresa, mas você também nesta jornada.

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