Introdução à S&OP (Sales and Operations Planning)
Empresas que desejam se manter competitivas no mercado devem prezar não somente pelo seu processo de fabricação, mas também pelo seu processo logístico, já que isso pode impactar muito na percepção do cliente final. Com isso, o Sales and Operations Planning (S&OP) se torna uma excelente opção.
Com o S&OP é possível desenvolver um plano para que haja uma melhora significativa em todos os processos da empresa, desde a concepção do produto até à logística de distribuição.
Você quer saber mais sobre essa abordagem de planejamento? Então confira o texto até o final e fique por dentro de tudo o que você precisa saber sobre o S&OP.
Tabela de Conteúdo
- O que é Sales and Operations Planning (S&OP) e como funciona?
- Como fazer um planejamento tático S&OP?
- 5 etapas do S&OP
- Vantagens em adotar o S&OP
- Como ter sucesso na implementação do Sales and Operations Planning?
- Conclusão do S&OP
O que é Sales and Operations Planning (S&OP) e como funciona?
S&OP ou Sales and Operations Planning (Planejamento de Vendas e Operações) é um processo integrado com o objetivo de gerir as áreas de negócios. A evolução dessa modalidade de vendas aconteceu quando as indústrias decidiram integrar as áreas administrativas à produção.
Grandes organizações com o foco na cadeia de suprimentos utilizam o S&OP para integrar o plano de produção e vendas em uma visão unitária, melhorando o desempenho da empresa como um todo.
A ferramenta além de diminuir os custos de produção e de transporte, auxilia muito no nível de entrega dos pedidos de vendas, que é um fator muito cobrado pelos clientes.
Em organizações é imprescindível que haja o planejamento do volume de produtos da melhor maneira possível, pois o volume total é compartilhado em áreas distintas e nem todos sistemas são integrados entre si.
O planejamento integrado permite à administração a possibilidade de gestão dos negócios de uma maneira sustentável, gerenciando e alocando os recursos principais da operação por completo, desde o planejamento de produção até a entrega final dos produtos.
Com a finalidade de obter a garantia de vendas, entregas e pensar de uma maneira mais estratégica, os times passaram a organizar suas demandas em conjunto, em ciclos mensais, coordenando esforços a fim de ter previsões de demandas.
O S&OP leva em conta o design do produto, matérias-primas, marketing, finanças, mão-de-obra, distribuição e atendimento ao cliente.
A ferramenta é definida como uma série de processos que devem ser implementados em fases. Logo, há uma necessidade de uma revisão detalhada do produto, demanda e fornecimento antes de combinar tudo em uma revisão abrangente do negócios e da gestão.
Recursos presentes na utilização do S&OP
As empresas ainda possuem um pouco de dificuldade em implementar esse tipo de planejamento, o que gera uma extração menos eficiente dos benefícios que ela pode proporcionar.
No entanto, com a modernização da metodologia, o S&OP se torna cada vez mais requisitado, principalmente em empresas de grande porte.
Segundo a empresa Kinaxis (uma empresa de software para a gestão da cadeia de suprimentos,planejamento de vendas e operações), os principais recursos presentes no S&OP moderno são:
- Gestão de cenários, onde a empresa ao aplicar um planejamento S&OP pode explorar diversas situações;
- Medidas da área de finanças como o cash-to-cash, cycle, margem bruta e valor econômico agregado;
- Alertas com antecedência de quando existem KPI’s que ultrapassam os níveis de tolerância e a gestão por exceção, havendo a oportunidade de identificar a causa exata de uma condição que ocorra fora do limite de tolerância.
Como fazer um planejamento tático S&OP?
Como nós sabemos, um planejamento estratégico faz uma análise dos anos planejados da empresa no futuro, enquanto o planejamento tático analisa o plano de negócios de uma organização no próximo ano.
O planejamento tático leva em conta as estratégias de forma geral da empresa, onde essas estratégias gerais são encontradas no plano estratégico, norteando assim todo o desenvolvimento do planejamento tático.
O Sales and Operations Planning possui como objetivo principal ajudar as empresas no desenvolvimento e alinhamentos dos planos táticos desenvolvidos dentro das diversas áreas existentes na organização.
Há duas metodologias utilizadas no S&OP, onde uma o planejamento ocorre de cima para baixo e na outra o planejamento acontece de baixo para cima.
