Sipoc: O que é e como fazer?
O SIPOC é conhecido como uma importante ferramenta que resume as entradas e saídas de um ou mais processos em forma de tabela. Em certas situações, também é referido como COPIS, e serve muito para definir processos.
É utilizado para definição de processos de negócios do começo ao fim, antes do início do trabalho.
Começou a ser utilizado no final dos anos 1980, e evoluiu ao ser combinado com o Six Sigma, o Lean Manufacturing ou Produção Enxuta e demais tipos de gerenciamento de processos de negócios.
Na verificação dos processos, ajuda a colocar as necessidades do cliente em primeiro lugar, orientando que as informações do processo sejam preenchidas começando com o cliente e trabalhando a montante do fornecedor.
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O que é SIPOC?
Refere-se a uma metodologia que envolve conceitos e práticas para a melhoria de processos. Permite visualizar cada processo como uma organização ou tarefa diferente em si mesma.
Em sua aplicação, cada tipo de processo apresenta seus próprios fornecedores, insumos e clientes e produtos correspondentes.
Permite agregar todos os processos de um sistema de formação e análise.
O termo SIPOC é uma sigla que significa Suppliers (Fornecedores), Inputs (Entradas), Process (Processo), Outputs (Resultados), e Customers (Cliente).
Benefícios iniciais do SIPOC
O uso do SIPOC ajuda a identificar o que exatamente está errado e em qual etapa. Ajuda a ampliar o foco em ações que corrijam os erros, para garantir que os fornecedores de infraestrutura tenham um desempenho melhor.
A metodologia COPIS
A metodologia apresenta características de análise e aplicação de ferramentas, gerando ganhos positivos para a organização como um todo, principalmente, no gerenciamento de processos.
Veja a seguir as principais características.
Mapa de Processo de Alto Nível
A metodologia refere-se a um mapa de processo de alto nível. Orienta a definir as relações de trabalho entre as várias partes interessadas.
Determinadas ações são necessárias para implementar efetivamente a metodologia. Elas são os seguintes:
– Fornecedores conhecidos: Uma determinada quantidade de problemas pode surgir no processo pelo fato dos fornecedores não serem bem versados nos requisitos iniciais.
Os fornecedores podem ser internos ou externos à organização, mas esse não é o ponto de discórdia.
A ideia inicial é orientar os fornecedores e conscientizá-los das regras, políticas e procedimentos estabelecidos para eles. Os acordos de nível de serviço devem ser explicitamente declarados para garantir que os fornecedores saibam exatamente o que se espera deles.
– Agendamento de insumos: A partir da base de negociações e de insumos dos fornecedores, é possível agendar cuidadosamente os insumos. As entradas podem ser na forma de homens, dinheiro, material, maquinaria ou informação.
As entradas devem ser fornecidas ao processo da melhor maneira possível. Existem muitas técnicas de pesquisa operacional que podem ser usadas nesse sentido para diminuir os níveis de custo e aumentar os níveis de serviço.
O processo completo do SIPOC
O SIPOC ajuda a fornecer para a corporação uma metodologia eficaz para gerar uma visão detalhada do processo.
Em relação ao processo numa visão detalhada e abrangente, determinados fatores fazem parte dessa metodologia, veja a seguir:
1 – Limites
Os limites do processo devem ser declarados explicitamente. Sabemos que os limites desfocados ou não conhecidos levam à ambiguidade, o que leva ainda ao não desempenho positivo das tarefas.
2 – Subprocessos
Os processos, entradas e saídas intermediárias devem ser claramente definidos como parte da definição do processo.
3 – Proprietário do processo
Determinado colaborador deve ser responsabilizado para ver a execução completa do processo. Essa pessoa cuidará de todos os desafios intermediários que surgirem no caminho.
4 – Saídas
As saídas referidas pelo SIPOC devem ser expressas em termos de entregas que podem ser verificadas. Ter resultados como satisfação do cliente não é correto.
Esse pode ser o objetivo do processo, no entanto, a saída será algo como o melhor serviço possível fornecido no menor tempo possível (especifique o tempo em minutos). É importante manter os resultados quantificáveis, porque o que não pode ser medido não pode ser gerenciado.
5 – Cliente
O trabalho do cliente é consumir as saídas do processo e fornecer feedback (resposta ou opinião). O feedback pode estar relacionado ao desempenho atual do processo.
A resposta do cliente também poderia ser em relação às mudanças futuras esperadas nos resultados do processo.
Em certos casos, no departamento de vendas é o cliente das operações. Eles devem se comunicar com as operações se virem um período de vendas lentas para que a produção possa ser ajustada de acordo.
