Sabemos que a melhoria contínua é um dos principais objetivos da metodologia Lean Manufacturing que, por sua vez, visa atingir a excelência de qualidade a ser entregue para o cliente final.
Desde os anos 1950, a ferramenta que orienta a melhoria para processos, produção e produção evoluiu bastante para melhorar as operações da empresa.
Neste artigo falaremos mais dessa ferramenta conceitual de aplicação aos negócios e à produção que busca reforçar a aplicação das metodologias Lean na empresa.
Tabela de Conteúdo
- O que é Kaizen ?
- Como é o Treinamento e Certificação em Kaizen ?
- Exemplos de aplicação da ferramenta
- Como o 5s é aplicado no Kaizen?
- Por que implementar a Metodologia Kaizen?
- Quais os benefícios alcançados ao aplicar a metodologia?
- Como implementar o Kaizen?
- Princípios básicos de processos
- Realização de um plano PDCA
- Conclusão sobre o Kaizen
O que é Kaizen ?
Kaizen é uma palavra japonesa que significa melhoria com o tempo ou melhoria contínua.
É uma filosofia empresarial que se preocupa com os procedimentos que constantemente melhoram as operações e incluem todos os trabalhadores. O Kaizen vê o desenvolvimento da produtividade como um processo lento e sistemático.
O termo “kaizen” se refere a uma ampla gama de conceitos. Implica promover um senso de trabalho em equipe, racionalizando os processos de rotina, assegurando o engajamento dos funcionários e aumentando a satisfação do trabalho, a tolerância à fadiga e a segurança para tornar o local de trabalho mais eficaz e eficiente.
Qual o objetivo dessa metodologia ?
Garantia de qualidade, entrega just-in-time, trabalho padronizado, uso de ferramentas eficazes e minimização de desperdício são alguns dos principais objetivos da filosofia kaizen.
Fazer mudanças incrementais ao longo do tempo para melhorar um negócio é o objetivo principal do kaizen. Isso não implica que as mudanças prossigam lentamente. A abordagem kaizen reconhece apenas que pequenos ajustes feitos hoje poderiam ter efeitos significativos no caminho.
Qualquer funcionário, a qualquer momento, pode fazer melhorias. Todos devem sempre trabalhar para melhorar o modelo de negócios porque todos têm um interesse no sucesso da empresa.
Qual é a origem do Kaizen?
Essa abordagem de melhoria contínua, surgiu nos anos 1950, depois da Segunda Guerra Mundial, quando o Japão precisa reerguer sua economia, e a Toyota também precisa evoluir e se recuperar.
Dessa forma, essa metodologia evoluiu bastante além do setor de produção para várias empresas e indústrias, incluindo a Goodwill, uma empresa de doces e telecomunicações.
Como é o Treinamento e Certificação em Kaizen ?
Existem várias instituições que oferecem treinamento profissional que pode ser ofertado internamento pela própria empresa ou pelos profissionais diretamente.
É fundamental que as empresas ofereçam treinamentos para melhorar as operações com pouco investimento de capital.
O treinamento em Kaizen pode ser aplicado a todos os níveis de uma empresa com estagiários que ensinaram seus princípios e filosofia antes de passar para métodos de redução de custos e desperdícios, além de reduzir os tempos de configuração e de inatividade.
Exemplos de aplicação da ferramenta
As empresas podem obter grandes resultados com a aplicação dessa metodologia de melhoria contínua abordada a partir da filosofia Lean.
Uma determinada empresa de doces que vendia por encomendas pelo correio queria aumentar a produtividade em 30% e reduzir o processo de trabalho pela metade.
A empresa resolveu contratar consultores especializados em kaizen para diagnosticar o problmea.
Com isso, diagnosticaram que um trabalhador por vez tinha um processo complicado para inserir um pedido, começando com a caminhada para receber milhares de correspondências e, em seguida, alimentando manualmente cada uma através de um abridor, prendendo cada papel no envelope, empilhando-os, andando mais e digitando cada pedido no computador.
O objetivo foi o de simplificar a caminhada e o processo do trabalhador da equipe até a finalização da entrega.
A simplificação eliminou a caminhada para buscar o correio e a classificação. As etapas do Kaizen resultaram em uma reformulação do processo do departamento e atingiram as metas de redução e melhoria da empresa de doces.
