Introdução ao Request for Proposal
Você sabe qual a importância da Request for Proposal (RFP) para uma empresa? Se você nunca ouviu falar nesse nome não precisa se preocupar, pois certamente não é o único.
Mas para você já tomar ciência do que estamos falando, a RFP é um documento comumente utilizado nas empresas que valorizam cada investimento.
Todo empreendimento enfrenta problemas. Preços inflados, entregas em atraso, mercadorias com padrão de qualidade baixo e problemas com fornecedores, são apenas alguns deles.
Para que a empresa possa crescer é essencial superá-los para que, assim, o melhor produto ou serviço seja oferecido por um preço e qualidade compatíveis.
Mas o que fazer para conseguir solucionar essas questões? É nesse ponto que a Request for Proposal entra em ação.
A lógica existente por trás desse documento garante que a melhor solução, aquela que vai suprir as necessidades da empresa e que tenha o melhor custo-benefício, seja encontrada.
Mas como isso é possível? Simplesmente, porque ao formular esse documento, a concorrência entre os fornecedores em potenciais que existam para sua empresa será ampliada.
Assim, na hora de contratar novos fornecedores será possível atingir o melhor retorno para a empresa.
Gostou do que já ficou sabendo da Request for Proposal?
Então fique com a gente e entenda muito mais sobre esse documento e tudo o que ele pode fazer para sua empresa!
Tabela de Conteúdo
- O que é a Request For Proposal?
- Qual o objetivo da Request for Proposal?
- Como a RFP pode ser feita de forma eficiente?
- RFP pode ser adaptada aos mais variados negócios
- Conclusão do Request for Proposal
O que é a Request For Proposal?
A RFP, de forma muito resumida, trata-se de um documento formal escrito. Nele, é feito um convite aos fornecedores para que, após compreender o que a empresa necessita, façam sua proposta se atendo às necessidades demonstradas.
Mas o que deve constar nesse documento? A empresa contratante deve informar todos os detalhes daquilo que ela precisa.
Ou seja, a Request for Proposal deve conter informações relacionadas à organização bem como detalhes dos produtos e serviços que serão obtidos através dos fornecedores externos.
Nesse documento estão descritos os requisitos que devem ser atendidos pelos fornecedores na hora de responder à oferta.
Na RFP também deve conter uma descrição da forma como será realizada a análise das propostas enviadas e de como tomará a decisão de qual fornecedor vencerá a disputa.
Qual o objetivo da Request for Proposal?
O principal objetivo para a existência da RFP é conseguir obter produtos e serviços com mais qualidade.
Que sejam confiáveis e que também possuam preço mais competitivo para atender melhor ao consumidor final.
Vamos compreender melhor com um exemplo? Imagine que você tem uma empresa e que pretende comprar certa quantidade de smartphones.
A intenção é adquirir smartphones de última geração, pois eles satisfarão as necessidades da sua empresa.
Nesse sentido, é essencial que haja um detalhamento das configurações que os aparelhos devem ter.
- Qual a capacidade de armazenamento, velocidade do processador, tamanho da tela, definição das câmeras frontal e traseira?
- Pretende obter aparelhos novos ou usados?
- Eles devem ser de alguma marca específica?
- Será contratado um seguro contra roubo?
- Necessita de assistência para reparo?
De acordo com nosso exemplo, esses são alguns questionamentos que a empresa deve fazer na hora de elaborar a RFP.
Após fazer o detalhamento das características que deseja encontrar nos aparelhos chegou a hora de enviar o documento aos fornecedores.
Assim, somente os fornecedores que realmente tiverem interesse em firmar contrato com sua empresa é que irão se candidatar ao contrato.
Dessa forma você garante que uma cadeia de suprimentos segura e confiável seja criada entre sua empresa e o fornecedor.
Benefícios da RFP
O processo de criação desse documento muitas vezes é longo e demorado, mas certamente os benefícios que ele promove valem muito a pena.
Alguns dos principais benefícios que a RFP produz são:
- Os fornecedores recebem uma descrição detalhada daquilo que a empresa deseja.
