Organograma: Conhece o que é e como fazer?
O uso de organogramas é fundamental para empresas e organizações no processo de desenvolvimento de projetos e aplicação de soluções.
Essa atividade está atrelada ao VSM (Value Mapping Stream) e todos os principais métodos de realização de mapeamento de fluxo de valor.
Estamos falando de uma representação gráfica que resume a estruturação administrativa e gestora de uma empresa. Através da utilização desse gráfico podemos enxergar níveis de hierarquias, distribuição de cargos, direcionamentos de responsabilidades e conseguir definir ações estratégicas em projetos futuros.
Geralmente, nesse tipo de gráfico organizacional visualizamos posições de liderança da empresa, abaixo encontramos os cargos e departamentos subordinados como departamentos, superintendências, setores de produção e atendimento, logística e transporte e entre outros.
Compreendendo essa organização do topo até a base (chão de fábrica) conseguimos perceber todos os níveis de responsabilidade e atividade operacional da empresa.
Sendo assim, essa representação gráfica nos ajuda desenvolver uma visão facilitada sobre a organização e as relações pré-existentes na empresa.
Através desse gráfico, a empresa consegue conhecer mais sobre a sua estrutura organizacional, o processo de aprimoramento e de aplicação produtiva.
Na prática, a inserção de boas práticas em cada departamento e setor responsável ajuda na harmonia e nos resultados da empresa, neste artigo falaremos mais sobre os benefícios e métodos vinculados a essa ferramenta.
O que são organogramas de uma empresa?
Estamos nos referindo a um tipo de método de estruturação de grupos e indivíduos de trabalho dentro de uma empresa, corporação, instituição pública e qualquer tipo de empreendimento que necessite de hierarquia, ordem e direcionamento de suas forças produtivas.
Essa representação gráfica compõe parte do planejamento estratégico da empresa prevendo a real identificação das relações internas e externas.
A representação precisa ser composta por “blocos” ou caixas visuais que contenham os cargos, as partes nomeadas e as hierarquias interligadas.
Os cargos podem ser de Diretor, Presidente, CEO, vice-presidente, diretor, gerente, auxiliar, estagiário, entre outros.
Através dessa ferramenta conseguimos obter um panorama sobre a organização interna para os gestores e seus colaboradores. Existem diferentes tipos de modelos dessa ferramenta podendo ser usados ou adaptados conforme o perfil de cada empresa.
Os principais modelos (Tipos de organogramas)
A seguir apresentamos os principais modelos de organograma que a empresa ou instituição pública poderá utilizar.
1 – Clássico
Nesse modelo temos uma representação vertical que insere os cargos de presidente e CEO no topo, abaixo temos as posições de diretores, diretores comerciais, gerentes administrativos, gerente técnicos, superintendentes, gerentes de vendas, e demais colaboradores.
2 – Horizontal
Através desse tipo de representação temos a marcação das hierarquias, porém em estrutura lateral e jamais de cima para baixo. O principal objetivo é o de apresentar que as relações de poder têm menos importância na instituição.
3 – Circular
Através do modelo circular o que vale é a relevância do trabalho, pois o desenho destaca os cargos lado a lado no formato de círculo, na área central há os cargos de presidente ou CEO da empresa, sendo que o restante da hierarquia segue para as extremidades do gráfico.
4 – Setorial
Através da representação setorial, o gráfico segue o mesmo padrão do clássico, porém aponta para um setor específico da corporação. Esse tipo de representação é muito usado em empresas que usam mão de obra mais estruturada e especializada.
5 – Matriz
A representação através de matriz utiliza informações para projetos específicos para apresentar quais setores poderão trabalhar em conjunto.
Como o organograma pode auxiliar empresas?
A utilização desse tipo de representação gráfica a respeito da organização do capital humano e intelectual da empresa gera importante oportunidades para a companhia.
Podemos destacar, por exemplo, a sua utilização pelo setor de recursos humanos. Esse departamento pode se guiar através dessa representação para identificar as funções, atribuições de cada cargo, ponto hierárquico e outros fatores para o processo de contratação e treinamento de determinado profissional.
Também é oportuno para a criação e amadurecimento da cultural organizacional, permitindo desenvolver uma cultura de valorização das pessoas que estão colaborando com a empresa e com determinado projeto.
