Introdução ao PROCX
A função PROCX é o mais novo incremento que as tabelas do Excel possuem. Entretanto, esse recurso está disponibilizado apenas no Beta porque encontra-se na fase de testes.
A Microsoft sempre tenta disponibilizar novos recursos em seus programas com o intuito de oferecer uma experiência mais completa aos seus usuários.
Tabela de Conteúdo
- Mas o que é a função PROCX?
- Como usar a função PROCX?
- Aprendendo através de exemplos
- Benefícios de usar a função PROCX
- Conclusão sobre o PROCX
Mas o que é a função PROCX?
Ela é uma fórmula que pode ser utilizada por quem realiza trabalhos com planilhas. O mais interessante é que se o usuário quiser pode combiná-la ou se preferir, pode utilizá-la no formato mais simples.
Para aqueles que trabalham ou até mesmo estudam utilizando planilhas que possuem uma base de dados mais extensa, certamente deve dar uma olhada com mais atenção nessa fórmula.
Quem precisa lidar com dados cruzados ou que necessita de apurar os números para que as análises estatísticas sejam montadas, essa função veio para facilitar.
Como ela somente pode ser aplicada aos usuários do Office Insider, trataremos apenas das fórmulas e dos padrões que o Office possui.
Aqueles que utilizam outros softwares ou o Google Sheets precisarão se adaptar com alguns comandos e termos.
Está pronto para embarcar nessa nova jornada de conhecimento e entender como a função PROCX funciona e é útil? Então continue sua leitura!
Quando surgiu a Função PROCX?
Na verdade, a função PROCX surgiu do aprimoramento das funções PROCV e PROCH.
Já imaginou digitar algo dentro de uma célula do Excel e obter várias informações relacionadas ao elemento pesquisado? É justamente isso que está sendo proporcionado com esta ferramenta.
Quem já usou ou usa as funções PROCH e PROCV terá de se acostumar ao novo formato, e principalmente, às novas possibilidades que a PROCX possui.
Ela é uma função que encontra-se em fase de teste no Microsoft Excel. Seu intuito é mostrar um resultado tendo como referência algum termo de pesquisa que o usuário especifique, ou seja, não se trata do comando Ctrl+F.
O PROCX cruza as informações realizando uma busca muito mais refinada que o atalho citado.
Simplificadamente, é como se o usuário dissesse ao computador “Quero saber qual a idade que João possui, mas não sei em qual lugar esta informação se encontra”.
Com o PROCX, ao digitar “João”, a idade aparecerá instantaneamente. Para quem trabalha com planilhas que contenham uma grande quantidade de dados, isso é muito mais prático e interessante.
Mas quem nunca usou essas funções antes ficará de fora dessa novidade? É claro que não.
Pensando nisso, vamos explicar um pouco como elas funcionam e, em seguida, explicaremos com mais detalhes o novo recurso do Microsoft Excel.
As funções PROCV e PROCH
Quando abrimos uma planilha do Excel percebemos que ela é dividida em várias colunas e linhas.
Quando clicamos em uma determinada célula selecionamos a linha e coluna que ela se encontra, por exemplo, A3 que quer dizer que a informação encontra-se na coluna A e linha 3.
Lembrando que as colunas ficam na vertical enquanto que as linhas na horizontal.
Assim, podemos concluir que todo trabalho realizado em uma planilha do Excel dispões as informações em colunas e linhas que, respectivamente, estão na vertical e horizontal.
Sabemos que a quantidade de dados que pode ser disposta nas linhas e colunas é muito grande. Entretanto, a informação que se quer certamente estará posicionada em eixo.
Quando o eixo é horizontal a função PROCH é utilizada com o intuito de encontrar determinado dado que está relacionado a um certo termo.
Mas e se for no eixo vertical? Nesse caso, a função utilizada é a PROCV.
Então, resumidamente, a primeira função faz buscas por linhas. Já a segunda realiza a busca pelas colunas. Mas, na prática elas possuem finalidades idênticas, o que muda é o sentido da busca.
Como usar a função PROCX?
Depois de ter tido uma explicação do que essa função faz e das suas principais vantagens, chegou o momento de aprender a usá-la.
Uma ferramenta tão poderosa quanto esta precisa ser aprendida e não apenas ter seu conceito disseminado. Certamente isso vai ajudar quando for construir uma planilha.
