Gráfico de Gantt – O que é e como fazer?

O que é um gráfico de Gantt?

Gráfico de Gantt é uma visão das tarefas programadas ao longo do tempo. O gráfico de Gantt é usado ​​para planejar projetos de todos os tamanhos, e é um método útil para mostrar qual trabalho está programado para ser realizado num período de tempo específico.

Além disso, ele ajuda você a ver as datas de início e término de um trabalho, quem são os responsáveis, quantidade de tempo planejado e realizado com uma visualização fácil e rápida.

Podem ser feitos em versões simples criadas em papel quadriculado ou até mesmo versões automatizadas mais complexas criadas usando aplicativos de gerenciamento de projetos, como o Microsoft Project ou o Excel.

Um gráfico de Gantt é construído com um eixo horizontal representando todo o período de duração deste projeto, dividido em incrementos (por exemplo, dias, semanas ou meses),e um eixo vertical representando as tarefas que formam o trabalho. (Veja também o artigo: https://www.laboneconsultoria.com.br/pert/

Por exemplo:  se o projeto é instalar um novo software no seu computados, as tarefas significativas envolvidas podem ser: pesquisar, selecionar, comprar, instalar e testar o aplicativo, estariam dispostas como mostrado a seguir:

Barras horizontais de comprimentos variados representam as sequências e o intervalo de tempo para cada tarefa.

O gráfico de Gantt proporciona um exemplo claro do status do projeto, mas um problema com ele é que não indica o caminho crítico do projeto, o que é feito pelo gráfico PERT que na realidade é outro sistema popular de gerenciamento de projetos, destina-se a isso.

O que pode ser visto no Gráfico de Gantt ?

Em um gráfico de Gantt, você pode visualizar facilmente:

• A data de início do projeto
• Quando as tarefas começam e terminam
• Quais são as tarefas do projeto
• Quem está trabalhando nas tarefas
• Qual o percentual completado da tarefa
• Quanto tempo cada tarefa levará
• Como os trabalhos se agrupam, se sobrepõem e se vinculam a todos os outros
• A data final do projeto.

Baixe a planilha abaixo em:

Origem do Gráfico de Gantt

O primeiro gráfico de Gantt foi inventado em meados dos anos 1890 por Karol Adamiecki, um cientista polonês que gerenciou uma siderúrgica no sul da Polônia e se interessou em lidar com idéias e técnicas.

Cerca de 15 anos depois de Adamiecki, Henry Gantt, um cientista americano e consultor de gerenciamento de projetos, inventou sua própria versão do gráfico, e foi a partir desta data que se tornou amplamente conhecido e popular nos países ocidentais, levando o nome de Gantt.

Originalmente, o gráfico de Gantt era artesanal, e a cada a vez que uma tarefa mudava era necessário alterar ou redesenhar o gráfico, e isso limitava sua viabilidade e facilidade de uso.

As pessoas, neste tempo, costumavam ter que planejar em papel como foi dito, ou com blocos coloridos. Blocos magnéticos e Legos ™ tornaram-se uma ferramenta popular de planejamento de gráfico de Gantt antes do advento dos softwares.

Vide abaixo um exemplo real de como era feito o gerenciamento de projeto usando blocos LeGo:

Hoje em dia, no entanto, com computadores e software de gerenciamento de projetos, os gráficos de Gantt podem ser criados, impressos, compartilhados e atualizados facilmente.

A variedade de softwares para gerenciamento de projetos é enorme, bem como as possibilidades de gerar uma infinidade de gráficos, alarmes e ações preventivas e reativas.

Atualmente, o gráfico de Gantt é mais comumente usado ​​para monitorar cronogramas de projetos.

Para isso, é útil ter a capacidade de revelar informações adicionais sobre as numerosas tarefas ou etapas deste projeto, por exemplo, como as tarefas se relacionam, até que ponto cada tarefa avançou, quais ferramentas são usadas para cada tarefa e assim por diante.

As vantagens do Gráfico de Gantt

Como vantagens alguns itens podem ser relacionados:

1. Clareza

Uma das maiores vantagens de um gráfico de Gantt é a capacidade da ferramenta de resumir vários trabalhos e cronogramas em um único documento. As partes interessadas de toda a empresa podem entender facilmente onde os grupos estão em um projeto, ao mesmo tempo em que compreendem as formas pelas quais os elementos independentes se unem para a conclusão do projeto.

2. Comunicação

As equipes podem usar gráfico de Gantt para substituir reuniões, e melhorar outras atualizações de status e tomar ações pró-ativas ou reativas em casos isolados. O simples esclarecimento das posições do gráfico oferece um procedimento visual fácil para ajudar os membros da equipe a entender o progresso do trabalho.

3. Motivação

Algumas equipes ou membros do grupo se tornam mais motivados quando conseguem ver o todo a ser entregue e a importância da sua contribuição.

