DMAIC: O que é, qual sua importância e 5 etapas?

Introdução ao Método DMAIC

DMAIC é uma sigla originária do inglês formado por Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar. Ela nada mais é que uma das ferramentas de gestão da qualidade utilizadas na implementação da metodologia Lean Six Sigma.

A imagem mostra as fases do DMAIC: Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar

Em qualquer tipo de empresa, independente do setor de atuação e do porte, em algum momento passa por problemas como: atrasos na produção, desperdício, manutenção dos equipamentos ou matéria-prima que se acaba e não é reposta.

Tudo isso pode afetar a satisfação do cliente, pois geram consequências diretas na execução do trabalho.

Por isso, criar processos melhores e mais produtivos é tão importante para as empresas e é nesse ponto que a metodologia Lean Six Sigma entra em ação.

Com ela, uma organização é criada para que as demandas e os objetivos da empresa sejam atendidos. Para alcançar esse objetivo, ferramentas são utilizadas e uma delas é o DMAIC.

É fato que uma organização que decide fazer o planejamento estratégico e fazer uso de ferramentas que orientem o processo se torna muito mais produtiva e alcança as metas estipuladas.

Então por que não fazer uso disso?

Talvez a falta de conhecimento seja a resposta a essa pergunta, então que tal conhecermos melhor uma das ferramentas do Lean Six Sigma, o DMAIC?

O que é o DMAIC?

DMAIC é uma sigla composta pelas seguintes palavras inglesas: Define, Measure, Analyze, Improve, Control.

Essas mesmas palavras quando traduzidas para o português significam Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar. Mas o que ele tem de tão especial?

Na verdade, essa sigla dá nome a um método que é utilizado como um tipo de roteiro dentro das organizações. Ele orienta o desenvolvimento dos processos que controlam o fluxo do trabalho.

Isso permite que a otimização para conseguir alcançar as metas desejadas aconteça sem esforços gigantescos e desperdícios dos mais variados.

Se parar para contar verá que a sigla possui 5 letras e isso não é por acaso. Cada uma delas representa uma etapa que deve ser cumprida para que os dados e as informações que ajudarão na tomada de decisão estratégica sejam reunidos.

O intuito do DMAIC é solucionar os problemas de forma estruturada e buscando a melhoria contínua.

Para isso, ele faz uso das mais variadas ferramentas como gráficos, analíticos e práticos.

Ou seja, sua linha de raciocínio permite que seja feita uma análise técnica e mais precisa do problema como um todo.

Isso impede que decisões precipitadas sejam tomadas e que a ação ocorra diretamente na causa raiz daquele problema.

Quando uma organização decide implementar em sua estrutura, a metodologia Lean Six Sigma, certamente fará uso da ferramenta DMAIC.

Neste vídeo, você entende qual tipo de projeto criar e quais ferramentas do Lean Six Sigma criar.

Mas esta não é a única a ser utilizada, pois existem outras que serão vistas logo mais.

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Como cada etapa do DMAIC funciona?

É nítido que o que essa ferramenta da gestão da qualidade busca é alcançar o resultado financeiro.

Na tabela, temos os principais benefícios em Hospitais que implementaram o Lean Six Sigma e DMAIC

Para isso, a etapa de planejamento é desdobrada o que é fácil de perceber, pois 3 das cinco etapas que o DMAIC possui são voltadas para essa fase. É justamente esse foco no planejamento que é o diferencial dessa ferramenta.

Para compreender perfeitamente como ela funciona vamos conhecer melhor cada uma das etapas que essa ferramenta possui.

Etapa 1 – Definir

O primeiro passo é o Definir e isso não poderia ser diferente, pois se não tiver, primeiramente, uma definição do que se espera do projeto, como será possível colocá-lo em prática corretamente?

Mas para estabelecer os processos com clareza é preciso fazer uma avaliação do histórico que o problema possui.

Esta é uma etapa de vital importância que deve ser seguida para evitar frustrações no decorrer do desenvolvimento.

É preciso ter paciência, pois pode ser preciso alguns meses para a implementação dessa ferramenta já que todas as etapas precisam acontecer.

Por isso, o contrato do projeto precisa ser elaborado e nele deve conter a localização do problema, qual indicador será utilizado, qual a equipe do projeto, cronograma e base de dados que será utilizada.

Isso é de vital importância, pois possibilita que todos os interessados, seja a equipe ou os patrocinadores, compreendam o escopo do projeto.

