Introdução ao PMBOK
O PMBOK é essencial para quem deseja otimizar as atividades, seja através da redução de custos, melhorias na logística ou até controlando o estoque.
Mas o que ele é, uma metodologia? Na verdade, o Project Management Body of Knowledge (PMBOK), trata-se de uma padronização que tem se destacando nos últimos anos.
Através dessa padronização é possível identificar e conceituar os processos, ferramentas, técnicas voltadas a gestão de projetos e áreas de conhecimento.
Para que uma empresa consiga ter um bom desempenho ela precisa saber trabalhar a gestão de projetos. Isso deve ser feito independente da área que ela atua e do seu tamanho.
Conforme os anos foram passando foram aprimoradas e criadas novas técnicas voltadas ao gerenciamento das prioridades, custos e prazos nos projetos.
Uma delas é justamente o PMBOK que foi publicado pela primeira vez em 1996 pela Project Management Institute (PMI).
Sua publicação ocorreu no livro intitulado “A Guide To The Project Management Body Of Knowledge” ou “PMBOK Guide”, como é mais conhecido.
Que tal conhecermos um pouco mais sobre o PMBOK?
Entender seu conceito, importância e outros detalhes são essenciais para poder aplicá-lo corretamente em uma organização.
Tabela de Conteúdo
- PMBOK: o conceito
- PMBOK e suas áreas de conhecimento
- PMBOK realmente é importante?
- Onde o PMBOK pode ser aplicado?
- Processos tratados pelo PMBOK
- Influência nos projetos do PMO e PMP
- Conclusão do PMBOK
PMBOK: o conceito
PMBOK trata-se de um guia. Nele encontram-se diversos conceitos, técnicas e até ferramentas que são voltadas para a descrição do “ciclo de vida” em um projeto.
Todo esse conjunto de técnicas, ferramentas e conceitos podem ser utilizadas em qualquer ambiente, não há restrição para sua utilização.
Mas o que há de tão especial no PMBOK? Nele, estão descritas as técnicas, normas, processos e métodos que diversas empresas experientes consolidaram.
Ou seja, nesse guia são fornecidos conhecimentos para que se tenha uma gestão estratégica e que seja eficaz.
O objetivo dessas práticas é fazer com que a empresa consiga aproveitar ao máximo os capitais técnicos e tecnológicos e também os recursos humanos que estão à disposição.
Esse guia já teve sua sexta edição publicada. Nele, é possível encontrar as melhores práticas voltadas ao gerenciamento de projetos que está em 5 grandes grupos.
Por sua vez, esses grupos se subdividem em 10 áreas do conhecimento e cada um possui 49 processos que, no total, serão estruturados.
A função do PMBOK é padronizar e difundir aquelas práticas que se mostram mais eficientes após terem sido testadas e comprovadas.
Quem realiza esses testes e comprovações são os gerentes de projetos espalhados pelo mundo inteiro.
Resumindo, tudo isso encontra-se em um único guia que é justamente o PMBOK.
Já vimos que quem publicou o PMBOK foi o PMI, que tal conhecermos um pouco sobre essa instituição?
PMI: O que é
PMI é a sigla para Project Management Institute, que por sua vez trata-se de uma instituição internacional que não possui fins lucrativos.
Ela se associa a profissionais voltados à gestão de projetos. Mas quais são seus principais objetivos? Entre eles podemos citar os seguintes:
- Formulação de padrões profissionais voltados à gestão de projetos;
- Através do intermédio da investigação, gerar mais conhecimento;
- Através dos programas de certificação que buscam promover a gestão dos projetos como uma profissão.
Com que frequência o PMBOK é atualizado?
O PMBOK teve sua primeira edição lançada pelo PMI no ano de 1996 e a cada 4 anos ele é reeditado.
Na sua 6ª edição algumas ferramentas foram introduzidas ao Guia PMBOK, mas elas são mais voltadas à Metodologia Ágil.
Além disso, os Métodos Ágeis também receberam uma maior ênfase, bem como outras práticas ágeis ou adaptativas e iterativas.
Dando uma recapitulada: a Metodologia Ágil teve seu surgimento no ano de 2001 que foi quando ocorreu o lançamento do Manifesto Ágil.
Esse manifesto pregava uma metodologia que tivesse como objetivo a satisfação dos clientes através de uma entrega rápida e com frequência maior versões de software que atendessem as necessidades.
Com a publicação do Guia PMBOK, uma vantagem muito importante começou a ganhar notoriedade: a padronização da gestão dos projetos.
