Relatório A3: Entenda o que é e como fazer
Quando falamos em Relatório A3 nos referimos a um tipo de processo de resolução de problemas que permite também a estruturação dos erros, gerando como diferencial a maneira como ele é descrito e apresentado.
O Relatório A3
Através dessa ferramenta, conseguimos resumir por meio documental todo o processo de solução de problemas. A ideia da ferramenta é permitir que todos os pontos críticos e possíveis de serem identificados, sejam inseridos em relatório do formato de uma folha A3 (29,7 x 42 cm).
Na prática, é muito mais do que uma folha, mas um processo de síntese de reunião de dados e de processo de aprendizado que visa a solução de erros e de inconformidades.
Havendo a formatação correta das informações, conseguimos organizar os dados de modo que simplifica a leitura e o entendimento de diferentes situações e registros.
Essa ferramenta consegue conter, de modo simplificado e resumido, importantes informações relacionados aos problemas a serem identificados e solucionados.
Permite aos gestores e analistas ler e reler as informações em menos de dez minutos gerando ganho de tempo de pontuação inicial sobre cada questão a ser abordada profundamente com outras ferramentas Lean.
Sabemos que quando um documento é muito extenso muitas informações podem ser ignoradas e até mesmo não ser lida.
A falta de simplificação de dados pode gerar má interpretação e perda de eficiência na abordagem.
Com o desenvolvimento do relatório A3 os profissionais envolvidos podem relatar situações, pesquisar dados e oferecer respostas para diferentes pontos cruciais para cada fator de mercado e de produção para a empresa.
Permite também que todos identifiquem pontos essenciais e identificação de responsáveis por cada tipo de situação com o objetivo claro para acompanhar a evolução dos problemas e da aplicação das soluções cabíveis.
Sendo assim, esse tipo de ferramenta incentiva a equipe a não se basear em pesquisas empíricas e em estudos abstratos, podendo conciliar com outras iniciativas como o Gemba Walk e Six Sigma.
A aplicação da ferramenta
Trata-se de um método que recolhe e registra em folhas no formato A3, informações essenciais para diferentes processos de tomada de decisão de modo resumido e simplificado.
Devemos lembrar que há três tipos de relatórios, o de resoluções de problemas, proposta e status.
É importante saber como cada um funciona e pode ser aplicado conforme a necessidade da empresa e seu mercado. A seguir explicamos sobre cada um deles:
1 – Resolução de problemas
Esse é mais utilizado pelas corporações, seguindo o processo PDCA, obedecendo uma estrutura com etapas de identificação, definição e estudo da situação atual.
Permite a análise, proposta e plano de ação perante os registros levantados, além do acompanhamento.
2 – Proposta
Através desse tipo de ferramenta específica, podemos criar a visão sobre determinado estado futuro a ser orientado. Ajuda por exemplo, a empresa a buscar pontos para aprimorar a situação por meio de sugestão de ideias.
Propor ideias é um dos principais objetivos desse tipo de relatório. É muito aplicado para o setor que oferece apoio para melhoria de um indicador ou KPI (Key Performance Indicator), como os de Qualidade, Segurança, custos ou produtividade.
Permite também a criação de estratégias visando a cadeias de valor e processos de nível superior vinculados ao plano de negócio da empresa.
No relatório de proposta devemos apresentar a situação atual que precisa ser resolvida. Permite sugerir a implementação de soluções com prazos e metas substanciais.
Depois de implementado é importante que haja um plano de acompanhamento para garantir a sustentabilidade do relatório de proposta. Na prática, a empresa está também tentando elevar a barra de medida, dessa forma melhorando o seu padrão de qualidade e situação real.
3 – Status
O tipo de relatório status trata-se de um documento mais específico que tem relação direta com um projeto de longo prazo com dados sobre o progresso com base semanal, mensal ou trimestral.
Ele pode abrir comparações entre o plano e o estado real da empresa. Esse tipo de relatório costuma ser muito usado em processo de alteração ou mudança de produto, modelos de negócio e projetos cujo trabalho é de longo prazo.
A visão sobre o planejamento de cada projeto é um diferencial fundamental para o fechamento desse tipo de relatório. Visa sustentar o sucesso de cada projeto.
A estratégia correta
Ao aplicar a estratégia A3, a empresa deverá focar em períodos de 1 ano para até 15 anos, dependendo do nível de envolvimento da empresa com o projeto.
Em muitos casos, o resultado dos diferentes tipos de relatórios pode ser unificado ou comparado para aumentar a visão dos gestores. Não citamos o relatório estratégia como quarto tipo de documento por se tratar de um tipo muito similar à “proposta”.
