Gestão de processos: aprofundando-se nesse conceito

As exigências do mercado cada vez mais demandam das empresas e daqueles que empreendem diferentes habilidades. Para atender a essas questões, é imprescindível tornar o negócio mais competitivo e produtivo – mas como fazer isso? Com a gestão de processos!

Pensar em ter mais produtividade em uma organização requer não só pensar nos processos organizacionais de maneira geral – que são conjuntos de atuações realizadas por pessoas ou equipamentos –, mas, sobretudo, em seu controle. Isso é possível por meio da gestão de processos, que consiste na abordagem capaz de identificar, mapear, documentar, mensurar e controlar tais procedimentos. 

Esse tipo de gestão, portanto, permite a sistematização de tarefas, elaborando as etapas para sua realização e sempre buscando melhorias, culminando em mais eficiência. 

Acompanhe mais informações sobre o universo da gestão de processos, quais são seus objetivos, benefícios, importância e impacto. 

Quais são os propósitos da gestão de processos? 

É evidente que a gestão de processos organizacionais está intimamente ligada ao desempenho, sendo indispensável para uma boa colocação dentro do mercado. Seguindo essa perspectiva, a área é movimentada por alguns objetivos: 

Por que a gestão de processos é importante? 

Independente do ramo de atuação, a gestão de processos é fundamental para qualquer empresa, dado o mercado extremamente concorrido no qual estamos inseridos. Dessa forma, a sua importância está relacionada à capacidade de integrar as ações de um negócio, direcionando-as a um mesmo objetivo. 

Sem ela, não há como se destacar em relação à concorrência, uma vez que somente processos bem-alinhados geram um impacto positivo na entrega do produto ou serviço ao cliente. 

Um olhar atento à gestão de processos auxilia diversos setores, fazendo com que a empresa consiga se enquadrar às novas demandas impostas por um mercado dominado pelo avanço de técnicas e práticas, também sendo responsável por reduzir possíveis erros e riscos, mantendo a qualidade do serviço e a satisfação de seus consumidores. 

As vantagens da gestão de processos 

Aumentar a produtividade da empresa e colocá-la em posição de destaque no mercado já são excelentes motivos para investir na gestão de processos. Entretanto, outros inúmeros benefícios compreendem esse campo, já que: 

• Permite atingir os objetivos organizacionais em conjunto com a visão estratégica da empresa; 
• Leva ao cumprimento do cronograma de projetos;

• Facilita a tomada de decisões devido à qualidade das informações utilizadas, que são baseadas nas capacidades reais dos processos;
• Permite fácil adaptação em momentos de rápida mudança;
• Reduz os custos operacionais; 
• Proporciona maior colaboração entre a equipe;
• Oferece melhor proveito dos recursos; 
• Instrumentaliza a aplicação de abordagens inovadoras e de novas tecnologias.

Desse modo, pode-se observar o protagonismo da área em todos os negócios, sejam eles grandes ou pequenos. No entanto, como é possível implantar uma gestão de processos eficiente na sua empresa? 

Como trazer uma boa gestão para o seu negócio 

Para que uma boa gestão de processos saia do papel e ocupe o cenário da sua empresa, é preciso seguir alguns passos: 

Identificar seus objetivos e fazer um planejamento

Em primeiro lugar, é necessário definir o que o negócio procura alcançar. Isso porque, dependendo dos propósitos, deve-se escolher um sistema específico, que mais se adeque ao seu projeto. Assim, precisa-se pensar como se dará a gestão, entendendo os trajetos percorridos para chegar aos detalhes de como as coisas são feitas. 

Diante disso, também é importante realizar pesquisas que, com base em seus resultados, consigam apontar quais são os principais problemas e as possibilidades para solucioná-los. Além disso, qualquer documentação relacionada aos processos deve ser arquivada para que futuramente ocorra sua avaliação.

Nessa mesma etapa, ocorre a definição dos indicadores de desempenho, os quais são usados na mensuração da produtividade das atividades. 

Avaliar os processos 

As documentações referentes aos processos são essenciais para seguir esse passo, visto que é nesse momento que ocorre o mapeamento da empresa. 

Tal análise demanda a observação de como cada procedimento acontece, permitindo, além de uma visão geral dos processos, conhecimentos acerca de diversos fatores, como a disponibilidade de recursos e as responsabilidades de cada setor e profissional. 

A elaboração de fluxogramas pode ser de grande ajuda nessa etapa e, quanto mais completos eles forem, mais simples se torna a identificação de gargalos e de possíveis melhorias. 

Fazer o re-design

Durante a análise, todos os processos são mapeados. Sendo assim, é chegada a hora de melhorá-los e mantê-los, iniciando a parte mais prática da gestão de processos. 

Nesse passo, ocorre a compreensão do que exatamente agrega valor ao seu negócio, quais são os excessos presentes e como reduzi-los, se as práticas do planejamento estão funcionando, se as atividades produzem os resultados esperados e o que deve ser reavaliado ou acrescentado. Consequentemente, realiza-se o re-design dos novos fluxos de processos. 

Testando a eficácia dos novos procedimentos desenvolvidos, as simulações, quando feitas em vários cenários distintos, permitem justamente observar de que forma a empresa pode lidar com as adversidades que talvez venham a aparecer. Para isso, deve-se designar os resultados quantitativos, avaliando se determinado processo foi executado da maneira prevista. 

