Comunicação Organizacional: O que é?
Comunicação Organizacional é o processo em que a organização e sua liderança planejam e executam a comunicação dos valores, metas e resultados esperados ou atingidos pela empresa.
Esta comunicação é dinâmica sendo alterada e melhorada de acordo com as movimentações que a empresa faz durante todos os momentos do ano.
O significado da comunicação em uma organização pode ser descrito da seguinte maneira:
Processo que promove a motivação, informando e educando os trabalhadores sobre a tarefa a ser executada, a maneira como estão desempenhando o trabalho e como aumentar seu desempenho se não estiver à altura do esperado.
A comunicação organizacional é uma fonte de informação para os membros da organização para o processo de tomada de decisão, pois ajuda a identificar e avaliar o caminho alternativo das ações.
Revistas organizacionais, entrevistas, reuniões e vários outros tipos de comunicação oral, e escrita ajudam a moldar as atitudes dos funcionários.
Nota: Esteja alerta as diferentes formas de comunicação na empresa e se integre a elas. Exemplo: comunicado na gerência: molde seu comportamento ao comportamento de gerentes com mais experiência. Isto vale para outros níveis hierárquicos e locais de comunicação: molde-se!
Relevância da comunicação em uma organização
A falta de comunicação diminuiu as guerras. Esse velho ditado se aplica também ao ambiente da empresa e, sem uma interação adequada entre o grupo, toda uma estratégia de negócios pode ser destruída.
Nessa circunstância, a comunicação garantirá um melhor crescimento na eficiência de seus projetos em andamento, manterá os funcionários engajados e permitirá que eles entendam seus trabalhos.
É por isso que muitas empresas investem muito na precisão e velocidade de processamento da informação.
Ter uma comunicação empresarial eficaz com os clientes e parceiros externos proporcionará a você um empreendimento produtivo e uma melhor colaboração.
A comunicação ajuda os supervisores a executar suas tarefas e responsabilidades, sendo primordial também para o planejamento de todas e qualquer atividade dentro de organizações.
Todas as informações essenciais devem ser comunicadas aos gerentes que, por sua vez, devem comunicar para seus subordinados e assim por diante.
Organizar também requer uma comunicação eficaz com os outros sobre sua tarefa de trabalho, da mesma forma, os líderes, como gerentes, precisam se comunicar efetivamente com seus subordinados, de modo a atingir os objetivos da equipe. A avaliação não é viável sem comunicação oral e escrita.
Os gerentes dedicam uma parte fantástica de seu tempo na comunicação. Eles geralmente dedicam aproximadamente 6 horas por dia em comunicação.
Os gerentes também usam a comunicação escrita em forma de e-mails, cartas, relatórios ou notas em que a comunicação oral não é viável.
Assim, podemos dizer que “a comunicação efetiva é um alicerce de associações bem-sucedidas”. Em outras palavras, a comunicação atua como glicose no sangue, e como o açúcar precisa ser bem gerenciada.
A comunicação também ajuda na socialização, pois na vida de hoje, e principalmente na vida organizacional, a comunicação é essencial.
Como mencionado anteriormente, a comunicação também auxilia no processo de controle. Ajuda a restringir o comportamento dos membros da organização de várias maneiras.
Existem vários níveis de hierarquia e certos princípios e diretrizes que os funcionários devem seguir em uma organização.
Eles precisam estar em conformidade com as políticas organizacionais, desempenhar seu papel de maneira eficiente e transmitir qualquer problema de trabalho e queixa para seus superiores. Cabendo também aos superiores disseminar as informações para seu pessoal.
Portanto, a comunicação auxilia no controle da função de gerenciamento.
Um sistema de comunicação poderoso e eficiente requer competência gerencial para receber e entregar mensagens.
Um gerente deve descobrir várias barreiras à comunicação, analisar as razões de sua ocorrência e adotar medidas preventivas para evitar esses obstáculos. Portanto, o principal dever de um gerente é criar e manter um sistema de comunicação eficaz no negócio.
Nota: Você é funcionário da empresa 24 horas por dia, então cuide também da sua comunicação quando não estiver trabalhando. Como dito, uma falha de comunicação pode destruir pessoas e empresas. A comunicação transcende outros aspectos como vestimenta, e quanto mais igual você estiver com o seu público mais empatia será criada.
Tipos de comunicação na organização
A comunicação é uma parte muito importante de uma organização, e ocorre dentro dos setores, dentro de diferentes grupos de funcionários, vendedores, compradores, prestadores de serviços, clientes e com a imprensa.
A comunicação pode ser:
- Interna
- Externa
- Ascendente
- Descendente
- Formal
- Informal
- Lateral
- Interativa
- Massa
[E-book]: Comunicação Empresarial – Conheça os tipos comunicação organizacional
Comunicação interna
A comunicação organizacional interna ocorre dentro da organização ou grupo, entre dois ou mais indivíduos, entre grupos distintos de funcionários e entre empregadores e trabalhadores.
Funções de comunicação interna: informar, instruir, desenvolver, inspirar, persuadir, entreter, direcionar, controlar e alertar as pessoas para estarem alinhadas com a organização.
Este tipo de comunicação pode ser formal ou informal dentro de uma organização em uma direção particular.
Isso geralmente é governado pela cultura e estrutura da organização. Por exemplo, você pode comunicar políticas da administração aos funcionários, precisamente ao mesmo tempo, você pode explicitamente ou tacitamente dissuadir uma conduta ou atividade contrária a política em questão.
As organizações exigem um equilíbrio direcional para uma comunicação bem-sucedida, por exemplo, muita comunicação descendente com os trabalhadores pode fazer com que eles desliguem as mensagens.