Essa postura é muito importante em países de economia emergentes como o Brasil, onde ainda há muitas empresas que não valorizam seus colaboradores, funcionários ou prestadores de serviços de forma amigável, profissional e bem comissionada, mesmo quando determinado profissional se dedica a um tipo de trabalho fundamental para o funcionamento do negócio.
Considerando os modelos de gráficos representativos, os modelos tradicionais costumam ser mais utilizados ainda, porém pode gerar sentimento de inferioridade por parte dos profissionais que estão na base.
Porém, com a utilização de estruturas mais modernas e funcionais, a empresa recria a visão sobre o seu perfil organizacional e sua postura perante os colaboradores, demonstrando que valoriza mais as atividades exercidas por cada setor de modo integrado a ser somado com os esforços de outros profissionais para gerar resultados para a empresa.
Dessa forma, considerando o modelo e a intenção da empresa, a atuação e organização do fator coletivo ajuda a criar maior proximidade entre os profissionais, melhorando a comunicação e o engajamento entre todos.
Como elaborar um organograma?
Como falamos anteriormente, existem grandes diferenças entre os modelos tradicionais e funcionais, principalmente, no objetivo de dar maior importância aos cargos e às capacidades de cada profissional na empresa.
Por outro lado, a tarefa de elaborar o modelo permanece a mesma, exigindo pesquisa e identificação dos cargos e responsabilidades existentes na empresa.
Porém, para criar organogramas, apresentamos algumas dicas a seguir.
Estudo das funções
Seja por parte da empresa, do setor de recursos humanos e das demais áreas gestoras da empresa é fundamental que a corporação compreenda a existência e funcionamento das áreas da empresa a partir de mapeamento minucioso.
É indicado compreender quais são as funções desempenhadas por cada colaborador e como elas colaboram para os resultados da empresa e suas equipes.
Nesse procedimento, é indicada a realização de monitoramento das rotinas das equipes, podendo realizar entrevistas com os profissionais e com os gestores.
Líderes
É importante também procurar identificar líderes de diferentes equipes que, na maioria dos casos são responsáveis pelas estratégias e pelo direcionamento das ações de trabalho.
Diálogo
É indicado a realização de reuniões, diálogos e conversar com cada profissional identificado para ocupar uma posição de liderança.
Oficialização
Nas etapas de conclusão, a equipe responsável pela idealização do modelo gráfico precisará conferir todas as informações junto com os gestores das equipes e o setor administrativo, dessa forma a estrutura do modelo será a mais realista possível.
Conclusão do gráfico
Na finalização, os profissionais precisam compartilhar a estrutura com os demais profissionais da empresa e usá-la de maneira estratégica para integrar melhor as equipes de trabalho.
Fluxograma de Mapeamento de Processos
Atualmente, nas empresas, podemos utilizar também o mapeamento de processos, esse tipo de fluxograma é uma ferramenta que ajuda no planejamento estratégico para organização diferentes operações.
Ajuda ampliar a percepção do gestor em relação aos processos e garante maiores controles internos sobre os resultados.
Através dessa ferramenta podemos gerar e analisar relatórios, gráficos, mapas e tabelas que representam modelos de processos e processos em andamento para proteger os funcionamentos plenos do negócio.
É uma ferramenta que representa várias funções visualmente integrando os setores da empresa.
A importância do fluxograma
Essa ferramenta é considerada com uma das principais maneiras de realizar mapeamento ajudando a gerar informações e análises, permitindo a integração das informações.
Numa visão geral, essa ferramenta apresenta dados tratados e demais descrições de forma gráfica.
Veja mais: Conheça o Fluxograma como ferramenta de melhoria
VSM – Value Mapping Stream ou Mapeamento de Fluxo de Valor
O Value Stream Mapping ou Mapeamento do Fluxo de Valor refere-se a um tipo de ferramenta utilizada para mapear fluxo de material e informações, o lead time (tempo de execução) e outros processos essenciais para a produção.
Por outro lado, o tempo para a execução do VSM é um resultado relacionado ao estoque e depende dos processos pontuais e individuais existentes no fluxo de valor.