- Isso permite que eles consigam enviar as melhores cotações sem deixar de atender a qualidade e o preço que a empresa busca;
- O produto que melhor se adequa às necessidades da empresa pode ser obtido, pois a RFP pode ser distribuída para muitos fornecedores;
- Tanto os riscos quanto os benefícios são descritos de forma clara e antecipadamente.
- Assim, somente aqueles fornecedores mais dedicados e que realmente se interessam em manter uma relação estável com a empresa irão se candidatar ao contrato.
- A relação entre fornecedor e empresa é formalizada pela RFP. Assim a empresa fica no controle quanto aos níveis dos serviços que ela deseja;
- Os problemas são identificados de forma clara simplesmente porque já foram identificados antes de surgirem;
- A RFP fornece um padrão o que permite comparar o lance de cada fornecedor de forma mais clara e rápida.
Quando a RFP deve ser feita?
Em um país tão cheio de burocracia, será que vale a pena fazer algo que, de certa forma, vai aumentar isso?
A Request for Proposal não surgiu com o intuito de burocratizar ainda mais o sistema. Pelo contrário, ela tem como objetivo fortalecer a cadeia de suprimentos e consequentemente agregar valor e satisfazer melhor os consumidores.
Sabe o que é mais interessante? Qualquer modelo de negócio pode aplicar a RFP na hora de contratar algum serviço.
Isso é possível porque esse documento é bem abrangente.
De pequenas empresas a grandes negócios e passando pelos órgãos governamentais, todos eles podem fazer uso da Request For Proposal.
Essa abrangência se deve ao fato de todas essas organizações possuírem processos de compra que precisam ser muito bem-organizados.
Ao aplicar esse documento o processo de escolha por parte da organização se torna mais eficiente, pois suas necessidades serão atendidas de acordo com o orçamento e as diretrizes estabelecidas.
Mas e se a empresa não conhece os diferenciais dos serviços, produtos, fornecedores e elementos que devem ser valorizados na hora da contratação? Nesse caso, a RFP será eficaz? Como deve ser preenchida?
É para situações como essas que existe a RFI ou Request For Information. Geralmente existe um fornecedor que é considerado a referência naquele setor.
Assim, a empresa deve iniciar seu processo enviando a RFI a esse fornecedor com o intuito de conhecer melhor os serviços e produtos.
Ou seja, na RFI devem conter questionamentos acerca do pacote completo tanto dos produtos quanto dos serviços.
A partir de tal conhecimento é que ela poderá escolher o caminho que falta para o processo se completar.
Como a RFP pode ser feita de forma eficiente?
Quando se trata de uma empresa de grande porte ou algum órgão governamental as RFPs devem ser desenvolvidas seguindo diretrizes e leis presentes nos seus estatutos.
No caso dos negócios que não possuem tais diretrizes e leis é possível criar a Request for Proposal seguindo os seguintes passos:
Definição dos objetivos para a contratação e escopo
O primeiro passo a ser dado é mapear a necessidade que a empresa possui e quais objetivos pretendem ser concretizados ao realizar a contratação.
Dentro do escopo da contratação deve conter a informação do que deve ser feito. Também é essencial que contenha os serviços e produtos que deseja fazer a cotação, quando devem ser fornecidos à empresa, entre outros pontos fundamentais.
Nesse processo também pode constar os resultados que são esperados e as premissas para a realização da contratação.
Outro ponto que deve conter são as restrições e os problemas que de alguma forma podem comprometer o sucesso.
Tudo isso vai ajudar a escolher aquele fornecedor que está mais preparado e saberá contornar tais situações.
Identificar os principais fornecedores
Após fazer esse mapeamento e determinar quais os objetivos que deseja alcançar e os problemas que podem surgir, chegou a hora de fazer um levantamento no mercado.
Isso é fundamental para saber quais fornecedores atuam naquele setor e são referências.
Esse levantamento pode ser feito buscando indicações de empresas ou até junto a instituições e associações que façam os agrupamentos dos fornecedores por classe.
Por exemplo, você deseja investir em um chatbot para realizar o atendimento da sua empresa ou das suas redes sociais.
