O que é Gestão à Vista?
Quando falamos em Gestão à Vista nos referimos a uma ferramenta de administração que visa a transparência organizacional de uma empresa.
Uma das principais ferramentas de uma gestão eficaz para resultados, eficiente e que consiga comprometer a todos é engajar as pessoas no propósito da empresa. Para participar de uma maneira colaborativa e interessada na empresa, as pessoas precisam entender de maneira clara o que deverá guiar suas atividades, e é o que a gestão à vista faz pela melhoria contínua, no cotidiano.
Esse método de gestão incentiva a equipe e os responsáveis pelos projetos a compartilharem informações sobre investimentos, custos, despesas, retornos e outras informações referentes à manutenção e obtenção de resultados da empresa.
Nesse artigo vamos abordar sobre os principais tópicos desse tema que tem incentivado diferentes tipos de empresas a crescerem e evoluírem de forma mais transparente no mercado.
O que é gestão à vista?
Inicialmente, esse tipo de gestão apresenta como proposta de controle administrativo e organizacional a transparência de dados, informações e cálculos inerentes à rotina de uma empresa.
Podemos nomeá-la também como gestão de transparência ou gestão transparente, como certos gestores e CEO apresentam o assunto em suas palestras.
Conceito básico
Em seu conceito mais fundamental podemos afirmar que a gestão à vista é um conjunto de práticas e orientações que visa expor para todos as informações relevantes da empresa, dados de performance, indicadores do departamento, indicadores de gestão, códigos de conduta da organização e qualquer outra informação.
Na prática
Na prática, a transparência da gestão incentiva de forma profunda o compartilhamento de informações entre os colaboradores de uma empresa.
As informações a serem compartilhadas são metas, relatórios, resultados financeiros, investimentos, taxas, débitos, aplicações, taxa de retorno, custos e despesas, dentre outras informações que competem à gestão administrativa da empresa.
Como é feita a Gestão à Vista?
Esse tipo de controle pode ser compartilhado com transparência através de documentos impressos, arquivos digitais, sistemas integrados com acessos compartilhados, bem como o uso de aplicativos de informações.
Também pode ser realizado através de plataformas digitais, como intranet, Sistemas Integrados como ERP, publicações ou TVs.
E como fazer?
Indicadores
Para implementar esse tipo de administração, é preciso definir as informações que serão compartilhadas, de maneira coerente, relevante e que desperte o interesse internamente. A gestão à vista está acessível e, acima de tudo, fácil de entender!
Dados simples, que podem influenciar as pessoas a criar novas ideias para melhorar o trabalho, já que os frutos das atividades de todos estão traduzidos pela gestão à vista. Essa organização também coloca cada colaborador como parte do resultado, e faz com que a capacidade de atingir seja um importante motivador para uma postura colaborativa.
Formas
A gestão à vista também pode ser feita por meio de quadros de aviso com folhas impressas, mas neste artigo concentraremos o foco em sistemas informatizados chamados dashboards.
Os dashboards são uma ferramenta poderosa de disponibilização de informações. São softwares de gestão, mas também painéis visuais, que concentram e centralizam uma série de informações que juntas desenham o funcionamento da empresa. Permitem que essa performance possa ser acompanhada e ainda funcionam como centrais de controle, com gráficos visíveis, de fácil entendimento.
Indicadores e tomada de decisão
Na gestão à vista é fundamental monitorar o desempenho de maneira democrática, para que todas as equipes e processos que envolvem os resultados tenham a possibilidade de uma análise rápida e simples, que esteja sempre à mão.
Por serem informações integradas e geridas em um software, sua atualização é automática. Portanto, os dados mais recentes e os históricos têm peso assertivo em uma tomada de decisão e contribuem definitivamente para a melhoria contínua, além de ser um dos pilares da qualidade.
Dentro dos dashboards de gestão à vista, o detalhamento sobre os responsáveis por cada tarefa contribui para eliminar inconformidades, assim como mostra status e os tipos de ocorrência. Isso ajuda os gestores a criarem tratativas, avaliar riscos, medir o impacto e criticidade de cada problema que possa surgir, o que melhora (muito) a gestão das pessoas e dos planos de ação criados, a cada momento, dentro de uma empresa.
Dashboard: seu melhor amigo
Vale a pena investir em dashboards incríveis, ou seja: elaborados de acordo com as necessidades específicas. As empresas podem sistematizar essa ferramenta para demandas e perfis das equipes. Essa customização é não só possível, como desejável e extremamente estratégica para fazer com que o processo de melhoria contínua seja intrínseco à adoção da gestão à vista.
Veja a seguir um exemplo de Dashboard:
Fonte: https://powerbi.microsoft.com/pt-br/features/
O foco é ver a tática em cada etapa: fazer com que todos compreendam o que está sendo feito, saibam onde devem chegar, entendam o que pode ser melhorado nesse caminho, como a atuação de cada um afeta o processo e de que maneira todos chegam aos resultados. O engajamento vira palavra de ordem e o crescimento e a evolução (individual e do time), resultados certos!
Quais informações podem ser compartilhadas?
Além dos dados e resultados financeiros positivos, os dados e valores negativos também devem ser informados e compartilhados sem maquiagem ou desvio de informações.
Para que a gestão à vista seja eficaz a gestão não pode esconder os resultados negativos, mesmo que uma meta não seja atingida.
Transparência gera transparência
Dessa forma, a ordem de uma gestão empresarial nesse caso é manter sempre a transparência, sabendo identificar os pontos fortes e fracos, positivos e negativos no processo de administração da corporação.
É importante saber lidar com todos os tipos de informações e superar as adversidades. Se a palavra de ordem é a transparência, é orientado perceber se há algo de errado no dia a dia da organização para corrigir.
