Controle de Processo – Diferencial entre Sucesso e Fracasso

O que é Controle de Processo ? Leia este guia super definitivo

O controle de processo faz parte de uma longa avaliação sistêmica, cuja análise visa verificar o desempenho de um processo como um todo.

Esse termo tem origem na língua inglesa “process control” e visa elevar as funções e atribuições de gestão sobre um conjunto de procedimentos produtivos e laborais.

Geralmente, a maioria das empresas pode apresentar dificuldades para a geração desse nível de gestão em seu cotidiano organizacional, por outro lado, por se tratar de um conjunto de etapas bem definidas, requer tempo e planejamento.

Neste artigo falaremos sobre os principais conceitos desse assunto que está vinculado com o planejamento, execução, análises e resultados.

O controle de processo

Inicialmente, é caracterizado como uma avaliação sistêmica do desempenho de uma empresa em relação aos seus processos de produção, ações de correção e análises de desempenho.

Envolve os setores mais estratégicos da empresa, principalmente, os de desenvolvimento de produtos e serviços, engenharia, comunicação, administração, marketing e gestão.

Porém, todos os setores de uma empresa devem estar envolvidos com as aplicações das soluções e previsões adotadas pela empresa.

Etapas iniciais

O processo de implementação o “process control” está envolvido com um conjunto de etapas a serem aplicadas, revisadas e monitoradas pela administração da corporação.

As primeiras etapas previsíveis de sua aplicação são:

• Avaliação de sistemas de produção;
• Avaliação de sistemas de qualidade;
• Avaliação de sistemas de respostas (qualidade, atendimento e comunicação interna).

Objetivos iniciais

Dentre os objetivos iniciais, o controle de processo visa corrigir ações que estejam desviando a empresa de seus principais objetivos. Corrigir num primeiro momento falhas de produção de produtos, procedimentos de geração de serviços e de valor para o cliente interno e externo. Num segundo momento é necessário estabelecer medidas preventivas para evitar as falhas e riscos.

Veja: identificando modos de falhas com o FMEA

Segundo o marketólogo Fernando Rebouças, processo pode ser entendido como um conjunto de intenções, projetos e determinações que, em conjunto, visam a realização de tarefas consolidadas e realizáveis na forma de produtos, serviços e outros tipos de resultados.

Prevenção

Em certos casos, o processo de controle ajuda a corrigir erros, mas, fundamentalmente, atua através de ações preventivas sendo estas aplicáveis garantindo a prevenção de recorrência de erros já identificados.

Sabemos que não é uma tarefa fácil aplicar políticas e ações que atuem nessa dimensão corporativa. Analisando a complexidade de uma empresa de médio e grande porte que envolve diferentes tipos de funcionários e procedimentos técnicos.

Benefícios iniciais

A aplicação desse nível de gestão sobre as etapas produtivas da empresa é fundamental para a garantia da qualidade e do cumprimento dos objetivos buscados pela empresa e sua equipe.

Permite uma positiva execução das tarefas e transformação de projetos em realidade em prol de uma melhor experiência para a equipe e para o público externo (clientes e órgãos do governo).

Metas

Ajuda na qualificação das metas e nas análises essenciais para entender quando as mesmas são atingidas e não atingidas.

Na linha de vendas da empresa, por exemplo, o controle de processo atua também no processo de venda , para que os responsáveis não se esqueçam de aplicar a pesquisa e a abordagem correta em relação ao cliente.

A definição correta de uma meta é fundamental para que tanto os empregados quanto os empregadores se sintam confortáveis.

Veja também:  Como definir uma Meta SMART

Desafios

Será que todas as empresas possuem controle sobre todas as etapas de modo eficaz? Uma das formas de atingir a eficiência é escutar o cliente interno e o cliente externo.