O documento de estratégia se baseia também nos KPIs ou indicadores de negócio e muito aplicado em nível superior na organização e geralmente subsidia ações em cascata para orientar a alta gerência e demais setores da empresa.
Como preencher o relatório A3?
É necessário compreender que esse documento relata fatos e histórias prevendo a inserção de informações relevantes. O autor do documento precisa inserir a informação certa e de modo suficiente para compreender os tópicos mais importantes,
Considerando o tipo de “resolução de problemas” do relatório, ele pode apresentar a seguinte estrutura:
- Título;
- Definição;
- Estado atual;
- Estado desejado ou meta;
- Análise;
- Proposta;
- Plano de ação;
- Acompanhamento.
Todos esses pontos estruturados podem ser organizados numa folha A3 obedecendo como critério a confirmação de todos os dados colhidos e observados.
Etapas para o preenchimento e aplicação dessa ferramenta
A seguir apresentamos outras etapas gerais para ajudar no processo de preenchimento:
1 – Background ou considerações iniciais
A primeira etapa é obter a compreensão por completa do problema. A equipe precisa se esforçar para entender o contexto da situação a ser estudada.
Em muitos casos, um pequeno detalhe quando não identificado pode gerar um grande dano. Geralmente, é importante ir pessoalmente ao local para observar as ocorrências, podendo praticar o gemba walk ou uma visitação de vistoria.
É indicado conversar educadamente com os colaboradores e funcionários de cada setor e acompanhar a reclamação e demais registros deixados pelos clientes.
Sabemos que, quanto mais próximo do local e dos processos, mais fácil será identificar os erros e situações.
É essencial que a equipe de trabalho faça a identificação do problema, anote o histórico do problema, levante as perdas, avalie possíveis ganhos, identifique defeitos e gere um documento.
Nessas etapas, a equipe de trabalho pode utilizar outras ferramentas Lean como Folha de Verificação, Carta de Controle e Diagrama de Ishikawa.
2 – Situação atual
Conhecer e registrar a situação atual também é muito importante. Quando a equipe está perante o problema, a tendência é encontrar soluções mais simples.
Em muitos casos, diferentes situações quando vistas de perto podem sugerir soluções de modo mais rápido. É importante encarar a situação como ela é, pois casa ocorrência pode esconder detalhes que quando despercebidos podem criar e gerar novas perdas.
Dessa forma, no primeiro passo devemos utilizar métodos que auxiliem na compreensão de causas de erros por meio de observação e levantamento de dados. Na segunda etapa, é importante utilizar métodos para compreender o comportamento de cada membro e situação.
Para simplificar o processo, a equipe de trabalho pode utilizar as ferramentas lean mais conhecidas no setor gerenciais como o Histograma, Diagrama de Pareto, Diagrama de Dispersão e Fluxograma.
3 – Listar objetivos
No preenchimento do relatório A3 é fundamental declarar objetivos e determinar o estado futuro. Após compreender as principais causas, a equipe gestora poderá avaliar mudanças importantes para o atual sistema da empresa e dos processos.
Considerando a área de conhecimento do Lean Manufacturing, todos precisam focar nos objetivos visualizando sempre o estado ideal versus o estado atual.
Em muitas situações é importante a definição de objetivos, mas reconhecendo os bloqueios ou gargalos a serem superados. O método SMART também pode ser aplicado pelas empresas para a definição de objetivos realistas.
4 – Análise de causa raiz
Através desse tipo de análise é possível realizar a identificação da causa raiz do problema. Sempre considerando as possíveis causas observadas para a composição dos diagramas a serem abordados.
Sendo possível selecionar os pontos que causam mais ou menos impactos para processos e ações da empresa.
Nessa etapa é interessante definir a causa mais influente e selecionar a causa mais prováveis. Nesse processo pense em aplicar as técnicas dos cinco porquês, Diagrama de Ishikawa, Brainstorm, Diagrama de causa e efeito, Matriz Esforço x Impacto e outras ferramentas da qualidade.
Geralmente, a técnica dos “cinco porquês” ajuda a fazer perguntas oportunas através de cinco perguntas para envolver a causa anterior através de respostas.
Sendo assim, a equipe de investigação conseguirá encontrar reflexos do problema.
5 – Proposta de melhoria
No desenvolvimento de preenchimento do relatório A3, todas as informações devem ser simplificados e permitir alguma sugestão ou proposta de melhoria.
Afinal, não adianta somente estudar e avaliar cenários de erros ou risco sem gerar uma ideia para solucionar determinado estado ou questão.
