KPI-Saiba tudo sobre os indicadores chave de desempenho

KPI –  Conheça as variáveis de desempenho usadas em empresas

Atualmente, tem sido crescente o número de empresas que utilizam o KPI (indicador-chave de desempenho), por ser considerada uma ferramenta de gestão eficiente para acompanhamento do nível de desempenho na empresa.

A sigla tem origem do termo em inglês Key Performance Indicators. A qual abrange ferramentas para serem aplicadas na gestão e medição de desempenhos corporativos e produtivos.

Em tempos de competitividade acirrada, excesso de informação e digitalização de processo de dados, vendas e logística, a aplicação dessas ferramentas em nível de conhecimento aplicado é cada vez mais comuns nas empresas.

Porém, podemos ressaltar a aplicação dessas ferramentas e bases de conhecimentos podem ocorrer em diferentes tipos de empresas de diferentes portes.

Empresas pequenas, médias e grandes podem aplicar essas ferramentas de gerenciamento. Até mesmo uma startup pode crescer com a aplicação desses conhecimentos e técnicas que visam estimular a produtividade e criatividade de modo abrangente.

O que é KPI (indicador-chave de desempenho)?

Refere-se a um indicador de desempenho, reconhecido como uma ferramenta de gestão que permite medir o desempenho em si e o sucesso dos projetos de uma organização.

Também proporciona a possibilidade de determinar processos orientando o caminho certo para atingir determinado objetivo.

Dessa forma, o consideramos uma importante base de conhecimento e ferramenta gestora para a medição e o consequente nível de desempenho e sucesso de uma empresa.

Permite identificar o desempenho com focando no “como” e indicando quão bem os processos de determinada empresa estão no momento, gerando uma visão mais ampla sobre os objetivos.

Categorias de indicadores

Os indicadores possuem diferentes categorias, que podem ser:

1. indicadores quantitativos;

2. indicadores qualitativos;

3. indicadores de atraso;

4. indicadores de entrada;

5. indicadores de processo;

6. indicadores direcionais;

7. indicadores acionáveis;

8. indicadores financeiros.

Importância para a comunicação

Lembramos que a adoção dessa ferramenta na empresa pode ser considerada como um verdadeiro veículo de comunicação, por permitir que a equipe gestora da empresa consiga comunicar aos seus liderados o quão eficiente um processo é e como está seu desempenho ao longo de um período determinado.

A aplicação dessa ferramenta recolhe e gera informações que, posteriormente, de forma quantitativa e qualitativa ajudar a traçar planos de ação para o atingimento de determinadas metas ou até mesmo valer-se dos KPIs para saberem se estão ou não no caminho certo em relação aos objetivos da empresa.

Definição de metas

Onde a empresa quer chegar? No processo de implementação do KPI (indicador-chave de desempenho), a definição de metas é a etapa mais difícil.

Ao buscar definir metas, o gestor ou executivo responsável deve identificar quais objetivos a empresa quer alcançar. É orientado saber onde quer chegar e o que é relevante ao seu processo.

Leia mais: Conheça com mais detalhes como definir metas

Uma visão prática

Além da visão do planejamento e identificação de pontos positivos de desempenho, na aplicação dessa ferramenta de conhecimento e análise, o gestor não precisa, por exemplo, controlar todos os indicadores da área de gestão de recursos humanos.

Caso fizesse, isso, ele estaria gastando parte de seu tempo e energia em algo que não é o que gera valor à sua função de forma direta.

Geralmente, um dos erros das empresas é se dedicar demais às atividades que não são relevantes para o seu cargo e função.

No mercado e no mundo dos negócios

Atualmente, no mercado e no mundo dos negócios, os indicadores-chave de desempenho passaram a ter aplicação estendida às mais diversas áreas de negócios.

É possível, além do projeto em si de análise de desempenho, utilizar recursos disponíveis de tecnologia de informação, hardware e software para criar e gerar indicadores para qualquer etapa de um processo e medir o resultado da empresa.

Dessa forma, oferece a possibilidade de seguir além das tradicionais métricas financeiras e passam a medir o sucesso dos processos nas organizações de diferentes segmentos e portes.

Ao combinar fatores e indicadores, é possível apontar o sucesso e a conclusão de um objetivo estratégico numa corporação.

Os indicadores mais usados

Dentre os indicadores de análises mais usados podemos citar o Time to Market e o Lead Time.

No conjunto de ações de cada indicador, o Time to Market refere-se a um indicador que equivale ao tempo de um produto, que inicia com a concepção do conceito e termina quando está disponível para comercialização nos pontos de venda.

Por outro lado, o Lead Time é um indicador que permite medir o tempo de duração de um dado processo em execução.

Como construir um KPI?

A elaboração e construção de KPI (indicador-chave de desempenho) requer muita atenção e dedicação. Geralmente, os indicadores precisam ser citados de forma correta e lógica.

