Fluxograma: Quais são os principais tipos e onde utilizá-los?
Existem tipos de fluxograma que podem ser utilizados por diferentes perfis de empresas e projetos de negócios. Estamos falando de método que envolve representação gráfica utilizado sobre as sequências das etapas de um processo produtivo.
Essa representação ajuda a proporcionar uma análise detalhada sobre pontos, etapas e limites de cada conjunto de ações e iniciativas na corporação.
Com a utilização correta dessa ferramenta gráfica, os profissionais podem obter uma percepção abrangente sobre processos de produção, projeto e produto.
Geralmente, a ferramenta é composta por símbolos geométricos que simbolizam quais são os materiais, serviços e recursos atrelados a cada tipo de processo, além de definir cada tipo de direção que podem ser seguida para o desenvolvimento de projetos e obtenção clara de resultados.
Os resultados também podem envolver produtos ou serviços, além de outros tipos de objetivos. Por exemplo, para a aplicação de métodos do Lean Manufacturing (produção enxuta) atividades como o Gemba Walk (caminhada perceptiva no ponto de produção) podem ser representadas através de fluxogramas bem planejados.
Esse método gráfico pode ajudar a estabelecer etapas, informações e conferência dos resultados alcançados.
Trata-se de uma ferramenta muito forte e importante que ajuda na comunicação, melhoria de processos e para a medição com prévio mapeamento visando identificação de processo e solução de problemas.
Tipos de fluxograma (conceitos)
Quando falamos em fluxogramas nos referimos a determinados tipos de diagrama que utiliza representações com ícones que são aplicados no projeto para descrever a sequência de atividades em um processo ou algoritmo.
Esse diagrama ou ferramenta gráfica consegue representar a sequência operacional do desenvolvimento de um processo por meio de um sistema simbólico incluindo notação gráfica.
Em grande parte das empresas e universidades, profissionais de diferentes áreas de conhecimento procuram aprender mais sobre a elaboração desse tipo de ferramenta visual, lembrando sobre os tipos, estilos visuais e métodos de criação.
Por que usar o fluxograma?
Muitas pessoas ainda se perguntam o “porquê” de usar essa ferramenta gráfica em tempos de modelagem digital, mas mesmo em tempos de digitalização de projetos e modelagem em 3D, ter acesso a representações gráficas (seja impressa ou por meio de análises em telas de dispositivos móveis) auxilia a definir processos e a manter todos informados sobre a evolução do percurso de determinado projeto.
É conhecida como uma das ferramentas mais essenciais que ajuda para a melhoria de atividades, geração de qualificação da informação e aprimoramento de processos de gerenciamento.
A representação gráfica é sequencial e subdividida em estágios de atividades que podem definir partes de um processo ou o processo como um todo.
Dessa forma, cada atividade em particular pode ser representada por um símbolo seguindo um padrão que pode ser visual, cinestésico e escrito.
A construção do gráfico
É importante ressaltar que a criação e estruturação de cada tipo de figura geométrica a ser usada deve ser escolhida de forma uniforme e equilibrada para permitir a representação de recursos, decisões e processos por parte da equipe de trabalho.
As setas, por exemplo, indicam direção do fluxo, respeitando o sequenciamento de cada processo considerado para alcançar o resultado final.
Na maioria dos casos, diferentes profissionais possuem a crença que uma ilustração ou representação gráfica sobre processos ou algoritmo faz bastante diferença.
Tipos de fluxograma
A seguir, vamos apresentar os principais tipos desse perfil de diagrama que considera o uso de notações, utilização de ícones e reorganização de informações descritivas.
Cada diagrama usado envolve sistema específico para cada processo considerando entrada de dados ou materiais no sistema, permitindo rastreamento de procedimentos necessários para converter a entrada em sua forma final de saída.
A utilização dos símbolos específicos ajuda para apresentam processos que ocorrem em determinados estágios com ações executadas em cada etapa e a visão abrangente sobre todas as etapas.
Conheça a seguir os quatro principais tipos:
Fluxograma de documentos
Apresenta como objetivo as informações documentadas, visando demonstrar o controle do fluxo de documentos por meio de componentes de um sistema.
Fluxograma de dados
Esse estilo objetiva apresentar demonstrar as estações em que os dados são transmitidos em um sistema.