Antes de sua publicação, cada gestor ou empresa era o responsável por definir as ferramentas, técnicas e processos que seriam utilizados em cada tipo de projeto que eram assumidos.
Entretanto, a falta de um padrão acarretou situações não muito agradáveis como:
- Dificuldade para determinar em que parte do ciclo de vida aquele projeto se encontra;
- Os projetos quase nunca tinham seus objetivos documentados e, por esse motivo, quase nunca eles eram atingidos;
- Alguns projetos acabavam se transformando em processos o que impedia que ocorresse seu encerramento;
- A fase de suporte ia se perpetuando e isso dificultava seu encerramento.
Conceitos principais do PMBOK
Esse guia possui dois conceitos principais que o fundamentam, que são: as áreas do conhecimento e processos de gerenciamento de um projeto.
Vamos detalhar um pouquinho cada uma delas começando pela área do conhecimento.
Nesse primeiro conceito sua relação é com os conteúdos que precisam ser administrados.
O que vai defini-los são os conhecimentos que são necessários para sua composição e execução tanto das atividades quanto das técnicas que deverão ser realizadas. Alguns ótimos exemplos são a integração, o custo, o tempo e o escopo.
Quanto à segunda parte, seu foco são as etapas consideradas essenciais para a gestão de projetos.
Estas se dividem em grupos e também em subgrupos que vão facilitar tanto a aplicação quanto o acompanhamento das atividades como é o caso do planejamento, iniciação, monitoramento, encerramento, controle e execução.
PMBOK e suas áreas de conhecimento
O que é um projeto? Quando paramos para pensar percebemos que ele se trata de uma organização temporária que tem como objetivo criar um serviço, produto ou simplesmente alcançar um resultado desejado.
Dentro das organizações buscou-se facilitar o processo e por esse motivo proposto que ele se subdividisse em 5 etapas.
Por sua vez, essas etapas precisam estar totalmente relacionadas aos processos.
Vamos conhecer um pouco sobre essas etapas?
Iniciação
Para conseguir algo é preciso começar de algum ponto e essa etapa é justamente isso.
Basicamente, é aqui que as documentações são elaboradas, os termos de abertura são criados, os processos que já existem são avaliados e as partes interessadas identificadas.
Planejamento
Qualquer coisa que for feita sem ter um planejamento possui grandes chances de dar errado.
Para evitar que isso aconteça é essencial fazer o planejamento de um projeto. É justamente isso que acontece nessa etapa.
Nela, os processos buscam atender às 10 áreas:
- Definição dos orçamentos;
- Estimativa dos custos;
- Fazer o sequenciamento das atividades e as estimativas do tempo;
- Definição do escopo;
- Planejar o gerenciamento;
- Planejamento das aquisições;
- Identificação dos riscos;
- Gerenciamento dos recursos humanos;
- Definição dos padrões de qualidade;
- Planejamento das comunicações.
Execução
Com as etapas iniciais sendo concluídas é chegado o momento de fazer a Implementação do plano que foi elaborado bem como cumprir as metas pré-estabelecidas.
Em que consistem esses processos? basicamente eles consistem em:
- Mobilização e desenvolvimento da equipe;
- Condução das aquisições;
- Distribuição das informações as partes que possuem interesse;
- Gerenciamento da execução do projeto.
Controle e monitoramento
Essa é uma etapa de grande importância pois o seu objetivo é garantir que o projeto não sofra grandes variações.
Para que isso seja possível é feito o seguinte:
- Cronograma supervisionado;
- Monitoramento das atividades;
- Controle dos riscos;
- Desempenho reportado.
Encerramento
Como tudo termina em algum momento, é aqui que ocorre a finalização formal de todas as atividades que estavam relacionadas aos processos e aos grupos.
PMBOK realmente é importante?
Ainda hoje há quem tenha dúvidas se o PMBOK é um guia ou uma metodologia. Em um primeiro momento essas expressões podem até ser parecidas ou equivalentes, entretanto o PMBOK é um guia, sabe por quê?
Geralmente as metodologias são baseadas nos sistemas de gestão empresarial que por sua vez incluem requisitos que estão associados ao cumprimento de certos objetivos.
Mas porque o PMBOK é considerado um guia? Isso se deve a sua utilização.
Ele foi feito para servir como uma referência de conhecimento voltado a gestão de projetos, por isso ele consegue se adaptar a cada ambiente empresarial.
Ou seja, ele não vai determinar algum tipo de obrigatoriedade ou requisito, simplesmente vai documentar e disponibilizar as boas práticas.
