A estruturação de projetos é muito importante em qualquer ambiente empresarial.
É a partir dela, por exemplo, que será detalhado tudo que será implementado, seja na correção de erros ou na adaptação das novidades do mercado.
Portanto, ela é vital para empresas que queiram se manter competitivas. Caso o seu planejamento seja ruim, pode colocar toda a implementação em risco, possivelmente adotando uma estratégia que não seja ótima.
Por isso, preparamos esta publicação especial introduzindo a estruturação de projetos e ensinando dicas valiosas de métodos para implementar na sua organização.
Para entender melhor, leia até o final!
Tabela de Conteúdo
Iniciando a estruturação de projetos
Primeiramente, precisamos falar um pouco mais sobre o que é a estruturação de projetos e sobre como iniciar a abertura do projeto, concorda?
Assim, começamos do básico e, aos poucos, vamos avançando para que você entenda como melhorar a sua empresa.
De forma geral, estruturar projetos é fundamental para qualquer organização, uma vez que a partir disso que implementamos métodos mais qualificados de trabalho.
É assim, ademais, que nos adaptamos às novidades impostas pelo mercado, garantindo a competitividade.
Porém, criar um projeto é uma tarefa difícil e que, quando não é feita corretamente, pode causar danos à toda execução deste projeto.
Por isso, pensar na sua estruturação é algo importante e não pode ser menosprezado. Ou seja, é praticamente tão importante quanto a própria implementação.
Por isso, a estruturação de projetos precisa vir a partir de muito estudo.
E, aqui, me refiro não somente ao conhecimento teórico a respeito do assunto, mas também ao conhecimento a respeito da própria organização e de como ela funciona.
Pense comigo: como será possível criar um projeto para melhorar uma falha se não sabemos nem onde está a falha e muito menos as causas dela?
Além disso, quanto custará a correção desse processo? E qual a melhor forma de fazê-lo?
Todas essas questões são importantes, ou então você fará tudo com base no “achismo”, algo que poderá custar caro depois.
Portanto, saiba que esses elementos são cruciais para começar a estruturação de projetos:
- Faça uma análise criteriosa do que deseja implementar e de como funciona sua empresa;
- Avalie os custos envolvidos e se são proporcionais aos benefícios da conclusão do projeto;
- Defina o escopo do projeto;
- Entenda se, neste momento, a sua empresa pode arcar com este investimento;
- Envolva todos os setores da organização;
- Tenha estratégias para que haja a manutenção dos resultados.
Como definir as prioridades?
Pois bem, até aqui você já entendeu o básico sobre estruturação de projetos. Além disso, aprendeu igualmente como avaliar se este é o melhor momento para executá-lo e se você está seguindo os melhores caminhos possíveis.
Uma vez que estiver tudo certo e estiver disposto a criar o seu projeto, é hora de fazer mais algumas avaliações.
Neste caso, então, uma das palavras-chave para que se tenha em mente é prioridade. Afinal, o que iremos priorizar?
A título de exemplo, digamos que três colaboradores apresentaram cada um o seu projeto a quem ocupa os principais cargos decisórios da organização. Como decidir qual é o melhor caminho a seguir?
Ainda que sejam propostas diferentes, sobre temas diferentes na empresa, nem sempre você vai dispor dos recursos e do tempo necessário para todos. Portanto, uma decisão tem de ser feita, que é a do que deve ser priorizado.
Primeiramente, é necessário entender qual o nível de necessidade de cada um. Isto é, algum deles é vital para o funcionamento da organização?
Se sim, é provável que ele deva ser visto com melhores olhos. Contudo, caso sejam todos em níveis similares, é preciso avaliar um pouco mais.
Então, outra variável importante é a dos custos. Dessa forma, avalie dois fatores:
1) Quanto cada um vai trazer de gastos?
2) Qual é o retorno esperado deles?
Por fim, avalie a recorrência do problema. Em outras palavras, caso um deles seja para resolver algo que afete mais rotineiramente a empresa, talvez seja relevante pensá-lo como prioridade também.
Dessa forma, ao final são essas variáveis que ajudarão a determinar o que deve ser seguido e como.
É possível, inclusive, que a tomada de decisão seja simplesmente de que não é benéfica a implementação de nenhum daqueles projetos. Tudo depende do caso e de avaliação.
Dicas para melhorar a sua estruturação de projetos
Bom, caso a sua empresa esteja decidida a iniciar a estruturação de algum projeto, não deve fazer isso de qualquer forma.
Abaixo, então, separamos algumas dicas que ajudam, sobretudo em termos de metodologia.
Use a Estrutura Analítica de Projetos
Você sabe o que é EAP? Este é um método que ajuda a gestão dos projetos, reduzindo a chance de falhas e de atrasos no seu cronograma.
Ou seja, é algo voltado mais especificamente para organizações que já estejam sofrendo com problemas como estes
Para isso, começa-se pensando na organização como um todo, e então há subdivisões. Então, são produzidas informações relevantes que permitem ter uma base sólida a respeito de tudo que está sendo planejado.
Portanto, essa metodologia ajuda se a sua equipe trabalha melhor de maneira gradual, com tempo para se adaptar às novas etapas.
Isso, por sua vez, tende a não atrapalhar o fluxo de trabalho de outros setores e ajuda caso a necessidade não seja urgente.
Conheça as práticas de gestão PMBOK
O Project Management Body of Knowledge (PMBOK) foi criado pelo Project Management Institute (PMI) e hoje é uma referência quando falamos em gerenciamento de projetos. Dessa forma, funciona como um guia.
Entre outros fatores, o PMBOK ajuda a desenvolver a interação dos processos de trabalho durante o projeto.
Dessa maneira, o gerenciamento é dividido em várias fases, sendo elas: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento.
O método MASP e a estruturação de projetos
Você já ouviu falar no Método de Análise e Solução de Problemas (MASP)? Esta metodologia se popularizou em virtude da sua aptidão para buscar práticas mais eficientes a problemas do cotidiano empresarial.
A ideia geral é realizar um diagnóstico do ambiente produtivo e, então, promover a melhora organizacional.
Por isso, também pode ser adaptado à sua estruturação de projetos, sobretudo na fase de identificar as falhas e as possíveis correções relacionadas a elas.
Lean Six Sigma e a estruturação de projetos
Se você entende um pouco de linhas de produção e de ambientes corporativos, já deve ter ouvido falar na metodologia Lean Six Sigma, com certificações como o Green Belt ou o Black Belt, por exemplo.
No entanto, o que isso tem a ver com a estruturação de projetos?
Pois bem, desde já, saiba que essa metodologia de trabalho tem por finalidade evitar ao máximo o desperdício dentro da empresa.
Dessa maneira, previne contra ações de retrabalho (desperdício de tempo) até contra desperdícios financeiros, entre outros.
Portanto, o objetivo é ter uma linha de produção enxuta, com a maior redução de gastos possível. A partir dela, novos processos são adotados, priorizando aqueles que geram um maior custo-benefício.
Por isso, perceba que estruturar projetos está relacionado ao Lean Six Sigma. Esta metodologia é capaz de fornecer as diretrizes e o mindset ideal para quem deseja saber o que priorizar e como fazer.
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