Nota: respeite e use somente os meios e métodos aprovados pela organização e planeje e alinhe o que vai ser dito. Em conversas informais pense antes de falar e veja se o que será dito esta alinhado com o negócio e se deve ser dito.
Antecipe as questões que podem surgir com a comunicação, e tenha respostas para elas.
Comunicação externa
Ao contrário da comunicação interna, a comunicação externa flui para fora, abordando pessoas de fora da organização, como os clientes, possíveis clientes, concorrentes, fornecedores, público, imprensa, mídia e autoridades.
A comunicação externa pode ocorrer de várias maneiras e por meio de diferentes canais.
Os propósitos desta comunicação são produzir relacionamentos com outras associações, produzir e fomentar uma imagem e também, como uma função de suporte ao cliente.
Como o público externo vê uma organização baseada em sua própria comunicação depende em grande parte de sua estrutura.
Por exemplo, se um funcionário designado para o atendimento ao cliente não puder criar decisões imediatas para resolver uma reclamação do consumidor, isso pode levar a percepções públicas negativas.
Cartas, avisos, brochuras, demonstrações, telefonemas, reuniões de empresas, comunicados de imprensa, conferências de imprensa, apresentações audiovisuais, filmes de promoção, eventos de lançamento de produtos e anúncios são exemplos de comunicação externa.
É muito importante dizer que a agência externa ou indivíduo visado através de tal comunicação, muitas vezes forma uma imagem ou crença baseada nessas informações e é, portanto, essencial que cuidados adequados sejam tomados em criá-las de maneira clara e eficiente.
Nota: Você como funcionário é a “empresa”, independentemente de estar lidando com fornecedor ou cliente, lembre-se disso e aja com o maior profissionalismo e respeito.
Comunicação Ascendente
Qualquer comunicação que flua de trabalhadores para gerentes, supervisores para gerentes, gerentes para diretores, e assim por diante, pode ser categorizada como comunicação ascendente.
Da mesma forma, a comunicação entre filiais e escritórios regionais, escritórios regionais com Matriz, entre outras, é conhecida como comunicação ascendente.
Comunicação Descendente
Comunicação organizacional descendente move-se do topo para a base, ou seja, no CEO ou Presidente para baixo, ou seja, é a comunicação que flui pela cadeia de comando: ordens, diretivas, estratégias, informações gerais, políticas,etc.
Viaja através de altos executivos até chegar aos operadores se for o caso.
Objetivos corporativos, prioridades de negócios, metas, resultados produtivos e financeiros são exemplos típicos de comunicação descendente.
A Avaliação de Desempenho é um exemplo, pois é de cima para baixo.
A comunicação descendente geralmente segue uma rotina e periodicidade hierárquica bem definida.
Notícias, circulares, instruções, orientações, esclarecimentos, relatórios e acordos são alguns dos canais que facilitam o fluxo de comunicação nas empresas.
Comunicação Formal
A comunicação formal é a maneira mais fácil de se comunicar no ambiente de trabalho, porque é tudo predefinido pela estrutura organizacional.
Normalmente as empresas tem modelos de relatórios, e-mails, linhas de autoridade clara e canais de comunicação bem definidos em sua estrutura.
A estrutura organizacional típica se parece com uma pirâmide, no topo você encontra o CEO, a posição que detém a maior autoridade, poder e responsabilidade sobre o resto da organização, onde a comunicação formal usa de maneiras distintas para se comunicar dependendo no nível hierárquico.
Comunicação Informal
Esse tipo de comunicação ocorre de maneira não estruturada e além dos fóruns formais.
Há um elemento de espontaneidade nessa comunicação, e é usada com mais frequência em situações em que não há níveis hierárquicos em evidência.
Embora a estrutura adequada de comunicação seja uma necessidade em grandes organizações, é a informalidade que pode ajudar a sustentar a orientação de metas em unidades bem unidas como o chão-de-fábrica.
A comunicação casual ocorre por meio de bate-papos, conversas, conversas informais e afins.
Nota: Como falado acima, em conversas informais pense antes de falar e veja se o que será dito esta alinhado com o negócio e se deve ser dito.
Comunicação lateral
A comunicação lateral ou comunicação horizontal, geralmente ocorre dentro de uma empresa, e não é ascendente nem descendente.
Refere-se à comunicação entre funcionários de mesmo status ou hierarquia que trabalham em outros departamentos, ou seja, ocorre entre departamentos de um mesmo nível hierárquico, fazendo com que os colaboradores trabalhem como uma equipe multidisciplinar onde todos têm responsabilidades iguais.
Comunicação Interativa
A comunicação interativa é essencialmente um processo bidirecional. Isso acontece durante reuniões, conferências, teleconferências, apresentações multimídia, discussões em grupo e outras negociações bidirecionais.
A comunicação interativa é a mais apropriada, uma vez que a mensagem ou o assunto deve ser mostrado detalhadamente, por exemplo, em sessões técnicas, discussões de estudos de caso e formulação de estratégias.
Quando muitos oradores estão envolvidos, pode haver a necessidade de um moderador que facilite o fluxo comunicação de diferentes oradores.
Comunicação em Massa
Comunicação em massa é a rede de comunicação informal dentro de uma organização, e é usada para compartilhar dados dados ignorando a estrutura de comunicação formal.
A comunicação em massa é moldada por grupos e indivíduos em uma organização que têm algo em comum que as conecta.
Por exemplo, um gerente pode pertencer a um grupo de colegas que almoçam juntos toda sexta-feira, e inevitavelmente falarão sobre seus departamentos, e o que acontece neles.
E este é um dos inícios da propagação da informação que pode alcançar muitas, senão todas as pessoas de uma organização.
A comunicação em massa tornou-se uma área técnica de estudo, pois sua natureza trata de um vasto grupo de pessoas, bem distribuído e heterogêneo.
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