Introdução a Estrutura Analítica do Projeto (EAP)
Para evitar erros nos projetos e deixar tudo bem-organizado, uma boa estratégia é utilizar o método EAP.
Uma das grandes dificuldades na hora de gerenciar um projeto são as falhas e ajustes necessários durante o processo, na maioria das vezes essas falhas podem atrapalhar o cronograma.
A partir de agora você verá todos os detalhes de como funciona este método e como ele pode facilitar a sua rotina na execução de seus projetos.
Tabela de Conteúdo
- O que é uma Estrutura Analítica do Projeto (EAP)?
- Criando uma EAP bem sucedida – Passo a passo
- Como Utilizar uma EAP?
- Conclusão do EAP
O que é uma Estrutura Analítica do Projeto (EAP)?
Do inglês Work Breakdown Structure (WBS), a EAP (Estrutura Analítica do Projeto em portugês, é um método que permite programar e organizar todas as fases de um projeto.
Dividir um projeto em tarefas é uma técnica de produtividade comumente usada para tornar o trabalho mais acessível e gerenciável.
Em termos de gerenciamento de projetos, a estrutura analítica do projeto é a ferramenta que possibilita a implementação dessa técnica.
Ao reunir em um só lugar o escopo, o custo e os cronogramas de linha de base do projeto para garantir a consistência desses vários elementos, a estrutura da EAP constitui um dos documentos mais importantes no gerenciamento do projeto.
De acordo com o PMBOK, guia completo sobre Gestão de Projetos Organizados (“Project Management Body of Knowledge”), projetado e produzido pelo Project Management Institute, classifica a estrutura da EAP como “divisão hierárquica em entregas específicas do trabalho a ser executado”.
Existem basicamente dois tipos de estruturas em uma EAP:
1 – Abordagem de entregas;
2 – Abordagem de fases.
A abordagem preferida e mais popular é a abordagem de entregas. A diferença existente entre estas duas abordagens é a natureza dos Elementos identificados no primeiro nível da estrutura da EAP.
Para facilitar a compreensão vejamos cada uma delas:
Estrutura da EAP focada em entregas
O exame de uma estrutura de EAP orientada em entregas demonstra claramente a relação entre as entregas do projeto (ou seja, produtos, serviços ou resultados) e seu escopo (ou seja, trabalho a ser realizado).
A Figura 1 abaixo mostra um exemplo de estrutura de EAP por resultados aplicados à construção de uma casa.
Na Figura 1, os Elementos do Nível 1 correspondem a uma descrição das principais entregas.
Os Elementos de Nível 2 em cada seção da estrutura da EAP constituem o conjunto de entregas exclusivas a serem fornecidas para produzir a entrega de Nível 1 correspondente.
Estrutura da EAP focada em Fases
Na Figura 2 (abaixo), que ilustra uma estrutura de EAP baseada em fases, o Nível 1 tem 5 Elementos, cada um dos quais representa uma fase típica do projeto.
Os itens de nível 2 são as entregas exclusivas de cada fase. Independentemente do tipo de estrutura da EAP usada (por entregas ou por fases), todos os Elementos do nível mais baixo correspondem a entregas.
Observe que os elementos pertencentes a diferentes seções podem ter o mesmo nome.
Uma estrutura de EAP em fases requer que o trabalho associado a vários itens seja dividido até que as tarefas exclusivas para cada item de nível 1.
Uma estrutura de EAP bem-feita é aquela que de fato facilita o gerenciamento do seu projeto.
Como cada gerente e projeto é diferente, neste caso, cada estrutura da sua EAP também será diferente.
A estrutura correta da EAP é aquela que “torna o projeto mais gerenciável”.
