Notação de Modelagem de Processos de Negócios: Saiba o que é e como usar
Se você trabalha na área de negócios é muito provável que já tenha ouvido falar de BPMN: Notação de Modelagem de Processos de Negócios.
BPMN se trata de um software de modelagem que muitos profissionais que atuam no setor de vendas, gerenciamento de projetos e diversas outras áreas utilizam para fazer o mapeamento de seus processos.
Sendo amplamente utilizado como uma ótima ferramenta de mapeamento de processos, muitos profissionais ainda não possuem tanta familiaridade assim com o software.
Você se deparou com o BPMN e deseja saber como aplicar em seus processos? Então confira o texto até o final para aprender hoje mesmo a aplicar essa ferramenta em processos da sua área.
O que é BPMN: Notação de Modelagem de Processos de Negócios
Do inglês Business Process Model and Notation, surgiu por meio de uma iniciativa do Gerenciamento de Processos de Negócios.
Desde o seu surgimento o BPMN passou por diversas revisões, para que assim pudesse melhorar e se adequar aos processos.
No ano de 2005 houve a primeira alteração no BPMN, já que a Object Management Group (OMG) assumiu a Notação de Modelagem. Em 2011 a OMG lançou a versão 2.0 do BPMN, alterando o nome do método da aplicação do fluxograma para o que conhecemos atualmente.
Apesar do nome extenso, o BPMN é um conceito bem simples de entender e aplicar.
Notação de Modelagem de Processos, chamada popularmente de BPMN, consiste em um método de criação e aplicação de fluxogramas que fazem a modelagem de etapas que acontecem dentro de um processo de negócios, tudo isso mostrando tudo desde o início até o fim.
Dessa forma, podemos definir o BPMN como uma importante ferramenta para a área de gestão de processos de um negócio, onde há a descrição visual de uma sequência bem detalhada das atividades de negócios, assim como os fluxos de informações essenciais para que o processo seja concluído.
Ao aplicar o BPMN é possível notar possibilidades de melhorar a eficiência do processo, explicar de forma lógica novas situações que estejam ocorrendo e até mesmo conseguir obter vantagem competitiva no mercado.
BPMN 2.0
A versão 2.0 da Notação de Modelagem de Processos de Negócios tem como base as suas versões anteriores. No entanto, há algumas diferenças entre essa versão mais atual e as mais antigas.
Com a versão BPMN 2.0 foi criado um padrão muito mais detalhado e com uma maior riqueza de símbolos e notações para diagramas.
Desde o ano de 2014 esse método recebe complementos por métodos de decisão de fluxograma (padrão de modelo e notação de decisão).
Quem pode fazer a Modelagem de Processos de Negócios
A Modelagem de Processos pode aparecer de forma simples, desenhada à mão ou até mesmo com diagramas mais complexos, cheios de elementos mais detalhados para passar as informações necessárias para que o diagrama possa ser implementado sem dificuldades.
O BPMN pode ser desenvolvido por qualquer pessoa envolvida de forma direta ou indireta em um processo, contanto que este conheça bem todo o processo.
Contudo, se for necessário desenvolver um fluxograma mais detalhado, analistas credenciados realizam a criação e implementação do BPMN.
O método da Modelagem de Processos requer do profissional um bom compromisso de tempo e energia. Tudo isso é recompensado quando é possível modelar todo um processo e gerar a compreensão dele, assim como melhorias que podem ser aplicadas para a sua otimização.
Para quem precisa de maiores detalhes e mais símbolos, o BPMN 2.0 é o mais indicado, já que esta versão nos fornece mais detalhes.
Etapas do BPMN
A intenção do BPMN é criar um ciclo de melhoria contínua no processo de negócios.
Para conseguir êxito com esse objetivo, o método conta com algumas etapas em sua implementação que servem justamente para garantir a eficiência da sua aplicação.
Essas etapas são definidas como: planejamento, análise de processos de negócios, modelagem, implementação de processos, monitoramento e otimização (melhoria contínua).
1 – Planejamento
O planejamento é a fase inicial onde será desenvolvida uma estratégia direcionada para o processo.
2 – Análise de processos de negócios
Na fase de análise ocorre a validação das informações levantadas no planejamento antes da modelagem e implementação.
