O que é a Matriz RACI e como usar essa ferramenta?
Você já ouviu falar sobre a matriz RACI? Sendo uma matriz muito famosa na área de administração e gestão de projetos, esse tipo de matriz pode ser fundamental para fazer com que tudo seja executado conforme o planejado e dentro do prazo especificado.
Conseguir distribuir as atividades de um projeto de acordo com as habilidades do colaborador é uma tarefa difícil, mas com as ferramentas certas isso se torna mais fácil.
Tabela de Conteúdo
- O que é matriz RACI?
- Origem da matriz RACI
- Variações da matriz RACI
- Diretrizes gerais da matriz RACI
- Etapas para elaboração da matriz RACI
- Benefícios em aplicar a matriz RACI
- Conclusão da Matriz RACI
O que é matriz RACI?
A distribuição das atribuições dos colaboradores em um grande projeto é uma tarefa difícil sem as ferramentas adequadas de gerenciamento, e para que haja a garantia da divisão de demandas, a matriz RACI pode ser bastante útil.
Sendo utilizada por empresas de diversos segmentos, a matriz RACI é definida como um modelo simplificado de tabela que esclarece de forma visual a divisão de responsabilidades de um time, permitindo assim o acompanhamento das ações ao longo de todo o processo de criação do projeto.
É uma ferramenta visual de fácil utilização que define com clareza as atribuições, papéis e responsabilidades de cada colaborador nas atividades de um processo (o que faz total diferença na organização das tarefas e proporciona um maior engajamento da sua equipe).
Sendo também conhecida como matriz de responsabilidades ou tabela RACI, a matriz corresponde à sigla, em inglês: Responsible (Responsável), Accountable (Aprovador), Consulted (Consultado) e Informed (Informado).
Dessa forma, a matriz RACI é uma ferramenta na qual cada colaborador toma consciência de suas atribuições durante um projeto. É um método de distribuição de papéis.
Ela é representada por meio de um sistema gráfico com o objetivo do projeto e a ação necessária de cada participante para que esse objetivo seja atingido.
A matriz RACI foi criada justamente para deixar a comunicação dos processos mais clara, organizar a gestão de tarefas e aumentar a eficiência dos projetos, já quepossibilita aos membros da equipe visualizarem suas responsabilidades no ciclo de vida do projeto.
Explicando a sigla RACI
Responsible (Responsável)
É quem se responsabiliza pela execução efetiva de uma atividade, ou seja, quem é o profissional responsável pelo trabalho em um elemento particular dentro de um projeto ou processo.
Accountable (Aprovador)
É quem possui autoridade para aprovar de maneira formal uma tarefa ou produto entregue.
É responsável por solucionar possíveis problemas em um processo e tem autoridade final sobre um determinado projeto.
Consulted (Consultado)
É quem precisa ser consultado caso haja dúvidas ou problemas em um processo, além de necessidade de mudanças.
Logo, a maneira de se comunicar com essa pessoa é feita em duas vias, com consulta e resposta.
Informed (Informado)
É quem precisa ser informado sobre as ações tomadas, mudanças e resultados de um projeto, mesmo que não esteja necessariamente envolvida no processo de tomada de decisão.
A forma de se comunicar é realizada em apenas um único sentido, somente informação, sem uma necessidade de resposta.
Origem da matriz RACI
De acordo com suas características, há um consenso que a matriz RACI começou a ser introduzida nas empresas juntamente com a metodologia Lean Manufacturing, uma filosofia de trabalho que ganhou muita popularidade após a Segunda Guerra Mundial e prega a identificação e eliminação dos problemas que atrasam o processo produtivo.
Naquele cenário pós-guerra, era necessário acabar com os desperdícios e otimizar o modo de produção que até os anos 1950 fazia o uso de modelos como o sistema fordista (caracterizado pela produção em massa de automóveis).
Nessa conjuntura, os japoneses saíram na frente ao idealizar o Toyotismo, um sistema focado na qualidade e produtividade, além da produção sob demanda para evitar que houvesse a perda de recursos.
Nas décadas seguintes, métodos de produção enxuta e administração centrada na qualidade ganharam uma extrema importância, também porque havia poucos recursos no pós-guerra.
Por volta de 1970, especialistas nessas áreas evidenciaram a importância de gerenciar os projetos através de objetivos e metas, definindo assim o termo Goal Directed Project Management (GDPM) para fazer esse gerenciamento.
Com a finalidade de conferir uma maior praticidade e agilidade na gestão, a metodologia passou a desenvolver e empregar ferramentas de administração, onde uma delas foi a matriz RACI.
