Como fazer fluxo de caixa no Excel?
O fluxo de caixa é um setor importante na administração e gestão de uma empresa. Para o negócio ser sadio financeiramente ele precisa ter um bom fluxo positivo de receitas, lucros, além do controle dos custos e despesas.
Uma boa análise financeira ajuda a projetar períodos atuais e futuros, calcular entradas e saídas de recursos financeiros e fazer previsão de margens e metas.
O uso de programas como o Excel pode ajudar a organizar os dados de entrada e saída de dinheiro na empresa, ajudando no processo do controle dos recursos, das vendas e dos possíveis gastos realizados.
O que é fluxo de caixa?
Dentro do contexto administrativo de gestão, esse tipo de fluxo se refere ao movimento de entrada e saída de dinheiro na empresa, seja ele representado pela caixa registradora da compra em loja física, máquina de cartão ou carrinho de compras de uma loja on-line.
Independente se a loja é física ou virtual, ou se a plataforma de pagamento aceita dinheiro em espécie ou cartão de crédito, o fluxo depende da atividade de vendas da empresa.
Dessa forma, consideramos que a entrada de recursos é proveniente das atividades de venda de produtos e serviços, ativo da empresa ou aquisição de bens de altíssimo envolvimento ofertado pela empresa.
Lembramos que o ativo da empresa pode ser um equipamento, um veículo, um imóvel ou terreno, por exemplo.
Entrada positiva e negativa
Considerando que o fluxo lida com entrada e saída de recursos, podemos conceituar que o fluxo e o saldo pode ser positivo ou negativo da seguinte forma.
Saldo positivo: Quando a entrada de recursos é maior do que a saída.
Saldo negativo: Quando a saída de recursos é maior do que a entrada.
Compreendemos que a empresa deve ter muita atenção em relação aos saldos obtidos. No caso de um saldo positivo a empresa possui situação superavitária, mas quando há um saldo negativo a empresa se encontra em situação deficitária.
Características
O fluxo de caixa pode apresentar característica temporal, conforme a movimentação do mercado em relação à oferta e procura. O fluxo pode variar conforme o dia, a semana, o mês e o anual.
Uma empresa, por exemplo, pode vender bastante às segundas-feiras, e vender quase nada nos dias seguintes, gerando um saldo positivo somente uma vez por semana.
Esse comportamento comercial deve ser avaliado pelos gestores e pelos setores de marketing para gerar retorno e entrada de recursos também nos outros dias da semana.
Conhecer o fluxo ajuda na elaboração de projeção e estimativas. Por outro lado, a empresa pode avaliar seus históricos e compará-los com suas novas metas para construção de novas projeções e estimativas.
Dessa forma a empresa avalia os saldos de ciclos anteriores para compor as disponibilidades para ciclos posteriores.
A projeção no Excel
Sabemos que o programa Excel oferece várias utilidades. Nele, o usuário pode encontrar ferramentas, fórmulas e a condição de organizar em planilhas e documentos os registros de entrada e saída de recursos na empresa.
Através do programa é possível elaborar planilhas de fluxo de caixa, para aperfeiçoar a fiscalização da entrada e saída de recursos financeiros de uma empresa ou empreendimento.
Dessa forma a empresa consegue gerar uma informação organizar e propiciar uma positiva análise de caixa, com projeções e dados que podem fornecer uma melhor visão de mercado.
Benefícios da gestão do caixa
O caixa também precisa ser controlado e gerido. A gestão de seu fluxo faz parte da gestão financeira da empresa abrangendo períodos futuros, o resultado de todas as entradas e as saídas de recursos financeiros em regime de caixa contábil e não contábil.
Esse tipo de gestão permite ao empreendedor calcular lançamentos, calcular contas a pagar e seus direitos a receber, permitindo avaliar estimativas de receitas e despesas.
A gestão do caixa é fundamental para antecipar problemas de liquidez e endividamento, sintomático de rentabilidade, lucratividade e eficácia empresarial.
Esse tipo de gestão ajuda no controle da entrada e saída de recursos da empresa, exigindo do gestor que insira informações de entradas e saídas conforme as necessidades da empresa.
