Folha de Verificação: Saiba o que é e como usar essa ferramenta do Lean

Folha de Verificação: Saiba os benefícios desta ferramenta e como ela pode ajudar sua empresa

A folha de verificação é considerada uma das melhores ferramentas de qualidade a ser implementada na empresa, sendo muito fácil de ser aplicada.

Ela também é referida como lista de verificação, lista de recolhimento de erros e checklist de defeitos. Inicialmente, trata-se de um formulário usado para simplificar o processo de coleta de dados permitindo a uniformização de dados e processos para verificação.

Neste artigo falaremos mais sobre a oportunidade que essa ferramenta pode oferecer para empresas de diferentes portes e segmentos.

Ao aplicar esse tipo de checklist de defeitos na empresa e em diferentes tipos de processos produtivos, a empresa caminha para construir excelência organizacional e otimização em seu fluxo de produção.

Ela pode ser conciliada com os fundamentos Ishikawa, com os procedimentos de gestão de qualidade em processos, planejamento estratégico e Gestão da Rotina no dia a dia de uma corporação.

O que é Folha de Verificação?

A lista de verificação é formada por um formulário utilizado para a coleta de dados, sendo uma ferramenta conceitual que pode ser usada nos primeiros passos de coleta de dados e controle de processos, visando sempre a solução de problemas.

A sua utilização ajuda a empresa a identificar erros e empregar soluções de forma mais direcionada, sendo aplicável para diferentes áreas de mercado e atuação.

As empresas que atuam no setor industrial, por exemplo, podem utilizar os dados levantados para compreender o nível de qualidade e de especificação de seus produtos.

A ferramenta é muito útil para:

Identificação de defeito no produto;
Contar as quantidades;
Localizar as medidas;
Classificar as medidas;
Identificar as condições de cada produto ou linha de produto;
Selecionar os tipos de reclamações;
Apontar as causas de efeitos;
Determinar as causas de defeitos.

[E-book]: Inspeção de Qualidade usa como base a Folha de Verificação de processo

Quando usar uma folha de verificação?

Essa ferramenta, também considerada como um importante checklist, ajuda a aumentar a percepção a respeito dos erros reais presentes na empresa, gerando facilidade e simplificação de interpretações de causas e consequências.

Permitindo a padronização dos dados, os gestores terão mais confiança em todo o processo com base para criar atividades para a melhoria de processos e melhores resultados.

Etapas para utilização da folha de verificação

Dentre as principais etapas do uso desse tipo de checklist, podemos ressaltar:

Distribuição do processo de produção – Nesta etapa temos o controle da produção por meio de amostras e é útil para a realização de análise de itens que estão em conformidade com o padrão esperado.

Compartilhamento de dados – Refere-se ao passo que permite observar dados e informações que poderão ser levantadas e compartilhadas por todos na equipe e no mesmo local.

Verificação de defeitos – Nesta etapa podemos enxergar a frequência de aparecimento de um erro e onde ele está localizado.

Causas de defeito – Nesta fase temos a coleta de dados que deve ser feita para comprovar as causas de cada tipo de defeito.

Coleta de dados específicos – Em muitos casos, o formulário pode permitir a coleta de dados mais específicos, dependendo das condições de cada tipo de produto e o problema ser resolvido.

Também envolve a coleta de dados considerando a frequência de cada ocorrência relacionada aos problemas, defeitos, localização de defeitos e entre outros fatores.

Processo de produção – Permite selecionar um processo de produção ou partes do processo para verificar o seu funcionamento e possíveis registros de erros.

Verificação de processos – Ao verificar a execução do processo, os envolvidos na realização do checklist podem verificar a execução de todas as etapas produtivas do processo.

Distribuição de tarefas – Ao distribuir tarefas de modo fácil e rápido, todos os membros da equipe se sentirão responsáveis por todo o processo. É importante haja uma padronização da execução em todos os processos relacionados à realização do checklist.

Outras etapas resumidas

As quantidades de etapas podem variar conforme a necessidade de cada empresa e complexidade dos processos produtivos existentes. Considerando as demais etapas para a realização da Folha de Verificação, podemos também citar:

Seleção de evento ou erro a ser observado;
Decisão sobre quais tipos de dados deverão ser coletados e o ciclo de tempo para a coleta;
Criação de formulário padronizado ou específico orientados por respostas a serem marcadas em lacunas (não dissertativas);
Testar o uso da folha por um período mais curto;
Monitorar todos os registros.

Mas afinal, como fazer uma Folha de Verificação?

Como falamos anteriormente, não existe somente um único padrão para a realização dessa ferramenta e sua implementação no dia a dia da empresa.

Seguindo os passos fundamentais que indicamos anteriormente, o gestor e sua equipe conseguirão obter bons resultados iniciais. Mas, a seguir, sugerimos as seguintes ações profissionais para implementar em qualquer empresa.

