Gestão de Tempo: A sua importância para empresas e funcionários
Sabemos que tempo é dinheiro, e as horas quando bem aplicadas com ideias e decisões certas podem gerar mais retorno para investimentos, empresas e pessoas. A gestão de tempo, inicialmente, é um processo de organização e planejamento.
Ajuda a organizar e planejar o tempo de pessoas, empresas e projetos de forma específica conforme as atividades e a escala de urgência de cada etapa.
Quando uma empresa ou pessoa administra bem o seu ciclo de trabalho, trabalhar de forma mais inteligente torna-se mais possível, permitindo produzir mais em pouco espaço de tempo.
Geralmente, não saber administrar os minutos e as horas pode prejudicar a eficácia das ações e gerar estresse.
O que é Gestão de Tempo?
Geralmente, é referente à forma como uma empresa, equipes e colaboradores de um projeto organizam e planejam suas ações, funções em determinada escala de minutos, horas, dias e meses.
Ter um cronograma específico e controle de agendas sobre as funções e tarefas da empresa e seus setores é fundamental para o cumprimento de metas e obtenção de resultados.
Sabemos que a palavra “gestão” significa “controle”, sendo, portanto, um processo de controle de tempo para não desperdiçar funções, atribuições, talentos, capacidades e aplicações na realização dos projetos.
Benefícios iniciais
O controle da escala de tempo ajuda a evitar o estresse, a perda da qualidade das atividades, a perda de qualidade e retorno nos resultados e até mesmo situações de emergência e pressa.
Na cultura organizacional
Além de ficar mandando ou vigiando o funcionário ou colaborador a realizar suas tarefas dentro do prazo (deadline), a empresa deve gerar um ambiente de responsabilidade onde cada um seja consciente de suas funções e do prazo real para cumprir suas tarefas.
O controle do tempo não pode ser sinônimo de constrangimentos nas corporações, mas de incentivo a cada membro e equipe de colaboradores a produzir melhor em menos tempo e com capacidades plenas.
As maiores empresas do mundo respeitam o horário de pausa e de refeições de seus funcionários e colaboradores. Em certas corporações, há até espaços de lazer com salas de jogos, games e vídeos para os funcionários recarregarem suas energias, porém cada um sabe a hora certa de relaxar, comer e mergulhar a mente nas dezenas de tarefas que precisa realizar no seu local de trabalho.
Trata-se de um ato de consciência para que o ciclo de trabalho seja quantitativo e qualitativo, pois além do projeto ser realizado em tempo hábil, ele precisa apresentar qualidades.
As metodologias na Gestão de Tempo
Diferentes metodologias, principalmente, as referentes ao Lean Manufacturing (produção enxuta) buscam excelência de resultados através da melhoria contínua evitando desperdícios de insumos, processos e de tempo.
Perder muito tempo montando uma roda de um carro pode engessar todo o processo de montagem de um automóvel, portanto, todo o processo precisa ser dinâmico e assimilado por todas as equipes em cada etapa.
Ao realizar uma Gemba Walk em empresas, o qual é caminhar no local onde o trabalho acontece, os gestores, líderes e colaboradores que realizam a caminhada no chão da fábrica visam não punir ninguém, mas verificar quais processos estão prejudicando a qualidade dos processos de trabalho, da qualidade final e consumindo tempo demais dos colaboradores.
Mais definições
A gestão de tempo, o controle de tempo ou o gerenciamento do tempo (os termos podem variar conforme a cultura de cada empresa e região) apresenta diferentes definições técnicas e práticas na nomenclatura do mundo dos negócios.
As habilidades
Segundo a Física e a Astronomia, o tempo é uma dimensão, uma escala de razão oriunda da curvatura do espaço, daí o termo “espaço-tempo” muito utilizado para explicar possíveis viagens espaciais e a posição dos astros no universo.
No mundo dos negócios, ele pode ser considerado num tipo de capital. Pois, o que uma empresa não produziu ontem, ela terá que produzir em dobro hoje podendo sobrecarregar pessoas, máquinas e sistemas de operação.
Benefícios consolidados
O gerenciamento eficaz do tempo permite o tempo certo seja alocado para a atividade correta. Permite que os indivíduos atribuam intervalos de tempo específicos às atividades, de acordo com sua importância.
