Folha de instrução de trabalho: como usar e sua importância
A qualidade é uma das principais características que as empresas precisam ter para alcançar o sucesso, pois com o aumento da concorrência e um público cada vez mais exigente, a qualidade se torna uma das bases para a construção de resultados sólidos. Mas como a folha de instrução de trabalho pode ajudá-lo(a) nisso? Bom, isso é o que veremos a seguir.
Grande parte das organizações possuem dificuldades para conseguir elaborar Instruções de Trabalho que possam atender a um padrão e seguir as normas estabelecidas, gerando assim aumento de qualidade dos seus produtos ou serviços.
Dessa forma, a Folha de Instrução de Trabalho pode ser um ótimo documento do Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) em conjunto com outros elementos para conseguir atingir de forma mais rápida a padronização dos processos e aumentar assim a qualidade das saídas desses processos.
Mas afinal, o que é a Folha de Instrução de Trabalho?
A Folha de Instrução de Trabalho, podendo ser chamada de forma mais resumida como FIT, consiste em uma ferramenta que é utilizada para descrever atividades da área produtiva e operacional, onde a sua principal característica é descrever com um padrão técnico.
É necessário entender que a Instrução de Trabalho vem logo após os procedimentos e não devem ser confundidos, já que o procedimento consiste em descrever regras e informações de modo mais detalhado para auxiliar na Gestão da Qualidade.
A Folha de Instrução de Trabalho é amplamente utilizada para introduzir o treinamento de novas atividades e gerar uma padronização na execução de um serviço ou nos processos que geram bens tangíveis.
Por ser uma ferramenta simples e fácil de ser aplicada, que possui finalidades voltadas para a Gestão do Sistema de Qualidade, a FIT tem uma grande importância na metodologia Lean Six Sigma e na ISO 9001.
A FIT lista todas as etapas do trabalho, realizando o detalhamento de qualquer habilidade técnica que seja necessária para que a atividade seja executada de forma segura e com a máxima qualidade possível, evitando assim defeitos no processo e diminuindo os índices de retrabalho.
Uso da FIT no Lean Seis Sigma
O Lean Six Sigma é um conjunto de ferramentas que são utilizadas para reduzir os desperdícios no processo e torná-lo mais contínuo, diminuindo assim os custos e melhorando a qualidade do processo de modo geral. Para conseguir isso, uma das bases do Lean consiste na padronização, que é realizada por meio de dados e controles estatísticos.
Dessa forma, a Folha de Instrução de Trabalho possui uma forte relação com o Seis Sigma, já que o seu principal objetivo é criar uma padronização nas atividades de um processo.
Ao aplicar uma FIT no método Lean Six Sigma ela recebe o nome de Procedimento Operacional Padrão – POP.
O uso da FIT segundo a ISO 9001
A ISO (Organização Internacional para Padronização) possui a ISO 9001, que consiste em um grupo de normas técnicas voltadas para a área de Gestão da Qualidade para empresas de modo geral, independente assim da sua área de atuação ou seu tamanho.
Empresas que trabalham com um bom padrão de qualidade seguem as normas estabelecidas pela ISO 9001, conseguindo inclusive esse selo de qualidade.
Na ISO 9001:2015 não existe nenhuma norma que obrigue as empresas a criarem as Folhas de Instruções de Trabalho. Porém, é comprovado que ao implementar o uso das FIT’s na documentação relacionada ao gerenciamento da área de qualidade ajudam com clareza e de forma eficiente no controle dos resultados e manutenção da qualidade nos processos executados pela empresa.
Elementos que devem constar na Folha de Instrução de Trabalho
Existem alguns elementos que devem constar em uma Folha de Instrução de Trabalho. A seguir iremos citar alguns desses elementos para que isso possa facilitar a criação do layout da sua FIT de acordo com a estrutura recomendada que é mais utilizada.
Logotipo da empresa
O logotipo deve ser utilizado como uma forma de identificação visual e padronização da documentação.
Título do documento
No título deve constar o título da Instrução de Trabalho que está sendo criada.