Quando bem projetado, o KPI poderá, dentre suas funções e aplicações, mostrar se o tempo de liberação de uma aeronave em solo depois de um evento de manutenção de linha foi correto ou se o sistema de entrega de peças foi rápido ou demorado.

No contexto do indicador de desempenho qualitativo, é importante ressaltar que na busca de dados relevantes, a maneira correta e objetiva de se avaliar um desempenho é através da medição realizada quantitativamente. Esse indicador pode ser muito útil para o departamento de qualidade da empresa, por exemplo.

Qual KPI usar?

É importante usar o KPI certo para o setor correto. Assim como exemplificamos acima, é fundamental aqueles cujo atingimento seja capaz de alinhar a empresa com a sua visão e objetivos estratégicos.

Devemos lembrar que, dentre os métodos usados nas empresas para a escolha dos indicadores chaves de desempenho é o Balanced Scorecard (BSC), pois ele engloba diversas das áreas de atuação dessa organização.

Essas áreas podem ser a de operações, finanças, produção, distribuição, vendas, garantia, entre outras.

Buscando identificar a natureza mensurável de um indicador, podemos também dizer que um KPI relevante segue a lógica “SMART” cujo termo inglês, é um acrônimo que significa “específico”, nessa medição a análise segue uma lógica clara e objetiva.

Outros fatores

Dentre os diferentes fatores que podem influenciar o KPI (indicador-chave de desempenho), podemos lembrar dos casos compatíveis e disponibilizados, é possível comparar desempenhos entre empresas e setores específicos da empresa.

Assim, o processo de gestão de vendas ou de cadeia de suprimentos de uma determinada empresa, pode contribuir em muito às práticas de seus análogos do segmento da aviação.

Nesse contexto, estaríamos realizando o procedimento do benchmark no processo de comparação e busca de melhores práticas no mercado.

Exemplos de tipos de indicadores

Acima citamos o “Time Market” e o “Lead Time” como os principais e mais usados tipos de indicadores de KPI. A seguir listamos de forma conceitual os outros tipos de indicadores mais utilizados no mundo corporativo e produtivo.

OTIF – Sigla do inglês On time in Full que significa “No tempo e completo”. Aplicado à distribuição de produtos e/ou gerenciamento de fornecedores.

Stock Out – Número de vezes ou dias que determinado item controlado no estoque chega ao saldo zero.

Market Share – Fatia de mercado que um determinado produto possui em um período.

Produtividade Homem/hora – Número de unidades produzidas por mão de obra escalada na produção.

Ociosidade – Percentual de tempo que uma máquina, equipe, ou planta ficam parados.

Giro de Estoque – Consumo (Saídas) / Saldo Médio de estoque.

Custo do pedido – Refere-se ao valor médio que se é pago pela a aquisição de um bem ou consumo. Esse é um custo total, englobando o preço de venda desse bem ou serviço incluindo custos.

Turnover – Relação entre o número de funcionários admitidos e demitidos (taxa de substituição de funcionários)

Indicadores de rentabilidade – Demonstra quais são as margens operacionais e líquidas que uma empresa opera e qual é o seu nível de retorno sobre seu investimento.

Lembrando que o “Time to Market” refere-se ao tempo de lançamento de um produto, e o “Lead Time” ao tempo de Duração de um processo.

Conheça mais: Faça o download de 21 planilhas de Excel, para facilitar análises.

Na área de vendas

Sabemos que o desempenho de vendas também deve ser gerido e avaliado. Lembramos que o crescimento acelerado somente surge quando se ganha clientes. A seguir a métrica que mais representa o crescimento em vendas.

Crescimento de clientes

Permite analisar e calcular o número de clientes e como evolui a base de clientes. Proporciona saber se a base de clientes está crescendo, e compará-la com o mercado concorrente.

Lembramos que os indicadores brutos normalmente são ruins pois eles sempre aumentam.

Ajuda a gestão

A tarefa de controlar uma empresa não é fácil. É importante construir e consultar as métricas de gestão, elas são fundamentais para a saúde financeira e administrativa da empresa.

Indicador para o custo de aquisição do cliente

O CAC (custo de aquisição de clientes) simboliza o custo que a empresa assume para adquirir seus clientes num determinado período.

O cálculo do custo é realizado somando os custos com os times de Vendas e Marketing e dividindo-se pelo número de clientes conquistados.

Contribuição organizacional

Esses indicadores podem contribuir bastante para a organização da empresa. Eles contribuem no controle da empresa e no planejamento estratégico, desde que a empresa tenha objetivos claros na hora da definição das metas que devem ser alcançadas por ela mesma no mercado.

Dessa forma, a elaboração e a gestão com o uso dos indicadores de desempenho podem ser direcionadas para o monitoramento da evolução da qualidade e obtenção dos resultados da empresa.