Planejamento top-down
O planejamento de cima para baixo, denominado como planejamento top-down, é uma abordagem simples do planejamento tático do S&OP.
Nesse tipo de planejamento há apenas uma previsão de vendas que impulsiona todo o processo de gestão e desenvolvimento de um planejamento.
Essa previsão é definida com base em uma combinação de produtos e serviços que exigem recursos similares.
Ao fazer uso desse tipo de planejamento em uma empresa, os responsáveis pela gestão podem criar planos táticos com base em uma previsão geral, podendo assim dividir os recursos no que foi definido no plano estratégico.
Por ser um planejamento desenvolvido em previsões gerais, o top-down muitas vezes pode não ser muito assertivo e nem indicado para empresas que atuem com processos complexos.
Por este motivo, é muito importante analisar com cuidado a empresa e utilizar a abordagem mais recomendada para o seu modelo de negócio.
Planejamento ascendente
O planejamento ascendente, conhecido popularmente como planejamento de baixo para cima, é uma abordagem muito utilizada por empresas que não têm um horário de produção estável e possuem também uma variação mensal no número e tipo de produtos acabados.
Em empresas tão instáveis, a previsão de vendas não se torna tão útil para o gerenciamento e planejamento de recursos.
Nesse caso é necessário que os gestores responsáveis calculem os recursos necessários para cada um dos produtos fabricados.
Em seguida é necessário unir os recursos para conseguir encontrar uma visão mais geral dos recursos necessários para as operações da empresa.
5 etapas do S&OP
O Sales and Operations Planning exige reuniões regulares com os responsáveis pela demanda de cada área em uma empresa e pode ser realizado em 5 etapas.
Veja a seguir as etapas de implementação desse planejamento.
1. Atualização mensal dos dados
Essa etapa é, primordialmente, responsabilidade da área comercial da empresa e realizada com as informações provenientes de dados das vendas realizadas, relatórios de previsão estatística e planilhas.
São levantadas também as oscilações do mercado, como datas comemorativas, campanhas em pontos de venda e outras ações que aumentem a demanda.
Com esses dados atualizados é possível chegar bem próximo à previsão ideal para o período posterior, proporcionando maior assertividade ao planejamento.
2. Planejamento da demanda
O planejamento da demanda é a elaboração de um plano que está relacionado ao consumo de recursos e leva em conta muitas informações quantitativas e qualitativas, como por exemplo: histórico de dados, informações de mercado e episódios especiais (como os períodos sazonais, por exemplo).
3. Planejamento de produção e suprimentos
O planejamento leva em conta os suprimentos necessários para a produção. Desse modo, elaboram-se alguns planos reservas, com a finalidade de possibilitar o planejamento de demanda.
Para que tudo permaneça certo, é preciso avaliar qual é o nível desejado do estoque, acompanhar os indicadores de giro (para que os produtos não cheguem próximos da validade ou vençam), e monitorar a capacidade de fornecedores, materiais e recursos disponíveis.
4. Reunião prévia
A reunião prévia é feita para que haja uma avaliação se o planejamento de demanda foi compatível com o planejamento de suprimentos.
O objetivo é encontrar as possíveis diferenças entre o planejado e o real, para delimitar qual é o impacto financeiro das divergências encontradas.
Logo, é importante que todos os envolvidos entendam a situação e já planejem formas de contornar possíveis problemas, melhorando os resultados obtidos.
Quando não é encontrado consenso sobre qual decisão será tomada na reunião realizada com antecedência as alternativas sugeridas serão apresentadas na reunião final.
5. Reunião final
Também conhecida como reunião executiva S&OP, nessa etapa são analisadas todas as sugestões realizadas na reunião prévia.
A partir das alternativas levantadas, é possível a tomada de decisões entre os envolvidos de toda a empresa, buscando o que será melhor para ela.
Todas as questões serão decididas em aberto pelos gestores do grupo participante (comitê formado pela alta gerência da empresa).
Desafios na adoção do S&OP
Cada vez mais é necessário prever as necessidades dos clientes com o objetivo de minimizar a insatisfação e evitar comprometer a demanda dos produtos.
No entanto, alguns desafios tendem a surgir como:
- Diminuir perdas e conter custos;
- Antecipar as necessidades de produção;
- Diminuir riscos e incertezas;
- Liderar pessoas incentivando na tomada de decisões;
- Implementar mudanças.