Código do procedimento
O código do procedimento deve ser o código da Instrução de Trabalho.
Responsável pela execução, elaboração e aprovação
No campo da execução o correto é utilizar o nome do cargo ou função de quem executará o procedimento e não o nome do colaborador.
Data em que a FIT foi emitida
A data ajuda no monitoramento e controle dos processos, já que fica mais fácil olhar na Folha de Instrução a data da última revisão do processo.
Número da revisão
O número da revisão deve constar para evidenciar quantas vezes aquela atividade foi revisada e/ou alterada.
Número total de páginas que a FIT possui
Esse número deve ser colocado como uma forma de organizar e definir se a FIT é longa ou não.
Conteúdo do documento
Esse é o elemento mais importante, pois o conteúdo consiste nas próprias instruções de trabalho.
Registros
Os registros devem ser colocados no conteúdo da FIT se houver necessidade.
Anexos
Da mesma forma que os registros, os anexos devem ser inseridos no conteúdo quando houver necessidade.
Ferramentas que podem ser utilizadas
Sabendo que a Instrução de Trabalho é um documento que irá descrever a execução de um determinado procedimento, é necessário utilizarmos ferramentas adequadas para a descrição de tais atividades.
Essas instruções devem ser elaboradas com um passo a passo de modo que qualquer colaborador consiga executar a atividade descrita na Folha de Instrução obtendo o resultado esperado do processo. Algumas ferramentas que podem ser usadas para a elaboração desse documento são: fluxogramas, modelos, notas técnicas, manuais de instruções de equipamentos, check list (lista de verificação) e fotografias.
Fluxogramas
O fluxograma consiste em uma representação gráfica de um determinado procedimento em que as etapas são desenhadas do início ao fim do processo.
Modelos
Os modelos são representações menores do que pode ser reproduzido em escalas maiores. São espécies de exemplos a serem seguidos para a obtenção de algo.
Notas técnicas
As notas técnicas são documentos criados por técnicos especialistas no assunto abordado, onde tais notas possuem informações técnicas relevantes e essenciais para o processo.
Manuais de instruções de equipamentos
Os manuais de equipamentos podem aparecer em uma FIT caso este seja considerado essencial para o desenvolvimento e conclusão da atividade. Os manuais devem aparecer na língua corrente do colaborador e devem ser de fácil leitura e entendimento.
Check list ou lista de verificação
O check list é uma espécie de lista que deve ser checada para garantir que todas as etapas ou até itens da lista foram cumpridos de modo que a tarefa possa ser executada corretamente.
Fotografias
As fotografias são ótimos recursos visuais que facilitam o entendimento das instruções de atividades. Elas podem aparecer na FIT de modo que venham a ilustrar cada atividade necessária para a execução do processo.
Vantagens de usar uma Folha de Instrução de Trabalho
Existem diversas vantagens que podem ser citadas quanto ao uso da FIT. No entanto, mesmo sendo repleta de vantagens para as empresas, faz-se necessário a adoção de medidas que venham garantir que os envolvidos nos processos estejam sempre dispostos a sugerir melhorias e mudanças nas Instruções de Trabalho, já que a FIT envolve o Kaizen, que consiste na melhoria contínua.
É necessário incentivar e garantir que os envolvidos sempre surgiram tais alterações nas folhas de instruções, pois caso eles tenham medo de gerar alterações nesse documento, a empresa não conseguirá aproveitar da melhor forma possível os conceitos de melhoria contínua.
Algumas das principais vantagens que podemos citar quando uma empresa decide adotar o uso de Folhas de Instruções de Trabalho são:
- Redução de riscos nas atividades, já que as FIT’s prezam pela segurança do processo e dos colaboradores;
- Os processos se tornam mais rápidos por conta da padronização que é implantada;
- Os erros diminuem, assim como os acidentes;
- É possível melhorar o controle dos indicadores;
- Os procedimentos se tornam mais ágeis.
