O que é escopo e como fazer?
Todo projeto precisa de orientação e planejamento. O conteúdo do projeto que segue a ideia central de um negócio, pesquisa e outros objetivos deve ser redigido de forma clara e planejada. O escopo do projeto envolve a estruturação das ideias que serão estudadas, avaliadas e executadas.
Geralmente, nas áreas de negócio, o empreendedor costuma ter pressa para executar logo as suas ideias, sonhos e aspirações. Mas, para evitar erros, é necessário definir objetivos e descrever como os objetivos devem ser atingidos.
Quando iniciamos um projeto, devemos saber onde queremos chegar. Da mesma forma que um viajante precisa ter um mapa para acertar o caminho e alcançar o destino correto, o empreendedor também precisa identificar os melhores caminhos que percorrerá.
O escopo de um projeto também ajuda nas áreas de pesquisas acadêmicas, permitindo ao pesquisador a possibilidade de definir os temas e principais tópicos de seus estudos.
A ideia de um produto ou serviço fica melhor orientada a partir da elaboração de um projeto, e todos os tipos de projetos precisam ter as ideias e os devidos conteúdos organizados por hierarquia de importância, cronograma e conjunto de ações que serão aplicadas.
O projeto necessita de um escopo para tornar as ideias iniciais claras e definir as primeiras percepções de como os pontos do planejamento serão executados de forma plena eliminando erros a curto, médio e longo prazo.
O que é escopo do projeto?
O escopo do projeto apresenta as ideias e os tópicos iniciais que comporão o conteúdo de um projeto. O projeto pode ser feito para o desenvolvimento de um novo negócio, de um produto, de uma linha de pesquisa, entre outros objetivos que exigem profissionalização e verificação de informações.
Não desenvolver este aspecto em seu projeto pode comprometer a idealização do mesmo, atrapalhando no processo de projeção e execução de etapas.
O projeto precisa estar alinhado e querer logo executar as tarefas sem descrever um planejamento prévio poderá comprometer e gerar sérios problemas para atingir os objetivos.
A ausência dele impede o planejador de enxergar os seus verdadeiros objetivos, pois quem não tem escopo não tem alvo. O desenvolvimento desse tipo de planos de etapas ajuda, por exemplo, a você satisfazer os seus clientes potenciais, gerenciar bem o projeto e obter o retorno previsto.
O escopo para a gestão de negócios
É muito utilizado na área de gestão, pois ele ajuda a direcionar ações da equipe de trabalho durante as fases do projeto. Ele também funciona para comunicar os objetivos a serem cumpridos, incluindo os prazos e os custos.
No processo de comunicação da equipe, ele propicia o entendimento geral de todas as partes envolvidas no plano de negócio e de pesquisa, sendo uma espécie de contrato inicial firmado entre todos os componentes da equipe que estão validando o documento.
Como estruturar o escopo do projeto?
– Planejamento e gerenciamento
Para determinar objetivos o planejamento é fundamental em todas as áreas de gestão. Nessa etapa é importante você definir as funções e os objetivos. Essa é a ação inicial das atividades seguintes.
Elabore um plano de gerenciamento para organizar o projeto, descreva um termo de abertura que resuma, inicialmente, o que é a ideia. Considere o contexto para o desenvolvimento do projeto.
Nas premissas declare as características da ideia e identifique o alvo inicial, ou seja, visse o que deve ser feito.
– Requisitos do escopo
A definição e redação do escopo exige requisitos de identificação de objetivos que devem ser cumpridos através de ações executadas.
Os principais requisitos devem considerar:
– O potencial cliente e suas necessidades;
– Protótipos de produtos;
– Descrição de serviços;
– Metodologia de pesquisa e desenvolvimento;
– Testes do produto;
– Análises mercadológicas;
– Determinação de objetivos sociais, científicos ou financeiros.
Seguindo os requisitos, torna-se possível a geração do texto inicial e da documentação que declare os requisitos e a matriz que sustentarão as ideias.
– Definição do escopo
A terceira etapa se refere à descrição completa das ideias e dos objetivos do projeto, deve-se considerar todas as variáveis levantadas anteriormente, incluindo a argumentação para comprovar orçamento e recursos necessários.
Nessa terceira etapa, é necessário deixar claro o que o projeto contempla em termos de idéias, produtos, processos, execuções e objetivos. Incluindo as expectativas dos stakeholders.
– Estrutura analítica ou EAP (Estrutura Analítica do Projeto)
No escopo, o EAP serve como mapa de todas as atividades a serem desenvolvidas ao longo do projeto. Ajuda na orientação de equipe na definição de atividades e recursos.