Ao compreender como o valor poderá fluir, é possível aplicar as ferramentas Lean (produção enxuta) nos locais onde poderá ocorrer maiores impactos.
Através da fluidez da cadeia, os clientes poderão ter o que precisam no momento que necessitam ou solicitam sem atrasos ou desperdícios.
Projetos Lean Six Sigma e VSM
Diferente dos organogramas dedicados à organização dos cargos e atribuições profissionais na empresa e das soluções Lean, o VSM apresenta o objetivo de ser utilizado como método para a melhoria do processo.
A sua aplicação visa orientar e assegurar que os esforços de melhoria no nível do processo sejam ajustados e bem aplicados.
Ajuda a ajustar processo para processo de modo que seja desenvolvido um fluxo de valor positivo, gerando compatibilização com as metas e busque sempre satisfazer as exigências dos clientes.
O VSM exige acompanhar o ciclo ou a trajetória de produção de um produto desde o início até o final, através de representação visual do fluxo de material e de informação.
Permite também a identificação de desperdícios e criação de um mapa de situação futura a respeito do valor que poderia fluir corretamente.
O VSM deve incentivar o mapeamento de todas as ações que conseguem agregar ou não valor como:
– Escolher qual fluxo mapear;
– Compreender como funciona o Fluxo de Valor na realidade;
– Desenhar como o Valor deveria fluir;
– Implementar situações visando o Estado Futuro do ciclo.
Como fazer um organograma passo-a-passo no computador?
Depois de compararmos os organogramas aos demais tipos de fluxogramas de produção e mapeamento de ações, a seguir daremos algumas dicas de como organizar uma representação gráfica de atribuições e tarefas.
Não é obrigatório utilizar programas avançados como o Corel ou Photoshop para realizar esse tipo de gráfico, em muitas empresas softwares como PowerPoint ajudam nessa tarefa.
Em outras situações, o gráfico pode ser criado no Microsoft Visio, Excel, Word, o Canva, o LucidChart e dezenas de outros sites e aplicativos.
Usando o PowerPoint
1 – Abra o Microsoft Powerpoint
Na primeira etapa, é indicado abrir o programa e selecionar uma apresentação em Branco. Se você for utilizar o seu organograma em uma apresentação com fundo específico, opte por apenas criar um novo slide.
2 – Selecione a aba “Inserir” no menu superior;
3 – Clique no ícone da “SmartArt”;
4 – Busque pelo grupo “Hierarquia”;
5 – Ao manter a janela SmartArt aberta, o profissional deve buscar pelo grupo de “Hierarquia”, selecionando o template que melhor se adequar a sua aplicação.
6 – Insira o texto. Para inserir o texto em cada bloco de cargo e ocupação, é indicado clicar em cima das formas. Para colocar o texto em cada um dos blocos, basta clicar em cima das formas.
7 – Adicione novas formas. É possível adicionar novos formatos que se adaptem ao perfil organizacional da empresa, bastando clicar em “adicionar forma”.
8 – O usuário do PowerPoint pode personalizar organogramas usando as opções de Layout na barra de Ferramentas de Design SmarArt conforme desejar e precisar, utilizando diferentes formatos, cores e fontes.
Conclusão
Portanto, a criação e elaboração de organogramas requer passos essenciais e realistas como descrevemos neste artigo.
A existência dessa representação gráfica gera uma ampla visão a respeito dos cargos, responsabilidades e relações existentes no ambiente de trabalho corporativo.
Trata-se de uma positiva ferramenta que ajuda para a tomada de decisão e compreensão de atividades futuras.
Os modelos podem ser criados em qualquer tipo de empresa que possui equipe ou grupos de colaboradores, lembrando que a legitimidade dos dados e percepções sobre as atribuições são cruciais para que a estrutura seja realista e ajude na organização da empresa.
Sendo assim, temos uma importante ferramenta capaz de orientar departamentos como o de recursos humanos, administração, gestão e desenvolvimento de projetos.
Essa ferramenta aponta a relação existente entre os cargos e pode ser combinada com outras ferramentas que ajudam no mapeamento de produção e fluxo de produção que visam atender o mercado e o cliente de final de modo satisfatório.
Leia mais: Use o site SmartDraw para poder realizar seus organogramas em uma plataforma 100% digital!