Organizando essas informações em programas como o Excel, é possível construir a estrutura gerencial de resultados e a análise de sensibilidade e rentabilidade da empresa.
Como organizar a gestão do caixa?
A gestão do fluxo de caixa deve ser guiado pelo projeto de gestão financeira e administrativa da empresa. O caixa pode, por exemplo, ser calculado diariamente confirmado semanalmente. Dessa forma ficará mais transparente a saída e entrada de recursos, permitindo manter as contas em dia para a saúde do negócio e para poder planejar uma gestão empresarial eficiente.
A gestão do caixa é considerado um instrumento gestão financeira que projeta para períodos futuros todas as entradas e as saídas de recursos financeiros da empresa, possibilitando indicar como será o saldo de caixa para o período projetado.
Deve ser aplicado em empresas de pequenos e grandes portes para fortalecer os controles financeiros com organização.
É também uma estrutura flexível, a partir da qual o empresário e o gestor devem inserir informações de entradas e saídas conforme as necessidades da empresa e os movimentos de mercado.
Informações geradas
A administração e a gestão do caixa podem gerar informações que podem ser acrescentadas nas planilhas do Excel. A partir das informações, o gestor elaborar e a estrutura gerencial de resultados, análise de sensibilidade, além de calcular a rentabilidade, o nível de lucratividade e o ponto de equilíbrio do investimento.
As informações da gestão de caixa organizadas no Excel permitem verificar a saúde financeira do negócio a partir de análise e obter uma informação clara sobre as possibilidades de crescimento do investimento e do estágio atual da empresa no mercado consumidor.
Consideramos que as atividades cotidianas de uma empresa relacionadas ao seu setor financeiro devem ser avaliadas e controladas.
A aplicação da gestão
A gestão sobre o fluxo de caixa ajuda o gestor a apurar e projetar o saldo disponível para que exista sempre capital de giro.
No controle do fluxo, utilizando o Excel, o gestor ou empresário deve registrar as vendas à vista e a prazo e recebimento de duplicatas, as compras à vista e a prazo, pagamentos de duplicatas, pagamento de despesas e outros pagamentos. E, em determinados casos, verificar o último pagamento e recebimento conhecido ou o máximo de horizonte adequado às necessidades da empresa em relação à sua solidez.
Preenchendo as planilhas
Ao utilizar as planilhas do Excel, o preenchimento inicial dessas informações podem ser algo complicado no princípio, mas com a prática é possível otimizar a inserção das informações.
A utilização das planilhas ajudarão a tomar as decisões com base em previsões de entrada e saída de recursos no setor de vendas.
Numa visão geral, as informações do fluxo podem ser inseridas manualmente num caderno, mas o uso de planilha manual pode criar uma bagunça pior do que os antigos controles feitos pelos donos de quitandas do século XX.
Estamos no século XXI, no século da informação e da popularização do recursos digitais. Utilizar ferramentas como o Excel permite organizar, armazenar e compartilhar dados com segurança sobre a entrada e saída de recursos da empresa.
Qual tipo de empresa precisa fazer?
Todos os tipos de empresa precisam fazer o fluxo de caixa e ter uma boa gestão sobre a movimentação. Por outro lado, a estruturação do fluxo de caixa depende da natureza da empresa e também das necessidades dos gestores que cuidam da empresa.
O resultado da gestão do caixa
Geralmente, quando a gestão do caixa é bem feita, o resultado se refere ao saldo disponível presente em dinheiro disponível no caixa, ou depositado em conta corrente nos bancos da empresa, considerando a diferença entre o total do valor dos recebimentos e pagamentos efetivamente realizados em determinado período de tempo.
Esse tipo de resultado pode ter uma planilha própria ou uma coluna no Excel independente das demais para marcar os resultados.
As planilhas também podem ser conjuntas ou específicas para balizar os tipos de vendas que podem ser vendas à vista, vendas a prazo, em cheques (inclusive pré-datados) duplicatas, cartões, rendimentos de aplicações, e outros tipos de recebimentos.
