Aprenda sobre o Fluxograma de Processo
A documentação de processos por meio de fluxograma, tem se tornado uma grande aliada de empresas de diversos segmentos. Esse tipo de metodologia conhecido por “Fluxograma de Processo”, ajuda não só a manter os trabalhadores dentro de uma rotina de trabalho, como também melhora a produtividade.
Por se tratar de um fator importante então, todos os responsáveis por planejar esse tipo de procedimento precisam se atentar às particularidades do mesmo.
Isso inclui, por exemplo, conhecer as etapas fundamentais para que nenhum detalhe seja esquecido na hora desse planejamento. Para ajudar nesse processo, portanto, preparamos aqui uma série de dicas que vão permitir um melhor desempenho nessa empreitada.
Fluxograma de Processo: aprenda a documentar um processo
Antes de qualquer outra coisa, precisamos notar que a missão que uma documentação dessa natureza é facilitar o entendimento do fluxo de processos.
Isso significa transparecer aos envolvidos todas as informações e recursos que serão empregados em determinado projeto ou período.
Em outras palavras quer dizer que é preciso atribuir ao fluxograma de processo uma visão geral e formal de todo o procedimento a ser adotado pelos colaboradores.
Isso inclui a especificação de quem são os agentes envolvidos, quais tarefas serão executadas e qual a ordem em que os processos serão conduzidos.
Não obstante, é importante notar o prazo para a realização dos processos e quais as etapas que serão seguidas até o vencimento desse prazo. A ideia é reunir tudo isso para compor uma representação visual e detalhada de cada passo a ser seguido.
Entendida essa parte, é hora de partir para as etapas essenciais para se documentar um processo.
Entendendo os objetivos da empresa
Um dos maiores erros cometidos na criação de fluxograma é modelar o fluxo de tarefas sem saber exatamente quais são as metas e estratégias da organização. O primeiro passo, portanto, é certificar-se de que esse erro não será cometido.
A partir daí é preciso considerar a importância de cada tarefa dentro do processo condizente com a filosofia mapeada.
São as características de cada uma que irão definir o rigor com que será tratada. Isso inclui saber se será necessário ter menos ou mais controle, quanto de recurso será empregado, etc.
Onde o processo planejado se encaixa na jornada já existente?
Aqui temos outro erro comum no planejamento de um fluxograma de processo para documentar processos. Estamos falando dos casos onde o processo é planejado sem consulta prévia sobre onde ele se encaixa dentro do processo principal que rege a organização.
Para evitar isso, é fundamental redobrar a atenção para as entradas e saídas, além de informações sobre recursos que são demandados para o perfeito funcionamento do que foi planejado.
Mapeamento AS IS
Atropelar o fluxo de produção também é um sério problema na hora de conceber o fluxograma. Um dos erros mais comuns, por exemplo, é querer idealizar o processo já pensando nas melhorias possíveis.
Em vez disso, é importante se focar no desenvolvimento do processo e em como ele está ficando com base no que se tem no momento.
Envolvimento de equipe
Além de evitar os erros comuns mencionados, é de suma importância que se envolva toda a equipe na documentação dos processos.
O motivo é que, ao excluir algum membro do grupo dessa etapa de planejamento, pode resultar na ausência de informações cruciais no fluxograma de processo.
Se tratando de uma ferramenta tão importante para o processo de um projeto, portanto, sabemos que um pequeno detalhe perdido pode ser determinante para um fracasso.
Como se não bastasse, ao deixar de fora um membro da equipe, ele pode se sentir desnecessário ou até confrontar as decisões tomadas posteriormente. Para manter todos unidos no propósito, portanto, o melhor é manter todos envolvidos.
Compartilhamento e clareza
Quando for possível a presença de todos os membros envolvidos nas rotinas previstas no fluxograma, o melhor a fazer é compartilhar o resultado antes da definição.
Isso significa enviar o documento já esboçado e aguardar o OK ou eventuais sugestões para melhorias antes de fechar o planejamento.
Isso pode ser feitos naturalmente, por meios tecnológicos, usando facilitadores que permitem compartilhamento de documentos.
Programas gratuitos para criar fluxograma
Agora que você já entendeu as etapas cruciais da criação de fluxograma de processo, é hora de conferir algumas dicas de programas gratuitos para colocar tudo em prática. Na lista que preparamos a seguir nos focamos em softwares com recursos básicos mas uso facilitado. O objetivo é focar na praticidade. Confira!
Dia
Aqui temos o que talvez seja a melhor opção gratuita para quem deseja criar fluxogramas. Isso porque ele oferece uma opção pensada justamente para esse objetivo, que está disponível em sua enorme biblioteca de modelos de diagramas, sem necessitar de consultor.
Além disso, ele também oferece possibilidades para criação de diagramas de UML, dados, redes de computadores, lógica, circuitos eletrônicos e muito mais. Vale a pena conhecer.
yEd
Disponível não só para Windows, mas também para Mac e Linux, o yEd é um dos programas gratuitos que também permite a criação de excelente fluxograma. O grande destaque nesse caso, fica por conta de seu design e interface intuitiva, o que facilita o manuseio.
Com ele é possível criar não só fluxograma, mas também diagramas de classe, mapas mentais, redes semânticas e muito mais.
Draw.io
Nesse caso, temos uma opção que se destaca por ser uma ferramenta que não precisa ser baixada. Isso mesmo, trata-se de uma plataforma online onde é possível criar um fluxograma e outros diagramas, tais como de rede, circuito, mapas mentais e outras opções do gênero.
Diagram Designer
Por fim temos aqui o Diagram Designer, que permite a criação de fluxograma, diagrama de classes UML e circuitos, e muito mais.
Isso sem contar que ele também disponibiliza uma boa variedade de formatos para exportação dos trabalhos. Entre as opções mais comuns, estão formatos como BMP, JPEG, PNG e PCX, além de muitas outras.
Sobre este conteúdo
Este foi um material produzido com foco no conhecimento e organização para se criar um fluxograma. É fato, porém, que o desenvolvimento desse tipo de procedimento exige uma série de competências e habilidades adquiridas à base de teoria e experiência.
Essa habilidades podem ser melhor compreendidas e aplicadas em treinamento de Green Belt, onde pode-se aplicar conceitos de fluxograma de Ishikawa. Isso sem contar a compreensão do Princípio de Pareto na aplicação das ideias.