Benefícios consolidados

No caso de uma venda, por exemplo, se um dos planos de ação para aumentar a satisfação dos clientes for enviar um brinde após a compra de um determinado produto, caso não exista um controle, e  os brindes não estiverem sendo enviados, o investidor nunca irá saber desse erro.

Esse tipo de gerenciamento é fundamental, não somente para o setor de vendas, mas também para o setor de insumos, compras, produção, relacionamentos, distribuição, entre outros.

A  empresa precisa ter força de gerenciamento, lembrando que a gestão por processo trabalha a visão sistêmica e gera a interação entre os processos e o ecossistema de trabalho.

A gestão de processos

Podemos afirmar que o trabalho de gestão por processos permite o entendimento de cada etapa e seu auxílio no bom funcionamento do todo comportamento da empresa,  e identificar qual é a função de cada procedimento.

Porém, quando falamos nesse tipo de gestão devemos lembrar que a gestão de processos consiste no hábito de gerenciar constantemente os processos da organização, procurando mantê-los sempre atualizados.

Dessa forma, entender a gestão da empresa por completo ajuda a organização a encontrar possibilidade de ter possuir um maior controle de processos naturalmente interno e externamente.

A garantia de qualidade

A gestão de qualidade depende muito da garantia de qualidade e do controle de qualidade. Ambos compõem também os esforços do process control.

Devemos enfatizar que, atividades de controle da qualidade e controle da qualidade estão inter-relacionadas. Porém, a garantia de qualidade significa a área da gestão da qualidade focada em fornecer confiança de que os requisitos de qualidade serão cumpridos.

Essa confiança é fundamental, pois ao ser fornecida pela garantia de qualidade se torna dupla e consolidada. A confiança cria bons aspectos de posicionamento e certeza com o público interno e externo clientes, agências governamentais, reguladores, certificadores e terceiros.

Já o controle de qualidade significa a parte da gestão da qualidade focada no cumprimento dos requisitos de qualidade.

Ganho de tempo

Ganhar tempo é fundamental para as empresas, principalmente, quando o ganho é acompanhado pela qualidade. O controle de processo também ajuda na gestão do tempo corporativo.

O principal objetivo é produzir mais em menos tempo. Neste caso estamos falando da otimização de tempo, sendo ela uma das grandes vantagens da gestão por processos.

Estruturas

Devemos enfatizar que quando os processos estão bem estruturados e com fluxogramas disponíveis para a equipe acessar sempre que necessário, o tempo gasto com dúvidas diminui consideravelmente, reduzindo o risco de perdas.

Dessa forma ele ajuda em fatores como reduzindo atrasos e gastos desnecessários.

Tomada de decisões

Quando o investidor e o gestor podem e conseguem o desenvolvimento de uma visão planejada da empresa, é mais fácil tomar decisões e avaliar projetos de modo mais assertivo.

O controle de processos ajuda bastante na visão ampla e segura para orientar a tomada de decisões como um todo.

A partir da mensuração de resultados adquirida através de um bom controle de processos contribui para o crescimento planejado da organização.

A direção da empresa e seu corpo responsável consegue ter mais facilidade nos momentos de tomar decisões evitando que fatores externos atrapalhem o pensamento estratégico nos momentos de escolha. .

Mais foco

Ter controle é ter mais foco. Dessa forma, desenvolver uma gestão integralmente focada em etapas corretas de trabalho torna a produção mais dinâmica.

Gestão de erros

Outros fatores precisam de gestão, como no caso dos erros. Quando algo estiver dando algum problema, será possível identificar imediatamente qual é o ponto falho do processo e melhorá-lo dentro de prazos admissíveis.

Mantendo o foco e a responsabilidade sobre os erros e acertos, a empresa conseguirá possível antecipar problemas e fazer o gerenciamento de riscos de maneira mais precisa.

O uso de KPIs

Sabemos que os KPIs são os indicadores chave de performance, e podem ser aplicados e combinados com diferentes ferramentas para a melhoria de controle de processos.