As informações geradas também servem como referência para o processo de tomada de decisão e a criação de estratégias de melhoria para diferentes processos.

Veja mais: Confira tudo sobre avaliação de desempenho e sua importância

Avaliando desempenhos e informações

Lembramos que informação é poder. O uso de diferentes tipos de KPIs que fornecem uma série de informações que podem estar encaixadas em categorias.

Quando nos referimos à produção, os indicadores de produtividade podem estar ligados à produtividade hora/colaborador, hora/máquina.

Nessa visão, eles estão relacionados ao uso dos recursos da empresa com relação às produções e entregas.

Por outro lado, o indicador de qualidade, que auxilia o de informação, possibilita compreender determinado desvio ou não conformidade que ocorreu durante o processo produtivo da empresa.

No contexto dos indicadores de capacidade, podemos medir a resposta de um determinado processo, nele é possível verificar a quantidade de produtos que uma máquina consegue embalar durante um determinado período de tempo usado no processo de produção.

Já os indicadores estratégicos podem auxiliar a forma como a corporação está no momento perante os objetivos que foram estabelecidos anteriormente.

As informações estratégicas indicam e fornecem um comparativo de como está o cenário atual da empresa com relação ao que deveria ser feito pela corporação.

Importância de cada indicador

Os indicadores podem ser aplicados em conjunto ou em separado. Porém, seja qual for a categoria do indicador, eles são igualmente importantes, pois são eles quem fornecem a visão que a empresa necessita para enxergar seus processos e conseguir uma base sólida para alinhá-los aos objetivos planejados pela empresa.

Aplicando no lucro

O nível de lucratividade também pode ser avaliado pelo indicador de lucratividade.

Considerando a busca de análise de retorno e receitas geradas pela empresa, o cálculo do percentual de lucro sobre o faturamento ajuda a entender melhor qual caminho o negócio tem trilhado.

Permite também verificar as atividades que podem ser usadas para otimizar a obtenção de lucro pela empresa.

Retornando ao fator da falta de dinheiro, ela pode estar diretamente ligada aos custos que a empresa apresenta.

Por outro lado, se o faturamento da empresa é positivo, mas o dinheiro não está disponível, é sinal de que seus custos andam elevados e a empresa deve tentar resolver esse impacto.

É indicado analisar se a lucratividade da empresa está em bom estado é compará-la com a lucratividade média apresentada pelo segmento no mercado.

Uma boa forma de analisar se a lucratividade do seu negócio está em bom estado é compará-la com a lucratividade média apresentada pelo seu setor no mercado.

Leia mais: O equilíbrio das contas é fundamental para qualquer empresa, confira no nosso artigo sobre Fluxo de Caixa

A dinâmica das vendas

Quando analisamos o ticket médio, estamos avaliando a dinâmica das vendas. O indicador aplicado nessa área permite entender como funciona a dinâmica de vendas.

A visão pode ser esclarecida de três formas: por venda, por cliente e por vendedor.

A partir desses três parâmetros é possível identificar a performance do setor de forma mais ampla e identificar ações que podem maximizar os resultados de vendas.

Se a empresa mede seu ticket médio por clientes, poderá saber quais deles compram mais e melhor e mudar a forma como se relaciona com eles.

Mas se a empresa acompanha o ticket médio por vendedor, ela pode identificar quais vendedores vendem mais. Posteriormente, é possível investigar causas e erros a serem corrigidos, permitindo investir mais na capacitação dos vendedores ou de criar programas de incentivos para a frente de vendas.

Qualidade do serviço de entregas

O indicador de serviço de entregas é aplicado à área de logística da empresa. Esse indicador revela os dados de uma das operações mais complicadas, porém muito estratégica, a entrega de produtos.

Esse indicador é fundamental para compreender como funciona o desempenho da sua operação de transporte, mas também se a sua cadeia de suprimentos funciona de forma eficiente para a empresa e cliente.

Também pode ser usado para a avaliação do desempenho de fornecedores, avaliando, por exemplo, o grau de confiabilidade de cada um deles.

Conclusão

A aplicação de cada tipo de indicador deve ser feita de modo abrangente ou específico para cada departamento e setor da empresa.

O principal foco é gerar soluções e resultados positivos para as empresas e seus colaboradores.

Porém, é importante não ter a ansiedade para não aplicar os indicadores de maneira errada ou excessiva. Geralmente, os empreendedores acabam criando uma grande quantidade de KPIs, que fornecem muitas informações que muitas vezes não são analisadas.

A maioria busca aplicar as análises sobre as rotinas como a de captação de clientes, negociação, vendas, entre outras atividades, mas esquecem de desenvolver análises que podem fornecer um diagnóstico preciso sobre a situação de produção e mercado da empresa.

Lembramos que os indicadores de desempenho somente funcionam corretamente quando estão alinhados com as estratégias da empresa e quando a corporação está disposta para separar um detalhe na rotina para acompanhar os dados.