Neste aspecto o gráfico de Gantt fornece aos grupos a capacidade de se concentrar no que realmente é importante.

4. Coordenação

Para gerentes de projeto, os benefícios de um gráfico de Gantt incluem a capacidade de sequenciar eventos, e diminuir o potencial de sobrecarga nos membros da equipe.

Alguns gerentes de projeto até utilizam misturas de gráficos para dividir os trabalhos em grupos de trabalhos mais gerenciáveis.

5. Criatividade

De tempos em tempos, a falta de tempo ou recursos obriga as equipes de projeto e gerentes a descobrir respostas inovadoras. Ver como trabalhos individuais se entrelaçam em gráfico de Gantt geralmente promove novas parcerias e colaborações.

6. Gerenciamento de Tempo

A maioria dos gerentes considera o planejamento entre os principais benefícios do gráfico de Gantt em um ambiente criativo.

Ajudar as equipes a entender que o efeito dos atrasos no projeto pode gerar uma colaboração mais forte para que o projeto seja entregue com sucesso.

7. Flexibilidade

Se você usa o Excel para criar gráfico de Gantt ou usa sofwares de última geração para este mesmo fim, isto vai permitir que você responda a alterações inesperadas no escopo, nas tarefas ou no prazo do projeto.

8. Gerenciamento

Para os gerentes de projeto que lidam com atribuições complexas, como desenvolvimento de software ou instalação de um equipamento de produção, os benefícios do gráfico de Gantt incluem a visualização do todo do projeto, bem como as pequenas tarefas a serem entregues.

Com todo este poder de análise o gerente pode tomar decisões como contratação de terceiros para reduzir o stress sob a equipe e/ou recuperar atrasos.

9. Desempenho

Outro dos benefícios dos gráficos de Gantt é a capacidade dos membros das equipes aproveitarem os prazos dos outros para obter eficiência máxima.

Por exemplo, enquanto um membro da equipe espera o resultado de três outros trabalhos antes de começar uma parte vital da missão, ele ou ela é capaz de executar outras tarefas do projeto.

10. Responsabilidade

Quando as equipes de projeto enfrentam grandes mudanças organizacionais, documentar esforços e resultados torna-se crucial para o sucesso na carreira.

O uso de gráfico de Gantt durante projetos cruciais permite que os gerentes de projeto e os participantes acompanhem a evolução da equipe, destacando grandes vitórias e aprendendo com falhas.

Durante as avaliações de desempenho, os membros da equipe que frequentemente excedem as expectativas podem aproveitar essa documentação durante este processo.

As desvantagens do Gráfico de Gantt

Pode se tornar extraordinariamente complicado.

• Com exceção dos trabalhos mais simples, haverá quantidades substanciais de trabalhos realizados e ferramentas empregadas para concluir o projeto, e se perder não é muito difícil. Deste modo recomenda-se que um pequeno número de indivíduos (talvez um) gerencie este gráfico.
• Às vezes isso não funciona tão bem em empresas pequenas pela falta de definição de um gerente responsável. As grandes empresas freqüentemente empregam um ou mais gerentes de projeto extremamente eficientes nisso.

Ótimo é inimigo do bom.

• Isso mesmo que você leu. Há casos e casos em que há a paixão pelo software ao invés de paixão pelo resultado. O uso do gráfico de Gantt é para ajudar na entrega com sucesso de um projeto, e muitas empresas partem para a seleção interminável de softwares caros, ao invés de usar o simples para gerenciar de imediato os projetos.

Para quem é o gráfico de Gantt?

Hoje em dia, quase todo mundo pode usar um gráfico de Gantt para ajudá-los a visualizar suas próprias tarefas.

Como todo o trabalho desafiador agora é feito por algoritmos de computador, qualquer um pode simplesmente criar uma lista de tarefas muito simples, adicionar datas de início e término e o programa faz o trabalho imediatamente ao exibir seus trabalhos ao longo do tempo.

Gráficos de Gantt são ferramentas eficazes para essas funções:

• Gerentes de projeto
• Gerentes Gerais
• Líderes de Manutenção
• Líderes de equipes
• Gerentes de Operações
• Gerentes em geral
• para todos que precisam controlar atividades.

Entendendo os campos do Gráfico de Gantt:

Tarefa: Sem surpresa, esta é uma descrição da tarefa.

Responsável: essa coluna informa o nome do indivíduo, pessoas ou tipo de recurso (por exemplo, Desenvolvedor) que foi alocado para se concentrar na tarefa. No início do projeto, você pode ter apenas um tipo de recurso, mas a medida que o projeto evolui mais nomes podem ser adicionados.

Status: situação da tarefa como No prazo, Atrasada, Fechada, etc.

% Completado: percentual da tarefa que já foi executado.

