Análise de Causa Raiz: O que é e como usar para resolver problemas?

O que é Análise de Causa Raiz?

Todas as causas possuem problemas. Todas as empresas, mais ou menos, também possuem problemas que apresentam desafios. E a Análise de Causa Raiz ajuda as empresas a identificar os erros, suas origens e a reavaliar soluções.

Da mesma forma que um médico diagnostica se uma pessoa tem alguma doença, esse tipo de análise ajuda os gestores, empreendedores e responsáveis por um determinado negócio a avaliar os males a serem identificados e resolvidos.

Avaliar erros, defeitos e problemas são frutos de um conjunto de observações, análises e testes para verificar se o problema está numa máquina, num funcionário ou em toda a equipe de trabalho, e falamos isso de forma genérica.

Pois, uma análise mais trabalhada precisa oferecer uma visão mais detalhada sobre diferentes aspectos técnicos e práticos para ajudar o gestor a enxergar os problemas.

Normalmente, quando o desempenho de uma empresa está abaixo do esperado ou das perspectivas de mercado, é necessário identificar o erro e seus motivos.

Neste artigo vamos falar de maneira fácil e direta sobre essa modalidade de análise que tem servido como importante ferramenta conceitual para o mundo dos negócios.

O que é Análise de Causa Raiz?

Atualmente, as empresas utilizam diferentes linhas metodológicas para otimizar tempo, espaço e recursos para produzir produtos e serviços.

Existem ferramentas que ajudam a elevar as vendas, a organizar a distribuição e demais conceitos logísticos, a automatizar atendimento e até mesmo a melhorar a qualidade dos recursos e dos produtos da corporação.

Mas, quando falamos em Análise de Causa Raiz (RCA – Root Cause Analysis em inglês) nos referimos a um processo que permite identificar a causa raiz de problemas para orientar a geração de soluções certas para cada tipo de situação.

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Dessa forma, a RCA compõe o mantra de que é melhor prevenir do que remediar.

Ou seja, é muito melhor prevenir erros e os aprofundamento dos erros do que resolver múltiplos problemas que surjam em cadeia de forma complexa.

A prevenção sistemática dos erros, problemas e questões é melhor do que apagar incêndios e perdas irreversíveis para a corporação.

Como realizar?

A RCA pode ser realizada a partir de um conjunto de princípios, técnicas e metodologias que preparam a empresa como um todo para identificação de erros, riscos e problemas já existentes.

A identificação ocorre na raiz de um evento ou uma tendência problemática que possa criar “gargalos” como desvios e desperdícios de esforços, tempo e recursos.

Além de enxergar os acontecimentos superficialmente, estuda a causa e efeito de determinados eventos permitindo revelar em qual ponto processos ou sistemas falharam e geraram problemas.

Objetivos

Dentre os principais objetivos da RCA temos a identificação da causa raiz de um problema ou evento. Posteriormente, ela busca utilizar a causa raiz para entender como resolver e contornar os problemas utilizando os eventos como aprendizado.

Também visa aplicar as soluções e as medidas aprendidas a partir da análise para evitar sistematicamente problemas futuros ou repetição do erro.

O aprendizado

Um dos benefícios iniciais mais importantes é o aprendizado com os eventos. Quando colocamos em prática o que a RCA nos ensina, geramos uma nova cultura organizacional.

Dessa forma, aplicamos a análise para inserir ajustes nos processos e sistemas de modo a evitar problemas futuros, assim como é feito, por exemplo, pela medicina ao tratar lesões de atletas.

Benefícios de utilizar RCA

Dentre os benefícios principais, temos o controle sendo instalado em diferentes áreas da empresa. Quando a empresa é capaz de solucionar um grande número de problemas, temos a sensação de dever cumprido.

Por outro lado, caso a empresa não identifique na análise a verdadeira causa raiz do problema, o mesmo poderá se repetir várias vezes.

No caso de uma revisão de projetos, por exemplo, não adianta somente corrigir uma etapa de forma individual sem comunicar o fato ou sem registrar a tarefa. Pois, quando a correção e a solução são aplicadas a empresa pode evitar que o problema se repita ensinando os seus colaboradores através da experiência.

Matriz de decisão

No processo de Análise de Causa Raiz temos a aplicação da Matriz de Decisão.