Aplicações da metodologia
Quando a empresa aplica um projeto Six Sigma, por exemplo, o uso do diagrama SIPOC é uma das ferramentas importantes na fase Six Sigma, principalmente, para definir a estrutura DMAIC .
No processo adotado por meio do Lean Six Sigma com aplicação Green Belt, nos processos de treinamento, o profissional aprende a importância do SIPOC nos processos de uma empresa compreendendo o acrônimo e o que cada um significa nas palavras: Fornecedores, Insumos, Processos, Saídas e Clientes.
O diagrama SIPOC
Na prática, o diagrama SIPOC é muito comum entre os especialistas em processos de negócios como uma maneira lógica de ver um processo em termos de um conjunto de etapas.
Nos processos de entrada e saída, os insumos são provenientes de fornecedores e os produtos são entregues aos clientes.
A utilização desse diagrama auxilia a compreender o objetivo e o escopo de um processo.
Veja mais: Entenda como a análise de gargalos pode ajudar identificação de problemas no processo de fabricação.
Sistemas complexos
O que pode tornar difícil a montagem de processos de componentes em um sistema é a ideia de complexidade. Sabemos que a complexidade significa que todos os processos estão inter-relacionados e têm muitos pontos de interação.
Dessa forma, uma pequena mudança pode ter um efeito em cascata em toda a organização. Também podemos entender que as informações estão sendo constantemente produzidas na organização.
Pode ser difícil agregá-los e compreendê-los para que o feedback possa ser usado para iniciar uma ação corretiva. A complexidade de informação e dados pode gerar muitas interações que acontecem em qualquer instância do sistema.
Sistemas Dinâmicos
Para elevar a complexidade, os sistemas devem ser dinâmicos. Isso significa que eles trocam energia e informações com o meio ambiente em tempo real, incluindo os processos de entrada e saída, e relacionamentos com clientes e fornecedores.
Devemos lembrar que os sistemas nunca estão em equilíbrio, mas sempre buscando o equilíbrio.
Podemos exemplificar os fatores da grande Crise de 2008 nos EUA. Consideramos a crise das hipotecas norte-americanas. Através do colapso do Lehman Brothers, muitas empresas tiveram que amortizar grandes somas.
A velocidade com que uma empresa altamente cotada faliu mostra a ideia de dinamicidade e complexidade de condições dinâmicas.
Mais sobre o diagrama
O uso de informações presentes nas cinco áreas cria um mapa de processos que fornece uma visão geral de alto nível de um projeto Six Sigma.
A primeira etapa em qualquer projeto Six Sigma é decidir se o problema em consideração é adequado para a aplicação das ferramentas usadas na metodologia.
Há um método para determinar o que deve se tornar um projeto Seis Sigma, uma ferramenta útil, especialmente se for o primeiro projeto da organização.
Quando uma empresa decide seguir um projeto, é aí que as complicações podem surgir.
A importância do diagrama
Ressaltamos que o uso do diagrama SIPOC é uma forma de mapeamento de processo. Quando falamos em mapeamento de processo nos referimos a um usado para descrever a tarefa de definir as metas de um projeto, envolvendo etapas detalhadas sobre como essas metas serão alcançadas.
Trata-se de um método simples, mas eficaz, para garantir que todos os membros da equipe do projeto.
No caso do diagrama, ele fornece um mapa de processo de alto nível, o tipo usado pela liderança para explicar rapidamente um projeto e fornecer pontos de referência comuns para todos os membros da equipe. Auxilia a identificar problemas e isolar áreas desnecessárias ou agregar pouco valor.
Mais definições
Essa metodologia depende muito do equilíbrio das cinco áreas inseridas no diagrama. Podemos revisar de forma resumida:
– Fornecedor: O provedor de insumos em um processo
– Entrada: Materiais, informações e outros recursos necessários para concluir um processo
– Processo: etapas estruturadas usadas para converter entradas em saídas
– Saídas: produtos ou serviços resultantes do processo
– Cliente: Destinatário das saídas
Conclusão
Portanto, o objetivo principal de um diagrama SIPOC é identificar todas as etapas relevantes em um projeto desde o início.
Uma parte essencial do diagrama é a quantificação de entradas bem como o processo necessário para transformá-las em saídas, informando quem as fornece.
É muito utilizado para direcionar um debate e auxiliar os membros da equipe a concordar na busca da melhoria contínua. Seguindo o Six Sigma, o SIPOC é frequentemente usado durante a fase de “definir” as etapas de melhoria do DMAIC.
Lembramos que deve ser utilizado quando há gerenciamento de processos ou uma atividade de melhoria estiver em andamento. Permite melhorias precisas de processos e de informações de processos de maneira orientada e profissional.
Leia mais: Conheça a aplicação do SIPOC na área da saúde.