Como elaborar uma FIT
Elaborar uma instrução de trabalho não é complicado, mas em muitos casos exige certa dedicação de tempo do profissional, já que ele precisa fazer o mapeamento das atividades para que o processo seja finalizado. A seguir te mostraremos alguns passos que devem ser seguidos para realizar a elaboração da FIT.
1 – Defina os processos que precisam ser documentados
A primeira coisa que você precisa fazer é definir quais serão os processos que serão documentados. Feito isso, basta iniciar por eles, lembrando que o número de processos geralmente determina também o número de procedimentos.
É uma boa prática da empresa não criar mais procedimentos do que a quantidade de processos, mesmo que a situação dite qual é o número exato de procedimentos que devem ser seguidos para que o objetivo consiga ser atingido.
2 – Um procedimento por processo
De modo geral basta somente criar um procedimento para cada processo da organização. No entanto, muitas empresas se confundem nesse quesito e acabam criando mais procedimentos do que o necessário, quando na verdade deveriam apenas documentar tais procedimentos como Folha de Instrução de Trabalho mais específica.
O mais adequado nesses casos é que sejam criadas Instruções de Trabalho detalhadas para cada atividade necessária que servem como suporte para cada um dos procedimentos da empresa.
Sendo assim, caso um procedimento não disponha de informações suficientes que possibilitem a sua conclusão, é mais adequado que uma FIT seja elaborada, já que elas costumam ser mais detalhadas, auxiliando no treinamento e reduzindo os erros no processo, já que dispõem de um passo a passo para se fazer o que deve ser feito.
3 – Defina o nível de detalhes
É necessário que você defina qual é o nível de detalhe que a Folha de Instrução de Trabalho deve conter para que os colaboradores consigam executar as atividades de modo correto e sem alterar a qualidade do resultado final. Sendo assim, defina quais são os recursos que devem conter na sua FIT, assim como também indicadores (temperatura do forno, quantidade de ingredientes e pressão da máquina, por exemplo) importantes para os que atuam no procedimento.
4 – Use informações visuais
As informações visuais como fluxogramas, desenhos e tabelas podem facilitar o fluxo de informações. As informações que atuam com o sentido visual podem ajudar a destacar detalhes essenciais na execução do procedimento justamente por serem mais fáceis quanto à interpretação ou leitura.
5 – Aplique treinamentos
Ao aplicar a Folha de Instrução de Trabalho é necessário se certificar quanto ao grau de instrução dos funcionários com relação às FIT’s. Além disso, é importante conscientizar o funcionário sobre a importância do fluxograma para o processo, pois muitos acreditam que ler um fluxograma é fácil, mas não faz muito sentido um fluxograma ser seguido se ninguém entende a sua real importância.
Portanto, dê um treinamento e suporte adequado para a sua equipe com relação às instruções de trabalho, assim como a sua verdadeira importância para todo o processo.
6 – Defina a estrutura mais adequada para a sua empresa
Não há estruturas certas ou erradas quando o assunto são as folhas de instrução, o que devemos fazer é somente ter cuidado quanto à estrutura que escolhemos para a nossa empresa, pois devemos escolher a mais adequada e que realmente funcione.
Após definida a estrutura da sua Folha de Instrução de Trabalho é essencial se certificar que todos os envolvidos entenderam o que é, como funciona, como aplicar nos processos e porque essa estrutura foi escolhida para a aplicação.
Além de ter a certeza de que todos entenderam o essencial, será possível gerar o envolvimento e engajamento da equipe, já que a equipe passará a sentir que são importantes e fazem parte do processo.
Concluindo
A melhoria contínua se tornou um tema comum dentro das empresas que buscam criar raízes sólidas no mercado. Com isso, cada vez mais as empresas buscam por selos de qualidade para aumentar a sua credibilidade diante dos seus clientes e a Folha de Instrução de Trabalho é uma ferramenta simples e eficiente nessa questão.
Esse documento oficial se torna uma prova de que o processo está atendendo aos requisitos necessários e gerando assim o resultado esperado pela empresa e seus clientes.