A Matriz de Decisão refere-se a uma ferramenta de apoio às decisões da empresa, seja por parte dos gestores, investidores, diretorias, técnicos ou colaboradores do staff.

Ela orienta a decisão da empresa a partir dos dados avaliados, e permite uma análise que considera todos os aspectos relevantes na empresa.

Lembramos que a Matriz de Decisão é uma ferramenta simples, podendo apresentar índice de subjetividade conforme a percepção de cada pessoa.

Porém, essa matriz trata-se de uma ferramenta de apoio podendo ser utilizada junto com outras metodologias para ajudar a direção na tomada de decisão ou na busca da absoluta verdade.

Como montar uma Matriz de Decisão?

É necessário documentar todos os fatos e condições inerentes ao negócio e a determinado evento a ser estudado.

Esse tipo de matriz pode iniciar a partir de lista e critérios considerando os critérios que vão fundamentar a escolha, as diferentes alternativas, dentre as quais se necessita fazer a escolha determinada, estabelecimento de escala de avaliação, atribuição de pesos para cada critério e elaboração de tabela cruzando esses dados.

Princípios da Análise de Causa Raiz

Sabemos que há princípios básicos que orientam a garantir a eficácia da aplicação da RCA, e em certos casos alguns deles são bastante óbvios e já largamente utilizados.

A RCA pode contribuir para a qualidade dos processos da empresa, mas lembramos que os seus princípios ajudarão o gestor a conquistar a confiança e o apoio da equipe de trabalho, clientes e parceiros.

Passos fundamentais da RCA

A seguir apresentaremos os passos fundamentais para reforçar os princípios da RCA:

1.  É importante concentrar a atenção em corrigir e tratar as causas raiz;
2.  Não corrija somente os sintomas;
3.  Não subestime a importância de tratar os sintomas para proporcionar alívio imediato mesmo durante uma análise mais complexa;
4.  Realize mais de uma raiz de análise.

Métodos

Na aplicação da RCA, o gestor e o responsável devem ser metódicos para identificar provas concretas de causa e efeito para respaldar suas hipóteses da causa raiz.

É indicado distribuir informações suficientes para fundamentar as medidas corretivas, principalmente, junto com as equipes de trabalho.

Sempre busque soluções e projetos que apresentem como é possível evitar uma causa raiz no futuro da empresa.

Abrangência

Independente do porte da empresa, é possível avaliar grandes problemas e suas causas com uma abordagem abrangente e global.

A RCA permite descobrir a causa raiz e compreender o contexto e apresentar informações que possibilitem a tomada de uma medida ou decisão. Porém, para a RCA útil, a análise deve ser aplicável na prática. Não somente teórica.

Dessa forma, reforçamos ser muito importante aplicar adotar uma abordagem correta e bem orientada para facilitar o processo de decisão e mudança.

As técnicas que podem ser empregadas

A Análise de Causa Raiz pode exigir o uso de diferentes técnicas em separado ou conjuntamente para identificar os erros e elaborar suas soluções.

Para ser eficaz ela utiliza técnicas e métodos bem direcionados. Sabemos que há muitas técnicas e estratégias que podemos usar, por outro lado há outras técnicas que você mesmo pode inserir conforme a necessidade de sua empresa.

A seguir vamos citar as técnicas mais usadas para adição de soluções e identificação de problemas

Brainstorm

O brainstorm pode ajudar a empresa depois que ela identifica os erros. Ou seja, quando o gestor sabe o que deve ser corrigido na empresa e precisa gerar ideias a partir da dinâmica de grupos para gerar um “brainstorm” ou “chuvas de ideias”

Numa reunião como dessa, o gestor pode apresentar uma lista de erros, problemas e questões e solicitar sugestões de soluções.

Comparação

O gestor pode solicitar que cada setor produza a sua própria lista de erros e problemas e inclua as informações nos relatórios semanais e mensais que cada setor precisa redigir para a direção da empresa.

Posteriormente, faça uma análise comparativa e verifique em quais relatórios existem redundâncias de temas e resultados, e em quais há descrição de maiores problemas.

Continue lendo: Aprofunde seus conhecimentos sobre as reuniões brainstorming.