3 – Modelagem
Na modelagem ocorre a estruturação do diagrama. Aqui é necessário criar um diagrama do processo atual e fazer uma modelagem do processo com um diagrama futuro.
4 – Implementação de processos
Com a modelagem feita é hora de colocar em prática. Nessa fase ocorre também pequenos ajustes no processo e/ou diagrama.
5 – Monitoramento
O monitoramento é importante para entender como o processo está reagindo à nova modelagem, auxilia na conquista dos objetivos e nos ajuda no processo de melhoria contínua.
6 – Otimização
Diante dos resultados obtidos é necessário realizar melhorias no processo para otimizá-los ainda mais.
Objetivos e benefícios
Todo processo padronizado oferece benefícios para a organização.
Se em algum momento houver alterações da ferramenta de modelagem, será possível conseguir utilizar os mesmos símbolos e diagramas, fazendo assim poucas alterações.
Além disso, por ser uma notação padrão, é mais fácil que as partes interessadas entendam o diagrama, principalmente se os símbolos utilizados estão de acordo com o seu nível técnico.
De qualquer forma, para evitar dificuldades na leitura, é interessante manter legendas na parte inferior do diagrama.
A Notação de Modelagem de Processos de Negócios ajuda a preencher lacunas para facilitar a implementação de processos, dando detalhes claros e suficientes nas etapas de atividades nas organizações.
Podemos citar ainda como uma das vantagens do método de modelagem a fácil comunicação e colaboração, o que gera um processo mais eficiente e de altíssima qualidade.
Há também um bom suporte do diagrama BPMN com documentos XML que são necessários para que processos sejam executados.
Elementos e símbolos de BPMN
Os elementos do BPMN são definidos como objetos de fluxo, objetos de conexão, swimlanes e artefatos.
- Objetos de fluxo: atividades, eventos, gateways;
- Objetos de conexão: associações, fluxos de mensagem, fluxos de sequência;
- Raias: faixa ou piscina;
- Artefatos: anotação, grupo, objeto de dados.
A seguir iremos falar um pouco mais sobre cada um desses elementos.
Eventos
Os eventos são gatilhos que iniciam, alteram ou concluem um processo. Alguns tipos de eventos são tempo, erro, mensagem, sinal e outros. Os eventos podem ser classificados como lançando ou recebendo.
O símbolo de eventos são círculos que possuem outros símbolos dentro deles de acordo com o tipo de evento.
Atividade
A atividade é uma tarefa específica que é realizada por alguém ou um sistema. O seu símbolo é um retângulo sem cantos vivos, ou seja, cantos arredondados.
Porta de entrada (gateway)
A porta de entrada é um ponto de decisão que tem como função fazer o ajuste do caminho do diagrama com base em determinadas condições ou eventos que ocorrem.
O símbolo que representa uma porta de entrada é um losango, que é parecido com o formato de diamantes.
Fluxo de sequência
Esse fluxo é responsável por demonstrar a ordem em que as atividades do diagrama são executadas. Ele é representado por uma linha reta com uma seta na ponta.
Fluxo de mensagens
O fluxo de mensagens serve para descrever mensagens que saem de piscinas ou dos limites da empresa, como os departamentos, por exemplo. Esse fluxo não deve fazer conexão de eventos ou atividades dentro de uma piscina.
O seu símbolo é uma linha reta tracejada com um círculo em seu início e uma seta apontando a direção no final.
Associação
A associação serve para associar um artefato ou determinado texto a um evento, atividade ou porta de entrada. Esse símbolo é representado por uma linha reta e pontilhada.
Piscina e raia
A piscina é responsável por representar os principais agentes de um determinado processo.
Uma empresa pode possuir diversas piscinas diferentes, mas estando todas envolvidas no processo, como ocorre em um processo que tem diversos departamentos diferentes envolvidos.
Já as raias são elementos das piscinas que mostram as atividades e os fluxos de alguma função ou agente que participa do processo, sendo responsável assim por definir quem são os responsáveis por realizar as partes do processo.
O símbolo da piscina se assemelha a um T e as raias aparecem no lado esquerdo e direito do “T”, onde aparentam formar uma espécie de retângulo de cantos arredondados.