Fluxograma do sistema
Esse diagrama apresenta e descreve o fluxo de dados em direção e entre os elementos de um sistema.
Fluxograma de programas
Esse gráfico permite a realização de controles internos de um aplicativo em um sistema.
Outros tipos
Existem outros tipos que podem mesclar características de mais de um tipo, gerando métodos mesclados ou adaptados com as ferramentas do Lean Manufacturing.
Independentemente do tipo ou do perfil de cada diagrama usado, a utilização de um tipo primordial, resumido ou mesclado busca a inclusão de níveis de detalhes, conforme necessário, desde uma visão geral de alto nível de um sistema inteiro até um diagrama detalhado para atender a um sistema maior de informações.
Com a evolução das aplicações surgiriam outras ferramentas gráficas como:
- O Diagrama de Blocos;
- Fluxograma de Processo (PFD);
- Diagrama de fluxo de documentos/trabalho;
- Mapeamento de Fluxo de Valor (VSM);
- Análise visual para Lean Manufacturing;
- Fluxograma de raia;
- Fluxogramas de dados (DFD);
- Notação e Modelo de Processo de Negócios (BPMN);
- Fluxograma de tomada de decisão;
- Fluxograma vertical.
A seguir, falaremos sobre os outros tipos de diagramas que foram desenvolvidos para aplicação mais profissional e dedicada para soluções de projetos mais abrangentes.
Qual tipo escolher?
Para saber qual tipo de perfil de diagrama escolher, é necessário identificar as reais necessidades de informações e organização das mesmas, como forma de identificação de etapas e estágios de realização de tarefas.
Essas representações devem mostrar a estrutura geral do processo ou sistema, rastreia o fluxo de informações e permitir a atuação sobre cada dado.
Os outros tipos de fluxogramas
Existem vários planejadores e autores e livros de negócios, como Veronis, Bohl e Fryman que conceituaram outros tipos como multifuncionais, verticais e diagramas de espaguete.
Fluxograma multifuncional
O perfil multifuncional é útil para a demonstração de relações entre os fluxos de processos de negócio e os setores de produção.
Apresenta utilidade para processos que não são completados na mesma área de atuação produtiva, podendo indicar os responsáveis por cada etapa e permitindo identificar problemas.
Fluxograma vertical
Costuma ser o tipo de representação gráfica mais usada para projetos de melhoria contínua, por ajudar a perceber as relações entre atividades, pontos de decisão, inspeção, loops de retrabalho e sua complexidade.
A sua elaboração exige iniciar pelo ponto mais elevado e depois ir adicionando os detalhes de cada estágio ou etapa.
Diagrama espaguete
Através desse estilo de diagrama, temos uma metodologia que utiliza linha contínua para rastrear o caminho percorrido por um item ou por pessoas na aplicação ou realização de processo produtivo.
Pode incluir entradas e saídas de um mesmo ponto, tendo um desenho semelhante a um prato de espaguete (macarrão)
O seu uso é muito indicado para exposição de layouts ineficientes que geram desperdícios, podendo mostrar o fluxo de materiais, informações e pessoas.
Fluxograma de raias
Dentre os tipos de fluxograma, o de raias é bastante citado nos livros e nas corporações. Este é útil para demonstração de ações de diferentes agentes produtivos que se reúnem para completar um processo. Dessa forma, cada agente ou membro da equipe recebe uma raia que contém todas as atividades pelas quais será responsável.
Fluxograma de dados
Esse tipo se refere a representação gráfica do “fluxo” de dados através de um sistema de informação permitindo modelar aspectos de processos.
Gera uma visão particular de determinado sistema com fluxo dos dados.
Fluxograma de tomada de decisão
Algumas bibliografias técnicas e acadêmicas apresentar o fluxograma dedicado para procedimentos de tomada de decisão.
Este auxilia a reuniões riscos, oportunidades e processos desencadeados para orientar gestores e responsáveis sobre cada tipo de decisão a ser tomada.
Notação e Modelo de Processo de Negócios (BPMN)
Quando falamos em diagramas, também devemos citar a notação BPMN (Business Process Model and Notation) que ajuda a ilustrar o processo BPMN de uma maneira simples e clara.