Para que esses desafios sejam vencidos, devemos inicialmente, estabelecer uma forma de trabalho harmoniosa entre todos os setores da empresa (de acordo com a estratégia adotada pela corporação).
A instalação de sistema de informação é uma maneira efetiva de gerenciar todo esse processo, pois dessa forma há um compartilhamento de dados a respeito do planejamento da produção e das demandas do mercado.
Vantagens em adotar o S&OP
O planejamento de vendas e operações pode trazer muitos benefícios para as áreas de produção, cadeia de suprimentos e vendas.
Afetando assim de forma positiva toda a empresa, principalmente ao conquistar um aumento de competitividade no mercado.
Os principais benefícios do S&OP são:
- Planejamentos mais concretos e assertivos a serem seguidos pelas áreas da empresa;
- Finanças sincronizadas e vendas organizadas;
- Ações controladas e bem definidas;
- Maior visibilidade de oferta e demanda na empresa;
- Agilidade em conduzir mudanças por meio de processos contínuos;
- Administração qualificada do orçamento da empresa;
- Aumento nos níveis de atendimento ao cliente e diminuição do estoque (gerando a redução de custos desnecessários);
- Melhorias de relacionamentos internos entre setores da manufatura, marketing, vendas e administração (trabalhando de forma mais integrada e produtiva);
- Aumenta a receita e a participação no mercado (melhorando a eficácia de novos produtos e iniciativas de marketing);
- Surgem atividades e planos realistas a serem encarados pelas áreas da empresa;
- Maior agilidade na hora de conduzir mudanças e avaliar desempenho, por meio de processos contínuos.
Como ter sucesso na implementação do Sales and Operations Planning?
Com o objetivo da metodologia Sales and Operations Planning não é apenas uma reunião operacional, mas sim um planejamento estratégico, é preciso a integração entre as diversas áreas-chave da empresa, como por exemplo: produção, vendas e marketing.
Organizações com processos maduros de S&OP conseguem resultados surpreendentes, principalmente com relação à redução dos stockouts, menos estoque parado e não produtivo, redução dos custos com fretes, aperfeiçoamento dos profissionais e melhorias das máquinas.
No entanto, apesar de simples, o S&OP é complexo de implementar, por conta dos vários obstáculos até chegar na maturidade desejada.
Por conta disso, te mostraremos algumas dicas para que a implementação do planejamento de vendas e operações tenha sucesso:
- É fundamental que o corpo executivo da empresa apoie o projeto integralmente;
- É necessário que haja disciplina de todos os envolvidos, desde o levantamento dos dados até a participação nas reuniões mensais;
- Estabelecer relação de confiança entre as áreas de Vendas e Operações;
- Alguns dados estratégicos precisam ser sistematizados com o máximo de atenção.
As organizações que querem se manter competitivas e saudáveis financeiramente, terão no Sales and Operations Planning a oportunidade de melhorar seus processos e gerenciar as restrições que as organizações enfrentam diariamente.
Por isso é importante conseguir implementar e atingir a maturidade ideal do planejamento.
Porque o S&OP não é amplamente utilizado nas empresas?
Atualmente, com a exigência do aumento da qualidade e eficiência dos processos, o S&OP está se tornando uma ótima ferramenta para que a empresa consiga atingir os seus objetivos.
No entanto, mesmo com uma crescente no número de empresas que adotam essa metodologia, muitas ainda se encontram presas no primeiro ou segundo nível de adoção do Sales and Operations Planning.
Uma das possibilidades para que a metodologia não seja tão utilizada quanto deveria é a adesão de tecnologia e por ser uma ferramenta que deve ser utilizada por um longo tempo.
No S&OP é necessário redefinir os processos subjacentes e conseguir fazer com que as várias áreas da cadeia de suprimentos da empresa conversem entre si, ou seja, atuem de forma integrada.
Além disso, ter um profissional no topo competente para gerenciar a implementação e direcionar esforços é muito importante.
Conclusão sobre o S&OP
Por conta da globalização das cadeias se tratar de algo que não pode ser revertido e tende ao futuro, as empresas devem buscar métodos de planejamento como o Sales and Operations Planning com a intenção de não somente se manterem mais competitivas, mas também com maior lucratividade.
É necessário compreender que empresas que insistem em fazer as mesmas coisas sempre e não aceitam mudanças tendem ao fracasso e por conta disso mudar muitas vezes é necessário.