O que é premissa em gestão de projetos?
Quando o assunto é qualidade de produção, a Premissa em Gestão de Projetos é seguramente algo fundamental e que merece ser considerado.
A razão é que ela permite prever uma série de aspectos fundamentais para a obtenção de resultados satisfatórios nos projetos.
Mas você sabe exatamente em que consiste esse conceito, ou como ele pode auxiliar as organizações na prática? Se a resposta for não, saiba que está no lugar certo.
Falaremos aqui sobre todos os aspectos mais importantes em relação a este importante método aplicado aos negócios.
Premissa: conceitos e aplicação na gestão de projetos
Para definir o conceito de “Premissa”, podemos recorrer a diversas interpretações. Uma das mais sensatas, porém, é a ilustrada pela PMI no Guia PMBOK® 5ª Edição.
As premissas do projeto são encontradas na especificação do escopo do projeto.
A incerteza nas premissas do projeto deve ser avaliada como causa potencial de risco do projeto.
Na visão da publicação, trata-se de uma colocação onde se considera verdadeiro, real ou certo um determinada premissa dentro do processo de planejamento. Isso na maioria das vezes ocorre sem que haja necessidade de comprovação.
Outra interpretação válida, que inclusive complementa a primeira, é a de que as premissas em um cenário de gestão de projeto são como previsões.
Isso é, a crença de que determinados eventos ou circunstâncias acontecerão inevitavelmente em algum estágio de vida de um projeto.
Levando isso para a realidade, é possível dizer que o profissional responsável por este conceito trabalha com hipóteses e probabilidades, que por sua vez são assumidas como verdadeiras em um projeto.
Isso é essencial para propósitos de planejamento, pois as possibilidades descritas são enxergadas como reais e seguras. Para tanto, porém, é preciso que sejam específicas, claras e precisas, além de monitoradas constantemente.
De modo geral, o Gerente de Projeto não precisa comprovar a veracidade de sua hipótese, até porque, somente o tempo se encarregará de mostrar se a premissa foi certa ou errada.
Isso pode parecer simples, considerando que como seres humanos temos a tendência de presumir e supôr coisas o tempo todo.
Todavia, quando se trata da aplicação da premissa na gestão de projetos é importante que a taxa de acerto seja alta.
Para isso, diferente do que muitos pensam, não basta apenas teoria, é preciso conhecimento, experiência e controle.
A premissa de gestão de projetos na prática
Agora, com base em tudo o que foi dito, chegamos à parte onde podemos entender o funcionamento prático da coisa. Para tanto, devemos recorrer a um exemplo que pode ser real em diversas organizações.
Nesse caso, temos uma situação onde O Gerente de Projetos solicita uma Aprovação nos Artefatos de Design do Cliente enquanto o projeto está em curso. Nesse cenário, o avanço do projeto é impedido até que tal Aprovação seja concedida.
A premissa, portanto, pode ser apresentada como: “há uma grande probabilidade da aprovação ocorrer em 2 semanas após a exibição dos Artefatos de Design”.
Conforme dito anteriormente, não é possível saber se essa afirmação é verdadeira até que o prazo se esgote. Todavia, a partir dessa premissa, o Gerente de Projetos pode dar sequência aos trabalhos, adiantando outros processos tendo em mente as Suposições apresentadas.
Lembra que falamos sobre a premissa não ser necessariamente uma tarefa simples? Pois bem, a razão é essa. Os projetos não podem parar, e para minimizar as margens de erro é preciso que as hipóteses sejam corretas na maioria das vezes.
Para tanto, a Equipe do Projeto precisa analisar profundamente cada fator antes de documentar as premissas. Essa análise deve considerar alguns pontos-chave que são essenciais para manter em alta os níveis de acerto. Dentre esses pontos, destacam-se:
- Observação de Experiência ou Dados Históricos de reputação irrefutável para determinação de uma premissa verdadeira;
- Declaração de premissa sem evidências empíricas;
- Consideração de que entre os riscos potenciais estão todos os pressupostos do projeto – ponto da análise de suposição, que é técnica importante para avaliação dos riscos envolvidos;
- Documentação clara e efetiva sobre os pressupostos do projeto – uma comunicação ruim pode comprometer uma boa premissa; e
- Validação dos pressupostos do projeto junto de outras partes com interesse comum no sucesso da premissa.