Em primeiro lugar, pensem quais tipos de dados serão necessários ser levantados nas empresas, verifique se os dados podem ser avaliados por diferentes colaboradores, escolha um processo de registro dos dados e selecione as pessoas que farão a coleta.

Posteriormente, os responsáveis podem montar a lista e inserir os campos com as questões e as lacunas a serem marcadas. Antes de sua realização, é indicado fazer um teste e, posteriormente, fazer a coleta das informações e dos dados.

Formato da Folha de Verificação

A definição de uma folha de verificação é que as informações são listadas fazendo marcas nela representando o número de defeitos de um determinado produto ou processo, vide figura abaixo. Uma folha de verificação típica é dividida em regiões, e as marcas feitas em várias áreas têm diferentes significados. (link para download).

Os dados são lidos detectando a localização e o número de marcas na folha, sendo que a folha de verificação normalmente tem as informações abaixo:

O que coletar;
Onde coletar;
Por que coletar;
Quem será o responsável pela coleta;
Datas das coletas.

Alternativamente a folha de verificação pode ser usada em diferentes formatos como o abaixo mostrado, que ao invés de entrar com representações de defeitos, se coloca o número de defeitos encontrados. Ou seja, ao invés de marcas se usa números como mostrado abaixo (link para download).

Para que serve a folha de verificação

Para quantificar defeitos por tipo.
Quantificar defeitos por localização.
Para medir defeitos por gatilho (máquina, trabalhador).
Para acompanhar a conclusão das etapas em um procedimento de várias etapas (em outras palavras, como uma lista de verificação).
Para avaliar a forma da distribuição de probabilidade de um processo.

Quantificar Defeitos por tipo

Ao avaliar a distribuição de defeitos de um processo, pode-se registrar todas as informações do processo e, em seguida, construir uma distribuição de frequência em um momento posterior. Abaixo colocamos o histograma gerado automaticamente pela nossa planilha que foi descrita acima:

No entanto, uma folha de verificação pode ser usada para construir a distribuição de frequência (histograma como o acima) à medida que o processo é detectado.
Este tipo de histograma possibilita a leitura e verificação do nível de defeitos atual versus um nível limite de defeitos que pode ser aceitável e definido.

Cada vez que o histograma gera um sinal de resultado, ele mede (ou avalia) o sinal de saída, gerando gráficos que podem servir de base para os seguintes questionamentos: Os valores estão distorcidos?

Pode haver mais de um pico? Há algum outliers (causa especial como queda de energia e outras)? As marcas de verificação caem inteiramente nos limites de especificação com espaço de sobra?

Quando há evidência de não-normalidade ou quando a abordagem está produzindo resultados substanciais próximos ou além dos limites definidos, um esforço de melhoria de processo para remover a variação de causa especial deve ser realizado.

Quando um produto ou processo monitorado por folha de verificação é reconhecido como candidato a melhoria, é importante entender que tipos de defeitos ocorrem em suas próprias saídas e em suas frequências relativas.

Esta informação atua como um guia para explorar e remover as fontes de defeitos, começando com o mais frequente.

Quantificar defeitos por localização

Observe que, embora muitos tipos de folha de verificação agreguem observações de várias partes do processo, normalmente, uma folha de verificação de defeito é utilizada por saída do processo.

Quando uma saída do processo a ser avaliada possui várias regiões possíveis de defeitos, a folha de verificação pode ser adaptada para capturar a concentração de defeitos nestas regiões, veja abaixo um exemplo:

Outras análises que a folha de verificação possibilita é a identificação dos defeitos que mais aparecem. Uma das ferramentas usadas para isto é o Pareto:

Benefícios para gestão de qualidade em processos

O processo do uso dessa ferramenta e as respostas ajudarão a identificar os erros. Essa atividade gera grandes benefícios para a gestão de qualidade em processos produtivos.

Ajuda a elevar a interação entre os diferentes setores da empresa com resultados que podem impactar diretamente no negócio, considerando as bases de cada atividade e de entrada e saída da empresa.

Seja para a gestão de pessoas ou de recursos de produção, a empresa passa a ter maior controle sobre os fluxos produtivos da corporação, sendo mais fácil identificar e controlar situações negativas, fortalecendo o negócio para alcançar as suas metas.

Sabemos que alguns diretores e empreendedores de empresas podem correr o risco de tomar decisões erradas ou equivocadas, gerando alto índice de instabilidade e reduzindo a segurança administrativa da empresa.

Planejamento estratégico e gestão da rotina

Dessa forma, a aplicação da Folha de Verificação como sólida ferramenta para identificação de erros e melhoria de recursos produtivos é uma grande oportunidade para o planejamento e a gestão da corporação.

Quando a empresa, por exemplo, visa formular o planejamento estratégico da marca e da corporação como um todo, é importante descrever em seu projeto a visão e os valores da empresa, sobretudo, focando na qualidade de seus produtos e na relação com o seu cliente direto, indireto e externo.