Através das análises e com os objetivos bem esclarecidos, é importante que os gestores e a equipe de trabalho realizem as contramedidas. Em determinadas empresas algumas boas ideias podem ser abandonadas ou serem descontinuadas quando não há uma comparação com outros projetos a serem solucionados.
É importante criar uma lista de contramedidas para definir o modo de ação de cada uma. É importante também que o conjunto de ações tenha um responsável pelo desenvolvimento e aplicação de cada tipo de solução. A escolha do responsável pode ser realizada no procedimento de aprovação do estudo ou do projeto.
6 – Plano de ação
O plano de ação está presente em todas as propostas e tipos de relatórios. O plano ajuda na definição de tarefas para a realização de contramedidas a serem seguidas.
Envolve também a seleção dos responsáveis de cada tipo de atividade a ser realizada. Nesta etapa podemos usar a ferramenta 5W2H (Who, What, Where, When, Why, How e How Much) para desenvolver o plano ação.
Depois de definido o plano de ação, teremos o processo de implementação das ideias do relatório, sendo fundamental definir as pessoas que irão atuar e coordenar cada tarefa dentro do cronograma e do prazo específico.
7 – Aprovação
Depois da aprovação de todas as etapas, temos o início da execução do projeto gerado por meio do relatório A3. É fundamental acompanhar todas as atividades, para verificar se está ocorrendo algum desvio ou perda de padrão de qualidade.
8 – Monitoramento
Mesmo depois que o relatório esteja preenchido, temos o processo de monitoramento de aplicação das ações.
Quando as ideias são aproveitadas e quando os resultados são de fato atingidos pela empresa, as positivas mudanças se estabelecem como parte de todo o processo produtivo da empresa podendo expandir resultados.
Em caso de resultados não satisfatórios é possível também rever os estudos e aplicar ações corretivas.
9 – Acompanhamento
Além do monitoramento direto, todas as informações podem requerer acompanhamento, pois com a execução de todas as atividades é importante que haja uma contínua análise da equipe que atua direta e indiretamente, para acompanhar todos os resultados previstos e os resultados reais.
Principais erros a se evitar no uso do Relatório A3
- A declaração do problema não está bem definida ou não é clara
- O estado perfeito ou condição alvo é realmente um item de ação e deve ser feito de imediato, não o resultado desejado
- Análise não detalha a (s) causa (s) raiz (es)
- Contramedidas ineficazes que não impedirão que o problema volte a ocorrer
- Validação e métodos de rastreamento não estão bem documentados ou há uma falta de evidência de melhoria
Lembre-se sempre de que o procedimento e o relatório A3 tratam de estimular o pensamento crítico, sendo assim, convide pessoas para participar. O procedimento A3 deve concentrar-se na melhoria através do desenvolvimento das habilidades das pessoas.
O pensamento A3 promove a resolução de problemas, a comunicação e a orientação desses grupos.
O Relatório A3 é uma ferramenta visual altamente poderosa para impulsionar a melhoria e promover uma maneira de pensar na solução de problemas.
O padrão no relatório A3
Apesar de não haver um padrão, o Relatório A3 precisa conter:
- O conteúdo deve estar visível, bem organizado dentro do layout
- Ainda assim, evite cores chamativas, apelos que deem mais foco à ‘forma’, para que o conteúdo seja o protagonista e as pessoas voltem sua atenção para ele
- Dados claros, escritos de maneira simples e com fácil entendimento – vale utilizar gráficos, desenhos, diagramas e ilustrações, em tamanhos adequados e proporcionais
- Palavras de fácil entendimento, escritas para os mais diversos públicos, sem excesso de termos técnicos
- Pense na fluidez da informação: você poderá usar setas para indicar os caminhos que os olhos devem percorrer, assim como usar o alinhamento como uma ferramenta para facilitar o entendimento do conteúdo
Conclusão
Portanto, podemos gerar muitos benefícios com a geração desse tipo de relatório. Permite criar um método mais padronizado para a elaboração e apresentação de relatório. Ajuda a identificar novas informações mais precisas num único documento.
Lembramos que trata de um método que deve ser visível para todas as pessoas envolvidas, reduzindo desperdícios de dados e ajudando na comunicação de toda a equipe.
Ajuda a gerar a tão esperada melhoria contínua e melhorar a qualidade do ambiente de trabalho. Vale a pena conhecer essa ferramenta, estudá-la e aplicar o seu uso no dia a dia da empresa como forma de identificar erros e propor soluções de forma direcionada e profissional.