Artefato
Artefatos são informações adicionais colocadas pelos desenvolvedores do diagrama para trazer os detalhes necessários de acordo com o nível técnico das pessoas ao qual o diagrama será apresentado.
Os artefatos podem ser definidos como objeto de dados, grupo e anotação.
O objeto de dados se assemelha com uma página com a ponta superior direita dobrada, o grupo consiste em um quadrado pontilhado e a anotação é o símbolo de uma chave ( { ).
Submodelos de um BPMN
Os diagramas presentes no método BPMN ajudam na comunicação de públicos técnicos ou não e os submodelos existentes servem para os interessados encontrarem facilmente no diagrama a parte que mais lhe interessar. Os submodelos podem ser:
Privados
Os submodelos definidos como privados são os processos de negócios. Estes modelos são apresentados somente dentro da empresa e em um setor específico.
Eles não atravessam os limites organizacionais e possuem um acesso bem mais restrito.
Abstratos
Os submodelos abstratos acontecem entre um processo privado e outro processo.
Nesse diagrama é relatado ao ambiente externo uma sequência de mensagens necessárias para que esse ambiente externo possa interagir com o processo privado da organização.
No entanto, é necessário entender que o processo privado em si não é revelado nesse tipo de diagrama.
Colaboração
Esse tipo de submodelo mostra as interações que ocorrem entre duas ou mais organizações.
Submodelos de um BPMN 2.0
Os submodelos do BPMN 2.0 possuem diagramas criados com informações mais detalhadas e podem ser definidos como: conversa, coreografia e colaboração.
Colaboração
Esse diagrama é definido por um submodelo que mostra as interações que ocorrem entre dois ou mais processos, usando mais de uma piscina. Nesse submodelo é possível utilizar todas as combinações de diagramas.
Conversa
O diagrama de conversa consiste em uma versão mais simples do diagrama de colaboração. Nesse modelo ocorre a demonstração da troca de informações relacionadas dentro de um processo de negócios, podendo estas informações serem expandidas para uma espécie de sub conversas.
Coreografia
No diagrama do tipo coreografia são mostradas as interações entre dois ou mais processos.
Também pode ocorrer a expansão para sub coreografias, da mesma forma como ocorre no submodelo do tipo conversa.
Dicas para aplicar o BPMN em processos
– É necessário definir de forma clara todo o escopo do processo, desde o início até o final;
– Faça primeiro o mapeamento do processo de negócios como ele é atualmente, para somente depois fazer o mapeamento do processo como deveria ser. Fazendo isso você consegue destacar quais são as ineficiências do processo atual para modelar ele de forma otimizada com o BPMN;
– Faça diagramas que consigam ser totalmente visualizados em uma única página, seja a página do tamanho A3, A4 ou até mesmo A1, pois o importante é ter todas as informações em apenas um lugar;
– Os fluxos devem ser desenhados em uma sequência horizontal, enquanto as associações e fluxos de dados devem aparecer no sentido vertical;
– É possível criar várias versões dos diagramas, para que cada uma dessas versões possa ser apresentada para as pessoas interessadas no processo. As versões diferentes devem ser elaboradas de acordo com o nível de detalhes necessários para as partes interessadas;
– É importante não confundir um BPMN com um DFD (Diagrama de Fluxo de Dados). Portanto, o BPMN não é um modelo de diagrama adequado para demonstrar estruturas de empresas, detalhamento de funções ou ser utilizado como um modelo de fluxo de dados.
Por fim..
Aparentemente a construção de uma Notação de Modelagem de Processos de Negócios é complexa, porém isso não é real.
Todo o processo de construção de um diagrama de processo se torna mais simples quando há familiaridade com o assunto e os envolvidos conhecem os símbolos e sabem exatamente o seu significado, tornando mais fácil assim a leitura e modificação do mesmo.
Além disso, para facilitar todo o processo, podem ser utilizados softwares de Modelagem de Processos de Negócios.
Com tantos benefícios que o BPMN pode proporcionar, realmente com o tempo acaba valendo a pena todo o esforço de construir esses diagramas para cada processo da empresa.
Além disso, é essencial contar com um software confiável para evitar dores de cabeça.