Ao saber da existência do PMBOK você tem a chance de conhecer as melhores práticas voltadas ao gerenciamento de projetos. Além disso, poderá aplicá-las em diversas áreas de atuação.
Sabe o que é melhor?
A introdução desses conceitos pode ocorrer até mesmo nos processos simples e que já fazem parte do dia a dia da empresa.
Alguns ótimos exemplos que podem ser citados nesse sentido são a criação de um software novo ou até mesmo a gestão do setor de RH.
Mas o que pode acontecer com isso?
Isso vai permitir que a padronização seja facilitada para as atividades de mitigação dos riscos, aumento dos lucros, melhoria no fluxo das informações e dos dados, reduzir as despesas e ter um controle relativo aos prazos de entrega.
Onde o PMBOK pode ser aplicado?
Nesse guia encontram-se as melhores práticas voltadas ao gerenciamento de projetos.
Por esse motivo, sua aplicação não é destinada a apenas um nicho, dimensão, prazo, orçamento ou pessoal envolvido.
Ele pode ser utilizado em qualquer tipo de projeto, sem restrição.
Processos tratados pelo PMBOK
Já comentamos que o PMBOK conta com 49 processos que estão inseridos em 10 áreas.
Essas áreas podem se interligar por meio dos seus inputs (entrada) e outputs (saída).
Ao seguir esse raciocínio é possível fazer uma descrição de cada processo de acordo com suas:
- Entradas ou inputs – tratam-se dos itens ou documentos que o processo irá trabalhar;
- Técnicas e ferramentas – são os mecanismos que serão utilizados nos inputs com o objetivo de criar os outputs;
- Saídas – tratam-se dos documentos ou itens resultantes do processo final.
Esses são componentes dos processos e cada um deles ajuda na tomada de decisões.
Além disso, eles também ajudam a definir os planos e ainda são ótimos indicadores de como está o progresso das etapas. Normalmente, um output pertencente a um processo é o input de outro.
Durante os processos são utilizadas técnicas e ferramentas como é o caso da Estrutura Analítica do Projeto ou EAP, por exemplo.
Ela vai direcionar e influenciar as saídas, assim, qualquer tipo de falha que ocorra pode acabar comprometendo a entrada dos outros que estão interligados.
Principais benefícios
São diversos os benefícios que podem ser observados ao adotar o PMBOK no gerenciamento dos projetos.
Entre todos eles os que mais se destacam são:
- O fluxo de comunicação passa a ter melhorias entre os envolvidos;
- As atividades voltadas ao gerenciamento do projeto passam a ser padronizadas;
- A negligência com relação às atividades importantes é reduzida;
- Os recursos passam a ser usados de forma mais eficiente;
- Os riscos passam a ter um tratamento mais otimizado;
- É muito mais fácil e prático fazer o controle quanto ao andamento do projeto;
- As chances do projeto conseguir alcançar o sucesso são potencializadas.
Influência nos projetos do PMO e PMP
Para quem deseja se tornar um especialista na gestão de projetos que seja reconhecido pelo PMI isso é totalmente possível.
Basta simplesmente obter a certificação PMP.
Através dela o profissional estará devidamente habilitado a ser Gerente de Projetos com reconhecimento internacional, afinal, ele utiliza as práticas que o PMBOK possui.
Mas o que é preciso fazer para conseguir essa certificação? Para isso, é preciso fazer um curso PMP.
E se o profissional decidir que o ideal é abrir um escritório que tenha como foco o Gerenciamento de Projetos?
Nesse caso, ele precisa fazer a implantação do PMO. Dessa forma será possível fazer o gerenciamento dos projetos mesmo que tenham diferentes responsabilidades.
Tanto um profissional PMP quanto um escritório PMO são fortes influenciadores quando o assunto é execução de projetos.
Em ambos é possível vislumbrar a capacidade de utilização dos padrões PMBOK nos projetos.
Mas o que é PMO?
Esta é a sigla inglesa para Escritório de Gerenciamento de Projetos e que se trata de uma estrutura organizacional.
Quando uma empresa conta com profissionais ou com escritórios que possuem certificação, ela tem a garantia que seu projeto está recebendo o amparo de um profissional gabaritado.
Ao se falar de gerenciamento de projetos o PMBOK realmente tem chamado a atenção, afinal, esse guia é uma excelente diretriz.
Ele contribui para alcançar o sucesso e até ultrapassá-lo. Através dele, uma cultura universal de planejamento está sendo construída e certamente isso vai colaborar, e muito, para sua construção.
Conclusão do PMBOK
O que você achou do PMBOK? Já conhecia esse guia ou é a primeira vez que se depara com ele?
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