Para encontrar os objetivos de forma mais fácil é preciso responder perguntas que ajudem a ter um norte como, por exemplo:

Qual o problema que o projeto irá resolver?
Quais os fornecedores e clientes que serão afetados pelo processo?
Qual meta será alcançada? Ela retornará algum ganho financeiro? Quanto?
Qual o processo que possui relação com o problema?

As etapas possuem processos estabelecidos para tornar o trabalho eficiente. Algumas ferramentas podem ser utilizadas para auxiliar nas tarefas como:

Mapa de Raciocínio

Trata-se de um documento que contém o registro do raciocínio de condução existente no projeto do Lean Six Sigma.

Voz do Cliente ou definição de CTQs

A definição de CTQs é utilizada para fazer uma descrição das necessidades que os clientes, externos ou internos, possuem em relação ao produto ou serviço que é entregue.

Escopo do Projeto

Faz o dimensionamento do projeto. É no escopo que é feita a definição dos elementos que serão integrados ou não ao plano.

SIPOC

A ferramenta SIPOC é um diagrama que é utilizado para a definição do principal processo que está envolvido de forma macro no projeto. Ele consegue fazer com que o escopo do projeto seja visualizado mais facilmente.

Contrato de projeto (Project Charter)

O Termo de Abertura de Projeto firma formalmente o acordo entre a equipe que irá executar o projeto, Belt e os gestores da empresa.

Etapa 2 – Medição

Essa é a etapa voltada à observação e conhecimento de como se encontra a situação atual.

As causas potenciais para o surgimento do problema são levantadas nessa etapa e a base de dados passa por uma análise.

Para isso, seguem-se dois caminhos que podem ser mais qualitativos e mais quantitativos.

O quantitativo pega a base dos dados, seleciona um indicador e faz um estudo sobre seu comportamento utilizando algumas ferramentas estatísticas.

O qualitativo, por sua vez, estuda o processo mais profundamente para tentar descobrir onde ocorreu o problema que foi definido na primeira etapa.

As seguintes perguntas podem ajudar na elaboração dessa etapa:

Como o processo se encontra atualmente?
O processo apresenta fontes de variabilidades? Quais são elas?
Os dados apresentados são confiáveis?
Os dados históricos que foram levantados apresentam que tipo de comportamento?

As ferramentas de qualidade que são utilizadas nessa fase são:

Mapa de Processo

A metodologia Mapeamento de Processos pode ser definida como uma ilustração gráfica bem detalhada do processo. Todas as etapas devem estar devidamente documentadas nesta ferramenta, inclusive, conter o que agrega valor ou não.

Espinha de Peixe ou Diagrama de Ishikawa

Na figura, temos um Diagrama de Ishikawa — Fonte: **Investopedia**

O Diagrama de Ishikawa permite fazer uma análise das causas a partir de certo efeito. Para isso, utiliza o brainstorming.

Impacto x Matriz Esforço

A Matriz Esforço é uma complementação da matriz Causa e Efeito. Faz uma avaliação das variáveis da entrada segundo as variáveis de esforço.

Estatística descritiva

É uma análise estatística que é utilizada para fazer a descrição e resumo da base de dados.

Histograma ou Diagrama de Frequências

O Diagrama de Frequências é uma representação gráfica do conjunto de dados que foram divididos em classes uniformes.

Boxplot

Podemos definir o gráfico Boxplot como uma representação gráfica que é feita através das referências dos valores máximo e mínimo, terceiro e primeiro quartil, outliers e mediana.

Pareto

É uma ferramenta estatística que é utilizada para a tomada de decisões. Permite que os problemas sejam priorizados e os classifica como muito trivial e pouco vitais.

Etapa 3 – Análise

Os dados medidos são analisados para que se possa conhecer o comportamento existente na atualidade.

As causas raízes devem ser identificadas, pois são elas que afetam significativamente o processo. Através de gráficos, ferramentas qualitativas e análises estatísticas é possível fazer sua comprovação.

Programa de Mentoria Labone – FASE ANALISAR – PARTE 2 de 2

Algumas perguntas que ajudam a encontrar as respostas certas nessa etapa são as seguintes:

Determinar quais as causas raízes que devem ser atacadas para que o resultado seja melhor?
Quais causas raízes podem ser identificadas e comprovadas através dos gráficos básicos? Quais podem ser observadas na análise estatística?
Verificar quais causas raízes podem ser identificadas utilizando-se a análise de risco?

Com relação às ferramentas que podem ser utilizadas nessa fase as principais são:

Análise de Modos de Falhas e seus Efeitos ou FMEA

Seu objetivo é hierarquizar, identificar e fazer a prevenção das falhas potenciais de um processo ou produto.

