Introdução a Curva S
Dentro do gerenciamento de projetos há uma ferramenta muito importante, a Curva S.
Ela vai mostrar quanto de orçamento foi acumulado levando em consideração o tempo que foi necessário para o desenvolvimento do projeto.
Resumindo, vai mostrar quanto que o projeto consumiu ao longo de sua existência e desenvolvimento.
As ferramentas voltadas para a gestão de custos e cronograma de projeto são as que mais despertam o interesse entre os que desejam se especializar na área de gestão de projetos ou que já se encontram nele.
Afinal, são elas que vão determinar o que é possível de ser realizado e como realizá-lo.
A Curva S de Custos é uma ferramenta voltada para o planejamento, monitoramento e controle.
Sua utilização deve ocorrer na etapa destinada ao planejamento financeiro daquele projeto.
Mas como isso é feito? Após a construção do cronograma é preciso fazer diversos tipos de estimativas de custo levando em consideração cada etapa do projeto.
Que tal conhecermos um pouco mais sobre a curva S?
Conhecer seu conceito, como ela é feita e alguns outros pontos importantes é o que veremos a seguir!
Tabela de Conteúdo
Curva S: o que é?
Você teve uma pequena introdução quanto ao que é a curva S, mas ainda não viu o seu conceito.
Basicamente, esta é uma ferramenta voltada ao acompanhamento e controle do projeto. Ela vai fazer uma previsão dos valores (dinheiro/tarefas) acumulados partindo dos valores reais de execução durante o tempo do projeto.
A construção dessa curva ocorre durante a etapa de planejamento daquele projeto e possui como ponto de partida as estimativas de valores independente de ser custo ou atividade.
Conforme o projeto vai sendo realizado essa ferramenta recebe valores reais nas atividades que estão sendo executadas.
Mas por que ela recebe esse nome? Isso se deve ao fato do seu formato gráfico gerado, ele é bem similar a letra “S”. Sabe por que isso acontece?
Por causa que, quando o projeto está sendo iniciado ou finalizado seus gastos não são elevados, em compensação, na fase intermediária, eles se elevam consideravelmente.
Qual a sua utilidade?
Um gráfico cujo formato se assemelha ao da letra “S” realmente chama a atenção, mas ele não é utilizado apenas para isso.
Com essa ferramenta é possível fazer uma análise de como as atividades estão sendo desenvolvidas através da linha de base daquele projeto e possuindo como referência aquilo que foi planejado.
Qual a importância de fazer isso? Dessa forma, é possível ter uma base quanto aos valores que foram planejados comparados ao que está sendo gasto realmente.
A linha de base será gerada na etapa de planejamento e vai servir para se ter uma comparação do que realmente está acontecendo com o projeto.
Caso os gastos ultrapassem essa linha significa dizer que ele está adiantado ou que seu orçamento estourou.
É por essa razão que é de grande importância saber todos os cuidados que são precisos ter para utilizar a Curva S e também as formas de contornar esses problemas.
Na Curva S, o eixo horizontal é a base do gráfico e geralmente mostra o tempo do projeto. Outros parâmetros também podem ser utilizados, como é o caso das atividades que foram realizadas ficarem nesse eixo.
No eixo vertical é feita a medição da quantidade acumulada. Como assim? Ele é utilizado com o intuito de medir o quanto foi gasto do dinheiro acumulado no decorrer do projeto.
Mas nada impede que outros indicadores sejam utilizados nesse eixo como, por exemplo, o percentual concluído das tarefas.
É preciso tomar algum tipo de cuidado para utilizar a Curva S?
Já sabemos que a Curva S tem por objetivo mostrar uma base de como os gastos para a execução daquele projeto se encontram durante o processo.
Apesar de sua inegável contribuição para o controle do orçamento, não é indicado fazer uso apenas dessa ferramenta para acompanhar o projeto.
É preciso fazer uso de outras ferramentas. Para quem está cuidando do gerenciamento dos projetos o ideal é fazer uso do Guia PMBOK.