Outro ponto de vista sobre a premissa
Ainda falando sobre exemplos práticos, podemos ilustrar o cenário da premissa a partir de um ponto de vista mais popular.
Considerando que a premissa é algo que pode ser assumido como verdade para o futuro, podemos dizer que as suposições se baseiam no conhecimento, experiência e informação.
De modo geral, portanto, se trata de antecipar eventos ou circunstâncias possíveis em um determinado período de tempo. Quando essas previsões não se confirmam, podemos dizer que foram falsas, o que pode comprometer um projeto.
Em uma suposição simples que é a proposta deste tópico, portanto, podemos supor uma situação onde o indivíduo vai às compras. Por volta das 18:30 horas ele se desloca a um supermercado que fecha às 20:00 horas.
Sua previsão é a de que levará 45 minutos para chegar até o mercado e terá 45 minutos disponíveis para as compras, o que será suficiente para sua demanda.
Infelizmente, porém, um contratempo no trânsito acaba aumentando o tempo previsto e ele gasta 1 hora e 10 minutos para chegar ao estabelecimento.
Como consequência disso, tem apenas 20 minutos para comprar o que precisa. Isso naturalmente vai prejudicar o plano de compras, certo?
Pois bem, isso é algo que também pode ocorrer dentro de um cenário de Gestão de Projetos, daí a importância de uma premissa bem arquitetada.
Ela deve considerar todos os fatores que podem alterar os prazos estimados e prever tudo o que pode dar errado.
Para que consiga desempenhar seu papel com precisão, o responsável pela premissa deve considerar fatores como:
- Possibilidade de recebimento dos recursos exigidos;
- Possibilidade de mão-de-obra de menor custo em estação de chuva; e
- Possibilidade de contar com todas partes interessadas na reunião seguinte.
As Restrições na Gestão de Projetos
Também é fundamental considerar nas premissas quais são as restrições nas Gestão de Projetos. Estas são eventuais limitações impostas ao projeto, o que inclui eventualmente a escassez de recursos e cronograma.
Para conseguir desempenhar bem o seu papel, o profissional precisa trabalhar as hipóteses considerando esses limites dentro da organização. De modo geral, todos projetos possuem restrições, cuja definição surge no início do projeto.
Levando em consideração uma realidade tradicional, podemos recorrer a seis restrições comuns reconhecidas no Guia PMBOK. São elas:
- Cronograma;
- Escopo;
- Orçamento;
- Qualidade;
- Recursos; e
- Riscos
O detalhe é que três destes, podem ser considerados como restrições triplas, sendo eles os três primeiros da lista.
Além disso, é importante ressaltar que a restrição em si pode se dividir em duas categorias, que são Restrições Comerciais e Restrições Técnicas. A seguir você confere a definição de cada uma.
Restrições comerciais
Nesse caso o conceito é bastante simples e o termo auto-explicativo. Tratam-se das restrições comerciais com base no estado da organização. Isso significa que devem ser considerados os fatores como tempo, orçamento, recursos e outros.
Restrições Técnicas
Agora, aqui temos o ponto onde o conceito é mais desafiador e complexo. Isso porque as Restrições Técnicas podem limitar a escolha quanto ao design ou tecnologia.
Em uma realidade onde o projeto implica na construção de pipeline, e há um limite de pressão previsto para ele, por exemplo, o limite é justamente essa pressão.
Sabendo que as restrições estão fora de sua alçada, e não podem ser controladas, o profissional deve se preocupar em atender esses limites impostos.
Um apanhado geral sobre Premissa e Gestão de Projetos
Resumindo tudo o que foi dito, podemos concluir que a premissa em Gestão de Projetos é fundamental para o andamento do mesmo.
Enquanto isso, é fundamental que os profissionais conheçam também as restrições, até para que se reduza a margem de erros nos pressupostos.
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