Método de Análise e Solução de Problemas (MASP): Saiba o que é e como usar essa metodologia
O Método de Análise e Solução de Problemas (MASP) tem sido implementado nas principais empresas do mundo na busca de ações inovadoras e eficientes para os problemas do dia a dia.
As corporações procuram soluções e métodos para identificar e analisar corretamente os problemas, evitando perdas de recursos e de tempo para a produção.
O empreendedor deve ficar atento a todas as atividades que envolvem processos, rotinas e demais ações que geram impactos positivos e negativos nos resultados de cada projeto.
É essencial que a gestão da empresa busque uma clara da organização envergando o cenário e as oportunidades de melhoria. Com esse conceito de ação será possível identificar problemas e tomar as medidas necessárias para cada um deles.
É fundamental definir problemas e soluções para reconhecer os principais pontos fortes e fracos da empresa no mercado. Num projeto metodológico para analisar as soluções é primordial priorizar os problemas mais graves e os que possuem maior urgência para serem solucionados na empresa.
Porém, nem sempre identificar os problemas e soluções iniciais não adianta, é necessário aplicar um projeto e uma metodologia mais abrangente para gerar um processo de superação positiva para a empresa e seu mercado.
O que é Método de Análise e Solução de Problemas (MASP)?
Atualmente, a maioria das empresas enfrenta grandes desafios para superar situações difíceis em diferentes níveis na corporação. É importante identificar erros e problemas com uma abordagem mais abrangente sabendo identificar riscos e prioridades.
Uma das melhores formas de se trabalhar nesse contexto é aplicando o Método de Análise e Solução de Problemas (MASP).
Inicialmente, esse conjunto de métodos refere-se a um processo profundo de diagnóstico para aprimorar o ambiente produtivo da empresa.
Em palavras simples, proporciona um desenvolvimento de processos de melhoria num ambiente organizacional.
Ele procura focar nas soluções problemas e obtenção de resultados otimizados favoráveis para a empresa e seus mercados.
Leia mais: Sobre o método DMAIC e como ele também pode auxiliar na melhoria contínua
O que o MASP faz?
O MASP é um conjunto de métodos que, de forma sistemática, aplica ações para corrigir e prevenir as causas de possíveis erros. Tudo que não está em conformidade com os objetivos da empresa deve ser analisado de forma lógica e profissional.
Dessa forma-se possível evitar a repetição dos erros por meio de padronização de procedimentos corretivos. Possibilita descobrir e atacar as causas fundamentais dos problemas evitando a repetição.
Permite também a aplicação de um ciclo de desenvolvimento que tem foco na melhoria contínua num amplo processo de estudo e análise de processos produtivos e laborais.
Etapas principais
Esse método envolve diferentes etapas e as mesmas podem ser adaptadas conforme o segmento e objetivos de cada tipo de empresa.
As principais etapas são:
- Identificar problemas;
- Observar os problemas;
- Analisar o fenômeno e suas causas;
- Propor planos de ação;
- Boas práticas para execução das ações;
- Métodos de verificação dos resultados;
- Padronizar procedimentos.
Conheça mais: As diferenças entre MASP,DMAIC,PDCA e DMADv
Origem do MASP
O MASP possui origem no Japão, quando empresas e consultorias naquele país careciam de um processo de análise que visava otimizar processos e aplicações corretivas nas corporações.
A partir da experiência japonesa, o processo de expandiu para todo o mundo corporativo sendo aplicado sobre os problemas classificados como “estruturados”, cujas causas comuns e soluções sejam desconhecidas, que envolvam reparação ou melhoria ou desempenho perante situações crônicas.
Ritmo ordenado
Esse método deve ser realizado de maneira ordenada, pois é composto de passos e sub-passos pré-definidos para a escolha de um problema, permitindo realizar análise de causas, determinar e planejar um conjunto de ações que consistem em uma solução e verificar se o resultado da solução e realimentação do processo para a melhoria do processo.
Prescrição de problemas
Através do Método de Análise e Solução de Problemas (MASP) é possível prescrever como um problema deve ser resolvido. O MASP é destinado para resolver problemas dentro das organizações e incorpora um conjunto de idéias inter-relacionadas que envolvem a tomada de decisões.
Também envolve a criação e formulação de hipóteses comprovável, além da objetivação da análise dos fenômenos, dentre outros, o que lhe confere um caráter sistêmico e metodológico.
As 8 etapas do MASP
O MASP é apresentado e implementado através de oito etapas permitindo a elaboração de relatórios de conclusão. Veja as etapas a seguir.
1 – Identificação de problemas
Nessa primeira etapa, o gestor precisa definir claramente o problema e reconhecer a sua importância. Nessa etapa é importante identificar quais são as perdas a partir do problema e quais riscos ele representa.
Também é necessário analisar o histórico avaliando a frequência com que ocorre, local, equipes envolvidas, fornecedores e clientes em relação aos acertos e erros.
Sendo importante realizar levantamento das perdas atuais e avaliação de ganhos, buscando achar as perdas e pensar nas oportunidades de melhorias e metas.