Os cinco “porquês”

Outra técnica aplicada pela Análise de Causa Raiz são os cinco “por quês”. Afinal, quem sempre pergunta sempre obtém respostas. Porém, a qualidade das perguntas pode orientar as melhores respostas.

O gestor e o responsável devem sempre realizar perguntas mais profundas, uma série de perguntas bem definidas podem ajudar a chegar à maioria das causas raiz, mas esse número varia, podendo ser tanto duas como cinquenta.

Exemplos de perguntas:

– Por que as vendas caíram?

– Por que a empresa não vende?

– Por que os produtos apresentam defeitos?

– Por que a equipe não está estimulada?

– Por que ninguém gosta do chefe?

Dessa forma a equipe de trabalho pode descobrir qual a causa raiz de determinados problemas relacionados ao setor de vendas e de relacionamento com a chefia, por exemplo.

Lógico que outras perguntas mais complexas podem ser adicionadas aos poucos, mas nunca em excesso.

No futuro, a empresa pode reduzir riscos de perdas de mercado, de vendas e de funcionários por causa dos fatores identificados nas respostas.

Com a aplicação dos cinco “porquês” a empresa evita o achismo e a geração de soluções superficiais. É importante encontrar respostas mais detalhadas às perguntas complementares.

Lembramos que cada nova resposta é mais clara e concisa que a anterior, podendo revelar um processo falho que geralmente pode ser corrigido.

Os eventos geram mudanças

Numa corporação inteligente que sabe aplicar a Análise de Causa Raiz, é importante ficar atento aos eventos e nas suas repetições. Afinal, por que a mesma máquina sempre quebra no mesmo período de produção? Essa pergunta já ajuda a gerar uma RCA forte.

A análise de eventos e mudanças

Além das perguntas e das comparações, uma boa análise deve ser feita perante a certos eventos. Esse método é útil para avaliar e examinar criteriosamente as mudanças que resultam em determinado evento na empresa.

Dessa forma, ao invés de apenas examinar o dia ou a hora específica em que algo deu errado, o responsável avaliar um intervalo de tempo maior para entender o contexto histórico do fato.

É orientado fazer uma lista com as prováveis causas que resultaram em um evento. Depois, crie categorias para cada mudança ou situação conforme a influência que tivemos sobre ele, podendo o mesmo ser um evento interno ou externo, por exemplo.

Posteriormente, faça uma avaliação de um dos eventos e decida se acaso houve um fator aleatório ou uma culpa central para manter a decisão sobre aplicação de uma solução.

No último passo, busque saber como replicar ou tratar a causa raiz, mesmo que já haja grandes esforços dentro da empresa seja necessário aplicar treinamento ou troca de equipamentos, por exemplo.

Diagrama de espinha de peixe (Ishikawa)

O diagrama espinha de peixe de causa e efeito ajuda muito e é uma das ferramentas aplicáveis ao RCA.

O Ishikawa ajuda a mapear de maneira visual a relação de causa e efeito. Ela ajuda a identificar as possíveis causas de um problema seguindo rotas e ramificações categorizadas que levam às possíveis causas.

Lembramos que o Ishikawa é parecido à análise dos cinco porquês, mas é visual. No meio do diagrama, inserimos o problema, sendo o diagrama a espinha do esqueleto do peixe.

Depois a equipe de trabalho pode analisar várias categorias de causas, que são traçadas como ramificações da linha principal.

O diagrama pode ter como categorias como:

– Máquinas (equipamentos, tecnologia);

– Método (processo);

– Materiais (matérias-primas, bens de consumo e informações)

– Mão de obra/qualificação (trabalho físico e intelectual);

– Missão (objetivo, expectativa);

– Manutenção;

– Produto e serviço.

Conclusão

Portanto, a RCA deve ser aplicada sempre que a empresa tenha a necessidade resolver um ou milhões de problemas para atingir a excelência de sua atuação no mercado de forma abrangente.

Muitas vezes, num efeito de nevasca, um pequeno erro pode parecer invisível, mas produzir grandes tempestades na empresa.

A corporação não pode correr o risco de ter perdas de mercados e de insumos por causa de erros que podem ser corrigidos internamente e externamente (atuação no mercado).

Geralmente, são de pequenos fatores que surgem os grandes problemas ou os grandes resultados.

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