Por outro lado, a saída de recursos também deve fazer parte do cálculo do resultado final. A saída de recursos financeiros pode estar atrelada ao pagamento de fornecedores, matéria-prima, insumos, materiais, despesas bancárias e financeiras, salários e encargos de funcionários, comunicação, equipamentos, veículos, prédios e demais tipos de retiradas ou aplicações.
Dessa forma o cálculo do saldo final do fechamento de caixa deve ser referente ao valor dos recursos disponíveis no caixa da empresa ou depositados em contas corrente que a empresa possui no banco.
Porém, o saldo final do caixa, pode não indicar que a empresa está tendo lucro ou prejuízo em suas atividades no mercado. Sendo fundamental que o saldo final seja confirmado diariamente.
O resultado da gestão do caixa pode nortear novas atitudes na empresa, pois a existência de saldos diários elevados, tanto negativos quanto positivos, sugerem a necessidade de melhoramentos na organização financeira.
A gestão de caixa no Excel
A partir dos conceitos e compreensões já abordadas neste artigo, podemos buscar uma visão mais pragmática sobre a realização de gestão de caixa no Excel.
O programa Excel oferece diferentes funções para organização de dados, planilhas e informações. O Excel pode ser empregado para uma imensa quantidade de dados profissionais dedicadas à gestão de uma empresa.
A planilha de fluxo de caixa é uma delas. Permite realizar a fiscalização da entrada e saída de recursos financeiros de uma empresa.
Esse nível de controle permitirá que a empresa tenha a capacidade de ter uma boa análise de dados e otimizar seus recursos. O resultado pode estimular a adoção de soluções e reforço nos esforços de venda da empresa.
Como organizar a gestão de caixa no Excel?
Inicialmente, a empresa precisa ter uma base de dados. A partir de um dado é possível inserir e organizar as informações no Excel, criando, por exemplo, uma planilha com as despesas e a entrada de dinheiro que a empresa possui.
Cada planilha ou documento pode corresponder a diferentes ciclos de tempo como dias, semanas, meses e ano. É possível realizar em outros períodos, de acordo com a necessidade de cada empresa.
As casas decimais
Geralmente, a gestão do caixa lida com valores financeiros, sendo fundamental adaptar a inserção das células do Excel com os números demonstrados como dinheiro.
Dessa maneira, basta selecionar as colunas que possuem os valores, clicar com o botão direito do mouse, escolher a opção “formatar células”, clicar em “números”, selecionar “separador de 1000” e por fim alterar o número de casas decimais para 2.
Posteriormente, na coluna referida para “saldo”, insira a fórmula de soma: =SOMA(C14;D14) + E13. Dessa forma, somamos o crédito do dia em questão com o saldo do dia anterior. Neste exemplo utilizando as linhas e colunas C, D, E, 13 e 14.
Conclusão
Consideramos que a organização financeira de uma empresa ou de um projeto que lida com dinheiro é fundamental para o crescimento e sucesso.
Como referido anteriormente, é fundamental adaptar os fluxos de acordo com as necessidades de cada empresa e tipo de empreendimento.
O programa Excel pode ajudar na gestão de projetos, organizando dados, estabelecendo metas e ainda impulsionar a avaliação das metas da corporação.
Lembramos que as receitas e o faturamento que a empresa atrai em determinado período fortalecem os resultados do empreendimento.
Nesse contexto, o conceito e a prática do fluxo de caixa atua como ferramenta para controlar de maneira eficiente o fluxo de entrada e saída de dinheiro no caixa da empresa.
Esse tipo de fluxo é considerado como ferramenta fundamental para a gestão financeira da empresa, pode ser utilizado por meio de planilhas e dados informatizados.
A gestão do caixa ajuda o gestor a identificar quando e quanto precisará de recursos financeiros para saldar as obrigações da empresa e a realizar projeção de vendas a curto, médio e longo prazo.
Portanto, através desse artigo, incentivamos a organização gestora da empresa a partir do fluxo de entrada e saída de recursos que devem ser medidos e controlados para evitar perdas e desvios de investimentos para a corporação.
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