É indicado identificar o que está sendo perdido e o que é possível ganhar no ritmo produtivo da empresa.
No processo de finalização da identificação, é orientado definir as responsabilidades sabendo encontrar e selecionar os responsáveis pela execução das tarefas frente a um prazo para que o problema seja solucionado.
Nessa etapa, os materiais a serem utilizados são Folha de Verificação, Gráfico de Pareto, Gráfico de Controle e Matriz GUT.
Estude mais: Nesta etapa, geralmente é feito o escopo, leia mais sobre essa fase no projeto.
2 – Observação de problemas
Na segunda etapa, o gestor e analistas dos processos da empresa, precisam observar o problema sob vários pontos de vista. Lembramos que quanto mais tempo você dedicar nessa etapa da metodologia MASP, melhor será para identificar a solução.
Dessa forma busque levantar questões como:
– Os resultados variam com qual periodicidade?
– Os resultados são diferentes em locais diferentes?
– Os resultados variam como?
– Os resultados variam por operador ou por equipe?
As ferramentas úteis são a Folha de Verificação, Gráfico de Pareto e Estratificação.
Veja mais: Algumas outras ferramentas podem ser utilizadas nesta etapa, como: Gráfico de Dispersão, Histograma, Boxplot e Carta de Controle
3 – Análise de fenômenos e suas causas
Na terceira etapa, o gestor precisa identificar as causas raiz do problema, essa etapa visa identificar as causas influentes envolvendo todas as pessoas que possam contribuir com a identificação das causas e sempre estabelecendo a relação de causa e efeito para o que foi levantado.
É essencial identificar as causas mais prováveis e visíveis, porém as causas levantadas na etapa anterior devem ser reduzidas por eliminação das menos prováveis.
Também é orientado visitar o local para analisar as hipóteses levantadas e verifique-as com a realidade diária da empresa.
As ferramentas a serem usadas são Diagrama de Causa e Efeito (Ishikawa), Brainstorming, 5 Porquês, Histograma e o Gráfico de Dispersão.
4 – Planos de Ação
Na quarta etapa o gestor deve propor planos de ação, buscando a elaboração de plano de ação para impedir os problemas por meio da eliminação de suas causas raiz.
O gestor deve elaborar a estratégia de ação sempre tendo a certeza que ações serão tomadas sobre as causas fundamentais. Ao mesmo tempo, deve avaliar se ela produzirá efeitos colaterais, e qual sua eficácia.
Busque trabalhar as causas mais prováveis, verificando como será o trabalho, quais metas deverão ser atingidas e quais serão os itens de controle.
As ferramentas a serem usadas estão envolvidas com a técnica 5W2H.
5 – Prática para a execução das ações
Na quinta etapa chegou a hora de executar as ações pesquisadas e já elaboradas. O Método de Análise e Solução de Problemas (MASP) nesta etapa busca boas práticas para execução das ações.
Nessa etapa o foco principal é bloquear as causas fundamentais do problema.
É sugerido realizar treinamento e capacitação divulgando ações e cases para os colaboradores e executores sempre que necessário. A capacitação pode ser feita através de cursos, seminários, reuniões participativas, apresentando as tarefas e as razões para que sejam executadas
O gestor deve implementar as ações registradas e todos os resultados alcançados.
6 – Verificação de resultados
Na sexta etapa já possível verificar a geração de resultados. É indicado comparar de forma lógica os resultados coletando os dados anteriores e posteriores a ação de bloqueio para verificar a efetividade da ação e a redução dos resultados indesejáveis.
É importante formular uma lista ou várias listas com os efeitos secundários e identificar se as alterações provocaram efeitos positivos ou negativos.
Faça análises de ações que deram certo ou não, e sobre as ações que foram implementadas conforme planejado e caso os defeitos continuem a acontecer.
Avaliando o alcance de cada solução verificando se ainda houve falhas.
As ferramentas para avaliar os resultados são a Gestão à Vista e Gráfico sequencial.
7 – Padronize procedimentos
Na sétima etapa os gestores devem procurar prevenir o reaparecimento sistêmico dos problemas.
O gestor deve elaborar ou alterar o padrão de tarefas, esclarecendo se as ações implementadas necessitam de criação de padrão ou alterações.
É importante comunicar o novo padrão a ser aplicado, divulgando a nova sistemática para as áreas que serão afetadas incluindo a possibilidade de treinamento.
É importante garantir que os novos padrões e demais alterações nos padrões existentes sejam transmitidos para toda a equipe envolvida evitando ruídos de comunicação interna para as ações.
É indicado acompanhar a utilização dos métodos estabelecendo sistema de medições periódicas.
As ferramentas mais usadas nessa etapa são: Procedimento Operacional Padrão (POP), Poka Yoke, Fluxograma e Controle Estatístico de Processos(CEP)
8 – Elaboração de relatório conclusivo
Depois de superada as sete etapas anteriores, os gestores e demais responsáveis pela aplicação do MASP na empresa podem elaborar relatórios mais conclusivos sobre os resultados e processos de solução.