Este guia é um documento que foi elaborado e publicado pelo PMI (Instituto de Gerenciamento de Projetos). Ele contém orientações importantes para o processo de gerenciamento.
Como fazer essa curva?
Não há complicações para fazer a Curva S, muito pelo contrário, é bem simples. Somente é preciso ter atenção no momento que for fazer sua construção.
Que tal fazermos um passo a passo sobre o levantamento correto dos dados voltados a construção dessa curva levando em consideração os custos para um projeto específico?
OBS: O parâmetro também pode ser as tarefas concluídas dentro do prazo, caso queira. Tudo vai depender do que se deseja avaliar.
1- Etapas do projeto são definidas
O primeiro grande passo para a criação da Curva S é estabelecer qual será o projeto.
Após fazer essa definição é de grande importância que faça a separação das etapas que precisam ser realizadas.
Sabe por que é preciso fazer isso? Porque isso vai ajudar a analisar essa ferramenta nas etapas que estão bem definidas do projeto.
2- Cronograma deve ser definido
Já fez a definição das etapas do projeto? Agora chegou o momento de definir os prazos para que cada uma delas seja efetivamente realizada.
A linha que é criada nesse gráfico é chamada de “linha de base” e é considerada um parâmetro fundamental para a comparação dos custos do projeto em decorrência do tempo.
Mas qual período de tempo devo utilizar no cronograma? Isso fica ao critério de cada um.
Em alguns projetos as etapas ficam melhores colocando-se no cronograma dias, mas existem aqueles que semanas ou até meses deixam o período de tempo mais claro.
Tudo vai depender do que considera melhor para essa definição.
3- Orçamento precisa ser definido
O cronograma é de grande importância, mas definir o orçamento também é. Afinal, isso vai permitir fazer uma comparação do quanto que está sendo gasto naquele projeto no decorrer do tempo.
Ou seja, será possível ver mais claramente se o orçamento está dentro do esperado ou se está extrapolando.
É por essa razão que é preciso fazer uma estimativa dos custos que cada etapa do projeto deve ter.
Somente dessa forma será possível fazer uma análise entre aquilo que foi planejado e aquilo que está realmente sendo executado.
Com esses passos sendo definidos, chegou o momento de fazer a construção do gráfico da Curva S.
Para isso, pode-se utilizar o Excel que é ótimo para esse tipo de trabalho.
Vamos ver um passo a passo da criação desse gráfico nesse aplicativo de planilhas?
Criando a Curva S através do Excel
Não há complicações para fazer a Curva S utilizando um dos programas mais conhecidos para criação de planilhas, o Excel.
Mas para iniciarmos nossa criação precisamos de um exemplo prático.
Então, que tal criarmos o projeto de construção de uma piscina em casa? Esse será o nosso projeto, agora precisamos fazer todo o planejamento.
Devemos estimar suas etapas, cronograma e também os gastos que essa obra terá. Tudo isso é de grande importância, pois são essas informações que darão a estrutura do gráfico.
É preciso definir alguns passos para essa construção que serão: o projeto, a escavação, a estrutura, os acabamentos e encher a piscina com água.
Com as etapas bem definidas é preciso fazer uma estimativa do quanto será gasto em cada etapa e qual a duração que cada uma terá.
Lembrando que todos os dados são fictícios. Serão utilizados apenas para mostrarmos como é feita a criação dessa ferramenta.
Após fazer uma estimativa das etapas necessárias para a conclusão desse projeto.
Agora chegou o momento de irmos para o Excel criar uma tabela que comporte os dados que foram planejados e os dados da execução do projeto.
Vale salientar que os dados voltados a execução do projeto serão preenchidos conforme o projeto estiver sendo desenvolvido.
Tabela com os dados do projeto seguindo a estimativa e o que realmente foi gasto:
Os valores da segunda tabela seguem exatamente as etapas que estão fixadas na primeira tabela.
As estimativas dos custos de cada etapa fazem parte do planejamento e por esse motivo estão apresentadas na segunda tabela com Plan.