A empresa precisa saber onde ela quer chegar, e o que pretende alcançar no futuro. Ao definir as estratégias certas, identificar as metas e os indicadores de monitoramento de resultados, ficará mais fácil atingir os objetivos e as respostas de mercado esperadas.

Por meio da estratégia certa, são determinados indicadores e metas certas para garantir que os objetivos da empresa sejam consolidados no curto, médio e longo prazo.

Isso explica o aumento do uso de ferramentas como o checklist de erro e demais ferramentas de gestão e de melhoria como o Lean Manufacturing, Six Sigma e entre outras para o aprimoramento da produção.

Para medir, é necessário ter algo em mãos ou identificar determinado tipo de dado que possa ser mensurado e medido.

No processo de gerenciamento de processos e resultados, é importante que a empresa entenda que as metas estão ligadas a um conceito de qualidade, necessidade de mercado e prazo.

Visa, por exemplo, a busca por um constante equilíbrio entre o possível e o desafiador para a corporação, podendo criar reais incentivos para todos da equipe participarem dos objetivos da empresa.

Dessa forma, seguindo as principais etapas da Folha de Verificação e fortalecendo os esforços estratégicos, é possível melhorar a qualidade de produtos e processos.

Sendo assim, a corporação obterá melhores resultados, lembrando que estratégia e execução devem caminhar conjuntamente e fazer parte da cultura organizacional da empresa.

Vantagens da Folha de Verificação

Dentre as principais vantagens do uso dessa ferramenta, podemos citar a possibilidade de identificar causas de problemas e com que frequência estão aparecendo em diferentes processos.

Permite a construção de estrutura mais organizada para a coleta de dados. Também permite a fácil interpretação visual, gerando otimização de tempo, geração de dados concretos e visão analítica.

A análise inicial, por exemplo, que permite uma investigação mais profunda sobre erros e soluções. A utilização dessa ferramenta apresenta relação direta com outros tipos de ferramentas e abordagens de qualidade.

As ferramentas certas para usar

Quando falamos em ferramentas de controle e identificação de qualidade (relação problema x solução) devemos nos lembrar de Dr. Kaoru Ishikawa, um engenheiro japonês, que inovou a abordagem de qualidade no século XX.

Dentre as principais ferramentas que ele criou e outras que ele abordou em seus projetos, podemos citar:

Tipos de folhas de verificação

Para cada tipo de análise pode existir um tipo de folha diferente, conforme o objetivo e o processo de monitoramento na empresa. Dentre os principais tipos de lista de verificação, podemos citar:

1 – Andamento de um processo – A lista relacionada ao andamento de um processo permite a checagem de todos os pontos principais de um processo, permitindo a análise de probabilidades de interferências. Permite a verificação de possíveis interferências e quando elas realmente aconteceram.

2 – Tipo, local e causa de defeito – A lista de verificação pode também ser usada para identificar o tipo, local e causa, ajudando a registrar o defeito presente em determinado processo. Na prática, identifica o tipo de defeito, o local no fluxo e a causa desse defeito. Em certos casos, cada tipo de informação pode ocupar uma folha de informações em separado para cada tipo de problema.

3 – Acompanhamento de etapas – Outro tipo é o acompanhamento de etapas, sendo este tipo um dos mais usados. Esse método permite, por exemplo, gerar mais segurança nos gestores a respeito dos procedimentos e o cumprimento de prazos e condições. Trata-se do uso de folha simples e objetiva que pode ser usada por todos os tipos e segmentos de empresas.

O que é o Lean Manufacturing?

Neste artigo falamos muito em implementação de ferramentas para o desenvolvimento de qualidade e melhoria contínua na corporação, dando destaque para a Folha de Verificação, incluindo os tipos e as etapas de desenvolvimento.

Mas, quando falamos nesses esforços, podemos nos lembrar também da filosofia e ferramentas Lean Manufacturing, cujo termo pode ser traduzido como Produção Enxuta ou Manufatura Enxuta.

Esse conceito foi criado pelo Sistema Toyota de Produção e visa criar eficiência de processos produtivos.

Essa metodologia pode ser combinada com o uso da lista de verificação e com outras ferramentas. Visa principalmente, a eliminação de desperdícios, exclusão de fatores que não são importantes para a empresa e seus clientes e criar mais velocidade para as atividades da empresa.

Sabemos que a melhoria contínua é um dos benefícios das ferramentas Lean gerando ganhos para processos de gestão e operacionais.

Conclusão

Portanto, no processo de implementação de ferramentas estratégias para a elevação da qualidade, é fundamental aplicar aquelas que identificam erros e inconformidades em produtos e serviços.

Lembramos que cada processo, principalmente os que compõem as etapas da lista, precisa ser modelado conforme a verba, a necessidade e os objetivos de cada empresa.

A empresa pode aplicar a ferramenta de modo planejado e oportuno gerando ganhos para todos os seus projetos.

Folha de Verificação: O que é e como usar essa ferramenta do Lean?