Diagrama de Dispersão

O Gráfico de Dispersão é utilizado com o intuito de fazer a comprovação da relação existente entre causa e efeito.

Regressão linear

Trata-se de um modelo matemático que explica a dependência existente entre variáveis de entrada e saída.

Testes de Hipóteses

É um teste estatístico que é utilizado com o intuito de determinar se há algum sinal de evidência na amostra de dados que determine se a condição é verdadeira para todos.

Etapa 4 – Melhoria

Essa é a etapa que propõe, prioriza, testa e executa as soluções encontradas para o problema.

Cada causa raiz que foi estudada e comprovada ainda na Análise, é identificada uma solução que será implementada por meio do Plano de Ação. Os resultados que forem obtidos bem como o impacto das melhorias são verificados.

Confira a parte 2 do vídeo no link: Programa de Mentoria Labone – FASE MELHORAR – PARTE 2 de 2

Esta é a etapa que possui maior demora na execução do DMAIC o que não poderia ser diferente, afinal, a execução de um plano de ação não é algo simples e que possa ser feito de qualquer jeito.

Nessa fase de melhoria a equipe Lean Six Sigma apresentará uma versão nova do mapa do processo eliminando o que não agrega valor.

Para ajudar a chegar às conclusões as seguintes perguntas devem ser respondidas:

Quais as possíveis ações voltadas para a melhoria?
As melhorias que foram propostas podem se transformar em soluções e serem implementadas?
Como as soluções escolhidas podem ser testadas para que se a meta seja alcançada sem que surjam efeitos colaterais não desejados?
Os resultados financeiros podem ser medidos de que forma após a implementação do plano de ação?

As ferramentas principais que são utilizadas na fase Melhoria são:

Diagrama de Árvore

A ferramenta Diagrama de Árvore mapeia os caminhos que serão percorridos no sentido de alcançar o objetivo global. Executa ações de melhoria.

Matriz de Priorização

Auxilia a priorizar soluções que foram levantadas possuindo como base o custo, a facilidade para implementar e o impacto positivo.

5W2H ou Plano de Ação

O Plano de Ação faz o desdobramento das oportunidades de melhoria nas ações que são mais tangíveis.

5S

Este é um programa de qualidade que tem como objetivo promover uma melhora no ambiente de trabalho e também na produtividade.

Para isso, toma como base os cinco sensos que são a utilização, a organização, a limpeza, o bem estar e a autodisciplina.

SMED

O objetivo da metodologia SMED é reduzir o tempo gasto na preparação ou no setup dos equipamentos para que a capacidade produtiva tenha um aumento.

Kaizen

A ferramenta Kaizen permite que os custos reduzam e que a produtividade melhore utilizando o senso da melhoria contínua.

Etapa 5 – Controle

Neste vídeo, vamos explorar a fase Controlar do DMAIC

Esta é a última etapa que o DMAIC possui, mas não deixa de ser menos importante que as demais.

Afinal, é aqui que os resultados que foram alcançados após as melhorias serem implementadas e o estabelecimento dos controles são monitorados. O intuito é garantir que os resultados sejam sustentáveis.

Para isso, um Plano de Controle deve ser estabelecido para que seja possível pensar nas formas que irão garantir que os resultados obtidos não sejam perdidos.

Algumas perguntas que ajudam nessa etapa são:

Os resultados financeiros e a meta foram atingidos?
Quais os controles que foram estabelecidos com o intuito de garantir que as melhorias alcançadas sejam sustentáveis?
Quem atuará como gerente do processo e qual a forma que ele vai adotar para fazer o acompanhamento?
Há a necessidade de criar ou de fazer alguma atualização nos padrões e nos procedimentos?
Quem está envolvido que terá de passar por um treinamento?

Com relação às ferramentas que são utilizadas na fase Controle, algumas das principais são:

Cartas de Controle

As Cartas SPC tratam-se de uma ferramenta gráfica que monitora a avaliação da estabilidade e variabilidade do processo.

OCAP (Out Of Control Action Plan)

O Out Of Control Action Plan identifica anomalias crônicas que a melhoria do processo deve atacar.

POPE ou Procedimento Operacional Padrão

O POPE são documentos que contém o registro e a padronização das operações presentes na empresa.

Poka Yoke

A ferramenta Poka Yoke é uma das ferramentas do DMAIC, mais precisamente da sua última etapa, o Controle. Trata-se de dispositivos que garantem que um processo tenha a variabilidade controlada. É considerado a prova de erros.

Conclusão do DMAIC

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DMAIC: O que faz e qual sua relação com o Lean Six Sigma?