O ato de corrigir problemas é melhor do que fugir dos problemas. As informações devem estar expostas de maneira clara e objetiva para que não haja falha de interpretação ou comunicação.
Objetivos
Para que os objetivos sejam alcançados, é orientado que as informações, dados, cálculos e relatórios sejam expostos de maneira clara, direta e objetiva para que não haja perda de interpretação ou comunicação junto com a equipe de colaboradores.
Benefícios da Gestão à Vista
Esse tipo de gestão oferece grandes benefícios como o compartilhamento de responsabilidades, geração de ideias e soluções conjuntas, melhorias na organização das demandas da equipe e diminuição do retrabalho.
Também auxilia muito no processo de tomada de decisões mais direcionadas e conscientes.
A gestão à vista clara traz como vantagens diretas:
- A possibilidade de aumento efetivo da performance: todos podem monitorar os resultados dos desempenhos das equipes e do time, como um todo. Esse reforço é vital para se criar cultura interna, evitando que a falta de conhecimento seja um entrave.
- Uma atualização ininterrupta: quando dados são expostos e acompanhados pelos grupos de trabalhadores da empresa, os processos podem ser vistos e a evolução do trabalho, positiva ou negativa, pode ser mantida, corrigida ou ajustada.
- Hábito em entender as atividades por fatos e números conhecidos: quando as informações passam a ser os balizadores do trabalho, o conhecimento entra nas tomadas de decisão de uma maneira assertiva, e a eficiência tende a ser muito maior. Eles também possibilitam visualizar tendências, o que pode se transformar em tática e estratégia para melhorar o negócio.
Tudo isso estimula as pessoas a alcançar os metas e resultados mais prontamente, e pode acabar estimulando que façam o mesmo na esfera pessoal. Isso porque a gestão à vista é, antes de tudo, uma ótima maneira de comunicar-se internamente e manter o alinhamento das pessoas ao planejamento macro do negócio, esforçando-se de maneira natural para melhorar continuamente e atingirem seus objetivos.
Mas, para que os objetivos e os benefícios sejam atingidos é fundamental que todas as informações relacionadas sejam claras e compartilháveis.
Os melhores processos gerenciais
Os melhores processos gerenciais costumam ser adotados pelas melhores empresas.
Em certos casos, quando a empresa opta por trabalhar através da gestão transparente é necessário treinamentos internos, cursos e aplicação de novas abordagens corporativas.
Implica também na revisão do plano de ação com base nas oportunidades identificadas no mesmo dia pela empresa.
Mais do que um mural com Indicadores
Antigamente, a transparência de informações compartilháveis era praticada com a publicação de informativos e planilhas nos murais pendurados nas áreas comuns da empresa.
Porém, esse tipo de gestão transparente não se refere somente ao ato de comunicar e compartilhar informações, mas de manter essa transparência como parte de todo um processo de produção na empresa.
Os departamentos com informação integrada
Por exemplo, se um colaborador trabalha num departamento de comunicação ou de marketing, é fundamental que ele conheça as verbas financeiras disponíveis pela empresa para as ações de divulgação e planejamento de marca.
Além de conhecer a verba de seu setor, ele também pode tomar conhecimento sobre a receita gerada pelo departamento de vendas e o investimento que o setor de vendas recebeu e ainda poderá, como marquetólogo, ajudar a criar soluções para o setor de vendas vender mais, para o setor de produção melhorar os produtos e para elevar as verbas futuras de seu departamento para elaboração de melhores campanhas de comunicação e relacionamento com o cliente.
Percebeu o quanto o compartilhamento, ao invés de incentivar críticas, pode incentivar ideias e soluções?
As melhores soluções para Gestão à Vista
A gestão à vista incentiva o surgimento das melhores soluções para a empresa, pois o compartilhamento de dados e cálculos ajuda a incentivar ideias e compartilhamento de responsabilidades.
Para as empresas que ainda não utilizam essa técnica de gestão integralmente ou parcialmente, é fundamental conhecer as possibilidades de aplicar esta estratégia para gerar vantagens e melhorar as atividades produtivas para todos.
Informações estratégicas e dúvidas
As informações estratégicas podem ajudar na evolução da empresa e melhorar o comportamento organizacional da empresa.
Mas, e se uma empresa estiver desenvolvendo um protótipo que nem todos os departamentos podem tomar conhecimento? Em casos de desenvolvimento secreto de produtos e soluções, ou até mesmo de “elementos surpresas”, essas informações secretas e selecionadas podem não fazer parte da gestão transparente por ser tratar de uma informação ou projeto especial.
E se o mesmo departamento gerar mais de uma informação sobre o mesmo caso? Nesses casos, é solicitado que o departamento faça um novo relatório mais aprofundado para evitar erros ou alterações de dados trocados.
Conclusão
Portanto, a aplicação da gestão á vista deve ser contínua e aplicável em diferentes tipos de empresas.
Além das dúvidas comuns sobre os padrões e formatos de publicação de informações, os gestores podem criar uma cultura própria de compartilhamento.
É fundamental que o espírito de confiança seja estabelecido na empresa como um todo.
Ressaltamos que essa prática gestora visa colocar à disposição de todos, informações relevantes da empresa sem preconceito e sem gerar críticas sem sentido a favor da empresa e de seus colaboradores.
Dessa forma, a empresa promoverá o compartilhamento de informações e, consequentemente, a geração de soluções para cada situação interligada com outros departamentos ou centrada no próprio departamento em específico.
Assim, indicamos essa gestão como um diferencial para as empresas que buscam crescimento e vocação para o sucesso gerencial e organizacional.