É fazer melhor uso do tempo, pois o tempo é sempre limitado, as pessoas também precisam voltar para suas casas, comer, dormir e ter seus momentos de vida pessoal, dessa forma entendemos que nem todo o tempo de um profissional existe unicamente para a empresa, por melhor que um ou mais profissionais sejam.
Por outro lado, uma empresa que pretende funcionar 24 horas por dia para produzir e atender mais poderá gerar desperdícios em caso de ausência de demanda em determinado momento.
Dessa forma, a gestão de tempo verifica a qualidade o lado aplicável de determinado tipo de operação em específico para gerar de fato benefícios para a empresa.
Orientação para os profissionais
É importante que na empresa, o profissional saiba qual trabalho deve ser feito mais cedo e qual pode ser feito um pouco mais tarde.
Nessa visão, pode ser dedicar um tempo precioso a aprender sobre gerenciamento de tempo, em vez de usá-lo para dar continuidade ao seu trabalho.
Benefícios mais profundos
Dentre os benefícios mais profundos que a empresa pode obter através do gerenciamento de tempo para seus sistemas, processos e pessoas podemos citar:
1 – Maior produtividade e eficiência;
2 – Uma melhor reputação profissional;
3 – Menos estresse;
4 – Maiores oportunidades de progresso;
5 – Maiores oportunidades para alcançar importantes objetivos de vida e carreira.
Prejuízos
Quando a empresa e o profissional não definem uma boa gestão de tempo, podem gerar prejuízos em função da ausência desse tipo de controle. Dentre as principais perdas, podemos citar:
1 – Prazos perdidos;
2 – Fluxo de trabalho ineficiente;
3 – Má qualidade do trabalho;
4 – Uma má reputação profissional e uma carreira paralisada;
5 – Níveis de estresse mais altos;
É fundamental ter mais um pouco de tempo aprendendo sobre técnicas de gerenciamento de tempo, isso trará enormes benefícios.
Planejamento
A gestão funciona quando existe planejamento. No caso de um profissional, é orientado planejar seu dia laborar com antecedência.
Orientamos que prepare uma lista de tarefas ou um “Plano de Tarefas“. Isso mesmo, através de um plano de tarefas é possível anotar as atividades importantes que precisam ser realizadas em um único dia.
Veja mais: Confira mais detalhes de como gerenciar tarefas aplicando a Matriz de Eisenhower.
Nesta lista, o trabalho de alta prioridade deve ser seguido por aqueles que não precisam de muita importância no momento.
Conclua as tarefas pendentes uma a uma. Nunca comece um novo trabalho a menos que tenha concluído sua tarefa anterior. Marque as que você já concluiu. Certifique-se de concluir as tarefas dentro do prazo estipulado.
Exigências
Geralmente, os melhores empreendedores administram seu tempo excepcionalmente bem no dia a dia. Eles utilizam as técnicas de gerenciamento de tempo para gerar escalas de retorno melhor.
A empresa e seus colaboradores podem melhorar sua capacidade de funcionar com mais eficiência.
Mudança positiva
A gestão de tempo ajuda a criar mudanças positivas na vida profissional e nos projetos de uma empresa. A aplicação desse tipo de controle exige uma mudança importante no foco das atividades para os resultados.
Sabemos que estar ocupado não é o mesmo que ser eficaz. O bom gerenciamento de tempo permite que você trabalhe de maneira mais inteligente, para que você faça mais em menos tempo.
Estabelecendo Metas e Objetivos
Nenhuma empresa consegue trabalhar sem metas e sem alvos. Numa empresa organização seria semelhante a uma situação em que o capitão do navio perde o rumo no mar. Afinal, por que caminhar sem saber aonde se quer chegar?
É fundamental definir metas para si mesmo e verifique se são realistas e realizáveis.
Conheça mais: Entenda tudo sobre a ferramenta Metas Smart e como elas podem te ajudar a alcançar objetivos.
Estabelecendo prazos
Defina prazos para você e sua empresa. É fundamental se esforçar e para concluir as tarefas antes dos prazos. O profissional não pode esperar que seus superiores lhe perguntem sempre o que precisa fazer.
É importante que o profissional aprenda a se apropriar do trabalho e de suas responsabilidades. Uma pessoa ou pessoas que pode definir melhor os prazos
Compartilhamento de responsabilidades
Saiba se virar sozinho, porém, no trabalho, em certos casos é importante não fazer tudo sozinho.