Saiba mais: Veja como implementar o Kaizen em nosso Treinamento Green Belt !
Outro exemplo
Na Inglaterra, a empresa Leyland Trucks pretendia reduzir custos e melhorar sua participação no mercado europeu.
A empresa aplicou os métodos Kaizen para obter as melhorias. Os métodos produziram mais de 200 idéias de funcionários comuns.
Muitas dessas idéias levaram a resultados que incluíram uma redução de 10% nos defeitos por caminhão, inventário 20% menor, aumento da entrega pontual em 95%, menos ferimentos e redução da distância que os trabalhadores tiveram que caminhar para fazer seu trabalho em 25%.
Como o 5s é aplicado no Kaizen?
Essa metodologia aplicada à melhoria também pode ser combinada com outras, assim como ocorre com a adição do 5S.
Em seu conceito inicial, a filosofia 5S é outro conceito a emergir dos modelos de negócios japoneses.
Os 5S são: Ordenar (Seiri), colocação em ordem (Seiton), brilho (Seiso), padronização (Seiketsu) e sustentação (Shitsuke).
O 5S também envolve limpar a bancada de ferramentas estranhas e limpar a área após o uso, para que todas as ferramentas voltem ao seu lugar para a próxima pessoa.
Através dessa abordagem, as as ferramentas estão em um local lógico para uso na ordem em que são necessárias e organizadas, para que qualquer pessoa saiba exatamente onde encontrá-la.
Leia mais: Conheça os principais erros ao implementar o 5S
Benefícios do 5S aplicado com o Kaizen
Aplicando o 5S, a corporação tem as condições para operar com menos espaço à medida que as ferramentas são organizadas.
Os materiais são rotulados e codificados por cores e kits que podem ser criados contendo apenas o necessário para executar uma tarefa
Dessa forma, se mantém a premissa de reduzir o desperdício, juntamente com o uso de energia e matéria-prima, e costuma ser o primeiro passo que as empresas adotam no método Lean.
Por que implementar a Metodologia Kaizen?
Na maioria das empresas, existe uma dedicação forte para reduzir o desperdício e aumentar a qualidade.
Os benefícios da metodologia de melhoria podem ir muito além da redução de desperdícios ou do aumento da qualidade.
Certas ferramentas e disciplinas de qualidade diferentes podem levar a empresa para longe.
Quando a metodologia é aplicada adequadamente, pode gerar resultados positivos de várias maneiras, em todos os níveis da organização.
Quais os benefícios alcançados ao aplicar a metodologia?
A aplicação da metodologia de melhoria oriunda da filosofia Lean, gera grandes vantagens para uma empresa, como:
1 – Utilização de recursos
A metodologia Kaizen foca em melhorar os produtos por meio da utilização dos recursos existentes (pessoal e pragmático) para obter melhorias incrementais e contínuas.
Dedica em fazer pequenas alterações, em vez de depender de grandes mudanças ou investimentos caros em equipamentos para obter melhorias.
2 – Maior eficiência
A metodologia busca a importância de fornecer uma área de trabalho bem planejada, eliminando movimentos ou operações desnecessárias e o treinamento adequado para todos os funcionários.
3 – Satisfação dos funcionários
Permite criar um ambiente de trabalho orientada para a mudança, onde novas idéias são incentivadas.
Os membros da equipe são convidados a realmente examinar os processos e fazer sugestões de melhoria.
4 – Melhorias na segurança
Um ambiente de trabalho mais seguro é outro benefício do Kaizen. As melhorias de segurança ocorrem quando novas idéias para limpar e organizar a área de trabalho são desenvolvidas e implementadas.
A metodologia da melhoria não exige grandes investimentos de capital financeiro, pois a sua realização está presente na realização de pequenas melhorias imediatas e incrementais nos processos e nos padrões de trabalho.
Busca procurar métodos para melhorar todos os dias. No devido tempo, essas pequenas etapas podem resultar em saltos gigantescos em qualidade, segurança, eficiência, produtividade e um impacto positivo nos resultados.
Como implementar o Kaizen?
O evento Kaizen refere-se a uma atividade focada de curto prazo, direcionada a um processo ou departamento específico.