Para encontrar uma agência que seja especialista em automação você pode pedir indicações de outras empresas, buscar em sites, fóruns e até mesmo em entidades e sindicatos do setor.
Avalie se é preciso fazer a RFI
Quando se trata de uma contratação muito específica a RFI é indispensável.
A razão para isso é simples, através dela será possível ter uma descrição mais detalhada dos produtos e serviços top de linha que a fornecedora referência no mercado possui.
Entretanto, há um problema, essas informações nem sempre são entregues dentro do período desejado ou não são dadas com tantos detalhes quanto o esperado.
Isso pode acontecer já que o esforço que ela despenderá não tem a garantia que terá um retorno. Apesar disso, é comum que essas fornecedoras contribuam para o processo.
Todos os campos da RFP precisam ser detalhado
Após fazer o mapeamento das necessidades e obter informações quanto à referência de qualidade através da RFI, chegou o momento de criar e detalhar a RFP.
Nesse momento alguns campos são considerados importantes e não devem ser esquecidos. Alguns dos principais são:
- Introdução do documento contendo dados da empresa e mercado de atuação, seus competidores, oportunidades e ameaças que surgem e estimulam a buscar por uma melhor solução;
- Critérios da proposta. Esse campo deve sinalizar quais elementos precisam efetivamente estar presentes para que a contratação aconteça. Também deve conter a ordem de prioridade;
- Um cronograma do processo, pois isso vai permitir que os participantes compreendam o que devem enviar, dentro de qual prazo, formato e endereço que deve ser enviado seja ele físico ou eletrônico;
- Mapeamento dos desafios que a empresa conseguiu mapear. Assim, serão demonstrados aos fornecedores o que eles terão de enfrentar e quais soluções eficientes precisam ter;
- Escopo e objetivos que mostrem aos competidores o que a empresa busca bem como o que pretende alcançar com aquela contratação;
- Orçamento disponível para que a contratação ocorra.
Análise das propostas
É fundamental que após receber as propostas a empresa faça a análise seguindo os critérios e regras que foram divulgados antecipadamente. Isso vai garantir que a participação de todos os fornecedores aconteça em pé de igualdade.
Da mesma forma que houve um prazo para que as propostas fossem entregues, a análise também precisa ter uma data para que a empresa divulgue seu resultado.
Isso demonstra que ela respeita seus possíveis parceiros e que deseja ter uma relação harmoniosa.
Feedback aos participantes
A empresa já analisou as propostas recebidas e tomou sua decisão? O fornecedor da proposta vencedora deve ser notificado.
Quanto aos demais participantes, precisam receber uma notificação da escolha da empresa e um agradecimento pela participação.
Feito isso, resta apenas assinar o contrato e realizar o planejamento para que o novo serviço seja implantado seguindo o que havia sido estabelecido na proposta.
RFP pode ser adaptada aos mais variados negócios
É natural que os pequenos empresários fiquem com receio de adotar a Request for Proposal principalmente quando não a conhecem direito.
Geralmente esse medo se deve ao fato de acreditarem que somente as empresas de grande porte é que podem e devem investir em um documento tão poderoso quanto a RFP.
Entretanto, esse processo pode ser adaptado aos diversos padrões de negócios. Ou seja, ele não se restringe apenas às empresas de grande porte.
Sabe por que isso é possível? Simplesmente porque quando o processo de compra passa a ser formalizado não haverá um aumento da burocracia.
Quando surge a necessidade de contratar um novo serviço, produto ou tecnologia que trará melhorias ao negócio ela não deve ser considerada como algo complicado ou descompromissado.
É claro que um novo contrato tem um valor, mas ele pode trazer mudanças significativas e positivas para a empresa.
Conclusão do Request for Proposal
Já imaginou se aquela nova contratação promove uma mudança no posicionamento que a empresa possui no mercado? E se ele promover uma melhora no relacionamento com o consumidor?
Isso quer dizer que quando a Request for Proposal é adotada as novas aquisições agregarão mais valor tanto aos serviços quanto aos produtos que a empresa oferece aos clientes.
Afinal, eles estão se tornando mais exigentes a cada dia que passa e conseguir satisfazê-lo é essencial para qualquer empresa.