Ao distribuir o fluxo de trabalho de forma transparente e indicar os responsáveis pelas demandas que são prioritárias, a ferramenta passou a auxiliar na continuidade de uma entrega de qualidade sem nenhum desperdício de recursos.
Para que serve a matriz RACI?
De cara podemos dizer que a matriz RACI serve para comunicar e tornar oficial o papel de cada colaborador dentro de um projeto ou processo em uma empresa.
É muito comum que a matriz consiga resolver sérios problemas de comunicação, já que ela especifica o que é responsabilidade de quem.
Em uma empresa que não possui organização e documentação de processos e/ou atividades estruturadas, é natural que boas ideias se percam, já que ninguém assume o desenvolvimento e implementação de tais ideias.
Além disso, a matriz Raci também serve para:
- Dividir com clareza as tarefas: a matriz RACI elimina os dilemas sobre quem é responsável pelo quê.
- Essa ferramenta evita a existência de responsabilidade conflitante ou a ausência de atribuição de um responsável;
- Facilitar o levantamento de informações: caso haja o registro de quais são as autoridades responsáveis pelos serviços e processos, fica mais fácil encontrar o dono da tarefa;
- Otimizar o contato entre membros da equipe: esquecer determinados membros da equipe ou sobrecarregar outros é uma situação frequente.
- Na maioria das vezes casos desse tipo acontecem pela falta de uma definição formal de quem deve ser informado ou consultado para tomar decisões ou realizar determinadas atividades. A matriz RACI, reduz esses acontecimentos;
- Crescer o senso de responsabilidade: diversas vezes pela falta de formalização das responsabilidades, atividades ficam esquecidas, prazos são perdidos e tarefas só são retomadas caso alguém intervenha para serem concluídas.
- Dessa forma, com a alocação das demandas aos responsáveis, a procrastinação ou a negligência de tarefas pode ser eliminada.
- Criar uma matriz de responsabilidades é tarefa simples e requer apenas organização.
- Trata-se de um esforço pequeno a ser feito no início do projeto, com bons ganhos quando aplicado em todo o ciclo de vida do projeto;
- Analisar carga de trabalho: quando utilizado contra pessoas ou departamentos, as sobrecargas podem ser facilmente identificadas;
- Gerenciar projetos: permite a flexibilização das situações de gerenciamento matricial, permitindo dessa forma o equilíbrio correto entre as responsabilidades da linha e do projeto;
- Solucionar conflitos: fornece um fórum para discussão e resolução de conflitos entre os departamentos;
- Documentar o Status Quo: a saída da matriz RACI é um método muito fácil e eficaz para documentar as funções e responsabilidades em uma organização.
Variações da matriz RACI
A matriz RACI permanece sendo uma ferramenta muito eficiente, principalmente quando as propostas de projetos são inéditas na empresa e se necessita de um instrumento prático e ágil para delegar tarefas.
No entanto, seu formato mais enxuto pode não contemplar as atuais atividades e cargos desempenhados nos departamentos.
Por isso, foram criadas outras nomenclaturas para funções que podem ser incluídas no projeto, de acordo com as características do produto ou serviço planejado.
Exemplos de principais adaptações
Manager (Gerente)
É o responsável por gerenciar as entregas, mas não pela aprovação. Em grandes projetos pode haver coordenadores ou líderes de equipes que exercem o trabalho de gestão dos times e de suas tarefas, porém não se responsabilizam diretamente pela entrega.
Outra situação, por exemplo, seria o gerenciamento de projeto, que é responsável por validar a entrega, mas a aprovação fica a cargo de algum profissional da equipe do cliente.
Backup (Reserva)
Trata-se do profissional que substituirá o responsável pela tarefa caso aconteça algum imprevisto. O backup funciona como um plano b.
Caso o responsável pela tarefa falte, será necessário adiantar algum outro entregável, atrasar atividades ou deixar de fazer parte da equipe do projeto.
Com isso, o substituto estará de prontidão para assumir suas responsabilidades.
É preciso muito cuidado ao sinalizar alguma atividade com um substituto, pois o seu uso acaba enfraquecendo o senso de responsabilidade que o primeiro profissional indicado deveria possuir.
Notify (Notificados)
As pessoas que são assinaladas com a letra “l” devem ser informadas sobre as entregas e as atividades que impactam diretamente sobre seu cotidiano ou sobre tarefas que são de seus interesses.
Contudo, há aquelas que precisam apenas ser notificadas sobre a conclusão de uma atividade.