Atuam em processos mensuráveis através de indicadores específicos que medem a eficiência dos processos da organização.

Ao realizar o controle, a empresa deve realizar a escolha de KPI’s estratégicos, respeitando o perfil da empresa.

As empresas que, por exemplo, atuam em negócios digitais têm indicadores como “taxa de conversão” que não fazem sentido existir em negócios que não trabalham o marketing digital com direcionamento.

Porém, no usos das KPIs, os indicadores precisam estar de acordo com a realidade da empresa. É fundamental que o gestor conheça o tipo de produto ou serviço de seu negócio.

Controle mais profundo

Para obter um controle de processo mais profundo com o uso de KPIs podemos seguir com a utilização dos seguintes indicadores:

1 – Conformidade de processos (kpi)

Nessa primeira etapa de aplicação do KPIs, é possível  analisar cada etapa de elaboração, projeto e realização. Permite verificar se os procedimento estão de acordo com os padrões de qualidade e prazo.

2 – Atraso nas entregas (kpi)

Ajuda a identificar determinada porcentagem de vendas que não estão sendo entregues corretamente dentro do prazo especificado pela empresa.

3 – Ociosidade (kpi)

O quesito da ociosidade pode indicar o período de tempo no qual máquinas poderiam estar trabalhando, mas não estão em uso.

4 – Capacidade (kpi)

Quando falamos em capacidade, podemos especificar o nível de capacidade máxima das máquinas analisadas, permitindo verificar  se há como aumentar a produtividade delas em determinado ciclo produtivo.

5 – Lucro (kpi)

Apresenta o nível de retorno financeiro e lucro obtido pela empresa em um determinado período de ciclos de vendas e negociação.

Devemos lembrar que o lucro é obtido subtraindo o valor dos gastos e impostos do preço final do produto.

Importância dos indicadores

Podemos citar que o controle de processo pode ser melhor definido em determinado departamento da empresa ou em todos os setores a partir dos indicadores explanados acima e também através de outros indicadores que ajudam a identificar pontos estratégicos relacionados à qualidade à força produtiva da empresa.

Importância do diálogo

Apesar da qualificação da equipe e da implementação das etapas fundamentais relacionadas ao process control, é fundamental que o diálogo entre as equipe de trabalho seja incentivado para evitar desvios ou perdas de comunicação e projetos.

Como melhorar com o controle de processo?

Existem etapas específicas que podem ajudar a empresa a melhorar o método de implementação do process control nos setores da corporação.

A seguir, apresentamos mais quatro dicas fundamentais para o sucesso da realização desse tipo de tarefa.

As melhores dicas para melhorar a produtividade

É fundamental ter atenção aos detalhes que envolvem a força de produção da empresa, seja no aspecto da produção de produtos, serviços ou administração.

1 – Automatize a gestão de processos

É importante inserir na empresa a utilização de a tecnologia a favor da realização de tarefas e projetos na empresa. Instalar suportes e plataformas que ajudam a gerar mais acessibilidade e compartilhamento de dados é muito indicado.

Sabemos que a gestão de processos automatizada auxilia os responsáveis em tarefas como monitorar pessoalmente cada procedimento.

2 – Faça monitoramento dos indicadores

É fundamental realizar o monitoramento das tarefas, projetos e resultados pessoalmente, através de reuniões e avaliando dados mensuráveis compartilhados através das plataformas digitais de compartilhamento.

Destacamos que as ferramentas de automatização podem gerar relatórios automáticos, o que facilita o monitoramento dos gestores.

A partir desses dados, os líderes podem realizar monitoramento até mesmo em tempo real através de dispositivos móveis.

É orientado ter indicadores e monitorá-los com frequência, para garantir que tudo esteja sendo feito como o planejado e o esperado.

3 – Mapeamento atualizado

É fundamental atualizar e manter o mapeamento de processos e o fluxograma dos processos sempre com dados atualizados. Isso ajuda a evitar desencontros quanto às informações e procedimentos que devem ser realizados.