Executar 

Agora é o momento de, efetivamente, colocar em prática tudo que foi mapeado e desenhado. No entanto, antes dos novos processos entrarem em ação, é imperativo examinar os recursos necessários para sua execução. Isso implica pensar em softwares, ferramentas ou, até mesmo, nas mudanças relacionadas à equipe. 

Também é de suma importância que todos os colaboradores envolvidos concordem com as propostas e estejam motivados a efetuá-las, enxergando-as como positivas para a empresa. 

Monitorar 

A fase de monitoração pode ser traduzida como o movimento no qual se verificam as transformações, a maneira como elas se preservam no cotidiano e se todas as etapas introduzidas são eficientes. 

Essas questões podem ser monitoradas periodicamente não somente pelos indicadores, mas também por diversas métricas, como custo do processo, duração, qualidade e capacidade do produto ou serviço. Dessa forma, é possível estipular relações de causa, consequência e tempo, contextualizando o cenário no qual os dados se encontram. 

Automatizar 

Constatando as melhorias, os processos podem ser automatizados. A automatização é o último passo, visto que os seus custos podem ser elevados, conferindo um risco à empresa caso todas as etapas não estejam bem definidas. 

Com o uso da tecnologia, o percurso do fluxo de trabalho se torna mais aprimorado, substituindo algumas atividades manuais por sistemas. Diversas são as vantagens da inserção dos avanços tecnológicos na gestão de processos, como a maior integração entre eles, mais eficiência e melhora na produtividade das equipes e na gestão de tempo. 

A gestão dentro da transformação digital

Muito se fala a respeito dos avanços tecnológicos, os quais demandam uma mudança de postura por parte das empresas e levam à automatização de processos variados. Diante disso, já não faz mais sentido somente contar com procedimentos manuais, que são mais passíveis de erros. 

Entretanto, como exatamente a gestão de processos está inserida na nova economia, marcada pela transformação digital? O que sofreu alteração? 

No período anterior à revolução digital, a gestão de processos era definida pela especialização de cada pessoa da equipe em determinado departamento. Na maioria das vezes, o gestor enxergava os diferentes segmentos de maneira separada, ignorando um possível caráter cooperativo. 

Completando essa visão, cada setor possuía uma relação de dependência com instâncias superiores, fazendo com que a troca de informações fosse algo raro. Não é por um mero acaso que as decisões tomadas em relação aos processos demoravam tanto e contavam com pouca assertividade. 

Já com a transformação digital, em muitos locais, a gestão de processos se tornou sistêmica. Onde essa postura é adotada, a atenção não é voltada apenas a oferecer um serviço em questão, mas principalmente à melhoria dele, refletindo em uma experiência mais satisfatória para o cliente. 

Logo, softwares e outras plataformas são utilizadas a fim atingir esses objetivos, integrando informações em sistemas e estimulando uma visão de que todas as tarefas estão interligadas. Nos dias atuais, portanto, muitas ferramentas são utilizadas na área de gestão de processos. 

As responsabilidades do gestor de processos 

Considerando os principais objetivos da gestão de processos, o profissional que atua na área busca cumpri-los por meio de atuações específicas. 

Normalmente, o comitê de processos, grupo que engloba profissionais da alta gestão, é responsável por atribuir e reconhecer o trabalho de cada gestor. Sendo assim, o grupo fornece as diretrizes necessárias, além de avaliar a performance dos processos e estabelecer, junto com os gestores, medidas preventivas. 

Entre as ações do dia a dia de um gestor de processos, a prática do PDCA é muito presente. Isso consiste em algumas das etapas citadas como essenciais para a melhoria dos procedimentos. A sigla, em inglês, remete a um ciclo composto por quatro estágios: Plan (planejar), Do (executar), Check (checar) e Act (agir). A repetição é um dos principais pilares que sustenta essa sequência, já que a ferramenta é aplicada sucessivamente, atingindo a melhor forma para efetuar as tarefas. 

O profissional em questão determina e acompanha os indicadores de desempenho e suas metas respectivas, a KPI, que se resume à base usada para mensurar e monitorar os desempenhos dos processos. 

Outro papel importante é a sua capacidade em estabelecer ligações entre as diferentes áreas que participam dos processos, rompendo com uma visão fracionada e permitindo mais colaboração entre a equipe. 

O gestor não só tem conhecimento acerca das entradas do processo, mas também sobre qual é o nível de satisfação do cliente em relação aos serviços ou produtos oferecidos. Nesse sentido, a atuação procura garantir um bom relacionamento com o consumidor, sempre buscando um atendimento de excelência e compreendendo as suas preferências.

Outra ação desempenhada é aquela que tem a pretensão de garantir a disponibilidade de recursos, assegurando uma boa aplicação para que haja a melhor produtividade possível. 

Além disso, o gestor estuda a concorrência, coletando outras referências de desempenho no mercado. Realiza-se o benchmarking – pesquisa de modelos que conquistaram sucesso, adotando-os como inspiração. 

Essas e outras inúmeras atividades constroem o papel central do gestor de processos em algum negócio. Em vista disso, conhecer e aprender técnicas que se dirigem à otimização dos procedimentos é algo extremamente significativo. 

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