Nessa última etapa, é possível avaliar todo o processo de solução de problemas para aproveitar potenciais situações futuras na empresa.
É necessário relacionar os problemas antigos e recorrentes. É bom procurar apresentar resultados para superar expectativas.
É importante que a equipe de trabalho envolvida com o MASP mostre precisamente cada resultado da análise relacionando os problemas remanescentes, mostrando os resultados que superaram as expectativas.
É fundamental planejar a eliminação de cada um desses problemas reavaliando o que está pendente ainda, conscientizando a organização destes para posterior aplicação de um MASP mais complexo.
Posteriormente, é importante avaliar as etapas aplicadas da metodologia MASP, criando um relatório que contenha os resultados obtidos, a evolução de cada item, as experiências aprendidas, os erros e as dificuldades na aplicação de cada solução.
As ferramentas permitidas para essa etapa são o Gráfico de Pareto e Gráfico de Controle.
Benefícios do MASP
A aplicação do MASP gera grandes benefícios a curto, médio e longo prazo para a empresa e todos os colabores.
Esse conjunto de métodos aplicado em oito etapas visa para resolver problemas e identificar oportunidades de melhoria de desempenho de uma maneira totalmente estruturada, coerente e eficiente para toda a empresa.
Refere-se a um conjunto de métodos que permitem a análise e solução de problemas. A metodologia MASP é método utilizado para o desenvolvimento de um processo de melhoria num ambiente organizacional.
Dentre os principais benefícios podemos citar a redução de custos, redução de prazos, otimização de processos produtivos, identificação de erros, solução de erros, melhoria do ambiente de trabalho, otimização na aplicação de novos projetos da empresa, vantagem concorrencial e reposicionamento de projetos.
O que o Método de Análise e Solução de Problemas permite fazer?
Em resumo, essa metodologia aplicada para o mundo dos negócios permite um amplo processo para a identificação de problemas remanescentes, planejamento de ações anti-reincidência, verificação da balança do aprendizado e enxergar uma melhor taxa de retorno sobre o capital humano e financeiro da empresa no presente e no futuro.
O MASP é atual?
A aplicação desse método é muito comum em todos os países que buscam excelência de produtividade. Consideramos o MASP como um conjunto de métodos de análises de problemas que permanece atual e em prática contínua, sendo aplicado regularmente até progressivamente por organizações de todos os portes e ramos, além de uma boa ferramenta para Ações Corretivas.
Ele pode ser usado para determinar a causa raiz da não conformidade e verificar sua eficácia para diferentes setores da empresa.
Qual a origem do MASP?
Sabemos que os japoneses são muito perfeccionistas e detalhistas em seus inventos e ações para o mercado, por ser de origem japonesa, esse método de análises de problemas pode se aplicado sobre os problemas classificados como “estruturados”, cujas causas comuns e soluções sejam desconhecidas.
Por isso ele é composto por oito etapas fundamentais que podem ser implementadas por completo ou adaptadas dependendo da necessidade de cada empresa.
Identificando problemas e solucionando
Dessa forma, o método permite identificar problemas sempre com o foco de solucionar problemas dentro das organizações e incorpora um conjunto de idéias ligadas entre si para aprimorar a tomada de decisões sempre orientando os gestores.
Etapas e tarefas a serem executadas no MASP
Para fortalecer os entendimentos das oito etapas já apresentadas neste artigo, a seguir listamos as principais tarefas a serem executadas em cada etapa como forma de memorizar mais rápido na mente de quem precisa estruturar a aplicação do MASP na empresa.
Etapa 1
- Identificação dos problemas mais comuns;
- Levantamento do histórico dos problemas;
- Evidência das perdas existentes e ganhos possíveis;
- Escolha do problema;
- Formar a equipe e definir responsabilidades;
- Definir o problema e a meta.
- Selecionar as ferramentas e prever as etapas seguintes.
Etapa 2
- Observação das características do problema através de dados existentes;
- Observação do problema no local;
- Cronograma de trabalho;
- Análise de desempenho de equipes,
Etapa 3
- Levantamento das variáveis que influenciam no problema;
- Escolha de causas mais prováveis (hipóteses)
- Coleta de dados nos processos;
- Analisar as causas mais prováveis;
- Confirmar as hipóteses;
Etapa 4
- Elaboração da estratégia de ação;
- Elaboração do plano de ação
- Negociação do plano de ação.
Etapa 5
- Divulgação do projeto de alinhamento;
- Execução de ações;
- Acompanhamento das ações.
Etapa 6
- Comparação dos resultados com a meta estabelecida;
- Identificação dos efeitos secundários.
Etapa 7
- Busca pela padronização de ações corretivas;
- Elaboração de documentação;
- Treinamento;
- Registros;
- Comunicação.
Etapa 8
- Identificar os problemas remanescentes;
- Planejar as ações anti-reincidência;
- Verificar a balança do aprendizado;
- Gerar relatório conclusivo.
Conclusão
Para corrigir erros organizacionais e produtivos numa empresa, o MASP pode ser aplicado de forma geral na empresa ou de maneira direcionada em diferentes departamentos e setores da empresa.
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