Lembramos que diferentes tipos de indústrias, incluindo a indústria de transformação, é fundamental o controle de processo industrial para a garantia da eficiência e qualidade da linha de produção automatizada.

4 – Revise os indicadores e projeções

É indicado também realizar a revisão de dados, projeções e planejamento para verificar de a força de produção da empresa atinge de fato o resultado esperado.

O melhor planejamento

Quando falamos em process control, sabemos que nas áreas industriais a solução é a automação industrial, sendo esta realizada por máquinas que assumem as funções de:

• Medir o valor da variável de processo;
• Determinar sinal de correção;
• Aplicar correção.

No staff ou no chão da fábrica, esses processos são responsáveis por controlar uma parte do processo industrial, ou integralmente. O processo é realizado através de algoritmos lógicos ou matemáticas previamente estabelecidas e específicas.

O ciclo industrial

Ainda na área industrial, temos o ciclo de controle, cujos processos industriais devem ser monitorados e controlados através de métodos e ferramentas como:

– Controlador recebe medida do sensor;

– Medida comparada com a referência;

– Sinal de correção calculado com base no algoritmo;

– Ajuste enviado para o atuador.

Dessa forma, para que se identifique diferença entre os controles de processo, podemos ter atenção a dois métodos de análise como o multi loop e o single loop.

Controle Multi loop

O controle multi loop refere-se ao tipo de controle de processos industriais a partir do qual o controlador trabalha com diversas malhas de maneira simultânea.

Ou seja, o multi loop são comumente utilizados em máquinas pequenas, por apresentar funções e opções avançadas.

Single loop

Nos referimos ao tipo de controle single loop quando realizado pelos controladores de malha, ou controladores single loop.

Através deste, cada controlador é direcionado para uma malha específica, podendo relacionado à temperatura, vazão, nível, pressão e entre outros fatores.

A aplicação

Na área industrial, a aplicação do multi loop e single loop ajudam muito a empresa a diminuir o custo de produção, pois para realizar o controle multi loop é necessário um único computador com grande potência.

Benefícios

Como apresentamos anteriormente, o controle de processo é necessário na área de gestão, relacionamento, planejamento, comunicação e produção.

Também pode ser aplicado e adaptado para outras áreas produtivas e laborais.

Os benefícios são imenso, muitos investidores podem alegar que os principais motivos das dificuldades que enfrentam em seus negócios estão relacionados à instabilidade econômica e à queda no consumo.

Porém, quando a empresa está bem arrumada ela mantém suas forças produtivas e vantagem competitiva no mercado.

Dentre os principais benefícios podemos destacar o conhecimento sobre as atividades na empresa e a transparência das atividades.

O mercado

O mercado atual exige cada vez mais qualidade e proximidade com os clientes. Ainda há investidores que não conhecem nem os dados e nível de faturamento de suas empresas.

Dessa forma, decisões baseados somente em informações genéricas, obtidas na visão simplificada do negócio ou pela experiência adquirida.

Essa prática não é suficiente para gerenciar o negócio no curto prazo, tampouco ajuda a perpetuá-lo conforme o planejamento e objetivos da corporação.

Ambiente interno

A análise e administração do ambiente interno da empresa também dependem de um bom controle de processo. O process control em seus aspectos internos fica muito evidente quando começam a aparecer erros recorrentes.

Esses erros podem surgir através da falta de produtos em estoque, atrasos na realização de serviços, retrabalho ou mesmo insuficiência de recursos para quitar as obrigações e cobranças direcionadas para a empresa.

É possível melhorar o controle?

Sim, é possível, porém é necessária visão sobre a dimensão real da empresa e seus possíveis erros organizacionais. É fundamental que os investidores não criem engessamento no negócio e na estrutura produtiva da empresa.