Um desenvolvedor, por exemplo, necessita ser notificado que outro colega finalizou uma atividade para dar início a uma tarefa semelhante à anterior.
Originator (Originador)
O originador é o responsável pela criação de uma determinada atividade.
A sinalização do originador em uma entrega ajuda os responsáveis a elucidar possíveis dúvidas sobre funcionalidades, características ou até sobre o que se pretendia ao criar aquela entrega (ou tarefa).
Dessa forma, é possível inserir novos papéis na matriz de responsabilidades, sendo que toda a customização para o aperfeiçoamento da sua aplicação é super bem-vinda.
No entanto, mesmo possuindo uma boa aceitação de customizações, há um certo cuidado a se tomar: na criação da matriz RACI, a gestão do projeto e das atividades se tornarão mais visuais, com isso a pessoa precisará dar uma rápida olhada na planilha para ficar ciente de quais são as suas devidas responsabilidades.
Diretrizes gerais da matriz RACI
A matriz RACI é usada de forma específica para cada projeto, mas existem algumas diretrizes gerais que devem ser levadas em consideração na hora de montar essa matriz.
Veja a seguir algumas regras gerais ao montar e implementar a matriz RACI.
- Vários níveis de supervisão podem atrapalhar, por isso trabalhar com um nível já é o suficiente;
- Preze pelo incentivo do trabalho em equipe;
- Faça alterações na matriz quando necessário, mas sem esquecer de informar às pessoas sobre essas alterações;
- Designe apenas um responsável por atividade para evitar conflitos;
- O responsável pelo gerenciamento deve ter autoridade o suficiente para garantir que as tarefas sejam concluídas;
- Encontre a quantidade ideal de consultores, pois ter muitos consultores podem gastar muito tempo e ter poucos pode prejudicar o desempenho do projeto;
- Informe por escrito a todos os colaboradores qual é a sua tarefa.
Etapas para elaboração da matriz RACI
Não existe segredo para fazer uma matriz RACI, pois ela possui uma estrutura bem simples, visual, de fácil preenchimento e compreensão.
Veja a seguir um passo a passo de como montar uma matriz.
Passo 1 – Defina as atividades
Durante o planejamento do projeto é necessário listar todas as atividades necessárias para o seu desenvolvimento.
Sendo assim, o primeiro passo é definir as atividades que serão realizadas e para isso pode ser utilizada a Estrutura Analítica do Projeto (EAP).
Passo 2 – Defina as funções e/ou colaborador
Após definir as atividades é necessário colocar na matriz os membros da equipe envolvidos no projeto.
Ao fazer essa definição é bom analisar os cargos e pessoas para entender quais são as habilidades técnicas necessárias para executar as atividades que foram listadas.
Passo 3 – Faça as atribuições do RACI para cada atividade e colaborador
Depois de ter definido as atividades e os profissionais é hora de distribuir as atividades dentro da matriz.
Veja um modelo a seguir.
Passo 4 – Revise a matriz RACI
A revisão da matriz deve ser feita com todos os envolvidos no projeto, pois dessa forma será possível alinhar as coisas e ter certeza de que os envolvidos estão confortáveis com as tarefas que lhe foram designadas e conseguirão entregar as tarefas dentro do prazo definido.
Passo 5 – Faça um feedback com a matriz RACI
Ao finalizar o projeto utilize a matriz RACI para fazer feedbacks de todo o processo.
Os registros deixados pela matriz podem ser uma ótima oportunidade para os profissionais comentarem como foram as entregas e apontar sugestões de melhoria para o próximo projeto.
Benefícios em aplicar a matriz RACI
Essa matriz proporciona diversos benefícios para a organização, começando pelo simples fato de deixar claro de forma visual e documentada as tarefas que cada colaborador deve executar para que o projeto seja bem desenvolvido.
Com essa distribuição de atividades há também o equilíbrio na distribuição de responsabilidades, fazendo com que nenhum colaborador fique sobrecarregado.
Além disso, existem outros benefícios como:
- Melhor execução do projeto, já que é possível visualizar os responsáveis e o andamento das tarefas;
- Aumenta o engajamento dos colaboradores;
- Torna o treinamento mais eficiente;
- Economiza tempo, pois gera reuniões otimizadas somente com as pessoas envolvidas;
- Diminui frustrações dos colaboradores com a liderança, pois eles vão saber exatamente a quem recorrer.
Conclusão
A matriz RACI é uma ótima ferramenta para ajudar a engajar os envolvidos no projeto e garantir o seu bom desenvolvimento.
O melhor é que ela é uma matriz de fácil preenchimento capaz de garantir mais eficiência e produtividade.