Criando uma EAP bem sucedida – Passo a passo
Para que uma estrutura de WBS seja bem-sucedida, ela precisa ser criada obedecendo as seguintes diretrizes e etapas:
Passo 1 – Coleta da Documentação
a. Reúna os documentos essenciais do projeto;
b. Identifique os documentos que definem as entregas do projeto, como especificações, escopo do projeto, termo de abertura e plano de gerenciamento do projeto (PMP).
Passo 2 – Definir os membros da Equipe
a. Identifique as pessoas que farão parte da equipe e participarão ativamente na execução do projeto;
b. Analise os documentos e identifique as entregas.
Passo 3 – Defina os Elementos de Nível 1
a. Defina os Elementos de Nível 1, ou seja, as descrições das principais entregas que devem garantir 100% do escopo do projeto;
b. Verifique se todo o escopo do projeto é realmente capturado em 100%. Esse requisito é geralmente conhecido como regra de 100%.
A Regra de 100%
Ao aplicar a regra de 100%, o gerente do projeto tem a garantia que todas as tarefas essenciais para completar cada um dos elementos foram finalizadas e que, inversamente, o projeto não contém tarefas redundantes.
A EAP permite estruturar os resultados esperados, etapa essencial antes de passar ao planejamento propriamente dito.
Orientada para resultados, a EAP define tudo o que precisa ser realizado de acordo com a regra de 100%, independentemente do método de trabalho utilizado ou alteração de datas.
Embora os métodos de trabalho e o planejamento das atividades possam mudar durante o projeto, a própria EAP não deve ser alterada.
Benefícios de Aplicar a regra dos 100%
A aplicação da regra de 100% garante que todos os resultados desejados sejam definidos com precisão antes de o planejamento ser considerado.
A estrutura da EAP é, portanto, a primeira etapa do processo de planejamento, no sentido de que é impossível decidir sobre os métodos de trabalho e prazos até que você tenha analisado todos os resultados desejados.
Se estes não forem definidos com precisão suficiente, o projeto está fadado ao fracasso.
Além de definir os diversos componentes do projeto, a regra 100% também facilita a comunicação de todos os assuntos aos integrantes da equipe de trabalho.
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Uma vez iniciado o projeto, a regra 100% permite ao gerente do projeto garantir que os custos do projeto sejam devidamente registrados, seja um projeto interno da empresa ou um projeto para entrega a um cliente.
A aplicação da regra de 100% permite um acompanhamento do orçamento sem falhas, garantindo o sucesso não só do projeto atual, mas de todos os projetos futuros da mesma natureza.
A regra de 100% é particularmente importante no caso de projetos como o do nosso exemplo de construção.
Com efeito, é imprescindível que qualquer projeto a ser entregue a outra organização ou a faturar a um cliente seja seguido com o maior rigor, para que o cliente possa ter a certeza de que os valores que lhe são cobrados são não só corretos, mas inteiramente legítimos.
Passo 4 – Faça a Decomposição de Elementos
a. Comece dividindo os resultados do Nível 1 em subprodutos de nível inferior;
b. Continue dividindo o trabalho a ser feito até que as tarefas listadas em cada item possam ser realizadas por um único indivíduo ou empresa. Verifique se todos os itens são mutuamente exclusivos;
c. Pergunte-se: “Um nível adicional de decomposição poderia tornar o projeto mais gerenciável?” Se a resposta for “Não”, a estrutura da EAP é encerrada.
Passo 5 – A Criação do Dicionário WBS
a. Defina as informações a serem incluídas no Dicionário da EAP. Este é um glossário que contém uma descrição detalhada dos componentes de cada elemento da estrutura da EAP.
Na estrutura da EAP existem elementos que estão localizados no nível mais baixo, são as unidades de trabalho.
Formule as descrições a serem incluídas no dicionário da EAP no nível da unidade de trabalho, com detalhes suficientes para garantir que o trabalho definido cubra 100% do escopo do projeto.
As descrições devem incluir dados como escopos, datas de corte, riscos, proprietário, custos e assim por diante.