Porém a metodologia de melhoria não foca somente em eventos, mas em processos contínuos de melhorias.
No dia a dia, a sua aplicação exige que a equipe se reúna regularmente, o que pode ser diário ou semanal.
A equipe deve discutir sugestões de melhoria, juntamente com possíveis soluções para quaisquer problemas encontrados desde a última reunião.
Todos precisam participar e fornecer informações para a reunião. A empresa pode optar por realizar uma reunião especial ou incorporar a discussão a uma reunião que ocorra regularmente.
Visitas ou Gemba Walk
Em processos de visitas nas instalações da empresa e de um cliente, é possível realizar anotações e análises.
Com entusiasmo, o gerente de uma fábrica pode fornecer painéis de soluções, anotar ideias e gerar alguns exemplos de melhorias que foram realizadas por esse processo em outras empresas ou departamentos.
É importante que a equipe se reúna diariamente, para discutir as idéias e determinar qual delas seguir. Quando uma ideia é selecionada ela pode ser desenvolvida e aplicada a partir de outras abordagens como o ciclo PDCA.
Os eventos
Em relação à melhoria contínua a curto prazo, a aplicação do Kaizen Event é diferente da abordagem diária.
Um Evento Kaizen geralmente pode ser descrito como uma atividade de melhoria rápida baseada em equipe de alguns dias ou semanas.
Dessa forma há um ponto inicial e de término. O evento requer planejamento adicional com o objetivo de implementar uma mudança ou melhoria.
Princípios básicos de processos
A seguir apresentamos os princípios básicos de processos que podem compor a aplicação de mudança, identificação de oportunidades e de obtenção de melhoria contínua.
1 – Mapear o processo
Permite obter um mapa ou fluxograma do processo e demais instruções de trabalho, planos de controle ou outra documentação do processo que possa existir.
Caso a empresa não possua um mapa de processo, ela pode criar um mapa. Se você é o gestor ou um dos responsáveis pela aplicação das melhorias, compreenda o processo.
2 – Revise o processo
Revise o processo e avalie cada tarefa ou etapa. Usando o modelo 5 Por que e 2 Como, faça as seguintes perguntas:
– Por que a etapa está sendo executada?
– Que trabalho está sendo realizado / que valor está sendo adicionado?
– Onde o trabalho está sendo realizado atualmente / onde deve ser feito?
– Quando a etapa do processo está sendo concluída / quando deve ser concluída?
– Quem está realizando o trabalho / quem deve fazer o trabalho?
– Como o trabalho está sendo feito / como deve ser feito?
– Com que frequência a etapa do processo é executada / e com que frequência precisa ser executada?
3 – Análise de processo
É orientado continuar analisando o processo. É importante verificar além do estado atual e para um futuro processo aprimorado. Permitir essa atitude impedirá apenas qualquer alteração ou melhoria em seus processos.
4 – Eliminação de etapas desnecessárias
É importante, na adoção da metodologia Kaizen, combinar as etapas de modo simplificado. É importante as etapas do processo que devem ser executadas discretamente e as que podem ser concluídas em paralelo.
5 – Sequência para redução de desperdício
É importante reorganizar a sequência para redução de desperdício. Sabemos que pequenas alterações na sequência ou ordem das operações permitirão eliminar tempo e esforço desperdiçados.
Realização de um plano PDCA
A melhoria contínua pode ser orientada por um plano específico, seja com base em eventos ou pelo ciclo PDCA.
– Plano: identifique uma oportunidade de melhoria e planeje a mudança.
– Faça: Realize um estudo de processo em pequena escala para testar a melhoria potencial e medir os resultados.
– Verificar / estudar: analise os resultados e meça a eficácia da mudança.
– Ato: tome medidas com base nos resultados do estudo.
Veja mais: Saiba as principais diferenças entre MASP,PDCA,DMAIC
Conclusão sobre o Kaizen
Portanto, o foco da metodologia Kaizen é a melhoria contínua gradual. A implementação do Kaizen e o desenvolvimento de uma mentalidade de melhoria contínua dentro de uma organização também é gradual e deve ser contínua.
Conheça mais: Entenda como o Kaizen pode ser aplicado na área da saúde, em uma análise qualitativa das sugestões de melhoria dos funcionários de um hospital.