É um tipo de diagrama intuitivo e direcionada para profissionais técnicos, analistas, desenvolvedores e funcionários em geral. Utiliza linguagem padrão, incluída no final da lacuna de comunicação entre a modelagem do processo e sua execução.
Benefícios consolidados
A utilização dos diferentes tipos de diagramas dedicados para a melhoria contínua gera importantes benefícios como:
- Melhorar a compreensão do processo através do apelo visual;
- Permite diagnosticar onde se necessita melhorias;
- Apresenta a sequência em que as etapas são executadas, permitindo identificar ações que possam ser eliminadas;
- Identificar possíveis melhorias que podem ser feitas imediatamente;
- Ajuda a descrever qualquer tipo de processo, dos simples aos complexos;
- Ajuda a detalhar o funcionamento de todas as partes do processo;
- Mesmo que seja complexo é de fácil uso;
- Facilita a interpretação de processos.
Como fazer o diagrama de um processo? (Passo a Passo)
Depois de compreendermos os tipos de fluxograma, devemos conhecer também os principais passos para a criação e construção dessa ferramenta gráfica.
1 – Defina as fronteiras do processo
Através da ferramenta SIPOC é possível os gestores e responsáveis pelos projetos definir fronteiras de processos através de formulário para ajudar a definir um processo antes de começar a mapeá-lo.
2 – Escolha o tipo de gráfico
Posteriormente, é indicado escolher o tipo de diagrama de processo que será utilizado. É importante seguir critérios visuais sabendo identificar tipo de fluxograma melhor atenderá os objetivos de comunicação.
3 – Descreva as etapas
É fundamental saber ilustrar cada etapa do processo de cima para baixo e/ou da esquerda para a direita. O responsável pode colar post-its em um quadro branco ou em um “flipchart” poderá ser útil para o desenvolvimento do gráfico inicial.
É orientado não começar fazendo digitalmente no computador, deixando a parte digital para concluir a versão final do gráfico.
Pois, nesta terceira etapa poderá ser necessário envolver reuniões e conversar com parceiros, colaboradores e funcionários.
4 – Aplique palavras de ação
No quarto estágio de criação, é indicada a utilização de palavras de ação ou uso de vozes verbais para descrição de atividades, sempre usando o verbo no infinitivo.
5 – Utilize símbolos
É orientado o uso de símbolos organizando-os por formato e tipo, de uma maneira que ajudem na comunicação. Normalmente, os símbolos básicos de um diagrama de blocos são os mais indicados.
6 – Revisão
Na etapa final é importante fazer a revisão do diagrama, considerando dentre os tipos de fluxograma qual foi o escolhido, considerando as suas principais funções de uso.
A coleta de informação
Um ponto a ser considerado na construção de um diagrama, é o processo de coleta de dados de forma consoante com os objetivos de cada tipo de projeto.
Outro fator que envolve a informação são as oportunidades para reduzir atividades múltiplas de inspeção e de avaliação.
O esboço inicial
Depois de coletar informações, definir objetivos e equipes responsáveis de produção, é importante esboçar um rascunho de diagrama manualmente.
Visando a melhoria contínua de processos e estágios, todas as informações e desenhos poderão ser finalizados no computador.
Os melhores programas
Os diagramas poderão ser digitalizados utilizando os seguintes programas:
Microsoft Office
São as ferramentas mais comuns nas empresas, em muitos casos os tipos de fluxogramas podem ser feitos no Word utilizando as ferramentas de formas do programa, bem como no Excel ou Powerpoint.
Lucid Chart
Essa ferramenta é gratuita e paga em duas versões e ajuda na edição e compartilhamento de gráficos.
Gliffy
Assim como ocorre com o Lucid Chart, no Gliffy o usuário também pode fazer o fluxograma online, oferecendo ferramentas para criação de notações e gráficos.
Conclusão
Ao conhecer os principais tipos, versões e aplicações dos fluxogramas para garantir o sucesso de projeto e demais produtos de uma empresa.
É muito usado para ajudar a definir um processo de trabalho e para auxiliar a equipe a entender esse processo de modo abrangente focando na melhoria contínua de procedimentos e resultados.
O uso desses diagramas é muito útil para as indústrias tradicionais de manufatura e processamento, mas servem para vários tipos de empresas e mercados.
Principalmente, ajuda a profissionalizar o mapeamento de fluxo de material, tarefas e funções produtivas.
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