Início: data em que a tarefa deve efetivamente iniciar.

Duração: é o tempo que levará para ter a tarefa concluída, podendo ser representada por dias, horas, meses, etc.

Término: a data final esperada para a tarefa.

Sugestão:

• Cuidado com as tarefas que ficam em 80% por muito tempo. Essa é uma indicação de que o proprietário da tarefa não sabe quanto trabalho ainda precisa ser feito.
• Quando o gerente de projeto solicita atualizações, a porcentagem concluída deve subir a cada vez, a menos que nenhum trabalho tenha ocorrido. O % Completado é um bom método para obter um aviso antecipado sobre tarefas que podem se atrasar.

Opções de Softwares

Selecionamos algumas opções de softwares para geração de gráfico de Gantt e gerenciamento de projetos. Todos os valores são em dólares.

1- WORKZONE

A Workzone integra o software do gráfico de Gantt em todas as visualizações do projeto.

Com Workzone, você pode:

Ver rapidamente o status de seus projetos com gráficos de Gantt.
Facilmente voltar para uma lista, quando necessário. Saiba o que está no caminho certo e quem é responsável por quê.

Exibir relatórios do painel expandido que oferece uma boa visão do número de tarefas atribuídas a cada pessoa.
Ver relatórios de carga de trabalho, o que resta e o que foi feito.

A Workzone é a solução “perfeita” para a maioria das equipes – menos complicada do que as grandes ferramentas como o MS Project, mas mais poderosa do que as leves, como as iniciais.

Preços: $ 24- $ 44 / usuário / mês

2- Easy Projects

Se você é novo neste tipo de gerenciamento de projetos, a Easy Projects oferece a solução perfeita. A empresa pode fazer implementação e treinamento. A Easy Projects oferece muitas soluções para o local de trabalho.

O software gráfico de Gantt é tão fácil de usar que você pode arrastar e soltar itens na linha do tempo. O software Easy Chart Gantt é relevante para as empresas de várias maneiras.

Ele permite que você veja quais funcionários estão disponíveis para fazer o trabalho. Unir aspectos de RH e gerenciamento de projetos facilita a vida de todos.

Preços: Experimente gratuitamente por 14 dias. Escolha entre US $ 24 / usuário / mês e um pacote corporativo personalizado.

3- Team Gantt

O TeamGantt oferece uma visão geral dos seus projetos, abrangendo tudo o que é importante:

Atividades
Linhas do tempo
Cargas de trabalho e agendamentos dos membros da equipe

O software permite:

que os arquivos sejam mantidos em um só lugar
comunicação entre os membros da equipe para acontecer através do software
tudo o que é importante para um projeto pode ser mantido em um só lugar. Mesmo que os membros da equipe trabalhem remotamente, eles terão acesso a tudo o que precisam.

O TeamGantt é usado por muitas empresas que apreciam o uso de gerenciamento de projetos.

Preço: Grátis para 1 projeto a US $ 12,45 / mês para projetos ilimitados

4- Ganttpro

O GanttPro é um dos melhores produtos de software de gráfico de Gantt no mercado. Por quê? Porque faz com que os gráficos de Gantt pareçam fáceis.

É simples graças aos recursos de arrastar e soltar. Apesar de sua simplicidade, pode ajudar você a gerenciar muitos projetos complicados de uma só vez.

Algumas características excepcionais:

Dividir tarefas e subtarefas
Organize e agende tarefas
Dependências entre tarefas podem ser gerenciadas
Gerencie recursos disponíveis simplesmente visualizando informações na plataforma online

Preços:

Essencial: US $ 15 / mês
Time: A partir de $ 39 / mês
Empresa: Solicite demonstração e orçamento

5- Tom’s Planner

Os criadores de conteúdo do Tom’s Planner se orgulham de oferecer softwares fáceis de usar para cartas de Gantt. Em vez de lutar com processos de entrada difíceis, os usuários podem adicionar informações diretamente nos gráficos.

Muitas atividades em seu negócio podem ser dependentes umas das outras. Vincule essas tarefas para que você possa fazer ajustes em todas elas simplesmente trabalhando em uma delas.

Isso é ideal para grandes projetos em que é difícil acompanhar todos os detalhes.

Diferentes membros da equipe exigem informações exclusivas. Cada membro da equipe pode filtrar os gráficos de Gantt para visualizar exatamente o que ele exige.

Quando você está com pressa, pode pesquisar itens como recursos ou pessoas. Você pode obter as informações rapidamente em vez de perder tempo navegando no gráfico.

Quando você precisa de informações para um relatório, pode exportar um gráfico de Gantt como uma imagem.

Preços: Pacote pessoal grátis para o pacote Ilimitado $ 19,95 / mês.

Conheça mais sobre o Black Belt: https://www.laboneconsultoria.com.br/treinamentos/master-black-belt/