Pois engessar a rotina operacional da empresa pode sobrecarregar os colaboradores, fazendo com que as equipes percam a iniciativa para realizar aquilo que precisa ser feito.

O que fazer?

Inicialmente, ao pensar em implementar novos métodos de controle de processo nas áreas de produção, serviço, administração, gestão, planejamento e comunicação (isso sem falar nos demais setores) é fundamental compreender realidade da empresa analisando os processos e fluxos de trabalho existentes para definir quais são os mais críticos e lentos.

É indicado dar atenção aos processos que impactam diretamente nos custos, receitas ou atendimento ao cliente. É muito importante ter atenção com os controles de estoque, planilhas de orçamentos, pedidos de vendas e fluxo de caixa.

Visão sistêmica e completa

É importante compreender todas as etapas e sistemas de produção e aplicação de métodos laborais na empresa.

É orientado a compreensão que todo processo é um organismo que possui entrada e saída. Essa visão ajuda a evitar possíveis problemas e, no caso de falhas existentes, impedir que sejam sentidas pelo mercado e pelo cliente.

Posteriormente, é importante a definição de métodos de controles a serem utilizados na entrada e saída desses processos.

As empresas podem utilizar meios como o ERP, utilizado pelas empresas que normalmente já possuem rotinas implantadas, ou mesmo uma planilha automatizada.

A melhor iniciativa

A melhor iniciativa é que o gestor possa visualizar as etapas e os resultados obtidos.

Posteriormente, é indicado comparar os resultados obtidos, dessa forma a gestão poderá analisar se existe algum desvio em relação ao que foi planejado no início ou na entrada.

Estudos

Toda análise pode exigir estudos detalhados sobre cada causa, consequência e funções. É possível compreender as causas e promover adequações.

Por outro lado, se o desempenho está dentro do planejado, a empresa pode focar os esforços, e padronizar a tomada de decisões, adotando ações que garantam a continuidade do trabalho com qualidade.

Controle é Atividade contínua

Quando falamos em controle de processo, é importante que o controle seja contínuo, ou seja não basta controlar uma única vez. A corporação deve preciso monitorar constantemente para não ser surpreendida por resultados inesperados.

Isso ajuda também a criar histórico e se antecipar a tendência de erros ou desvios.

Erros

Lembramos que a aplicação de métodos de controle de forma isolada ou evitará maus resultados para a empresa. A obtenção dos resultados e dados são meios que permitem antecipar possíveis problemas e permitir a tomada de decisões baseada em fatos concretos.

Os melhores resultados dependem muito da capacidade da empresa de adotar a estratégia mais adequada e implementar as iniciativas mais indicadas.

Conclusão

Portanto, a implementação de controle de processo ajuda a otimizar a força produtiva da empresa e a evitar perda de tempo, planejamento evitando a criar ciclos de desperdícios.

Permite a eliminação de erros repetitivos e de obstáculos como a ausência de comunicação e de clareza. Facilita os fluxos de trabalho e a conscientização dos funcionários sobre as atividades e obediência ao projeto.

Gera mais compreensão sobre a condução dos projetos, da qualidade e dos resultados, enfatizando a presença de funcionários mais capacitados no desenvolvimento de suas atividades.

Também ajuda na percepção de qualidade por parte do cliente, destacando a empresa no mercado. Essas práticas apresentadas neste artigo também ajuda a aumentar a segurança da informação dentro da corporação.

Na área de produção industrial, por exemplo, o controle ajuda muito em situações como pressões, vazões, proporções de misturas, níveis, trações mecânicas, posições mecânicas e entre outros aspectos.

Na área de gestão de projetos e de comunicação centraliza as informações e orienta o compartilhamento de dados evitando perda de emails e planilhas.

Esse nível de controle ajuda a elevar a qualidade, o foco, o resultado e o fluxo de trabalho. Sabemos que a qualidade é muito exigida atualmente.

Veja também: Controle de Processo na Qualidade