Primeiramente, vamos entender os valores que serão inseridos na função ou parâmetros de entrada como também são chamados.
- pesquisa_de_valor;
- pesquisa_da_matriz;
- matriz_de_retorno;
- [modo_correspondência];
- [modo_de_pesquisa];
- [se_não_for_encontrado]
Explicação dos parâmetros
Pesquisa de Valor
Aqui temos que o primeiro parâmetro é chamado pesquisa_de_valor. Ele é que deve conter o elemento ou valor que está sendo procurado.
Por esse motivo, uma célula precisa ser preenchida com esse valor e usada como o primeiro parâmetro para esta função.
Pesquisa da Matriz
Para o segundo parâmetro temos a pesquisa_da_matriz que deve trazer a coluna ou a linha que será inspecionada a fim de encontrar o elemento.
Matriz de retorno
O próximo parâmetro é a matriz_de_retorno que trará a coluna ou linha de onde se encontra a resposta indicada na célula que a função foi inserida.
É importante que os valores relativos às colunas sejam transformados em absolutos e que tenham o mesmo tamanho. Caso contrário, a função retornará erro.
O parâmetro de saída deve ser definido que é o valor que foi encontrado na coluna do terceiro parâmetro desta função. O referido valor irá aparecer na célula que foi preenchida com o PROCX.
Modo correspondência
O modo_correspondência é o quarto parâmetro e pode ou não ter sua definição. Se ele for preenchido o padrão que será utilizado pela função é a correspondência exata.
Para que esse parâmetro seja preenchido existem as seguintes opções:
- 1 – Próximo item maior ou correspondência exata – Caso o valor exato não seja encontrado é feita uma busca por um item imediatamente maior;
- 0 – Correspondência exata – O mesmo que não preencher;
- – 1 – Próximo item menor ou correspondência exata – Caso o valor exato não seja encontrado é feita uma procura pelo item que for imediatamente menor;
- 2 – Correspondência do caractere curinga – É usado com o intuito de encontrar elementos que cuja escrita não se conhece com exatidão.
O quinto parâmetro, modo_de_pesquisa, seleciona a ordem que a pesquisa será realizada.
Se optar pelo “1” ela começará de cima e vai até a parte de baixo. Se o “-1” for selecionado, ocorre o sentido inverso, ou seja, a pesquisa tem início na parte de baixo até chegar em cima.
Para aqueles que integram o Programa Office Insider, a Microsoft ainda incluiu um sexto parâmetro. Ele dá a possibilidade do usuário decidir o que irá aparecer se o elemento procurado não for encontrado.
Que tal compreendermos melhor a utilização dessa nova função através de exemplos?
Aprendendo através de exemplos
Antes de mostrar alguns exemplos de aplicação da função PROCX, para uma melhor compreensão é fundamental que você crie uma planilha no Excel.
Insira alguns dados como, por exemplo, uma lista de nomes de alunos com suas respectivas matrículas.
Após montar sua planilha, no campo de digitação da célula, insira a seguinte fórmula:
=XLOOKUP (D2,A2:A8,B2:B8)
Se você já usou o PROCH e o PROCV percebeu que no PROCX a sintaxe utiliza menos termos e isso a torna muito mais simples de configurar.
De acordo com as palavras do Joe McDaid, o XLOOKUP tem a capacidade de funcionar tanto na vertical quanto na horizontal. Isso permite que ele substitua o HLOOKUP.
Na forma mais simples, somente 3 argumentos são necessários para que o XLOOKUP execute uma pesquisa exata mais comum. O VLOOKUP precisa de 4.
Por ser mais simples, sua utilização de forma combinada também se torna fácil e isso faz com que sua usabilidade seja ampliada.
As fórmulas mais complexas dificultavam o uso e isso se tornava um grande empecilho para que as funções do Excel fossem usadas em sua potencialidade.
Entretanto, com a criação desse novo comando, a expectativa é que o Excel se torne mais simples e isso faça com que a base dos usuários ativos aumente.
Exemplo de Universidade
Utilizando o número da matrícula deseja-se encontrar o nome de um aluno e a turma que ele pertence no curso de informática.
