Muitas vezes aprendemos métodos e teorias que parecem fáceis, mas que não conseguimos aplicar no mundo real. Isso já aconteceu com você ou com a sua empresa? Uma atividade como a de ver um exemplo de plano de ação 5W2H pode ser algo muito didático neste sentido.
Por isso e em função da demanda recorrente pelo tema, preparamos esta publicação.
Hoje você vai relembrar o que significa essa metodologia e vai entender na prática como aplicá-la à sua organização.
Tabela de Conteúdo
Mas afinal, o que é 5W2H ?
Antes de começarmos com os exemplos de plano de ação 5W2H, vamos relembrar o que significa essa metodologia. Já fizemos um post detalhado sobre 5W2H antes. Por isso, recomendo ler antes de prosseguir, assim você vai entender em detalhes.
Dito isso, vamos começar a passar o principal a se ter em mente antes de elaborar o seu plano de ação 5W2H. Ou seja, o que é principal saber? O que não se pode esquecer de forma alguma para evitar erros?
Primeiramente, recorde sobre o tema que tornou essa metodologia mais famosa, que é a questão dos cinco W.
Elas representam acrônimos, vindos da língua inglesa, que correspondem às perguntas que devem ser feitas. Os dois H são adicionais e também são importantes. Veja o papel de cada um:
- Who? (Quem?)
- What? (O quê?)
- Why? (Por quê?)
- Where (Onde?)
- When? (Quando?)
- How? (Como)?
- How much? (Quanto?)
Note que, de forma geral, essas perguntas devem ser respondidas com base no conhecimento da sua empresa, e não apenas com um “sim” ou “não”. Portanto, envolve fatores como a gestão do tempo, gestão financeira, gestão de processos, entre outros.
Além disso, saiba que essa metodologia pode ser empregada em conjunto com outras, como os projetos Lean Six Sigma. Portanto, mesmo que a sua empresa já aplique algo diferente, não é necessário descartar.
Dessa maneira, é possível combinar o melhor do 5W2H com o que já está dando certo no seu ambiente corporativo.
Então, tente avaliar o que é possível aproveitar, o que se pode combinar e quais práticas devem ficar para trás.
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Como usar um plano de ação 5W2H ?
Bom, agora já avançamos para relembrar o básico sobre o que essa metodologia significa, certo? No entanto, antes de falarmos sobre o exemplo de plano de ação 5W2H, é importante entender como utilizá-lo na prática.
Em resumo, é bastante simples usar essa ferramenta, uma vez que ela é intuitiva e prática. Ainda assim, não deve ser feito de qualquer forma.
Assim como todos os processos da empresa, deve haver planejamento e atenção, sem menosprezar as tarefas apenas porque são simples.
A principal dica é começar criando a sua própria planilha do Microsoft Excel, a qual se costuma chamar de matriz 5W2H.
Se você souber utilizar recursos do software, como a função SE, os macros ou a função PROCX, melhor. Mas se não souber também não tem problema.
O mais importante é ter em mente as perguntas que caracterizam o 5W2H. Desse modo, para cada uma das sete questões, deve haver uma coluna na sua planilha.
Em seguida, é hora de começar a preencher essas colunas. Então, coloque nelas as informações da sua organização, de acordo com o planejamento e os processos existentes. Além disso, pense também nas metas que devem ser atingidas.
Caso seja necessário, é possível adicionar campos adicionais à planilha. Como cada empresa tem as suas próprias características e necessidades, pode ser necessário ou não. Tudo depende do contexto, e você saberá avaliar.
Entre essas colunas adicionais, é interessante (e até recomendável) incluir uma com observações e outra em que são registrados os avanços. Dessa maneira, fica mais transparente e fácil observar o que tem sido feito.
Além disso, por fim, é indicado também compartilhar esse documento com todos na empresa – na forma de um arquivo de nuvem, por exemplo.
E, claro, organize reuniões periódicas para avaliação e acompanhamento dos resultados parciais.
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Exemplos de plano de ação 5W2H
Agora vamos, de fato, a exemplo de plano de ação 5W2H. Preparamos dois especiais para que você entenda, na prática, como funciona o passo a passo para aplicar essa metodologia.
Lembre-se sempre de que toda a aplicação do método é feita com base nas 7 perguntas fundamentais.
Por isso, é nessas perguntas que você deve se guiar. Ademais, é altamente recomendável preparar a sua planilha para preencher os dados, como introduzimos acima.
Agora, vamos de fato aos exemplos. Veja!
1. Exemplo na área de vendas
O primeiro exemplo de plano de ação 5W2H é na área de vendas de uma empresa. Então, pense nas metas que são planejadas para o futuro. Afinal, todas as organizações traçam esses objetivos, concorda?
Portanto, vamos imaginar que determinada empresa deseja aumentar suas vendas em até 10% com relação ao período anterior. Então, como aplicar a metodologia?
Para começar, é fundamental ter o máximo de informações necessárias. Quantos vendedores existem? Quais são os produtos e as vendas de cada um?
Quanto cada vendedor gera de valor? Há novos produtos para serem lançados? E o marketing, como está? Já existem algumas falhas conhecidas no planejamento de vendas?
Assim sendo, quando essas informações forem levantadas, é necessário agendar uma reunião com a equipe de vendas.
Dessa maneira, todos os dados coletados serão apresentados, demonstrando o que aconteceu de bom e de ruim no período anterior.
A partir disso, os próprios colaboradores podem ajudar no feedback e na elaboração de ideias para entrarem no plano de ação. ]
Digamos que isso tenha sido feito e, agora, tudo será feito a partir do método 5W2H. Assim, é hora de começar a responder aquelas perguntas que já conhecemos:
- O quê: expandir as vendas para a região Sul;
- Por quê: grande quantidade de clientes potenciais;
- Onde: setor de RH para contratação de novos funcionários;
- Como: com a parceria de uma empresa terceirizada especializada em RH;
- Quando: a partir do próximo mês;
- Quem: a responsável será a gerente geral de vendas, Claudia;
- Quanto: orçamento de até R$ 15.000,00.
Por certo, muitas informações foram simplificadas. Ainda assim, o importante é que você entenda que não precisa ser complexo.
O que precisa ser, na verdade, é realista e bem planejado.
2. Exemplo no marketing
O segundo exemplo de plano de ação 5W2H é relacionado ao marketing. Embora as aplicações mais comuns sejam na área de vendas, como no exemplo anterior, não se restringe somente a ela.
Além disso, existem muitas outras que podem se beneficiar.
Sendo assim, o processo aqui neste caso é similar ao anterior: deve partir das metas e objetivos da empresa.
Ademais, é também indicado realizar uma reunião com os responsáveis do setor, com a finalidade de levantar as informações e as ideias necessárias para seguir em frente.
Feito isso, temos que responder as sete perguntas:
- O quê: criar novas campanhas de marketing digital nas redes sociais;
- Por quê: o nicho não tem sido explorado pela empresa, que tem perdido espaço para os concorrentes;
- Onde: no ambiente online, em especial nas principais redes sociais (Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram, etc);
- Como: contratando uma agência de marketing digital especializada no tema;
- Quando: necessário que as campanhas estejam lançadas para o dia dos namorados;
- Quem: parceiro terceirizado em conjunto com o gerente de logística da empresa;
- Quanto: orçamento de até R$ 20.000,00
Conclusão sobre exemplos do 5w2h
Viu como é fácil aplicar a metodologia 5W2H na prática? Por certo, é algo que exige esforço e dedicação. No entanto, as etapas são de simples compreensão e podem trazer resultados importantes para a empresa.
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