O dicionário da EAP é um dos três componentes que definem o repositório do escopo do projeto:
- As especificações;
- A estrutura da EAP;
- O dicionário da EAP.
Sem o dicionário da EAP, o repositório fica incompleto e não permite medir ou monitorar o status de desempenho do projeto.
Veja abaixo um Modelo de Dicionário de Estrutura Analítica do Projeto (EAP) e como está estruturado:
O dicionário da EAP também é a principal referência para a elaboração e gestão das atividades relacionadas ao planejamento e ao orçamento provisório.
A divisão das unidades de trabalho dá origem a atividades, que permitem a construção de um cronograma do tipo gráfico de Gantt.
Uma vez que os recursos necessários tenham sido alocados para essas atividades, estimativas de custos podem ser criadas para cada uma delas e então consolidadas por meio da estrutura da EAP ao longo do projeto.
Assim, é fácil para o gerente de projeto monitorar e controlar os custos de cada Elemento da estrutura da EAP, seja uma unidade de trabalho ou uma conta de controle.
Passo 6 – A Criação do Gráfico de GANTT
a. Divida as unidades de trabalho em atividades, conforme necessário.
b. Exporte ou transfira a estrutura da EAP como um gráfico de Gantt para refinar o planejamento e garantir o acompanhamento do projeto.
Como Utilizar uma EAP?
A estrutura da EAP atende a muitas necessidades. Inicialmente, ele cumpre o papel de uma ferramenta de planejamento para ajudar a equipe do projeto a definir os objetivos do projeto e suas entregas.
A estrutura da EAP é também o principal documento que detalha o planejamento da previsão e o orçamento.
Mas seu papel fundamental na gestão do projeto é identificar os títulos de todas as tarefas a serem realizadas e garantir o seu acompanhamento.
Unidades de Trabalho
Os níveis mais baixos de cada seção e ramo da estrutura são chamados de Unidades de Trabalho.
As unidades de trabalho cobrem todas as informações relacionadas à entrega correspondente, como proprietário, marcos, duração, recursos, riscos e assim por diante.
Essas informações estão descritas no dicionário da EAP.
Unidades Organizacionais
Existe outro tipo de unidade de trabalho chamada Unidade Organizacional.
Depois que o plano de gerenciamento do projeto é aprovado, o escopo do projeto é conhecido, mas nem todos os detalhes são geralmente fixos.
As unidades organizacionais são usadas para garantir que todo o projeto seja capturado de acordo com a regra de 100%.
À medida que os detalhes são refinados, as unidades organizacionais se transformam em unidades de trabalho.
No exemplo de construção de uma casa mostrado aqui, a compra e instalação de luminárias e louças sanitárias está orçada, mas os detalhes ainda são vagos.
Uma vez que o número e o tipo de produtos são determinados, a unidade organizacional associada torna-se uma unidade de trabalho, de acordo com um processo de desenvolvimento iterativo.
Contas de Controle
A estrutura da EAP também atua como uma ferramenta de monitoramento e controle.
Para tanto, o gerente de projeto define Contas de Controle, ou seja, pontos da estrutura da EAP onde ele planeja medir e publicar o nível de desempenho.
Em nosso exemplo (Figura 1 e Figura 2), uma conta de controle poderia ser colocada em qualquer ponto da estrutura da EAP, mas o gerente de projeto decide que seria sensato controlar o risco associado ao envolvimento de subcontratados medindo o desempenho de cada um deles.
Para facilitar as operações de monitoramento e controle, o gerente de projeto conta com ferramentas de gerenciamento de projeto que lhe permitem coletar, analisar e publicar dados relativos a cada elemento da estrutura da EAP sob controle.
Conclusão
Uma Estrutura Analítica de Projetos é uma ferramenta poderosa para facilitar o gerenciamento de projetos, ela norteia todas as ações necessárias, acelerando o processo e evitando erros que podem comprometer a finalização do projeto.
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