Para essa situação a fórmula que será utilizada está listada a seguir e ela deve ser digitada na posição ou célula C2:
=XLOOKUP (B2,B5;B14,C5:D14,0,1)
Se acontecer do número da matrícula não fazer correspondência com algum aluno o seguinte argumento precisa ser inserido “if_not_found” na célula. Assim, na célula deve ficar da seguinte forma:
=XLOOKUP (B2,B5;B14,C5:D14,0,1, “Aluno não foi encontrado”)
Veja que este é um exemplo bem simples e que pode ser adaptado para ser utilizado dentro de uma empresa. Somente é preciso que os termos sejam trocados.
Ou seja, ao invés de alunos poderia fazer uma consulta por funcionários, mix de produtos ou até mesmo estoque, por exemplo.
Tudo vai depender apenas do contexto e da necessidade existente.
Exemplo desconto em vendas
Agora, imagine que é preciso realizar um cálculo para determinar o desconto sobre as vendas de acordo com o que foi gasto pelo cliente na loja.
A função PROCX certamente pode ser utilizada nessa situação, pois irá apresentar automaticamente qual o valor percentual que deve ser descontado por aproximação.
Para isso, o valor das compras tem que ser digitado. A fórmula a seguir deve ser digitada:
=XLOOKUP (E2,C2:C7,B2:B71,-1)
O último argumento dessa fórmula é o -1 que quer dizer que a busca será feita pela correspondência exata. Se o valor não for encontrado será mostrado o valor anterior que seja o mais próximo.
Aliás, essa é uma das melhoras mais significativas existentes principalmente se for feita uma comparação com o PROCV.
Graças ao novo argumento um algoritmo voltado para a pesquisa por aproximação pode ser criado.
Ele pode ser:
- -1 que indica o menor valor que esteja mais próximo;
- 0 que é o valor exato;
- 1 para o valor maior mais próximo;
- ou 2 que é o considerado caráter coringa.
Benefícios de usar a função PROCX
Não é incomum a utilização de uma grande quantidade de dados em uma planilha Excel.
Encontrar uma informação em específico é possível, mas dependendo dela estar no eixo vertical ou horizontal era necessário utilizar ou PROCV ou PROCH.
Foi pensando em simplificar as pesquisas realizadas em ambos os sentidos que o PROCX foi criado pelos desenvolvedores da Microsoft.
Essa função faz exatamente o que as outras duas fazem, mas ela apresenta uma vantagem muito interessante: a busca é feita na horizontal e vertical ao mesmo tempo.
No novo Office, seu nome é XLOOKUP. Este é um avanço imenso que a Microsoft anunciou em seu site em inglês.
De acordo com o anúncio, o XLOOKUP é um sucessor da função VLOOKUP. Segundo a Microsoft em seu anúncio, o VLOOKUP promoveu um impacto nas planilhas e seu início se deu em conjunto com o Excel 1 em 1985.
Esse Excel foi desenvolvido para o Macintosh. Durante 34 anos esta foi a primeira função voltada para pesquisa que os usuários do Excel aprenderam.
Dentre as que são mais utilizadas, ela está em terceiro lugar, ficando atrás apenas da SUM e AVERAGE.
Ainda de acordo com o anúncio da Microsoft, a VLOOKUP é uma função fundamental para as planilhas pertencentes ao Excel. Tanto é verdade que boa parte dos usuários lembram-se do sentimento que sentiram quando conseguiram dominá-la.
O texto do anúncio foi assinado por Joe McDaid, que é o desenvolvedor dos novos projetos da empresa.
Nesse anúncio, ele ainda explica as formas mais avançadas de utilização da nova função.
Conclusão sobre o PROCX
Não dá para falar da nova função do Excel sem que seja feita uma comparação com suas predecessoras.
Assim, a seguir estão listados alguns dos benefícios de usar a nova função:
- Não é preciso que a coluna de referência esteja posicionada na esquerda;
- As informações podem ser buscadas iniciando em baixo e indo para cima quanto de cima até chegar ao final na parte de baixo;
- Aprimoramento das correspondências aproximadas o que permite que outras correspondências sejam usadas e se tenha a exata como um padrão;
- Pode se comportar como uma matriz dinâmica que é uma funcionalidade nova do Excel. Isso permite que a função PROCX seja muito mais performática.
Quem faz uso da PROCV certamente perceberá que existem muitos outros benefícios e facilidades que a função PROCX possui.
Por exemplo, não é necessário contar as colunas que a matriz possui para fazer a referência na coluna de retorno. São facilidade assim que permitem que a construção de uma planilha seja muito mais ágil.