O EAP pode ser organizado em diferentes níveis de complexidade. Caso faltem informações para o desenvolvimento de uma determinada etapa é possível decompor o EAP para enxergar de forma analítica os esforços empregados pela equipe.
– Reflita sobre o público interessado
Apresente todas as ideias definidas no escopo para o público interessado no projeto, em relação à equipe de trabalho busque a aprovação dos membros envolvidos evitando dúvidas e questionamentos futuros.
Conceito de escopo de projeto na empresa
Geralmente, os empreendedores de primeira viagem não dão à devida importância para a realização de um escopo na descrição de seus projetos. Esse comportamento compromete o futuro do projeto e diminui a percepção sobre os reais objetivos do negócio.
Na criação e gestão de uma empresa o escopo ajuda:
– Na elaboração de objetivos;
– Definição de responsabilidades;
– Escolha dos procedimentos;
– Determinação dos limites do projeto;
– Requisitos gerais;
– Prazos;
– Contexto e identificação de entregas;
– Custo total e planejamento financeiro.
Importância do escopo para o negócio
O escopo resume a ideia inicial de um projeto ou produto e define as metas, ou seja, ajuda a enxergar os objetivos. É considerado como a linha mestra que orienta a produção, o controle e as informações do projetos.
O responsável pelo escopo do projeto
O responsável por redigir e editar o escopo do projeto pode ser o próprio empreendedor e seus sócios. O escopo também pode ser redigido com a ajuda da equipe de trabalho envolvida.
Quando escopo é pesquisado e redigido por mais de uma pessoa, o escopo tende a compartilhar as ideias naturalmente sem centralização, ou seja, ninguém será o dono único da ideia.
É importante que todos os apoiadores se sintam responsáveis pelo documento no decorrer do desdobramento do projeto. Sendo necessário atualizar sempre as informações.
Administre as expectativas
Todo projeto envolve expectativas, incluindo as projeções de retorno financeiro, principalmente, depois da metade do documento quando é necessário especificar os custos e o retorno financeiro.
Na equipe de trabalho é comum que cada membro envolvido tenha uma percepção diferente.
Principal função do escopo
Além de organizar as ideias, uma das funções do escopo é a de unificar a visão do projeto e a projeção de seus objetivos. É necessário eleger quem será o gesto do projeto, os apoiadores e os possíveis clientes.
Em relação aos clientes, é necessário fazer um briefing criterioso com informações bem definidas a respeito do projeto.
Critérios do escopo
As tarefas e os objetivos devem ser atingidos por etapas, todas as condições acordadas devem ser obedecidas. Ao redigir um escopo de projeto é necessário definir critérios de ação, identificação de mercado e aceitação junto aos clientes.
O que fazer com as dúvidas?
Em situações de dúvidas continue seguindo os critérios, revise as informações e compartilhe as dúvidas e informações com todos da equipe. Obedeça o cronograma estabelecido e compartilhe com os demais qualquer tipo de revisão de prazo.
Benefícios do escopo de projeto
O escopo gera importantes benefícios para a elaboração de um projeto e realização de um negócio. Permite criar caminhos a serem trilhados e definir objetivos.
Os benefícios também incluem o aprimoramento da comunicação entre os membros da equipe, e a distribuição de atribuições. Visa também o compartilhamento de oportunidades.
O escopo no dia a dia
Além de orientar projetos de empresas e de pesquisas acadêmicas, o escopo também pode ser aplicado na criação de produtos e de serviços. A definição de um escopo.
Porém, o escopo não deve ser utilizado somente para planejar o início de um negócio ou produto. Muitas grandes empresas já estabelecidas no mercado, por exemplo, realizam novos escopos constantemente em projetos de pesquisa de mercado, análise de produtos e de serviços.
Portanto, o escopo determina o início e o futuro de um projeto, ajudando a melhorar a qualidade de trabalhos nas áreas de pesquisas acadêmicas, mercadológicas, negócios e captação de clientes.
O escopo permite ao elaborador enxergar a possibilidade de definir mercados, áreas e clientes.
No mercado, a idealização de um produto ou de um serviço torna-se mais orientada com a elaboração do projeto. Independente dos tipos de projetos, os planos e as etapas precisam ter as ideias organizadas.
O projeto necessita envolver todos os interessados envolvidos na elaboração e aplicação do projeto. O documento do escopo deve tornar as ideias mais claras e bem definidas.
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