Os custos reais que são os que realmente ocorreram durante o projeto estão determinados por Exec.
Com todos esses dados colocados na planilha podemos dar prosseguimento ao nosso exemplo prático.
Mas como fazer os cálculos?
Antes de continuarmos devemos fazer alguns cálculos importantes quanto ao:
- Andamento da semana planejado
- Andamento acumulado que estava planejado
- Andamento da semana que foi executado
- Andamento acumulado que foi executado
Mas como fazer isso? Para fazer esses cálculos precisaremos utilizar a segunda tabela e nela observamos os valores que constam como planejado e os executados.
Abaixo dela podemos inserir os dados listados acima e fazer os cálculos conforme se pede.
Em Andamento da Semana Planejado somaremos o que consta como Plan naquela semana, ou seja, será somado o valor que foi planejado para aquela determinada semana.
Assim teremos para a:
- Semana 1 R$ 400;
- Semana 2 R$ 1800;
- Semana 3 R$ 1500;
- Semana 4 R$ 3500;
- Semana 5 R$ 2500;
- Semana 6 R$ 3200;
- Semana 7 R$ 500.
Andamento Acumulado que Estava Planejado irá somar os valores planejados semana a semana, ou seja, o valor da primeira semana é somado ao da segunda.
Essa soma é adicionada ao valor da terceira semana e assim sucessivamente:
- Semana 1 R$ 300;
- Semana 2 R$ 2100;
- Semana 3 R$ 3600;
- Semana 4 R$ 7100;
- Semana 5 R$ 9600;
- Semana 6 R$ 12800;
- Semana 7 R$ 13300.
Em Andamento da Semana que foi Executado será somado apenas os valores reais, que foram realmente utilizados para aquela semana e ficará assim:
- Semana 1 R$ 400;
- Semana 2 R$ 1800;
- Semana 3 R$ 1500;
- Semana 4 R$ 3200;
- Semana 5 R$ 2750;
- Semana 6 R$ 3200;
- Semana 7 R$ 500.
Andamento Acumulado que foi Executado a soma será entre os valores que foram efetivamente gastos semana a semana.
Ou seja, será feita a soma do valor da semana anterior com a semana seguinte e ficará da seguinte forma:
- Semana 1 R$ 400;
- Semana 2 R$ 2200;
- Semana 3 R$ 3700;
- Semana 4 R$ 7200;
- Semana 5 R$ 9700;
- Semana 6 R$ 12900;
- Semana 7 R$ 13400.
Gerando o gráfico
Com todos os dados colocados na tabela do Excel e os cálculos feitos chegou o momento de gerar o gráfico.
Para isso, é preciso selecionar o gráfico que deve ser em Linhas 2D.
Após selecionar, é preciso inserir os dados que estão na tabela para que o gráfico seja gerado.
Após selecionar, é preciso inserir os dados que estão na tabela para que o gráfico seja gerado
Isso é feito clicando com o botão do direito do mouse na área do gráfico. Em seguida, clicar em Selecionar Dados.
Uma nova janela será aberta e nela deve-se fazer a seleção da célula utilizando o campo “Nome da série”. Os valores que existirem nessa célula precisam ser adicionados em “Valores da série”.
Após realizar esse procedimento é preciso construir a linha que é denominada de Andamento Acumulado que Estava Planejado.
Todo esse passo a passo deve ser repetido para que seja adicionada uma célula com esse nome e que contenha seus valores respectivos. Com isso, o gráfico da nossa Curva S foi gerado.
Conclusão da Curva S
A Curva S é bem simples de ser construída, mas ela pode ser aplicada nos mais variados tipos de projetos.
Afinal, através dela é possível fazer um acompanhamento mais próximo do planejamento e verificar se ele está sendo ou não cumprido conforme o esperado.
Você já conhecia a Curva S de Custos? O que achou do que tratamos aqui? Deixe seu comentário e compartilhe nosso conteúdo em suas redes sociais.