Existem outras pessoas da equipe que também podem ajudar. Por outro lado, saiba dizer não quando determinada tarefa não depende unicamente de seu setor, principalmente, quando estiver sobrecarregado.
De modo geral, as funções e responsabilidades devem ser delegadas de acordo com o interesse e a especialização dos funcionários para que eles concluam as tarefas dentro dos prazos. Um profissional que não tem conhecimento sobre algo precisa de mais tempo do que alguém que conhece bem o trabalho.
Priorizando tarefas
Na gestão de tempo é fundamental priorizar tarefas. A empresa que sabe priorizar as tarefas conforme sua importância e urgência terá mais chances no mercado
É indicado que empresas e profissionais saibam identificar quais tarefas devem ser feitas dentro de um dia, quais devem ser feitas dentro de um mês e assim por diante dentro do cronograma.
A atividade certa
A empresa, junto com seus colaboradores, deve saber desenvolver o hábito de fazer a coisa certa na hora certa. O trabalho realizado no momento errado não é de muita utilidade.
Para o profissional não é indicado perder um dia completo em algo que pode ser feito em uma hora ou mais.
Leia mais: Saiba calcular quanto tempo será gasto em cada atividade, utilizando a ferramenta Takt Time.
O que fazer para ser mais eficaz?
Seja a empresa, o profissional ou uma equipe de trabalho, é possível gerar um gerenciamento eficaz de tempo seguindo as principais habilidades que apresentamos a seguir
1 – Seja organizado
Evite manter pilhas de arquivos e pilhas de papel em sua estação de trabalho. Jogue fora o que você não precisa.
Coloque documentos importantes em pastas. Mantenha os arquivos em suas respectivas gavetas com etiquetas em cima de cada arquivo. Isso economiza tempo, o que leva a pesquisas desnecessárias.
2 – Não desperdice tempo
Não abuse do tempo. Não mate o tempo vagando ou fofocando. Concentre-se no seu trabalho e termine as tarefas no prazo.
Lembre-se de que sua organização não está pagando para você jogar no computador ou espiar os cubículos de outras pessoas.
Primeiro, complete seu trabalho e depois faça o que lhe apetecer. Não espere até o último momento.
Veja mais: Aprenda a obter uma organização eficiente no trabalho, com a metodologia 5S.
Benefícios e pontos positivos
Da mesma forma que uma empresa deve ser pontual e eficaz, o mesmo se atribui a um profissional.
Para fazer uso criterioso do tempo de maneira profissional, os indivíduos devem preparar um “plano de tarefas” ou uma lista de funções a fazer no início do dia para anotar atividades que precisam ser realizadas em um dia específico, de acordo com sua importância e urgência contra a horários específicos atribuídos a cada atividade.
Dessa forma, um plano de tarefas fornece às pessoas um senso de direção no local de trabalho. Um indivíduo muito profissional sabe como é o seu dia e, eventualmente, funciona adequadamente, levando a um aumento na produção.
Sabemos que arrumar e manter os objetivos e suas ferramentas de trabalho em seus devidos lugares minimiza o tempo necessário para a busca desnecessária de documentos, arquivos importantes, pastas, itens de papelaria e assim por diante.
Para melhor gerenciamento do tempo, os indivíduos mantêm suas estações de trabalho, zonas de estudo, cubículos, áreas de reunião limpas e organizadas. As pessoas aprendem a gerenciar bem as coisas como resultado da gestão de tempo.
Benefícios para o profissional
Numa visão mais abrangente, a gestão do ciclo de tempo profissional e produtivo eleva a moral de um indivíduo e o torna confiante.
Como resultado do gerenciamento de tempo, os indivíduos realizam tarefas dentro do prazo estipulado, tornando-os populares em sua organização e entre seus pares.
Os profissionais que compreendem o valor do tempo são as que conseguem se destacar da multidão. Os indivíduos que terminam o trabalho a tempo são procurados pelos outros e sempre são o centro das atenções em todos os lugares.
Conclusão
Portanto, saber administrar o tempo de trabalho e de projeto é fundamental para o exercício pleno das atividades e conclusão das tarefas.
A empresa e a equipe de trabalho precisam otimizar a aplicação das funções e saber organizar uma lista de tarefas conforme a urgência de cada função.
Continue lendo: Gerenciamento do tempo na enfermagem, saiba qual sua real importância.
